Tööaja planeerimine. Ajaplaneerimise saladused ehk Kuidas oma tööaega produktiivselt planeerida

Ilmselt olete märganud, et mõne spetsialisti karjäär läheb ülesmäge, teised aga, nagu öeldakse, jäävad kontorielus maha. Mõnel inimesel õnnestub lahendada nii jooksvaid kui ka strateegilisi ülesandeid, teised aga peavad alati tähtaegu mööda. Ekspertide sõnul pole asi ainult kiires reageerimises ja üldises professionaalsuses. Edukas karjäär on eelkõige tulemusliku tööaja planeerimise tulemus.

Kuidas õppida kasutama iga tööminutit enda huvides? Loe nõuandeid värbamisportaalist.

Oma aja haldamine
Värskena ja produktiivse töö tujuga tuled kontorisse, lülitad arvuti sisse, vaatad oma meili ja meenutad samal ajal, mida pead täna tegema. Kuid kirjadele vastamise ajal hajutab ülemus teie tähelepanu väikese, kuid aeganõudva ülesandega ning kolleeg räägib emotsionaalselt eilsest kohtumisest direktoriga. Vahepeal saate veel kaks kirja "kiireloomuline". Kui lõpuks meenub, et täna hommikul pidid alustama tähtsa esitluse ettevalmistamist, on päev juba poole peal. Tõenäoliselt peate jälle kontorisse jääma ...

Kas see on tuttav pilt? Kuid seda kõike oleks saanud vältida, kui kulutasite päev enne päeva planeerimist viis minutit. Kiireloomulistest kirjadest see muidugi ei päästaks, kuid siiski oleks päev märgatavalt organiseeritum.

Värbamisportaali veebisaidi uurimiskeskuse andmetel ei oska 23% majanduslikult aktiivsetest venelastest oma päeva planeerida. Samas on ajaplaneerimise ekspertide hinnangul pädev planeerimine elus heaolu ja loomulikult eduka karjääri võti. Päeva, nädala, kuu plaani koostades muutume organiseeritumaks, õpime väärtustama aega ja seadma prioriteete. Inimene, kes planeerib oma aega, saab sellega ise hakkama, erinevalt neist, kes lähevad vooluga kaasa.

Mida tuleks kavasse lisada?
Kuidas peaksite oma tööaeg karjääriedule keskendunud spetsialist? Strateegiline plaan aasta või kuue kuu jooksul peaks iga päev muutuma päeva taktikaliseks plaaniks. Igapäevane planeerimine on paljude edukate inimeste isikliku efektiivsuse saladus.

Päevaplaani koostades pane kirja kõik, mis teha tuleb – alates koosolekul osalemisest kuni kolleegide või äripartnerite õnnitlemiseni. e-mail. Ja pidage meeles, et eduka karjääri jaoks peate alati tegema natuke rohkem või paremini, kui teilt oodatakse. Näiteks kui teie juht on andnud teile korralduse osakonna arhiivi süstematiseerida, tehke seda nii, et teie töö tulemuste kasutamine pole mitte ainult mugav, vaid ka meeldiv. Lisaks treenige end lisama oma päevaplaani mitte ainult neid ülesandeid, mille täitmist ülemus ootab, vaid ka neid, mis teie isikliku kuvandi heaks töötavad, tuues teile igapäevastes kontoriasjades täiendavaid “punkte”.

Ülesannete nimekirja saate koostada tavalises paberpäevikus või arvuti eriprogrammis – see pole tegelikult oluline. Peaasi on oma mõtted järjekorda seada ja mitte unustada ühtki asja, mis nõuab sinu tähelepanu.

Prioriteetide seadmine
Seega on päeva ülesannete nimekiri koostatud. Nüüd peate seadma prioriteedid - määrake, mis on kirjutatu põhjal ülimalt oluline (märkige sellised ülesanded plaanis tähega A), mis on oluline, kuid mitte kiireloomuline (B) ja mis on soovitav, kuid mitte vajalik ( C).

Prioriteetide seadmisel ärge unustage: see, mis teie karjääri jaoks töötab (teie algatused, projektid, mille eest olete isiklikult vastutav, jne), peaks olema ülimalt oluline, see tähendab, et see peaks olema tähistatud A-tähega.

Olles otsustanud peamise asja üle, mõelge, millal on teil kõige mugavam seda või teist ülesannet täita. Keskendumist ja sisseelamist nõudvat tööd on kõige parem planeerida ajale, mil teid ei sega liiga sageli kõned ja liiga seltskondlikud kolleegid. Palju edukad inimesed Oleme ammu võtnud reegliks teha midagi rasket või tähtsat varahommikul, rahus ja vaikuses, samal ajal kui tööpäev veel täies hoos ei käi.

Ja vastupidi, ülesandeid, mis nõuavad kontakti kolleegide, klientide või koostööpartneritega, on lihtsam täita keset tööpäeva, kui kõik on suhtlemiseks kättesaadavad ja asjalikus meeleolus.

Aja juhtimine teie karjääri jaoks
Piisav tõhus reegel isiklik ajaplaneerimine, mis aitab mitte hoida peas korraga palju pisiasju, kõlab nii: kui miski võtab aega alla kolme minuti, tuleb see kohe, ilma viivituseta ära teha. Kas peate oma kliendile helistama, et kohtumise aeg kinnitada? Ärge mõelge, mis kellaajal on seda kõige parem teha – võtke telefon ja helistage. Selle põhimõtte järgimine vabastab teie päeviku tarbetutest sissekannetest ning pea tarbetutest mõtetest ja plaanidest.

Teine väga kasulik käsk on mitte teha mitut asja korraga. Ja isegi kui Julius Caesari loorberid teid kummitavad, ärge proovige telefoni teel lepingutingimusi arutada ja samal ajal arvutimonitoril tabelis muudatusi teha. Nii riskite tabelis eksimisega ja telefonivestluses millestki olulisest ilma jääda. Ehk siis tehke olulisi asju järjest, mitte paralleelselt.

Paindlikkus või kõvadus?
Plaan on valmis, prioriteedid määratletud ja nüüd on teie ülesandeks kursil püsida. Peaaegu kindlasti on teil juba hommikust peale palju muud tegemist, mõned olulised ja mõned mitte nii olulised. Teie juht võib teile usaldada olulised läbirääkimised kliendiga ja teie kolleegidele mõne olulise dokumendi koostamise.

Milline neist on elu ja karjääriedu jaoks olulisem, on teie enda otsustada. Ühest küljest peate suutma mitte ainult päevaplaani koostada, vaid ka seda vastavalt vajadusele kohandada. Teisest küljest, et mitte uppuda ebaolulistesse asjadesse, peate varem või hiljem õppima inimestele "ei" ütlema.

Peamine väärtus
Igapäevane planeerimine õpetab meid aega väärtustama. Inimene, kellel on plaan päevaks, nädalaks, kuuks või isegi aastaks, vaevalt lubab endale iga päev tundi kaotada, näiteks metrooga tööle jõudes. Tõenäoliselt veedab ta selle aja erialaajakirju lugedes või ingliskeelseid podcaste kuulates. Tund päevas on ju kakskümmend (või rohkem) tundi kuus ja vähemalt 240 tundi aastas! Palju aega, mida saab ja tuleks kulutada enda ja oma professionaalse arengu kasuks.

Muuhulgas eduka edutamise nimel karjääriredel Peate õppima unustama Interneti ahvatlusi, nagu sotsiaalmeedia, foorumid, vestlused ja võrgumängud. Ainsad erandid võivad olla spetsialistid, kelle igapäevane tegevus on tihedalt seotud oma ettevõtte reklaamimisega virtuaalruumis. Ülejäänud osas soovitame tungivalt kasutada sotsiaalseid Interneti-ressursse kodus, tööst vabal ajal.

Edu Sulle tööaja planeerimisel!

Ajaplaneerimine, tööaja planeerimine või tööaja planeerimine on äriinimese jaoks oluline oskus. Edu tajutakse kõige sagedamini kõrge soorituse ja mõtestatud eesmärkide saavutamisena. Kuid ärge unustage: hästi kulutatud aeg on veel üks edu võtmekriteerium.

