Juhatajaabi: kohustused ja isikuomadused. Juhi isiklik abistaja: kohustused ja nõuded

Ametijuhend on dokument, mis määrab kindlaks töötaja poolt täidetavad ülesanded, määratleb tema töökohustused ja töö piirid.
Kuigi iga eriala või ametikoha ametijuhendite väljatöötamine Venemaa Föderatsioon ei ole tööseadusandlusega reguleeritud, valdavas enamuses tööandjate organisatsioonides (nii riigi omanduses kui ka erasektoris) on see dokument nõutav.

Juhiabi ametijuhend sisaldab võimalikult palju teavet

Ametijuhendi koostamise otstarbekust selgitab asjaolu, et kohtuprotsessi korral on ilma selleta keeruline tõendada töötaja kohustuste täitmata jätmist (ja nende ammendav loetelu on toodud juhendis), kuna töötajaga sõlmitud tööleping sisaldab vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 57 teisele osale ainult ametikohta ja tema üldist tööfunktsiooni.

Ametijuhend võimaldab tööandjal:

1. Põhjendage ametikoha taotleja keeldumist selles kehtestatud nõuetele mittevastavuse tõttu
2. Määrake selgelt üksikute töötajate kohustused
3. Hinda tulemuslikkust nii katseperioodil kui ka pärast seda
4. Põhjendage töötaja ebapiisavust tema ametikohale (võttes arvesse sertifitseerimise tulemusi).

Ametijuhendi olemasolu on kasulik ka töötajale endale, kuna see paneb paika tema tööülesannete ja vastutuse piirid ning keegi ei tohi täita ülesandeid, mida ei ole ette nähtud ei töölepingus ega töökohustustes.

Arendus- ja juhiste jaotised

Juhiste koostamisel kasutavad nad tavaliselt GOST R 6.30-2003 sätteid ja juhtide, spetsialistide ja muude töötajate ametikohtade kvalifikatsiooni teatmeraamatut (Venemaa Tööministeeriumi poolt 1998. aastal heaks kiidetud). Eelnõu vormis juhendi kinnitavad arendajad, lepitakse kokku töötajate esinduskoguga (kui see on olemas) ja kinnitab juhataja.

Juhend jõustub kindlast kuupäevast ja töötaja peab sellega allkirjastamisel tutvuma. Soovitav on anda töötajale selle dokumendi koopia (ka allkirja vastu). Väljakujunenud tava kohaselt sisaldavad juhised standardseid alajaotisi:

1. Üldsätted
2. Töökohustused
3. Vastutus

Oluline on meeles pidada, et juhendit ei koostata ühelegi töötajale, vaid konkreetsele ametikohale/kutsealale. Seetõttu, võttes arvesse konkreetse ametikoha eripära, kehtestavad juhised kohustuste ulatuse, mida töötaja sellel konkreetsel ametikohal täidab.

Juhiabi ametijuhendi tunnused

Juhataja assistent - vastutav ametikoht

Juhatajaabi on eriline ametikoht. Tööfunktsioon Juhiabi tööülesanne on korraldada oma juhi tööd nii tehniliselt kui organisatsiooniliselt.

Koosolekute ja ürituste planeerimine, tööpäeva, nädala või pikema perioodi planeerimine, väljasõitude ja ürituste korraldamine, oluliste dokumentide täitmise jälgimine – need on vaid väike osa kvalifitseeritud juhiassistendi kohustustest.

Ebaõige on tuvastada sekretäri, assistendi, büroojuhataja ja tegevjuhi assistendi ametikohti ja vastavalt ka tööülesandeid. Kui esimestel ametikohtadel on rohkem abifunktsioone, siis juhiabilt nõutakse korraldus- ja haldusfunktsioone. Mitte juhuslikult, kvalifikatsioonikataloog liigitab selle ametikoha juhiks.

Vastavalt sellele esitatakse juhiabi ametikohale palgatavale töötajale kehtestatud nõuded nagu juhtkonnale: alates haridustasemest, lõpetades kvalifikatsiooni ja kogemustega. eelmine töö. Väga olulised on ka isikuomadused.

