Meilide kirjutamise reeglid või meili etikett. Kirjad koostame vastavalt külalisele

Meie kaasaegne elu on juba raske ette kujutada, kuidas saab ilma e-postita hakkama. Tänapäeval on peaaegu võimatu leida inimest, kes seda ei kasutaks. Inimestevaheline suhtlemine on ainulaadne ja elutähtis protsess. Seda tüüpi suhtlemine sobis väga hästi tavalise pabertöövooga ning sellest sai üks nõutumaid äri- ja isikliku suhtluse atribuute.>

Loomulikult on pabermeedia ametlikus teabevahetuses ja suhtluses endiselt ja jääb ka edaspidi kõige olulisemaks niššiks. email mängib väga olulist rolli hea abimees, hõlbustades oluliselt adressaatide vahelist suhtlust. Ma ei hakka neid kahte inimestevahelist suhtlust võrdlema ja rääkima nende tüüpide plussidest ja miinustest, samuti ei puuduta ma sotsiaalvõrgustikke.

Juba üle kümne aasta on minu tööpäev alanud meili kontrollimisega. Vaadates läbi saabunud kirjade aadresse ja teemasid, otsustan kiiresti, milliseid kirju lugeda ja millised kohe ilma avamata prügikasti saata. Ma eelistan alati saabunud meilidele vastuseid. Postiga töötades hakkasin järjest rohkem tähelepanu pöörama kirja eetikale, sealhulgas selle kujundusele. Selles artiklis tahan teile tutvustada meili põhiteesid. Loodan väga, et leiate neist kasu.

Kirja teema

Täitke kindlasti teemarida. Kirja teema on e-kirja kõige olulisem atribuut ja rekvisiit. Teema peaks sisaldama teie kirja võtmefraasi ja äratama tähelepanu, kuid mitte mingil juhul ei tohiks seda kirjutada suurtähelukuga. Samuti lubavad paljud endale kirjutada põhiteksti väljale “subject”, samas kui kirja sisusse ei kirjutata midagi, siis selline kirja kujundus ei ole üldjuhul vastuvõetav. See rõhutab vähemalt autori kirjaoskamatust ja ükskõiksust vastuvõtja suhtes.

Kui ma selliseid kirju saan, siis ma neid isegi ei loe, need viiakse koheselt prügikasti koos hilisema tühistamatu kustutamisega. Siin on näide kirja teema kujundusest, milles oletame, et räägitakse keraamika tarnijaga sõlmitud lepingu tingimustest: “keraamika tarnijaga lepingu projekt”.

Ma ei saa üldse aru, kuidas te ei saa meili teemana nii olulist atribuuti täita. Teema muutmine kirjale vastamisel pole samuti kunagi vajalik, välja arvatud siis, kui muudate põhitähendust ja ka sellistel juhtudel soovitaksin alustada uut arutelu uue kirjaga, et vältida segadust ja info moonutamist. Kui unustate lihtsalt teema täitmata, võite proovida meiliklienti seadistada nii, et kirja saatmisel teavitaks teid sellest.

Tervitused

E-kiri peab algama tervitusega. Tervitus on väike lause, millega peaks algama teie uus sõnum või vastus varem saadud sõnumile. Peaksite alati tere ütlema, isegi kui te oma vestluskaaslast ei näe. Paljud inimesed arvavad, et see pole üldse vajalik, kuna see on paberkandja jäänuk ja see tekst ei sisalda olulist ega olulist teavet, kuid see on ekslik arvamus.

Kuna see on tervitus, mis määrab teie haridustaseme. Kui te ei taha paista ebaviisakas ja ebaviisakas inimene, siis tuleb tervitus lisada kirja teksti. Pöördudes poole võõrale inimesele, sees on vaja kasutada teise isiku asesõna mitmuses, see tähendab asesõna "sina".

Siin on näide: "Tere! Mihhail Ivanovitš, kas teil õnnestus eile minu ettepanekuga tutvuda? Kõikvõimalik tuttav ja familiarsus ilma vastase nõusolekuta ei ole lubatud.

Manused

Lisage kirjale alati fail (fotod, ekraanipildid, dokumendid) manusena, manusena. See valik on saadaval kõigis meiliteenustes ja klientides. Wordi rakenduses tekstifaili loomine, seejärel sellesse pildi sisestamine ja seejärel selle arhiveerimine koos paroolivalikuga on "aerobaatika". Seda ei soovitata teha, välja arvatud juhul, kui taotlete teatud eesmärke.