Aja juhtimise eesmärgid

Tööaja juhtimisega saab lahendada palju eesmärke ja ülesandeid, kaasaegne elurütm sunnib aega suhtuma suure tähelepanuga ning moekad ja edukad treenerid arendavad palju võtteid, mis allutavad aja ärilisele elurütmile. Aga mis on üllatav: paljud ajakontrolli seadused avastati ja sõnastati 20. sajandi keskel, mõned veelgi varem - sada või isegi rohkem aastat tagasi, kui äri alles hakkas end maksma panema ja elurütm kujunes. alles hakkab kiirenema.

Parkinsoni seadus ütleb: "Töö täidab selle aja." See aforism on irooniline, kuid selle õigsust tõestab otsene elu. Jälgides ennast, oma lähedasi ning seejärel valitsusasutuste ja ametlike institutsioonide tööd, märkas inglise ajaloolane, et nii igapäevaelus kui ka avalikus elus on inimene valmis raiskama aega asjatutele asjadele.

Parkinsoni seaduse sõnastas ajaloolane Cyril Northcote Parkinson Briti ajakirjas avaldatud artiklis " The Economist"1955. aastal.

Kui inimene ei piirdu ajaraamiga, saab ta tööd teha ikka ja jälle, midagi lõputult parandades, kohendades, otsides puudusi, justkui püüdledes asja viia absoluutse täiuslikkuseni, tegutsedes mitte tulemuse järgi, vaid süvenedes. ise protsessis.

Selle seaduse järgimine ei ole aga dogma. Vastupidi, iga eduka inimese ülesanne on ületada selle reegli inerts, allutada see seadus oma plaanidele ja suunistele.

Ajaplaneerimise eesmärk on tööaja korraldamine, prioriteetide seadmine, aja kontroll ja ratsionaalne kulutamine.

Planeerimise põhimõtted

Planeerimine koosneb alati mitmest tasemest:

• strateegiline globaalne (mitmeks aastaks planeerimine, see on supereesmärk või supereesmärgid, mille inimene endale seab)
• strateegiline planeerimine aastaks või kuueks kuuks (need üldised ülesanded, mis viivad inimese aeglaselt, kuid kindlalt tema põhieesmärgile lähemale)
• kuu ja nädala taktikaline planeerimine,
• päeva taktikaline planeerimine.

Igal neist on erinevad nõuded ja ka ajaplaneerimise meetodid on märgatavalt erinevad. Need on väga individuaalsed ja on suures osas moodustatud isendi poolt iseseisvalt.

Eisenhoweri maatriks

Ka päeva planeerimine on muidugi individuaalne, aga sel juhul ärisfäär kogunud pikaajalist kogemust ajaplaneerimisel. Igapäevase ajaplaneerimise põhiprintsiip põhineb nn Eisenhoweri maatriksil.

36 USA president Dwight David Eisenhower töötas oma kiire tööaja optimeerimiseks välja prioriteetide maatriksi. Ta mõistis: kõik asjad, mida inimene peab päevas tegema, võib jagada olulisteks ja ebaolulisteks, kiireloomulisteks ja mitte kiireloomulisteks. Selle tulemusena moodustub järgmine 4 tsooniga ruut:

Kõige keerulisem on jaotada kõik kohustused ja mured nendesse 4 rühma: aru saada, millised asjad on tegelikult olulised ja millised ebaolulised. Treenerite sõnul on olulised asjad, mis viivad meid eesmärgile lähemale ja on seotud aasta planeerimisega.

Esimene ruut peaks ideaalis olema vaba, sest kui see on hõivatud, tähendab see, et olulised asjad jäid õigeks ajaks valmis ja ajasurve tekkis. Ebaolulised ja kiireloomulised asjad (reeglina on need suhtlusvõrgustikud, sihitud telefonivestlused, Arvutimängud jne) ideaaljuhul võite ka ohutult kõrvale lükata ja keskenduda olulisele ja mittekiireloomulisele, mis on tööpäevaplaanis võtmekohal. Kiireloomulistele ja ebaolulistele asjadele võib anda järelejäänud aja või delegeerida nende täitmise kolleegidele või alluvatele.

Pareto põhimõte

Teine oluline põhimõte on kooskõlas Eisenhoweri maatriksiga ja sai oma nime sotsioloog Vilfredo Pareto järgi. Printsiibi teine ​​nimetus on 20/80 printsiip, Pareto 19. sajandil. märkis: "20% pingutusest annab 80% tulemusest ja ülejäänud 80% pingutusest annab ainult 20% tulemusest." Sellele on tõesti raske vastu vaielda: enamik jõupingutusi ei anna tulemusi. soovitud tulemusi. Kuid selle fakti enesestmõistetav võtmine ja selle rakendamine mitte ainult tulemuste, vaid ka ajakulu suhtes osutub väga tõhusaks. Peaasi on leida see 20% oluline teave kirjast või äriline vestlus, mis toob need 80% tulemustest. Päeva jooksul, asjade tsükli keskel, eraldage need 20% oma plaanidest, mille elluviimine toob 80% edu.

Pareto seaduse järeldus: toimuvast aru saada on tavaliselt liiga raske ja tüütu ning sageli pole see vajalik – peate lihtsalt teadma, kas teie idee töötab või mitte, ja muutma seda nii, et see toimiks, ja seejärel säilitama olukord, kuni see ei toimi. kuni idee lakkab töötamast.

Teine ajaplaneerimise põhimõte lähtub inimese füsioloogiast ja võtab arvesse tema biorütme. Päeva jooksul Inimkeha funktsioneerib ebaühtlaselt, näeb biorütmi kõver välja umbes selline:

Oma tööpäeva planeerimisel on oluline arvestada kõrge soorituse ajaga ning jätta kindlasti aega puhkamiseks ning lõõgastumiseks ja väljalülitamiseks, see võimaldab vabaneda päevase stressi negatiivsetest mõjudest.

Neljas põhimõte planeerimine võib tunduda vastupidine kõigele ülalkirjeldatule, kuid selle järgimine aitab kaasa pehme ja rahuliku aja möödumise tunde tekkimisele, tunde, et see on inimesele allutatud. Plaan ei saa inimese üle domineerida: planeerimise muutlikkus ja paindlikkus on ehk kõige olulisemad ajaplaneerimise põhimõtted. See põhimõte eeldab võimet muuta plaane õigeaegselt ja luua sündmuste vahel uusi seoseid. Praktikas tähendab see oluliste ja kiireloomuliste asjade fikseerimist põhilistena, mis moodustavad päeva selgroo, jättes nn puhvertsoonid võimalike muutuste, uute asjaolude ja ettenägematute kiireloomuliste asjade jaoks.

Ühesõnaga, tootlikkust ja hõivatust ei saa segamini ajada, planeerimine võimaldab vältida ajapuuduse olukordi ja õigesti seada prioriteedid, mis tõstab oluliselt teie tööpäeva produktiivsust.

10 reeglit tööaja planeerimiseks

Tegelikult võib reegleid olla nii palju, kui iga inimene saab allolevast loendist valida.

• Privaatsusreegel. Tööl on soovitav olla üksi: selleks sulgege uksed, määrake kinnised ajad, lülitage sisse automaatvastaja, paluge sekretärilt vaikust. Aja selliseks tööks võib määrata hommikul või tööpäeva lõpu poole, kui kontoritöö tuju langeb.
• Tööploki reegel. Kõik tööd kontoris saab jagada plokkideks: telefonivestlused ja äriline kirjavahetus, kohtumised ja kohtumised kolleegidega, dokumentatsioon ja paberimajandus. Tehes töid sarnastes plokkides, säästame vaeva ega lülitu ühelt tegevuselt teisele.
• Reegel on väikesed osad – õiged viilud. Suurt, rasket ülesannet, strateegilist ülesannet ei saa ühe jõupingutusega teostada, seetõttu läheme igapäevaselt ja metoodiliselt suure projekti väikeseid osi täites taktikaliselt globaalset eesmärki.
• Kohustuste delegeerimise reegel. Võime delegeerida volitusi on samuti osa ajajuhtimisest.
• Määruse reegel ja tähtaja reegel. Ärikohtumise, kohtumise või intervjuu jaoks selge ajakava ning töö lõpetamise raamistiku seadmine tähendab Parkinsoni seaduse teadlikku ja tulemuslikku rikkumist, muutes sellest oma liitlase.