Kuna ei tööleping ega muud dokumendid ei sisalda üksikasjalikku märget juhiabi pädevuste kohta, peavad need olema võimalikult täpselt kajastatud ametijuhendis. Ametikoha "Juhi assistent" juhiste omadused:

• Lähteülesannete üksikasjalik määratlus
• Juhiste koostamine sarnaselt juhi juhistega (välja arvatud muidugi otsese juhtimise funktsioon ja individuaalsete otsuste tegemine)
• Mõnede kohustuste konfidentsiaalsuse arvestamine
• Suurenenud vastutus ebaaususe eest (arvestades tööandjale kahju tekitamise võimalikke tagajärgi)
• Võimalus täita juhi poolt täiendavalt delegeeritud funktsioone.

Üldnõuded juhiabile

Juhatajaabi ametikohale esitatakse sageli erinõudeid.

Jaotis „Üldsätted“ võib lisaks kogemuse ja hariduse nõuete loetlemisele sisaldada ka vajalikke oskusi, alluvust ja asendamise korda. Enamasti kehtestatakse järgmised tingimused:

1. Kõrgharidus
2. Kogemus (tavaliselt vähemalt 1 aasta, mõnikord rohkem)
3. Võõrkeelte oskus.
4. Oskused ärisuhtlus, kirjad ja etikett
5. Kontoritehnika valdamine
6. Vastupidavus stressile

Lisaks peab sellel ametikohal töötaja teadma kohalikud aktid ettevõtted, saavad töötajate ja juhtkonnaga läbi. Mis puudutab võõrkeeled, teadmisi tasub nõuda vaid neil juhtudel, kui assistent neid oma tööülesannete täitmise käigus praktiliselt rakendab.

Juhiabi ametit pidav isik peab oskama kasutada ja säilitada konfidentsiaalset informatsiooni.

Kohustused ja õigused

Tavaliselt hõlmavad abijuhi kohustused:

• Otsese juhtimisülesannete täitmine
• Juhataja tööaja planeerimine ja koordineerimine
• Läbirääkimiste kontroll ja korraldamine (nii telefoni- kui ka suulised)
• Koostamine ja toimetamine
• Dokumentatsiooni konfidentsiaalsuse ja ohutuse kontroll

Funktsioone nagu kopeerimine, infoandmebaaside pidamine ja muud tehnilised ja tugitööd täidab tavaliselt sekretär (sekretäri assistent). Eduka töö eest antakse juhiabile üsna laiad õigused:

1. Esindada koosolekutel ja telefonivestlustel organisatsiooni huve
2. Nõuda töötajatelt kogu vajalikku teavet ja dokumente juhi juhiste täitmiseks
3. Delegeeritud volituste piires pidada kirjavahetust ja läbirääkimisi, kinnitada dokumente jooksvate probleemide lahendamiseks.

Loomulikult täiendab või muudab iga organisatsioon oma tegevuse iseloomu arvestades töötajatele antud õiguste loetelu.

Vastutuse piirid

Juhiabi ametijuhend võimaldab edaspidi vältida kohtuvaidlusi

Vastutuse kehtestamisel peaksite meeles pidama õigusnorme:

• Ametikohustuste täitmata jätmise eest – vastavalt Töökoodeks
• Sest – haldus-, tsiviil- ja kriminaalõiguse piires
• Sest - vastavalt töö- ja tsiviilseadustiku normidele.

Töötades välja juhiabi ametijuhendi, võttes arvesse kehtivate õigusaktide norme ja konkreetse organisatsiooni tegevuse eripära, saate mitte ainult valida sellisele vastutusrikkale ametikohale sobivaima töötaja, vaid ka vältida võimalikke kohtuvaidlusi tulevik.

Ekspertjuristi arvamus:

Vene Föderatsiooni tööseadustiku artikli 81 punkt 3 sisaldab ülesütlemise põhjuseid tööleping tööandja algatusel. See on seotud töötaja kutsesobivusega. Seda alust peavad kinnitama sertifitseerimise tulemused. Juhiabi ametijuhendi koostamisel on vaja täpsustada kõik spetsialistile esitatavad kvalifikatsiooninõuded.

Isiku töötingimused ja tema tõhusus võivad sõltuda detailsusest ja spetsifikatsioonist. Lõppkokkuvõttes vajab juht tõelist, kohusetundlikku abilist. Samuti peaksime juhtima lugejate tähelepanu asjaolule, et ühel juhil võib olla mitu abilist. Nad võivad spetsialiseeruda tehnilised probleemid, rahaline jne.