Nõuanne! Proovige teha kõik oma ekraanipildid Joxi võrguteenusega. Vaadake allpool lühikest tutvustavat videot, millest saate teada, kuidas see võrguteenus töötab. Pärast joxyga ekraanipildi loomist saate seda redigeerida ja seejärel valmis faili või lingi kirja sisusse saata.

Allkiri

Teine meili oluline atribuut on allkiri. Selle olemasolu ei aita mitte ainult säilitada ärilist tooni, vaid mõjutab ka lojaalse suhte teket adressaadi ja saatja vahel. Allkiri ei tohiks olla pikk. Allkirjas peavad olema järgmised väljad: täisnimi, ettevõtte nimi, kontaktandmed ja, kui ettevõtte kultuur seda nõuab, ametikoht ja ettevõtte logo. Isiklikel eesmärkidel piisab kahest väljast: täisnimi ja kontaktandmed.

Ilma erilise pildi lisamise vajaduseta või veelgi hullem pole mingit skripti allkirjale vaja ja allkirja ei tasu kontaktandmetega üle koormata, piisab, kui märkida kaks või kolm võimalust tagasiside saamiseks. Tuleb mõista, et allkiri ei ole e-kirja iseseisev osa, selle roll annab vaid lisavõimaluse saadetud sõnumi tugevdamiseks.

Loomulikult saab tõhusa turundusmehhanismi teha ka allkirjast klassikaliste müügitekstide näitel Ameerika turundusmudeli formaadis. tarbijakäitumine AIDA. Kõik sõltub eesmärgist, mille olete endale seadnud või olete juba seadnud. Nii et veel kord märgin, et allkiri on endiselt e-kirja oluline nõue.

Kirjutamisstiil

Uus lause peab algama suure algustähega ja lõppema kirjavahemärgiga, punktiga, küsimärgiga või hüüumärgid. Adressaat peab teist selgelt mõistma, st kas esitate talle küsimuse, väidate midagi või lihtsalt teavitate teda.

Sageli juhtub, et nad esitavad küsimuse, kuid samal ajal panevad kirjavahemärgile “punkti” ja pärast kirja saatmist ootavad nad turvaliselt vastust, kuid tõenäoliselt seda ei tule, kuna adressaat arvab, et sa lihtsalt teavitad teda ja et ta vastab sinu kirjale kõike, mida pole vaja.

Unustada ei tohi kirjavahemärke, sest selle tõttu võib tähe kui terviku semantiline koormus täielikult muutuda. Tõenäoliselt on kõigile tuttav see vana ja samas suurepärane näide: "Hukka, sa ei saa armu anda" või "Sa ei saa hukata, võite armu anda." Ärge kunagi kasutage teksti kirjutamisel emotikone ja suurtähti. See pole lihtsalt eetiline või mis veelgi hullem, nad arvavad, et põed skisofreeniat või epilepsiat.

Vestluse ajalugu

Soovitan alati kogu kirjavahetuse ajalugu salvestada. Esiteks saate alati vaadata ja vajadusel taastada kogu suhtluse kronoloogia. Teiseks, kui ühel suhtlusetapil on ühel osalejal vaja ühendada teine vastane, et midagi otsustada või arutada, siis ainult ühe kirja saamisel on ta teadlik kõigist nüanssidest ja saab kiiresti teie tööst osa võtta. elektrooniline vestlus. Kolmandaks võite alati edastada kogu kirjavahetuse teisele isikule, et tõestada ja kinnitada mis tahes fakte.

Ja siiski, järgige alati järgmist aksioomi - üks täht, üks küsimus. Välja arvatud juhud, kui soovite, nagu öeldakse, lüüa korraga kaks kärbest ühe hoobiga, võite esitada ühe tähega mitu küsimust korraga, kuid mitte rohkem kui kaks või kolm, kasutage kindlasti nummerdatud loendit .

Järeldus

Nagu näha, pole neis minu meelest e-posti põhireeglites midagi keerulist ning need ei nõua eriteadmisi ja -oskusi. Kõiki neid reegleid rakendades ei jää sinu e-kiri kunagi märkamatuks ning adressaadi silmis oled sa alati mitu sammu kõrgemal kui need, kes meili põhireeglitest midagi ei tea.