Voltaire: Aeg on üsna pikk selle jaoks, kes seda kasutab; kes töötab ja kes mõtleb, avardab oma piire.

• Prioriteedi reegel. Järk-järgult saate uute juhtumite ja olukordade ilmnemisel arendada oskust määrata igaühele vaimselt Eisenhoweri maatriksist staatus: kiireloomuline - mitte kiireloomuline, oluline - ebaoluline. Siis seatakse prioriteedid automaatselt ritta.
• Kellaaja ja biorütmide arvestamise reegel. Tähtsad ja kiireloomulised asjad on parem planeerida hommikul. Nende rakendamine loob tööpäeva jooksul eduolukorra. Parem on planeerida õhtul: psühholoogide ja treenerite sõnul loob alateadvus ise üleöö optimaalselt järgmise päeva rutiini.

• Märkmete tegemise reegel: "Mõelge paberile." Märkmed on vajalikud: need korrastavad teie teadvust, moodustavad teie peas visuaalse pildi ja aitavad teil end kogu päeva jooksul kontrollida.
• Tulemuste reegel. Kokkuvõte tööpäeva lõpus võib luua edutunde, produktiivsuse ning aidata kooskõlastada teie tegevusi ja plaane järgmisteks päevadeks.

Tööaja planeerimise meetodid

Peamised ajaplaneerimise meetodid on arvestuse pidamine, kalendrid ja tööpäevakaardid. Sel juhul võetakse aluseks üks või mitu ajaplaneerimise põhimõtet: luuakse üldine skeem, mall, mida konkreetne inimene saab kohandada ja kasutada oma igapäevaste toimetuste jaoks.

Üks autori meetoditest on välja toodud Tracy Browni raamatus ja kannab nime “Jäta vastik, söö konn!” See hõlmab plaanide jagamist positiivse värviga, meeldivateks kohustusteks ja ebameeldivateks. Kui analüüsid hoolikalt ja teadlikult oma päevaplaane, leiad kindlasti asju, mida sa teha ei taha (neid võib laias laastus nimetada konnadeks või kärnkonnadeks). Need on asjad, mida tuleb kõigepealt teha: jätta kõrvale vastikustunne ja metafooriliselt "sööge see konn enne ära".

Brian Tracy: Lõpetuseks tähelepanek: kui sa pead "sööma" elusat konna, siis ära istu ja vaata teda liiga kaua. Tee saavutusteni kõrge tase professionaalsus ja tootlikkus seisnevad stabiilse harjumuse omandamises lahendada kõige olulisemad ülesanded hommikul, raiskamata aega muudele probleemidele. Kõigepealt peate õppima konna ära sööma, alustamata esialgseid, sageli jõudeolevaid arutluskäike.

Lisaks sellele tehnikale veel üks nõuanne: et järelmaitse oleks veelgi mõnusam, võib pärast konna “süüa magustoitu”: tehke midagi meeldivat, armastatut, pakkudes töökohal naudingut ja rõõmu.

Huvitava tööpäeva planeerimise meetodi pakkusid välja Franklini kooli esindajad Aleksander ja Dmitri Tsyglin:

Video päevakaardi tegemisest

Kuulsa aforismi “Aeg on raha” autor Benjamin Franklin märkis ka järgmist: Rikkus sõltub peamiselt kahest asjast: tööstusest ja mõõdukusest ehk teisisõnu ära raiska aega ega raha ning kasuta mõlemat parimal viisil.

Tänapäevane plaanide tegemise vorm on eriprogrammid nutitelefonide ja pihuarvutite (korraldajate) jaoks, mis põhinevad kalendri või arvutustabeli võimalustel, mis võimaldab teil kuvada kuupäeva, kellaaega, näidata iga sündmuse ajakava, jätta märkmeid ja kommentaare ning luua mitte ainult taktikalisi plaane. päeval, vaid näha ka strateegilist liikumist põhieesmärgi suunas. Need on mobiilsed, mugavad ja, mis kõige tähtsam, tõhusad kaasaegsed tingimused elu.

Näidisprogrammid

Kombineerides mitut tehnikat ning võttes arvesse võimalikult palju ajaplaneerimise põhimõtteid ja reegleid, saab koostada programmi malli.

Oluline on mõista peamist: nimekiri asjadest, mida teha, ei ole plaan. Temast saab plaan alles siis, kui ta suudab täita Brian Tracy reeglit: "Planeerimine eelneb õigetele tegudele ja hoiab ära halvad tegevused."

Kui kulutate paar minutit, selgub, milliseid ülesandeid saab plokkideks ühendada, millised ülesanded on liiga globaalsed, kuid olulised ja mitte kiireloomulised (need, vastupidi, jagunevad "ühtlasteks viiludeks"), milliseid ülesandeid saab peetakse konnadeks, millest saab meeldiv ja maitsev magustoit. Saate neid kujutada diagrammide või diagrammide kujul, saate neid värvida erinevates värvides.

Kõrgete töötulemuste saavutamise ja kulude vähendamise määrab õige tööaja planeerimine ja korraldamine. Planeerimine hõlmab aga tervet rida tegureid. Ja igaüks neist on väga oluline. Seetõttu ei tohiks ühest teise arvelt ilma jääda.

Tööandja peab teadma, kuidas aega planeerida ja jälgida ning seda igapäevatoimingutes kasutada. Need hõlmavad normatiivseid reegleid ning teaduslikke ja psühholoogilisi tehnikaid.

Tööaja planeerimise olemus

Tööaja planeerimist kasutatakse kõige efektiivsemate töötulemuste saavutamiseks. See sisaldab mitmeid olulisi aspekte:

• Töötegevuse õiguslik regulatsioon. See on algus tööpäev, selle lõpp ja vaheajad töötajatele söömiseks;
• Tootmisülesannete täitmise kord;
• Iga töötaja kõrge tulemuslikkuse stimuleerimine ja meeskonna ühendamine ettevõtte tulemuslikkuse parandamiseks;
• Töötulemuste analüüs ja üldistamine. See peaks olema nii igapäevane analüüs kui ka perioodilised sündmused. Need aitavad selgitada olemasolevaid probleeme ja leida viise nende lahendamiseks.

Nende punktide järgimine tõstab töötajate tootlikkust.

Milline kohalik normatiivakt kehtestab organisatsioonis tööaja?

Režiimi reguleerivad Vene Föderatsiooni töökoodeksi normid koos selle raamatupidamise ja planeerimisega. Iga ettevõte ja eelarveasutus koostab sisemise akti, mida nimetatakse "siseeeskirjaks". tööeeskirjad" Sellega kehtestatakse järgmised sätted:

• Tööperioodi kestus nädalas;
• Igapäevase töö kestus;
• Töötegevuse alguse hetk, töö lõpp ja vaheajad;
• Vahetuste arv ühel päeval, samuti ajakava, mille järgi need vahetused kehtestatakse.

Seega ei tohiks tööaja planeerimine ja arvestamine seadusega vastuolus olla. See dokument toimib reeglina tööandja ja töötajate vahelise kollektiivlepingu lisana.

Kuidas määratakse organisatsioonis tööaja pikkus?

Tööaja planeerimise põhireeglid on kirjas artiklites ja Töökoodeks RF. Seadusest tulenevalt ei tohi tööperiood nädalas ületada 40 tundi, seega võib töötaja töötada 8 tundi päevas. Mõnel juhul ületab personali töö kestus määratud väärtusi. Kõigil selliste ülemääraste juhtude korral peab juht selle aja eest lisatasu maksma.

Kes organisatsioonis peab tööajalehti?

See dokument on mõeldud esmaseks raamatupidamiseks. See kajastab iga töötaja tegelikku igapäevaselt töötatud perioodi. Aruandekaardil on teave haiguslehel viibimise, töölähetuste jms kohta. Selle ajatabeli haldamise eest vastutab personaliosakonna või raamatupidamisosakonna töötaja. Osadel eelarvelistel asutustel või ettevõtetel selliseid osakondi pole, kuid arvestust on vaja pidada. Seetõttu on juhil õigus panna arvestuse pidamise kohustus igale teisele töötajale. Sageli peab arvestust ametnik või büroojuht. Selline praktika on riigieelarvelistes asutustes väga levinud.

Kas organisatsioonil on tööajaarvestuse pidamine kohustuslik?