On teatud tüüpi juht, kellel ei ole asetäitjaid. Ta teeb kõike ise ja mitmed assistendid aitavad teda selles. Ta teeb kõik otsused üksi. Juhiabi kvaliteetse ametijuhendi koostamiseks on vaja protsessi kaasata juht ise. Muidu jääb see lihtsalt paberitükiks.

Video õpetab, kuidas saada enesekindlaks ja läbida tööintervjuu:

Personali moodustamisel peab mis tahes organisatsiooni juht teavitama palgatud töötajat tema ametikohustustest. Juhise kirjutamisel peab juht hoidma selle sektsioonide jrjekorda ja konkreetset struktuuri.bTavaliselt kirjeldatakse kutseala tunnuseid, mratakse ttaja ametikoht struktuuris, ttajad, tema igused ja kohustused. Juhi abi, nagu ka organisatsiooni teised töötajad, on kohustatud tegutsema ja järgima kõiki käesoleva dokumendi nõudeid.

Juhendi on koostanud juht vastavalt kehtestatud standarditele ja see ei tohiks rikkuda Vene Föderatsiooni töökoodeksit. See tuleb kokku leppida vastavate talitustega (jurist, personaliosakonna juhataja), tutvuda ametikohale kandideerijaga ja allkirjastada mõlema poole poolt. Mõned juristid ei pea aga sellise dokumendi olemasolu ametlike suhete vormistamiseks kohustuslikuks.

Ametikirjelduse teostatavus

Peamine eesmärk:

• juhi abistamine tema igapäevatoimingutes;
• maksimaalne teave töötajatele esitatavate kohustuste, funktsioonide, nõuete kohta;
• kohtuprotsessi korral on lihtsam tõendada ebapiisavust ametikohale;
• lepingust puudumine detailne info konkreetse töötaja funktsioonide ja otseste kohustuste tunnuste kohta;
• võimaldab ametikohale kandideerijal anda põhjendatud keeldumine ametikoha nõuetele mittevastavuse tõttu;
• võimaldab piiritleda organisatsiooni töötajate vahelisi kohustusi;
• võimaldab hinnata iga töötaja tegevust;

Juhiste olemasolu tuleb kasuks ka assistendile endale. Ta teab selgelt oma õigusi ja kohustusi. Ta ei ole kohustatud täitma funktsioone, mida ei ole juhendis täpsustatud.

Ametikirjelduste koostamise regulatiivne ja õiguslik raamistik

Põhimõtteliselt näeb see välja selline:

• Vene Föderatsiooni kehtivad õigusaktid;

Seadusandlus lubab töötajale pakkuda mis tahes funktsioone, kui teda usaldatakse ning tal on selliste probleemide lahendamiseks piisavad teadmised, kogemused ja kvalifikatsioon. Juhime tähelepanu, et juht peab volituse vormistama oma korraldusega.

• töö kirjeldus;

Ametijuhend koostatakse ametikoha eripärasid arvestades ja kehtestab vastutusala. See peaks kajastama juhiabi tegelikult tehtud tööd.

• sisedokumendid:
• organisatsiooni põhikiri, juhtimiskorraldused, sise-eeskirjad ja käitumine.

Assistent peab kiiresti orienteeruma oma tegevust ja temale alluvate ametnike tööd reguleerivas regulatiivses raamistikus. Ta peab uurima föderaalseid, piirkondlikke õigusakte ja organisatsiooni reguleerivaid dokumente.

Ametikirjelduse põhiosad

Struktuur on esitatud töötajate kvalifikatsiooni käsitlevates riiklikes teatmeteostes. See sisaldab kõiki juhiabile esitatavaid põhinõudeid ja näitab tema kohta organisatsiooni struktuuris.

Juhendi peamised komponendid:

• selle üldsätted. Ette on nähtud personali koosseisu võtmise tingimused, vallandamise kord, alluvus organisatsioonis ja abilise asendamise reeglid tema äraolekul. Näidatakse kvalifikatsiooni, hariduse, oskuste, kogemuste taset;
• nõuded ja tema oskused;
• töökohustused. Assistendi põhifunktsioonid on selgelt näidatud;
• volitused. See lõige määrab kindlaks assistendi pädevuse ja õiguste taseme;
• vastutus. Töös tehtud vigade ja rikkumiste eest on ette nähtud erivastutuse üldine tase ning näidatakse nende loetelu (juhi nõudmisel);
• ühendusi antud ametikoha jaoks. Jaotis määratleb ametliku suhtluse ringi teiste meeskonnaliikmetega. Näidatakse, kellega ja millistes konkreetsetes küsimustes on vaja koostööd teha.