Kui kirjutame sõbrale või sugulasele kirja, võime võtta peaaegu igasuguseid vabadusi. Võid eirata vigu ja kirjavahemärke, lühendada sõnu nii nagu sulle meeldib, kasutada slängi – peaasi, et oleks selge, millega tegu.

Aga kui me kirjutame võõrale või võõrale inimesele ja tahame temalt vastust saada, siis tuleks arvestada mõningate reeglitega.

Suhtlemisreeglid

1. Märkige alati kirja teema.

Väli "Teema" tuleb igal juhul täita ja on väga soovitav, et see ühtiks kirja sisuga.

Kui soovid end näiteks 5. märtsil konsultatsioonile kirja panna, siis kirjuta lihtsalt: “Registreeru konsultatsioonile (05.03)”.

2. Kirjale vastates salvesta kirjavahetuse ajalugu.

Kui saate kelleltki kirja, saate sellele vastata kolmel viisil:

Kopeerige saatja aadress ja kirjutage talle uus kiri
Klõpsake sõnumi allosas olevat vastusekasti
Kasutage nuppu "Vasta".

Ärikirjavahetuses tuleks vastata kolmandal viisil ehk vajutada nuppu "Vasta".

Saidis Mail.ru:	Yandex.Mailis:	Gmail.com:

Avaneb uus e-kiri, mis kordab teile saadut. Teema on sama, ainult eesliitega "Re:", originaaltekst on täielikult tsiteeritud.

See on vastuse üldtunnustatud vorm ja te ei tohiks selles midagi muuta. See tähendab, et jätke teema märgitud (koos Re:-ga), ärge kustutage tsiteeritud teksti. Saate selle eemaldada ainult siis, kui kogu tsitaat on sobimatu.

Vastavalt suhtlusreeglitele tuleb oma vastus välja trükkida enne tsiteeritud teksti.

Edasises kirjavahetuses toimige samamoodi. See on vajalik selleks, et iga vestluses osaleja mäletaks igal ajal, mida arutati.

See reegel kehtib enamiku postisaitide kohta. Erandiks on gmail.com (Google'i kiri). Selles on vastus trükitud väikesesse kasti alla, saabunud kirja sisu alla.

3. Öelge alati tere ja pöörduge vestluskaaslase poole sõnadega "sina"

Iga sõnum peaks algama tervitusega. Ja see on parem, kui see on individuaalne. Vajadusel helistage vestluspartnerile nime järgi, vastasel juhul nime ja isanime järgi. Kui kirjutate ühele inimesele, pöörduge tema poole "sina" suure algustähega.

Kiri on soovitav lõpetada konstruktsiooniga: Lugupidamisega ... (eesnimi, perekonnanimi või eesnimi).

Näiteks: Tere, Aleksei Petrovitš. Palun saatke leping Ivan Mihhailovitšile. Olen teile väga tänulik. Parimate soovidega, Ilja Krivošejev

4. Vastake nii kiiresti kui võimalik

Mida varem sõnumile vastate, seda parem. Ideaalne - mõne tunni jooksul. Kuid see on võimalik mitu päeva. Mida kauem vastusega viivitate, seda halvemini see teie mainet mõjutab.

Mis puutub sõnumi teksti, siis selle kirjutamisel peaksite juhinduma ka mõnest reeglist:

Olge konkreetne, kuid üksikasjalik

Ärge pange vestluskaaslast arvama, mida te täpselt silmas pidasite. Kui probleem pole ilmne, kirjeldage seda võimalikult üksikasjalikult: kuidas saite sellise tulemuse, mis teil on, mida täpselt soovite saavutada ja mida vestluskaaslaselt nõutakse.

Kuid see ei tähenda sugugi, et peate täpsustama kõik üksikasjad kõige väiksemates üksikasjades. Jäta vahele kõik üleliigne – väärtusta teise inimese aega.

Proovige olla lühike ja asjakohane

Pole vaja näiteks rääkida sellest, kuidas su naisel, ämal ja teistel sugulastel läheb.

Suuruse poolest ideaalis üks "ekraan" (ei keri). Maksimaalne on teksti suurus, mis mahub A4 lehele.

juhinduma terve mõistus ja sündsuse reeglid

Ole viisakas, arvestav, tänan kirjade ja aja eest.

Mida absoluutselt MITTE teha

Ülekasutatud kirjavahemärgid

Piisab ühest hüüu- või küsimärgist. Neid ei tohiks dubleerida. Samuti ärge kasutage ellipsit üle.