Tööaja jälgimine on töötatud perioodi kohta teabe kogumise põhiallikas. Ilma selleta on võimatu õigesti arvutada palgad, maksta lisatasusid, maksta haigusleht või kompenseerida töölähetusega seoses tehtud kulutusi. Näiteks ei sisalda lisatasud töövõimetusperioodi, kuna töötaja ei täida oma tööfunktsioonid. Kuid ilma aruandeta on võimatu kindlaks teha, mitu päeva töötaja haiguslehel oli ja kui palju ta tegelikult töötas. Seetõttu on vajalik tööajaarvestuse pidamine kõigis eelarvelistes asutustes ja ettevõtetes, kus on piisavalt töötajaid. Sel juhul määrab ajalehtede säilitusaja organisatsioonis ettevõtte juht. Reeglina säilitatakse ajalehti 50 aastat.

Juhataja tööaja planeerimine

Juht on kohustatud teostama kogu kollektiivi üldist kontrolli ja töökorraldust. Seetõttu sõltub kõigi töötajate tulemuslikkus suuresti tema tegevuse tulemuslikkusest. Juhil on soovitatav seada personalile lühi- ja pikaajalised eesmärgid. Seda tuleks teha hommikuste koosolekute ajal. Pärast tööpäeva lõppu tuleb pidada õhtune koosolek, kus arutada jooksvaid probleeme ja saada töötajate aruandeid tehtud töö kohta. Selline töökorraldus on väga tõhus. See on tüüpiline eelarvelised asutused, kuid on asjakohane ka äriettevõtete jaoks.

Tööaja planeerimine ei ole lihtsalt komplekt ilusad sõnad, vaid teadmistesüsteem, mis võib tuua kasu nii üksikisiku kui ka kogu ettevõtte tasandil.

Sa õpid:

• Mida annab ratsionaalne tööaja planeerimine ettevõttes?
• Millised tööaja planeerimise meetodid on olemas.
• Millised on tõhusa tööaja planeerimise reeglid?

Pole saladus, et organisatsiooni tulemuslikkust ei mõjuta kõige vähem juhtpersonali igapäevatöö tasuvus. Kaasaegsete tehnikate ja töömeetodite puudumine, juhi ja tema alluvate individuaalse tööstiili parandamisest keeldumine viivad selleni, et raskused sellise meeskonna töö korraldamisel muutuvad aksioomiks.

Komponendid, mis määravad, kui valmis on juht edukaks saada, on üsna lihtsad. Need on tema oskused, võimed, erialased teadmised ja loomulikult isikuomadused. Sellegipoolest ei tohiks tähelepanuta jätta probleeme ja raskusi tekitavate põhjus-tagajärg tegurite analüüsi, samuti soovi neist üle saada ja oma töö kvaliteeti tõsta. Siin tuleb appi juhi ratsionaalne tööaja kasutamine ehk teisisõnu selle planeerimine. Lõppude lõpuks on see mõeldud igapäevase tööprotsessi defektide kõrvaldamiseks.

Tööaja planeerimise tulemuslikkus põhineb tegevuse eesmärkidel sõltuvalt nende kestusest: lühi- ja pikaajaline. Selline juhtimisalus ei nõua täiendavaid jõupingutusi, kuna kõik määratud toimingud ja tegevused said oma tähtajad organisatsiooniprotsessi käigus.

Juhi seatud eesmärkidel on kaks funktsiooni: määrata kindlaks nende elluviimiseks vajalikud tegevused ja stimuleerida nende elluviimist. Kui juht seab endale selge ülesande, muutuvad tema teod selle elluviimisel teadlikuks. Eesmärgi seadmine on omamoodi liikumapanev jõud, mis laeb näitlejat energiaga kuni tulemuse saavutamiseni.

Selleks, et tööaja tasakaalu planeerimine oleks võimalikult tõhus, peab juht kasutama "planeerimisperioodide" taktikat (need võivad olla erinevad ajaperioodid: aasta, kuu, nädal, päev). Omapära seisneb iga sellise vahemiku individuaalsuses, mis eeldab eraldi plaanide koostamist, mis kajastaksid vastavat ajaperioodi.

Seega peamine positiivne rõhk õige planeerimine vabast ajast saab ajavõit ise. Juht suudab tõhusalt ja tulemuslikult saavutada kirjeldatud tööeesmärke, kulutades samal ajal võimalikult vähe aega. Individuaaltöö korraldamisel ei saa planeerimise rolli vaevalt üle hinnata: aitab see ju valmistuda seatud eesmärkide saavutamiseks ja struktureerida tööks ettenähtud aega.

Kuidas delegeerida ülesandeid, et säästa 25% oma tööajast: kontrollnimekiri

Tohutu infovooga toimetulemiseks ja ettevõtte arendamiseks on oluline aega ratsionaalselt juhtida ja mitte raisata energiat rutiinsetele asjadele. Selleks peate ülesanded alluvatele õigesti delegeerima ja nende täitmist jälgima.

Kontrollige ajakirja toimetajate koostatud kontrollnimekirja " Kommertsdirektor“, kas juhite oma tööaega õigesti või eksite ülesannete delegeerimisel ja jääte tööle hiljaks.

Tööaja planeerimise meetodid

Pareto põhimõte

Wilfred Pareto (1848–1923) sõnastas põhimõtte, et antud rühma sees on mõne väikese osa objektiivne tähtsus oluliselt suurem kui selle suhteline kaal selles rühmas. Pareto kasutas oma mudelis valemit 80/20, mida hakati kõikjal kasutama.

• 20% müüdud kaubast saate 80% kasumist.
• Ülejäänud 80% toodetest toodavad ainult 20% kasumist.
• 20% vigadest põhjustavad 80% kaotustest.
• 80% muudest vigadest põhjustavad 20% kahjudest.

Sellest põhimõttest pole mööda läinud ka tööaja planeerimise fännid. Kui projitseerida see juhi tööle, on tulemus järgmine: 80% tulemuste saavutamiseks peate kulutama vaid 20% oma tööajast. Ülejäänud ajakulu toob vaid 20% kogutulemusest.

Tööprotsessi keeles tähendaks see seda, et kerge ja nauditav töö, mis nõuab minimaalset pingutust, kuid korralikku tööaega, ei peaks olema prioriteet. Tegevuste alustamisel on vaja maksimaalselt arvestada iga ülesande olulisust. Töö planeerimisel peaksid esikohal olema elulised küsimused.

Pareto põhimõtte täielikuks rakendamiseks tööaja ratsionaalse planeerimise ja arvestuse küsimustes on vaja analüüsida kõiki ülesandeid nende panuse protsendi osas üldtulemusse ning jagada need ka ABC-kategooriatesse.

ABC planeerimine

ABC analüüs põhineb kogemustel, mis näitavad, et suurem osa juhtudest vähemal määral tähtsus on sageli ligikaudu sama. Tähti A, B ja C kasutatakse eesmärkide elluviimisega seotud ülesannete tähtsuse jaotamiseks kolme klassi. See põhimõte on paljudele juhtidele silma jäänud.

Seda analüüsi saad kasutada ka oma tööaja kasutamise planeerimisel. Peaasi on meeles pidada, et tööaega tuleb jaotada vastavalt ülesannete olulisusele, mitte nende töömahukuse ja kaalu järgi üldises tegevuskavas.

ABC analüüs põhineb kolmel sambal põhineval kogemusel.

• A-kategooria ülesanded (kõige olulisemad) saavad 15%. kogumass juhi ülesanded. Vaatamata väikesele suhtelisele kaalule planeerimisel panustavad nad eesmärkide saavutamisse 65%.
• B-kategooria (olulised) ülesanded moodustavad koguülesannete näitajast ligikaudu 20% ning nende olulisust hinnatakse samuti 20%.
• C-kategooria ülesanded (kui kõige vähem olulised): neile on eraldatud umbes 65% koguarvust, kuid nende tähtsus on tühine - ainult 15% suhtelisest kaalust.

Sellest lähtuvalt keskendub ABC analüüs tööaja planeerimisel A-kategooria ülesannete esmasele täitmisele, kuna need toovad lõviosa töö lõputegevuse tulemuslikkusest. Järjekorras on B-grupi küsimused, mille panust lõpptulemusesse ei tohiks samuti tähelepanuta jätta. Ja lõpuks saate otsustada, mida teha ülejäänud C-kategooria ülesannetega: kaasata need oma tööaja planeerimisse või delegeerida.

Eisenhoweri põhimõte aja planeerimisel

Eisenhoweri maatriks (prioriteedid) on pälvinud laialdast tunnustust isikliku ja tööaja planeerimise vahendina.

See koosneb neljast väljast (kvadrandist), kus igaüks neist vastab konkreetsele ülesannete kategooriale. Kategooriad põhinevad kahel põhimõttel: tähtsus ja kiireloomulisus. Nende suhet illustreerib kõige paremini allolev joonis.

Kvadrandid täidetakse ainult siis, kui neisse sisestatud juhtumid vastavad konkreetsele väljale. Selle maatriksi toimimise täielikuks mõistmiseks peate tuvastama igale kvadrandile vastavad ülesanded. Tasub meeles pidada, et maatriks on efektiivne ainult kogu päeva või muu lühikese aja jooksul tehtavate ülesannete puhul.

1. 1. kvadrant: oluline ja kiireloomuline

Eisenhoweri maatriksi süda on täpselt esimene kvadrant, kuna see sisaldab peamist saladust - see jäetakse tühjaks. See näitab, et inimesel on oskus tööaega eesmärkide saavutamiseks tõhusalt planeerida.

Esimesele kvadrandile konkureerivate juhtumite esinemine viitab pidevatele kiiretele töökohtadele sellise inimese elus ja töös. Järelikult ei ole inimene harjunud oma asjade ja kohustuste jaotamisega, vaid lükkab viimase hetkeni kõik, mis saab. Ja kui tähtajad suruvad, asub ta tööle.

Muidugi on kõige parem võimalikke olukordi ennetada, kui kõik eelnevalt läbi mõelda. On ju teada-tuntud põhimõte, mille järgi tagajärgi likvideerida on alati keerulisem kui kõiki võimalikke hädasid ette näha. Kui selliseid ülesandeid saavad teha teised inimesed, tuleks need üle anda.

1. 2. kvadrant: oluline ja mittekiireloomuline

Eisenhower nimetas oma tööaega planeerides kõige olulisemateks ülesanneteks teisest kvadrandist pärit ülesanded. Kui täitja täidab järjekindlalt antud kvadrandis pandud ülesande õigeaegselt, saab ta endale lubada kulutada sellele nii palju aega kui vaja. Teda ei hakka kummitama edevus, kiirustamine ja mitmesugused Negatiivsed tagajärjed. See on palju nagu arsti juures käimine: kuidas ennetav silmauuring hoiab rohkem ära tõsiseid probleeme nägemisega ja õige aeg raportiga töötamiseks võimaldab teil vältida kiireloomulisi öiseid ületunde.

Tööaja planeerimine ja arvestus teise kvadrandi piires toimub nii, et saavutataks töötaja isiklikud eesmärgid.

Ja kuigi Damoklese mõõk töö kiireloomulisena ei rippu töötajate kohal, mis võimaldab neil keskenduda töö kvaliteedile, ei tohiks me unustada, et tähtajad on endiselt olemas ja neid tuleb jälgida, kuna ebaõnnestumine ülesande täitmine teises kvadrandis kannab selle automaatselt üle esimesse. Ja sellel tulemusel on isikliku aja planeerimise tagajärjed.

1. 3. kvadrant: kiireloomuline ja ebaoluline

Kolmandale kvadrandile vastav juhtumitüüp ei võimalda kiireloomulisuse tõttu keskenduda olulisematele asjadele. Ja selliseid asju on lihtne segi ajada esimese kvadrandi asjadega. Siiski tasub tõmmata piir kiireloomulise ja olulise vahele, kuna need mõisted ei ole sünonüümid. Selle otsuse tegemiseks on lihtne viis: peate endalt küsima, kas see või teine ​​ülesanne viib teid seatud eesmärgi saavutamisele lähemale. Tavaliselt saavad kolmanda kvadrandi juhtumid eitava vastuse.

Kõige sagedamini kuuluvad sellesse kvadrandisse igapäevased probleemid: riiete keemiline puhastus hooaja lõpus, naabrite abistamine kiireloomulises asjas, ebaolulised kohtumised ja läbirääkimised. On veel üks näide - arvuti remont, kuid siin peaksite olema äärmiselt ettevaatlik: kui seda seadet on tööks vaja, muutub selle remont ülimalt tähtsaks ülesandeks (st esimene kvadrant) ja kui seda kasutatakse ainult meelelahutus, siis selle probleemi koht on kolmandas kvadrandis.

Selles kvadrandis olevad asjad mitte ainult ei sobitu tööaja planeerimisse, vaid isegi tõmbavad tähelepanu peamistelt eesmärkidelt kõrvale ja võtavad väärtuslikku aega ära. Võimaluse korral on parem neile tähelepanu mitte pöörata. Kuidas määrata ülesande olulisust enda jaoks? Väga lihtne. Küsimus, mida peaksite endalt küsima, on: "Mis juhtub, kui ma seda ei tee?"

1. 4. kvadrant: ebaoluline ja mitte kiireloomuline

Sellesse kategooriasse kuuluvad meie igapäevaelu asjad, millel pole tööga mingit pistmist: suhtlusvõrgustikud, foorumid, Internetis surfamine, arvutimängud, teleseriaalide vaatamine. Jah, need tegevused on kindlasti meeldivad, kuid need pole kohustuslikud.

Üldiselt vähendab see tegevus oluliselt tööpäeva produktiivsust; Eisenhower nimetas selle kategooria tegevusi "isikliku aja raiskamiseks".

Võtame näiteks 200 tunni pikkuse seeria – ümberarvestuses saad terve nädala raisatud aega, mida oleks saanud palju suurema kasuga ära kasutada.

Seetõttu on vaja välja selgitada oma isiklikud sööjad ja püüdleda nende üle range kontrolli poole, planeerides mitte ainult töö-, vaid ka isiklikku aega.

Selles kvadrandis on ka rutiinsed ülesanded, mis paljude jaoks ei ole nii meeldivad: näiteks nõude pesemine, koristamine, toiduvalmistamine. Ka siin tasub otsida kompromissi nende inimestega, kellega ühes majas elatakse, et planeerida ühtlast koormust.

Terve ükskõiksus: juhised neile, kes ei usu ajajuhtimisse

Juhend, mille koostas ajakirja Commercial Director toimetajad, räägib teile, kuidas leida harmooniat elus ka lootusetuid olukordi, selgitab, millistest ühiskonna ja meedia poolt pealesurutud hoiakutest peate kiiresti vabanema, ja ütleb teile, mida teha, kui teil pole piisavalt aega oma töö tegemiseks.

Tööaja planeerimise tabel

Toome lihtsa näite tabeli kujul.

See näide näitab selgelt tööplaanide koostamise põhimõtet. Vajadusel võivad tabelid olla sügavamad, rohkem ruumi märkmete jaoks. Pole tähtis, millist programmi näiteks üksikisiku rakendamiseks kasutatakse juhi/spetsialisti tööaja planeerimine. Tabel - Tööriist on universaalne, seda saab joonistada isegi tavalisele paberile. Tõeliselt oluline on see, et saaksite seda kohandada enda, oma ülesannete ja eesmärkidega ning määrata, milliste ajavahemike jooksul seda kasutatakse: päeva, nädala, kuu kaupa.

Kuidas planeeritakse tööajafondi

Esialgne planeerimisetapp koosneb süsteemi esialgsete parameetrite analüüsimisest – tööajafondi (WF) parendamiseks tegevuse olemasolu ja selle suundade olemasolu. Sellele järgneb vastus küsimustele: kes vastutab selle tegevuse (spetsialistid, teenused) ja selle planeerimise eest? Mil määral arvestatakse töötunde? Kas tööaega jälgitakse? Kas Föderaalreservi panga reservid on avalikustatud? Kas planeerimisetapis võetakse meetmeid tööaja kao vähendamiseks? Milliseid meetodeid selleks kasutatakse?