Isiklikult hakkan ma selliseid kirju saades kahtlema vaimne tervis nende saatja.

Näide "halvast" kirjast:

Kasutage erinevaid fonte, tähesuurusi ja värve

Kaasaegsed meilisaidid ja -programmid võimaldavad neid sätteid muuta. Saate valida ebatavalise fondi, tähti suurendada või vähendada, teksti värvida erinevad värvid. Kuid ärikirjavahetuses on see kohatu!

Parem on mitte midagi muuta ja jätta kõik vaikimisi nii, nagu see on. Ainus, mis on lubatud, on muuta mõned sõnad paksuks või kaldkirjaks. Kuid ainult siis, kui see on hädavajalik!

Näide "halvast" kirjast:

Sisestage emotikonide pilte

Jätke kõik naljakad ja kurvad näod, lilled ja südamed isiklikuks kirjavahetuseks. Ärikirjades on parem emotikone üldse mitte kasutada - ei tekstilisi ega eriti pilte.

Näide "halvast" kirjast:

trükitekst suured tähed

trükitekst suured tähed Internetis peetakse halbadeks kombeks. See kehtib selle kohta, kuidas äriline kirjavahetus, ja isiklik, samuti suhtlus sotsiaalvõrgustikes, Skype'is, foorumites ja mujal. Pealegi kehtib see nii kogu teksti kui ka üksikute sõnade kohta.

Suurtähti juhib Caps Locki klaviatuur. See tähendab, et kui kõik teie tähed on kirjutatud suurte tähtedega, peate seda lihtsalt üks kord vajutama ja vabastama.

Üksikute sõnade ja kogu teksti trükitähtedega trükkimist tajutakse nutuna. Ja karjumine on agressioon, mis väljub kultuurilise kirjavahetuse raamidest.

Pealegi ärge printige tähe "Teema" suurtähtedega - see on lugupidamatuse tipp!

Muidugi võib osa sõnu tekstis kirjutada ka suurtähtedega, kuid siis võtab vestluskaaslane seda vihjena, et ta on “loll”. Näide:

Kui teil on tõesti vaja midagi tekstis esile tõsta, on parem teha seda paksus või kaldkirjas stiilis.

Samuti on väga soovitav kirja teemareal vältida sõnu “Kiire”, “Tähtis” ja muid kannatamatust väljendavaid sõnu.

Kirjaoskus

Valus teema Internetis. Iga teine kiri, mille ma postkasti saan, sisaldab ebaviisakaid grammatilisi vigu. Ja kirjavahemärkidest pole mõtet üldse rääkida - on hea, kui vähemalt mõned kirjavahemärgid on olemas.

Probleem pole isegi selles, et meie inimesed on kirjaoskamatud. Lihtsalt mõned ei räägi emakeelena, teised aga ei oska klaviatuuril tippida ja teevad just sel põhjusel vigu. Paljud, muide, mitte väga hea nägemise tõttu.

Seda ei tohiks võtta liiga karmilt, vaid proovige oma kirjades õigesti kirjutada. Mõned lihtsad näpunäited:

Iga lause peab algama suure algustähega. Selle sisestamiseks hoidke all tõstuklahvi.
Iga lause lõpus peaks olema punkt. Vene klaviatuuripaigutuse korral asub see paremal alumises reas (enne klahvi Shift).
Koma printimiseks hoidke all tõstuklahvi ja vajutage punktiklahvi.
Ärge pange koma või punkti ette tühikut. Nende järel peaks olema tühik.

Ja veel üks näpunäide neile, kes oskavad Wordi (Writeri) tekstiredaktorit vähemalt natuke kasutada. Sisestage selles programmis kõigepealt täht. See tõmbab vead punase joonega alla ja sellisel sõnal paremklõpsates saab selle parandada.

Kopeerige valmis tekst ja kleepige see kirja teksti väljale. Kuid enne kleepimist peaksite vormingu välja lülitama, et see lisataks ilma kaunistusteta Wordi programmid(kirjanik).

Selleks peate mail.ru meilis klõpsama ülaosas oleval kirjal "Eemalda kujundus".

Yandex.Mailis - paremal asuv nupp "Keela disain".

Pärast kleepimist saab välimuse uuesti sisse lülitada.