Järgmine etapp on PDF-i kasutamise analüüs. Selle raames uuritakse töötajate toodangu dünaamikat (ajaline - tunni-, päeva-, aastane) ja selgitatakse välja seda mõjutavad tegurid; analüüsida FRF-i seisukorda ja tuvastada kasutamata võimalusi teatud tüüpi puudumiste vähendamiseks; uurige vaatlusandmeid tööajafondi toimimise kohta jne. Lisateavet tööajafondi kasutamise analüüsimeetodite kohta leiate õppe- ja metoodikast.

FRF-i analüüsi infobaas koosneb statistiliste ja tööaja tabelite andmetest; esmase raamatupidamise kokkuvõte (seisakute, ületundide, puuduste kõrvaldamise leht); enesepildid ja fotod tööajast; uuringute ja ankeetide andmed.

Analüüsis uuritakse kogu FRF-i ja selle komponentide – igapäevaste ja vahetusesiseste fondide – kasutamist ettevõtte erinevatel tasanditel ( struktuurijaotused, ettevõtted üldiselt, kutsealad ja rühmad). Selline lähenemine võimaldab tuvastada kitsaskohad, millega tuleks esmalt tegeleda. Analüüsi tulemuseks on reservide hinnang FRFi kasutamise parandamiseks ja vastavalt tööaja planeerimise efektiivsuse tõstmiseks.

Saadud tulemusi kasutatakse kasuliku tööaja planeerimiseks. See üritus hõlmab planeeritud bilansieelarve koostamist, selle komponentide võrdlemist ettevõtte standarditega, aga ka tööaja kokkuhoidu ebaproduktiivsete kulude pealt. Tööaja tasakaalu jaotamise meetodid on saanud piisava kajastuse õppematerjalides ja juhendites.

Tööaja planeerimine ja analüüs on omandanud turumajanduses eripära. Näiteks on kohustuslikud halduspuhkused ettevõttele kasulikud kulude poolest. Osalise tööajaga töötajad on kaotanud oma reservi staatuse.

Föderaalreservi planeerimisel muutub alaliste täistööajaga töötajate jaoks oluliseks diferentseeritud lähenemisviis, ajutised töötajad; osalise tööajaga režiimides.

Tööaja kõige efektiivsemaks korraldamiseks ja planeerimiseks rakendab ettevõte erimeetmeid: sotsiaalmajanduslikke, organisatsioonilisi, tehnilisi ja terapeutilisi ning ennetavaid. Need kajastuvad erinevates organisatsioonilistes ja tehnilistes plaanides, töötingimuste parandamise planeerimises jne. Välisosaliste kaasamine tuleks kohalike omavalitsustega läbi arutada ja alles seejärel tegevuste planeerimisse kaasata. Iga sündmus peab olema ressursipõhine.

Kuidas oma tööaega õigesti planeerida

Reegel 1. Tõuse üles samal ajal

See esialgne etapp igasugune planeerimine on väga distsiplineeritud ja aitab kaasa jõutõusule.

Reegel 2. Positiivne meeleolu päeva alguses

Töötage igal hommikul oma meeleolu kallal, sest see mõjutab suuresti ülesannete lahendamist eesmärkide saavutamiseks. Selleks võite esitada endale kolm küsimust:

• Kuidas toob “täna” mind edule lähemale?
• Mida peaksin tegema, et tänane päev oleks võimalikult palju rõõmustav?
• Mida peaksite sel päeval oma tervise säilitamiseks tegema?

Nendele küsimustele vastamine ja positiivse motivatsiooni loomine võtab sageli vähem kui kaks minutit. Andke need endale enne tavaliste hommikuste tegevustega alustamist.

Reegel 3. Alusta päeva õigesti

Harmoonilise hommiku võti on tugev ööuni ja hea hommikusöök. Kuid paljud ohverdavad need ajapuuduse ettekäändeks. Mõlemad missioonid nõuavad aga prioriteetide seadmist vaid igapäevase rutiini planeerimise etapis – sisuliselt peate lihtsalt oma aega jaotama, et varakult magama minna.

4. reegel: tööpäeva planeerimisel arvestage selliste teguritega nagu väsimus

Paljud inimesed tunnevad, et nende tööviljakus muutub terve päeva nagu siinuslaine. See ei sõltu igapäevastest biorütmidest – kas oled “lõoke” või “öökull”. Tasub välja selgitada oma isiklikud suurenenud aktiivsuse perioodid ja selle päevaintervalli aktiivsuse planeerimisse panna kõige olulisemad asjad. Parem on pühendada pärastlõunane aeg igapäevasele rutiinsele tööle, mis pole eriti oluline.

Reegel 5. Tee pause õigel ajal

Üks tööaja planeerimise põhireegleid on lühike puhkus, kuna see võimaldab kehal jõudu taastada ja tähelepanu tööle. Tehke tööl kindlasti lühikesi pause; määrake kestus ja sagedus ise. Ärge unustage olla regulaarne.

Reegel 6. Lõpeta alustatu

Püüdke oma töös mitte hüpata ja viige alustatud töö loogilise lõpuni. Ärge laske end segada pisematest asjadest, sest need röövivad tööaega. Pidage meeles, et iga kord, kui pöördute tagasi millegi juurde, mida olete juba alustanud, peate kordama vanu toiminguid ja see mõjutab teie isikliku tegevuse planeerimise tasakaalu.

Reegel 7. Leia kasulik rakendus vaba aeg

Püüdke täita kõik arvestamata lüngad oma ajakavas (järjekorras ootamine, ebainformatiivsed kohtumised) kasulike tegevustega. Määrake selle olemus ise, esitades endale küsimuse: "Kuidas saan need minutid maksimaalse kasu saamiseks täita?"

Reegel 8. Pea kinni põhimõttest 70/30

Peate päevikusse märkima vaid 70% oma tööajast. Muidu, isegi kui planeerite oma tööpäeva 100%, ei saa te garantiid, et kõik ülesanded täidetakse, ja veelgi enam: paljud toimingud ei kattu ajakavaga. Selle põhimõtte järgi tööaja planeerimise eesmärk on säilitada närvisüsteemülekoormuse eest, mis takistab teil end masinana tundmast ja jäiga raamistikuga piiratuks.

Reegel 9. Õhtul tee plaan homseks

Planeerige oma homsed ülesanded tänase päeva lõpuks ja tehke seda kirjaliku nimekirjana – nii ei jää te millestki ilma. Parem on ülesannete tähtsus eelnevalt kindlaks teha ja veergudesse jaotada. See võimaldab koondada tähelepanu vajalikele ülesannetele ja vääramatu jõu korral saab vähem olulisi ülesandeid teisaldada.

Reegel 10. Leia igas tunnis aega puhkamiseks

Muutumatu reegel kõigile. Mida sagedamini leiad aega lõõgastumiseks, seda produktiivsem oled hiljem tööl. Sel perioodil saab koristada oma töökohta või kodu, pesta nõusid, lugeda ajakirja või raamatut, jalutada värske õhk, aita teisi. Kui te ei saa seda spontaanselt teha, planeerige need tegevused.

Reegel 11. Olge oma võimete suhtes realistlik.

Ärge koormake end tohutu tööga, arvates, et saate hakkama iga mäega. Lähenege hindamisele kainelt enda jõud ja võta parem see, millega päeva/nädala/kuuga kindlasti hakkama saad, selline tööaja planeerimine on efektiivsem.

Reegel 12. Pärast eseme kasutamist pange see oma kohale tagasi

Selline lähenemine laual ja kontoris olevatele esemetele aitab tulevikus aega kokku hoida. Tehke reegel pärast eseme kasutamist tagastada see sinna, kuhu selle viisite. Määrake konkreetsed kohad erinevad tüübid asjad - mapp paberite jaoks, pliiatsikarp, lauasahtel või karp kviitungite jaoks.

Reegel 13. Juhtige aktiivset ja tervislikku eluviisi

Näib, miks vajab kontoritöötaja sporti, joogat, fitnessi, õige toitumine, võimlemine? Siis loovad terve keha ja hea enesetunne kõige paremini tuju positiivseks energiaks ja valmisolekuks üliproduktiivseks töötegevuseks, eriti pärast selle kvaliteetset planeerimist.

Reegel 14. Tee seda, mis sulle rõõmu pakub

Parim viis ennast planeerimisel ja elluviimisel organiseerida ametialane tegevus- tunnete oma töö vastu rahulolu ja armastust. Selle eeliseks on see, et motivatsiooni ei pea näpitsaga välja tõmbama, see tuleb iseenesest ja suurtes kogustes.

Juhataja tööaja planeerimine ja korraldamine

Vihje 1. Vaata üle oma päevaplaanid

Selleks saab kasutada ABC analüüsi või Eisenhoweri maatriksit. Isegi kümme minutit tööpäevaks valmistumist võib säästa kuni kaks tundi päevas. Kasutage neid targalt.

Vihje 2. Sarnaste juhtumite plokkide moodustamine

Pidevalt hajameelne inimene vajab töötamiseks palju rohkem aega kui keskendunud ja entusiastlik inimene. See tuleneb vajadusest järjekordse "tõusmise" ja "kümbluse" järele, see tähendab naasta tööellu. Sama tüüpi ülesannete plokid aitavad säästa tööaega: neid on tegevuse planeerimise etapis lihtsam parandada.

Vihje 3. Andke endale tööl isiklikku aega

Sageli juhivad telefoni teel külastajad, alluvad või kliendid teie tähelepanu teie otsestest tööülesannetest. Kõik need tekitavad tugevaid häireid tõeliselt oluliste ülesannete täitmisel ja rikuvad tööaja tasakaalu. Sellega seoses on võimatu olla kõigile kättesaadav kogu tööpäeva jooksul - nii oma kontoris kui ka telefoni teel. Tööaja planeerimise käigus korraldavad oma käsitöömeistrid endale perioode, mil keegi neid ei sega. Samuti saab kasutada nende tööriistu, näiteks määrata külastusaegu, kasutada automaatvastajat.

Näpunäide 4. Varuge iga tööülesande jaoks piiratud aega

Teatud tüüpi töö kestus sõltub otseselt olemasolevast ajast. Ka kõige väiksem ülesanne on planeeritav: õppige pühendama ülesandele täpselt nii palju aega, kui selle täitmiseks kulub. Näiteks, ärikohtumine pole vaja viivitada, peate võimalikult palju kõiki huvitavaid küsimusi arutama, kuid mitte rohkem kui tund. Seda saab teha rangete ajaraamide ja eeskirjadega. Olge juhitud lihtne reegel: “Aeg on raha”, väärtustage ja säästke seda.

5. nõuanne: kasutage delegeerimist

Ükski ajast lugupidav inimene ei tohiks kõiki ülesandeid üksi täita. Sellist lähenemist on juba kirjeldatud tööaja planeerimise põhimõtetes ja reeglites: neile tuleks delegeerida kõik, mida saab teistele inimestele delegeerida (65% ülesandeid, mis kulutavad aega ja vaeva, kuid ei too märkimisväärset tulemust). See kehtib mitte ainult töötajate abi kohta, vaid ka kolmandate osapoolte agentuuride, organisatsioonide ja konsultatsioonifirmade abi kasutamise kohta.

Vihje 6. Jagage suured ülesanded komponentideks

Inimesed kalduvad kõrvale hoidma suurtest või mahukatest ülesannetest ja viivitama nende täitmist igal võimalikul viisil, sest tulemus tundub neile liiga kaugel. See asjaolu viitab isiklikule ajaplaneerimise oskustele, kuid sellest saab mööda hiilida. Peaaegu kõigile meeldivad asjad, mis annavad kiireima tulemuse. Albert Einstein märkas seda puidu lõhkumise näitel. Sama saab teha ka pikaajaliste eesmärkidega ja suured projektid: Jagage need väikesteks ülesanneteks, planeerige need ja seejärel tehke need metoodiliselt teatud aja jooksul (näiteks kaks tundi päevas). Näiteks nädala pärast ilmnevad esimesed tulemused - projekti esimese osa eesmärk saavutatakse (vastavalt plaanile), see annab jõudu ja motivatsiooni selles suunas edasi töötada.

Vihje 7. Määra prioriteetsete ülesannete jaoks isiklikud tähtajad

Kui tead täpselt ette, millised ülesanded on käesoleval kuul prioriteetsed, saad need töökalendrisse märkida ja isiklikus tööülesannete planeerimises arvestada samade läbirääkimiste/kohtumistega. Seega, kui tekib vajadus ajastada selleks kuupäevaks mõni muu sündmus või toiming, on see juba “broneeritud”, mis tuletab taaskord meelde antud ülesande objektiivset tähtsust. See nõuanne võtab eriline väärtus töötegevuse planeerimise küsimuses.

Vihje 8. Korraldage korralikult töökoht

Esiteks puudutab see järjekorda töölaual. Sellele tuleks jätta ainult need dokumendid, mis on vajalikud A-kategooria ülesannete täitmiseks. Sellel toimingul on psühholoogiline taust: kord laual aitab mõtteid korrastada ja lisapaberid võtavad aega.

Vihje 9. Püüa mitte lasta teistel end täiendavate kohustustega koormata.

Juhid tunnevad sageli huvi uute tegevuste vastu ja tegelevad nendega, laiendades oma pädevusvaldkondi. Tulles isiklikust huvist läbirääkimistele, millel töötaja tavaliselt ei käi, võib ta sattuda töögruppidesse või saada täiendavaid ülesandeid, mis tema plaanis ei sisaldu ning kujunevad kokkuvõttes koormaks põhitööle ja selle planeerimisele. Parim on kõiki oma tegevusi veel kord kontrollida, et näha, kas need on teie ametikoha raames vajalikud, parandades seeläbi oma tööaja planeerimise oskusi.

Vihje 10. Hinda, kui olulised ja kiireloomulised asjad, millesse nad sind ootamatult kaasata tahavad, on tõeliselt olulised ja kiireloomulised.

Vääramatu jõud ja muud kiireloomulised asjaolud on iga ettevõtte või ettevõtte tavaline nähtus, isegi kui nad püüavad tegutseda range planeerimise raames. Nende lahendamiseks mobiliseeritakse kõik olemasolevad ressursid. Kui olete nõus selles olukorras abistama, pidage meeles, et see võtab teie ajakavas olulistest ülesannetest aega, seega kaaluge alati, kas see on ohverdamist väärt.

Vihje 11. Ärge tegutsege impulsi järgi – tehke ainult teadlikke otsuseid

Mõnikord tehakse teatud otsused impulsi, kontrollimatu impulsi tulemusena. Kuid see kutsub esile kõrvalekaldeid ajakavas ja segab tõhusat tööaja planeerimist eesmärgi saavutamiseks. Kui tunned hetkelist tungi midagi ette võtta (näiteks helistada), siis mõtle hoolega ja kaalu, kas tõesti tasub oma plaani ellu viia.

Vihje 12. Seadke oma prioriteedid õigesti

Suures asjade voos – konverentsid, koosolekud, kõned, tekstid – võib olla väga raske orienteeruda ja kui võtad kõik korraga käsile või haarad osad erinevatest otstest, saad väga vähe tehtud. Siin on kasulik selline aja planeerimise meetod meeles pidada prioriteetse maatriksina ning alustada tegevusi selgelt määratletud ja selgelt oluliste ülesannete täitmisega, liikudes järk-järgult vähemtähtsate poole.

Juhataja sekretäri tööaja planeerimine

Sekretäri individuaalse tööaja planeerimise peamine vastutus ja eesmärk on ülemust võimalikult palju leevendada ja aidata tal aega jagada. Tema kohustus on suurendada kõigi võimalike tundide ja minutite töötegevuseks kasutamise efektiivsust. See tähendab, et juhi ja sekretäri ülesanded ja tegevuse planeerimine on üksteisest sõltuvad.

Esiteks aitab sekretär korralduslikul, ettevalmistaval ja juhtimistüübid tööd, vabastab ülemuse jaoks ruumi loovusele. Selleks peab assistent teadma kõrgema taseme päevakava, oma ülesannete ajakava kõikideks võimalikeks perioodideks - päev/kuu/kvartal. Tõhus planeerimine Sekretäri tööaeg sõltub tema vahetu juhi graafikust, kuna ta tegeleb kõigi ülemuse ajakavas olevate koosolekute, läbirääkimiste ja muude asjade (külastajate vastuvõtmine, dokumentide menetlemine) ettevalmistamisega. Planeerimisel mängib võtmerolli ülesannete hierarhia nende väärtuse ja tähtsuse järgi.