Ettevõtja peab pidama aktiivset kirjavahetust nii ametnikega (näiteks riigiorganite esindajad) kui ka “poolametlikega” - partneritega, töövõtjatega, vabakutselise tellimusega seotud spetsialistidega jne. Kirjaliku suhtlemise oskus areneb üsna kiiresti, kuid alguses võid teha palju vigu ja toota mitte kõige rohkem meeldiv mulje nende adressaatidele. Selles artiklis räägime nii tavaliste ärikirjade (paberkandjal) kui ka elektrooniliste sõnumite kirjutamise funktsioonidest.

Kirjaplank ja küljendus

Kasutage kindlasti oma ettevõtte kirjaplanki. See jätab alati mulje ja suurendab "vestluskaaslaste" lojaalsust. Ankeetide liik, nende täitmise normid ja kujunduselemendid tuleb fikseerida organisatsiooni tellimuses (või bürootöö juhendis). Ärikirjade vormide põhinõuded leiate GOST 2003 "Nõuded paberimajandusele".

Ettevõtte põhiteave on soovitav vormile "pigistada":

nimi (ja lühendatud nimi);
tegelikud ja postiaadressid;
E-posti aadress;
Kontakttelefonid;
Veebilehe aadress.

See ei ole kohustuslike andmete loetelu, vaid ainult näidisloend. Saate vastavalt soovile lisada või eemaldada.

Kirja kirjutamise üldnõuded on järgmised:

minimaalne taane - 10 mm paremal ja 20 mm vasakul, üleval ja all;
kui täht on kirjutatud kahele või enamale lehele, peab igaüks neist olema ülevalt keskelt nummerdatud;
iga taotlus on eraldi nummerdatud;
vasakus ülanurgas on märgitud kirja väljuv number (ärge unustage seda dokumendi registreerimise logis parandada);
paremas ülanurgas on märgitud organisatsiooni nimi, adressaadi ametikoht ja tema perekonnanimi koos initsiaalidega;
alumises vasakus nurgas - teie ametikoht, perekonnanimi koos initsiaalide ja allkirjaga;
kindlasti märkige alla kirja kirjutamise kuupäev.

Kuid GOST 2003 võimaldab kasutada vorme mitte ainult nurga, vaid ka detailide pikisuunalise paigutusega (kui need on märgitud keskel). nurkade paigutus tundub tuttavam ja hõlpsamini loetav, seega on parem valida see valik.

Kirjutamise üldreeglid

Ärikirja klassikaline tekstistruktuur sisaldab kolme elementi:

sissejuhatav osa (lühidalt kirja kirjutamise põhjused, selle eesmärk);
sisu (olukorra kirjeldus, lahenduste pakkumine, järelduste ja soovituste esitamine);
kokkuvõtlik osa (lühikokkuvõte, milles on selgelt märgitud, mida adressaadilt ootate).

Peaksite alati aru saama kirja kirjutamise eesmärgist. Kas soovite pakkuda koostööd? Kas esitada kaebus? Kas kutsuda esitlusele või muule üritusele? Kirjutage ainult sellest ja ärge laske end häirida pikkadest argumentidest ja oletustest, mis ei ole juhtumiga seotud.

Igal ärikirjal peaks olema üks konkreetne eesmärk. Kui puudutate selles mitut teemat, peaksid need olema omavahel tihedalt seotud. Kui teil on vaja sama organisatsiooniga ühendust võtta mitmel erineval teemal, on parem kirjutada igaühe jaoks eraldi kiri.

Kirjakeel

Ärikirjavahetuse stiil on "kerge" ametlik äri. Fraase on võimalik ja vajalik standardiseerida, kasutada mõningaid klišeesid ja klišeesid, kuid seda kõike ei soovita viia kuiva bürokraatia alla. "Elav" keel tajutakse alati lihtsalt ja soodsalt. Muidugi, äri kirjakeel peab järgima etiketi norme (millest tuleb juttu allpool), kuid asja olemus tuleks selgelt ja lühidalt välja tuua.