Lisaks kuuluvad sekretäri tööülesannete hulka ka muud ülemuse igapäevasest rutiinist mittesõltuvad (ja kajastuvad töötegevuse planeerimises): posti kontrollimine ja kirjavahetusele vastamine, dokumendivoog, kontrollkaardi fail jne. Assistendi ajaplaneerimisoskus peab olema suurepärane. Tema ajakava lähtepunktid on alati korduvad tegevused, näiteks:

• valmistada ette juhi töökoht;
• ise oma töökoht korda teha;
• töödelda igat tüüpi sissetulevaid kirju;
• vaadata kontrollkaarti;
• anda juhtkonnale kokkuvõte asjade seisust ja täpsustada jooksva päeva ajakava.

Vaatame lihtsat näidet tööaja planeerimisest seoses juhi graafikuga. Sekretäri tegevusprogramm näeb välja umbes selline. Kui ülemuse plaanides on kohtumine kell 11:00, siis assistendi plaan kella 10:30 sisaldab selle korraldamist koos kõigi järgnevate toimingutega: meeldetuletused, materjalide paljundamine, konverentsiruumi koristamine, protokollimine. Kui kell 14:00 planeeris juhataja läbirääkimised väljaspool kontorit, siis sekretäri ajakavas on teemad auto helistamise ja dokumentide kogumise kohta. Tööde nimekirjas on ka kirjas, kellega ja mis kellaajal on vaja ülemus telefonivestluseks ühendada, milline dokumentatsioon tuleb parandada ja milline nullist täita jne.

Parim võimalus on määrata koos ülemusega kindlaks püsiv ajavahemik igapäevased toimingud: dokumentatsiooni allkirjastamine, külastajate vastuvõtmine. See parandab tööd ja aitab planeerida nii spetsialisti kui ka tema assistendi tööaega. Töögraafiku väljatöötamisel tuleb jätta korralik reserv ka ootamatuteks kiireloomuliste ja oluliste tööülesannete, telefonikõnede ja muude hädaolukordade puhuks.

Sekretär pühendab tööpäeva lõpu väljamineva kirjavahetuse saatmisele ning planeerib ka homseks sündmused.

Kui tööpäev on möödas ja juhataja hilineb kontorisse, saab assistent koju minna ainult siis, kui nende vahel on vastav kokkulepe ja ta annab ülemusele kõik vajalikud andmed.

Enne ruumidest lahkumist eemaldab sekretär kõik dokumendid, sulgeb kapid ja seifid, lülitab välja elektroonikaseadmed (see ei kehti telefoni, modemi, faksi kohta), teeb töökoha korda.

Juhataja tööaja planeerimine

Planeerimise sisuks on eesmärkide elluviimiseks valmistumine ja tööaja reguleerimine. Juhi tööaja planeerimise põhimõtted ei erine eriti üldised põhimõtted töötegevuse reguleerimine. Ajaressursside ratsionaalne kasutamine hõlmab oma funktsioonide, eesmärkide, eesmärkide ja ajaeelarve mõistmist.

Spetsialisti tööaja korraldamise protsessis kasutatakse laialt tuntud planeerimistehnikaid. Juht peab järgima järgmisi reegleid:

• 60% igapäevasest tööplaanist eraldatakse planeeritud tööle;
• 20% ajast - ettenägematute toimingute jaoks;
• Viimased 20% on kõige parem jätta spontaanselt tekkivate ülesannete jaoks.

"Lame" organisatsioonilised struktuurid lahendamiseks kasutatakse väikeettevõtetes keerulised ülesanded olulise ebakindluse tingimustes. Selliseid üksusi iseloomustatakse järgmised puudused: juhtide liigne töökoormus, raskused tegevuste kontrollimisel suur kogus inimesi, samuti osakondade töö koordineerimisega seotud raskusi.

Kulutatud aeg (eriti kui seda ei ole planeerimisetapis märgitud) tuleb fikseerida koos kohustusliku viitega, milleks ja kuidas seda kasutati. See aitab kaasa sellele, et olles saanud täieliku ülevaate oma tööaja kuludest, suudab juht edaspidi oma planeerimist tõhusamalt korraldada; Kvaliteediplaani väljatöötamiseks jagatakse ülesanded lühi-, kesk- ja pikaajalisteks.

Planeerimise aluspõhimõtetena tuleks positsioneerida regulaarsus, süsteemsus ja järjepidevus. Tuleb järgida üht olulist tegevuste planeerimise põhimõtet – eesmärkide reaalsust: võta endale nii palju kohustusi, kui jaksad.

Juhi tööaja ratsionaalne kasutamine lähtub temast pikaajaline plaan. Tegemist on mitmeaastase süsteemiga, võttes arvesse, millised aasta- ja kvartaliplaanid koostatakse. Viimast saab kooskõlastada aastaga ja jagada kuuperioodideks. Päeva- ja nädalaplaanid vastavad neile täielikult ja kajastavad samal ajal kõige täpsemini juhi tööaja kasutamist. Töötegevuse planeerimine ühe päeva tasemel on oluline samm juhi töötegevuse üldises planeerimises, seda pidevalt jälgitakse ja kohandatakse sõltuvalt olukorrast.

Oma funktsioonide korrektseks täitmiseks ja eesmärkide saavutamiseks, vähemtähtsate ülesannete delegeerimiseks, nende arvu vähendamiseks või suuremaks edasilükkamiseks hilised kuupäevad, peab juhil olema selge oma ajaeelarve ja ülesannete komplekt. Planeerimine on eelseisva perioodi tööprotsesside projekt.

Aja planeerimise põhireeglid:

1. Suhe (60:40).

Kogemus näitab, et plaan on kõige parem koostada ainult teatud osa tööajast (60%).

Raskesti ettenähtavaid sündmusi, segavaid hetki (aja “upumisi”) ei saa juhi töö spetsiifikast tulenevalt täiesti reservatsioonita planeerida, mis seisneb selles, et juht veedab ligikaudu poole tööpäevast töökohast eemal. , sest töö eeldab inimestega suhtlemist, infovahetust. Te peaksite alati jätma teatud protsendi aega ootamatute külastajate jaoks, telefonivestlused, kriiside või mõne ülesande kestuse alahindamise korral, kuid samal ajal püüda aja “upumiste” arvu vähendada.

2. Ülesannete koondamine – tegevuskava.

Koostada hea plaan aja veetmisel on oluline, et eelseisvatest ülesannetest oleks alati ettekujutus. Soovitav on need jagada pika-, keskmise- ja lühiajalisteks ülesanneteks, seada paika nende prioriteet ja tegutseda vastavalt sellele.

3. Regulaarsus - süsteemsus - järjepidevus.

Peate regulaarselt ja süstemaatiliselt töötama ajaplaanide järgi, viies alustatud tööd järjekindlalt lõpuni.

4. Realistlik planeerimine.

Need. Peate planeerima ainult sellise mahuga ülesandeid, millega saate reaalselt toime tulla.

5. Kaotatud aja täiendamine.

Parem on kaotatud aeg võimalikult kiiresti tasa teha, näiteks parem töötada õhtul kauem kui eelmisel päeval kaotatu järgmise terve päeva jooksul tasa teha.

6. Toimingute asemel tulemuste salvestamine.

Peate plaanidesse salvestama tulemused või eesmärgid, mitte ainult mis tahes tegevused, nii et jõupingutused oleksid algselt suunatud otseselt eesmärgi saavutamisele. See aitab vältida planeerimata tegevusi.

7. Ajutiste standardite kehtestamine.

Kogemus näitab, et reeglina kulub tööle nii palju aega, kui vähegi on. Seetõttu on vaja paika panna täpsed ajanormid, ette näha plaanis selle või teise ülesande jaoks täpselt nii palju aega, kui see tegelikult nõuab.

8. Tähtaeg.

Viivitamise ja edasilükkamise vältimiseks peaksite kehtestama täpsed kuupäevad jõudlus igat tüüpi tegevuste jaoks.

9. Ümbertöötlemine – uuesti kontrollimine.

Plaani tuleb pidevalt ümber töötada ja üle kontrollida, kas teatud ülesandeid saab täismahus täita.

10. Ajutiste plaanide kooskõlastamine.

Oma plaanide edukamaks elluviimiseks peab juht need kooskõlastama teiste inimeste (sekretär, ülemus, alluvad, kolleegid) plaanidega.