Mõned praktilised nõuanded:

kasutada lihtsad sõnad: "targad" mõisted on halvasti tajutavad ja põhjustavad sageli ärritust inimeses, kes on sunnitud neid lugema ja lahti mõtestama;
kasutada sagedamini tegusõnu ja harvemini omadussõnu;
ärge ajage oma mõtteid mööda puud laiali - ainult spetsiifika ja ainult etteantud teema raames, ilma paljude detailide ja ebaoluliste detailideta;
väldi pikki väiteid, võimalusel ära kasuta osalauseid ja osastava pöörded;
kirjuta konkreetselt: mitmesugused “selle kohta”, “nad/ta” on vastuvõetamatud;
vältida loogilisi ebakõlasid ja järske üleminekuid ühest semantilisest plokist teise;
kontrolli kõike kõrvaga kirjutatud: kõnevead leidub peaaegu igas muutmata tekstis.

Üks peamisi ärikirjade kirjutamise reegleid ütleb: sõnum peab olema kirjaoskaja ja stiililiselt kontrollitud.

Adressaadi poole pöördumise tunnused

Reeglina pöördutakse adressaadi poole üks kord, kirja alguses. Seda saab teha kolmel viisil.

Kui pöördute isiku poole esimest korda (või kui teie ja adressaadi vahel on tekkinud puhtalt ametlik suhe), peaksite kasutama aadressi, mis viitab teatud kaugusele. Näide: "Kallis härra Ivanov!".
Kui võtate ühendust inimesega, kellega olete pikka aega usaldanud ärisuhe, on parem kutsuda teda eesnime ja isanime järgi. Näide: "kallis Jekaterina Leonidovna!".
Kollektiivselt pöördudes kasutage standardlauset "Austatud härrad!".

Viimases osas tuleb kasutada nn lõpufraasi. Siin on rohkem valikuid:

"Lugupidamisega", "Lugupidamisega";
"ALT Parimate soovidega»;
“Koostöö jätkumise lootusega”;
"Meil on alati hea meel teid teenindada";
jne.

Ühesõnaga, viimase fraasi valik on maitse asi.

ärikirjutamise eetika

Ka ärikirjas peituv looritatud põlgus ei jää märkamata. Loomulikult ei saa te sellisel juhul enam loota positiivsele või vähemalt ühtlasele suhtumisele endasse. Järeldus on ilmne: ärge andke emotsioonidele järele ja hoidke end sees isegi siis, kui adressaat teid tõeliselt vihale ajab. Pöörake alati tähelepanu sõnumi toonile.

Erilist tähelepanu tuleks pöörata keeldumist sisaldavale kirjale. On äärmiselt ebamõistlik alustada sellist sõnumit ühel või teisel kujul kategoorilise "ei"-ga – see tekitab inimeses tunde, et ta on lihtsalt saadetud. Proovige kõigepealt anda veenvaid (mitte väljamõeldud) selgitusi. Olles lühidalt ära toonud keeldumise põhjused, tuleks sujuvalt üle minna selle väljaütlemise juurde. Sel juhul saab kasutada järgmisi väljendeid:

"Kahjuks ei näe me võimalust teie taotlust rahuldada";
„Teie taotlust ei saa rahuldada järgmistel põhjustel…”;
"Väga kahju, aga me peame teie pakkumisest keelduma."

Ideaalis tuleks isegi enne keeldumise põhjendamist - kirja alguses - korrata lühidalt adressaadi taotlust. Ta mõistab, et olete tema palve või ettepaneku hoolikalt läbi lugenud, ja hindab seda kindlasti. Võib-olla teete tulevikus taas koostööd – milleks negatiivset kohe edastada ja inimest liigse karmusega eemale peletada?

Ärge kunagi minge teise äärmusse. Meelitamine ja arvukad kinnitused siira suhtumise kohta on ilmsed märgid ebasiirusest. Ebasiirus põhjustab alati tagasilükkamist.

Meilide koostamine

Paberkandjal sõnumid hakkavad juba vananema. Muidugi ei kao "paber" kirjavahetus kunagi täielikult, kuid mõne aasta pärast muutuvad klassikalistele blankettidele kirjutatud kirjad harulduseks. Üha enam peetakse läbirääkimisi elektrooniliselt. Kaasaegne ettevõtja saadab meili teel palju rohkem kirju kui tavapostiga.

E-postiga saadetavad ärikirjad järgivad samu üldreegleid. Nõuded keelele, stiilile ja toonile, etiketist kinnipidamine – kõik need kohustuslikud elemendid ei muutu. Siiski on elektroonilistel sõnumitel oma eripärad.

Veenduge, et teie sisselogimine oleks kindel või vähemalt piisav. [e-postiga kaitstud]- Hea, [e-postiga kaitstud]- halvasti.
Väga oluline on alati täita väli "Teema". Sellest reast sõltub, kas inimene avab sissetuleva sõnumi. Kui kirjutate inimesele, keda te ei tunne, peaksite proovima leida huvitava pealkirja. Kuid ärge üle pingutage - teemad vaimus "Kiireloomuline!!! Eripakkumine avatud kohe!" põhjustada ainult soovi kiiresti klõpsata ülaosas olevale ostukorviikoonile. Pealkiri peaks koosnema 3-5 sõnast ja kajastama sõnumi sisu.
Kui te ei ole adressaadiga tuttav, kirjeldage lühidalt, kes te olete, kuidas te temast teada saite. Ilma selle kohustusliku sissejuhatuseta võidakse sõnum ekslikult rämpspostiks pidada ja see kohe kustutada.
Ärge keelake seadistustes tsiteerimist – lase eelnev kirjavahetus kuvada allpool, lõike all.
Ekraanilt lugemine on kahtlane nauding. Paberkirja saab kätte ja ainuüksi seetõttu võetakse seda teadvuseta tasandil tõsisemalt kui elektroonilist. Kaaluge seda.
Mida lühem on meilisõnum, seda kiiremini sellele vastatakse.
Kasutage ainult standardseid fonte.
Ärge kuritarvitage tekstivalikut – võite kõige olulisemate punktide puhul kasutada "paksus" kirjas, kuid erinevate värvide kasutamine on vastuvõetamatu.
Ei mingeid "korke". Mitte kunagi. Isegi subtiitrites. Sama kehtib ka kahekordsete kirjavahemärkide kohta.
Eraldage tekst lõikudeks, jättes nende vahele vahed (jätke lihtsalt tühi rida).
Saate e-kirjale lisada pilte või tekstifaile. Lisamaterjalid ja selgitused, kommentaarid, üksikasjalikud üksikasjalikud kirjeldused- kõik see peaks olema lisatud failides, kuid mitte kirja sisus.
Ärikirjavahetuses inimestega, kellega olete loonud usaldusliku suhte (räägime usaldusväärsetest partneritest, usaldusväärsetest vastaspooltest), võite aeg-ajalt kasutada emotikone. See "elustab" suhtlust - emotikonid ekraanil (isegi ärisõnumis) tajutakse üsna positiivselt. Loomulikult ei saa neid kasutada "paber" kirjades.
Kindlasti kirjutage alla. E-kirjades koosneb see tavaliselt 3-6 reast ning sisaldab saatja ees- ja perekonnanime, ametikohta, ettevõtte nime, veebisaidi aadressi ja kontakttelefoni.

Allkirja näide:

Lugupidamisega

Ivan Ivanov

[e-postiga kaitstud]

http://site.com.

Siin on teile ärikirja näidis.

Summeerida

Kuigi see on üsna lihtne, pole hästi kirjutatud ärikirjade näiteid nii palju. Ettevõtjad satuvad kujunduses regulaarselt segadusse, kasutavad ebaõigeid aadresse ja unustavad olulised nüansid.

Loetleme headele ärisõnumitele omased põhijooned:

objektiivsus;
lühidus (soovitav on, et kiri ei võtaks rohkem kui ühe lehe);
esitluse neutraalne toon;
arutlusvõime puudumine, narratiiv, liigne detailsus;
puudumine emotsionaalsed hinnangud;
selge loogiline seos tekstiosade ja üksikute fraaside vahel.

See on omamoodi kontrollnimekiri, mida saate alguses kontrollida. Pärast sadu kirjutatud ja saadetud ärisõnumeid kaob vajadus selle järele. Ärge ignoreerige ülaltoodud reegleid ja pidage meeles: ärikirjavahetuse "pumbatud" oskus suurendab oluliselt teie mainet ja vastavalt ettevõtte mainet.

E-äri kirjavahetuse efektiivsus sõltub suuresti õigest teemast. Saadetud kirjade nimekirja läbi jooksnud, jätab saaja ilmselt päris tööpäeva lõpus teemata kirja, eelistades olulisemat pealkirja.

Teema vormingus "Aleksandrist", "Vitali" ja muud abstraktsed pealkirjad sobivad ainult siis, kui adressaat ootab kirja ja hiljutises vestluses teavitati teda peatsest olulise teabe edastamisest. Kõigil muudel juhtudel on sellised teemad ebaõnnestunud. Need ei kajasta pöördumise põhjust, kirja olemust ja tähtsust.

Heaks teemaks peetakse hästi sõnastatud 2–4-sõnalist lauset. Näiteks: "Aruande projekt kinnitamiseks", " Kommertspakkumine LLC-st "Ärikaubandus", "Kiltkivi tarnimise kohta", "Kiltkivi. Ettepanek läbivaatamiseks.

Vaatamata pöördumise eesmärgile peaks kirja kirjutaja tähelepanu tõmbamisel ettevaatlik olema. Niisiis, märkmed “Kiireloomuline!”, “Direktor isiklikult”, “Tähtis!” tuleks kirja teemas märkida ainult juhtudel, kui sõnum on tõesti ülimalt oluline ja mitte ainult saatja, vaid ka saaja jaoks. Kui iga sama kontaktisiku kirjaga kaasnevad põhjendamatud tähelepanumärgid, lõpetab adressaat neile vastamise ning äärmisel juhul saadab ta kirja musta nimekirja või suunab alluvatele.

Apellatsioonkaebus

E-kiri peab algama sõnumiga. Äärmiselt oluline on kasutada adressaadi täisnime ja kirjutada need vigadeta. Tähelepanelik adressaat, kes märkab oma nimes kirjaviga, kaotab suure tõenäosusega usalduse pöördumise autori vastu ja huvi dialoogi jätkata.

Et seda ei juhtuks, ei tohiks ka massipostituse korral jätta tähelepanuta teksti korrektuur. kaaskiri enne saatmist. Vead peidavad end sageli sisse juhtumilõpud pöördumisel, keeruliste perekonnanimede kirjutamisel. Sõltumata saaja staatusest on õigem pöörduda nime ja isanime järgi, kui need pole teada, siis on lubatud kasutada traditsiooniliselt neutraalseid konstruktsioone: "Tere pärastlõunal", "Tere". Kui kirja autor ja saaja elavad erinevates ajavööndites, on pöördumine lubatud: “Tere päev”, “Head tund”.

Väärtusta enda ja teiste aega

Meil peaks olema lühike, selge ning ilma kaalukate ja tarbetute üksikasjadeta. See kvaliteet on eriti oluline juhtudel, kui elektrooniline kirjavahetus on ärikoostöö alguseks, mitte selle jätkuks.

Pöördumise esimeses lõigus peaks autor end tutvustama, kui kirjavahetust varem ei peetud või see katkes kaua aega tagasi. Selle optimaalne konstruktsioon on traditsiooniline lause: "Te olete mures ettevõtte Business Trade töötaja Vassili Kuznetsovi pärast. Sooviksin jätkata meie vestlust kanali pakkumise ettepaneku kaalumise üle.

Kõik lauses olevad lõpetatud mõtted tuleks loogiliselt jagada lõikudeks, sisestada loendid, sobib kasutada paksu kirja ja allajoonimist, mis parandab lugeja infotaju ja vähendab teemasse sukeldumiseks kuluvat aega. Reeglina koosneb e-kiri harva rohkem kui 3-5 lõigust.

Lõplik ehitus

Lõpetage meilid targalt äriga hüvastijätt stiilis: "Parimate soovidega, ...", "Austusega teile, ..." jne. Kuid selliste lahkumissõnadega nagu "Alati sinu, ..." peaksite olema võimalikult ettevaatlik, kuna mitteametlik toon ja ülemäärane lähenemine on vastuvõtjale kahemõtteliselt tajutavad.

Allkirjale tuleb lisada kontaktandmed. Oluline on ära märkida telefonid, faks, esindatava organisatsiooni ametlik koduleht, aga ka varu e-posti aadress, sest saaja näeb kontaktaadressi kirjas endas.

Dokumendi koostamise käigus tekkinud mõtteid ei tohiks vormistada järelsõnas. Nagu teate, sobib selline hilinenud ideede väljendamine kirjutamiseks ainult isiklikus kirjavahetuses. Jah, ja elektrooniline tippimine võimaldab teil igal ajal apellatsiooni tekstisisu muuta. Kasuta kirjas P.S. võib olla negatiivselt tajutav adressaadi poolt, kellele võib mitte ilma põhjuseta tunduda, et adressaat võttis aega lisateabe harmooniliseks lisamiseks kirja ja otsustas piirduda kiirustava järelsõnaga.