Vaatame iga jaotist üksikasjalikumalt.

Üldsätted

Võtmepunktid:

• assistent - spetsialist, kes abistab teda tehnilistes ja dokumentaalsetes küsimustes;
• ametikohale nimetamine ja sellelt vallandamine toimub organisatsiooni juhi korraldusel;
• töö käigus täidab assistent ainult juhi korraldusi ja juhiseid;
• tema äraoleku ajal tagatakse piisav asendaja, näidatakse tema asendaja ametikoht ja antakse organisatsioonile korraldus tema asendamiseks;
• assistendil peab olema spetsialist kõrgharidus. Vähemalt kaks aastat vastavat kogemust. Töölevõtmisel võib olla vajalik lisakoolitus.

Nõuded

Juhatajaassistendi ametikoht võib hõlmata väga erinevaid funktsioone.

Praktikas sellel ametikohal töötav isik võib olla:

• tegelikult tema asetäitja ja aru otse juhile ja ainult temale. Tema alluvuses on sageli teisi töötajaid;
• isiklik assistent. Ta teeb sekretäri tööd ja on vastuvõtualal, lisaks on ta spetsialist. Samas annab ta sekretariaadi funktsioonide osas aru mitte ainult juhile, vaid ka personaliteenistuse juhile.

Sellisel assistendil on palju vähem õigusi ja volitusi kui spetsialistil, kelle ülesanded vastavad juhataja asetäitjale. Tal võib olla keskharidus, eriala kogemust ei pruugita isegi nõuda.

Vale tuvastamine määratud positsioonid. Üks hõlmab peamiselt abifunktsioonide täitmist ning juhiabi täidab organisatsioonilisi ja administratiivseid funktsioone.

Põhinõuded korraldus- ja haldusfunktsiooniga assistendile:

• täitma töölepingu, ametijuhendi nõudeid;
• teadma ettevõtte etiketi ja ärisuhtluse reegleid;
• tunneb põhjalikult dokumendivoogu, aruandlusdokumentatsiooni ja organisatsiooni struktuuri;
• pidada asjatundlikult äriläbirääkimisi;
• oskama koostada olulised dokumendid;
• teavitama juhti oluliste aruannete esitamise valdkonnast;
• töötada arvutiga, kasutada oma otseste tööülesannete täitmiseks kontoritehnikat (skanner ja printer);
• soovitav võõrkeelte oskus (suhtlustasandil);
• oskama koostada tüüplepinguid.

Ettevõtte juht, võttes arvesse oma assistendi ametikoha olulisust, võib täpsustatud nimekirja täiendada, võttes arvesse organisatsiooni ja oma töö eripära.

Juhatajaassistendi kohustused

Vahetult juhiga töötades on assistendil palju kohustusi.

Peamised kohustused on järgmised:

• järgima rangelt kõiki juhtkonna juhiseid ja korraldusi;
• planeerida juhi päevakava järgmiseks päevaks. Töötada välja ja kooskõlastada visiitide ja vastuvõttude ajakava. Esitage ajakava õigeaegselt juhatajale;
• olla juhatajaga kaasas vastuvõttudel ja väljasõitudel;
• vastu võtta külastajaid, koostada juhtkonna külastuste loendeid, vastata telefonikõned ja esitama erinevaid tõendeid vastavalt oma volitustele;
• toetada juhataja tegevust, tehniliste probleemide lahendamist (läbirääkimiste, koosolekute korraldamine, piletite broneerimine, hotellide broneerimine);
• valmistada ette koosolekud, koosolekud, juhtkonna koosolekud, teavitada kõiki osalejaid koosoleku päevakorrast ja ajast;
• pidama protokolli koosolekute, koosolekute, läbirääkimiste käigu ja tulemuste kohta, dokumenteerima nende tulemusi;
• koordineerib organisatsiooni osakondade ja allüksuste tööd, vastavalt juhi juhistele ja korraldustele;
• juhtkonna tähelepanu juhtida struktuurijaotused juhtimiskorraldusi, kontrollida nende täitmise ajastust;
• Vastu võtta, registreerida juhataja poolt allkirjastamiseks esitatud dokumendid ja avaldused ning need juhatajale üle anda;
• koostama juhi nimel kirju, taotlusi ja muid dokumente;
• tagama juhi poolt antud volikirjade arvestuse;
• iseseisvalt suhelda osakondade ja teiste organisatsioonide töötajatega, lahendada mitmeid esilekerkivaid probleeme, mida saab lahendada ilma juhita;
• hankida vajalikku teavet - koguda juhataja nõudmisel nõutud dokumentatsiooni;
• valmistada ette visuaalsed abivahendid, koosolekute läbiviimiseks vajalik dokumentatsioon;
• korraldada kontoritööd, juhtida, kontrollida kontoritöötajate tegevust;
• vastu võtma, registreerima ja esitlema juhatajale juhile saadetud kirjavahetust;
• suhelda külastajatega. Tutvuda organisatsiooni klientide, töötajatega, pidada arvestust ja korraldada külastajate personaalne vastuvõtt juhi juurde. Vasta ka nende küsimustele, mida ta saab ise lahendada.

Lähteülesanne

Assistendi põhivolitused ja õigused:

• registreerima, allkirjastama dokumente oma pädevuse piires;
• saada juurdepääs piiratud avalik juurdepääs teave teadmisvajaduse alusel;
• teiega seotud õppedokumendid ametialane tegevus;
• struktuuri tundma juhtimismeeskond kõik organisatsiooni osakonnad;
• - vormistada kirju, taotlusi, muid dokumente, koostada päringutele vastuseid (juhataja nimel);
• struktuuriüksuste esindajate taotlusel Vajalikud dokumendid, materjale, saada teavet ulatuses, mis on vajalik nende otseste ülesannete täitmiseks;
• tutvuda juhataja tehtud otsuste, korralduste ja juhistega;
• osaleda koosolekutel ja organisatsioonijuhtide koosolekutel;
• esitama juhatajale taotluse struktuuriüksustele oluliste dokumentide andmiseks;
• esitada ettepanekuid oma töö ja ettevõtte tegevuse parandamiseks;
• juhi töökoha korraldamine, tingimuste loomine edukaks ja tõhusaks tööks.

Võttes arvesse organisatsiooni enda eripära ja assistendi töö iseärasusi, saab pakutud volituste ja õiguste loetelu muuta, oluliselt laiendada või vastupidi vähendada.

Tavaliselt on viimases lõigus sätted töötajale kehtestatud vastutusmeetmete kohta.

Assistendi kohustused

Lepingu, ametijuhendi, sisekorraeeskirja, seaduste rikkumise eest määratavad karistused peaksid olema kooskõlas kehtiva seadusandlusega. Tavaliselt reguleerib vastutuse astet Vene Föderatsiooni töökoodeks.

Juhataja assistent vastutab:

• ebaõige täitmine ametikohustused, täitmisest keeldumine;
• nõutavate tööde tegemise tähtaegade rikkumine;
• juhi korralduste, otsuste, otsuste rikkumine;
• tegevused, mis ei kuulu nende pädevusse;
• organisatsiooni partnerite, külastajate, töötajate ebasõbralik, ebaviisakas kohtlemine, ärisuhtluse ja etiketi eiramine;
• organisatsioonile, selle vastaspooltele ja töötajatele tekitatud materiaalne kahju;
• töötajatele valeandmete edastamine;
• ebapiisav kontroll alluvate töötajate tegevuse üle;
• isikuandmete, piiratud juurdepääsuga konfidentsiaalse teabe avaldamine.

Karistused on ette nähtud:

• ametikohustuste täielik täitmata jätmine või ebapiisavalt kohusetundlik (vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustikule);
• õigusrikkumised (vastavalt õigusaktidele: haldus-, tsiviil-, kriminaal-);
• tekitas materiaalset kahju (Vene Föderatsiooni töö- ja tsiviilseadustiku järgi).

Ettenähtud karistus võib olla materiaalsest tasust ilmajätmine, isegi vallandamine. Dokumendi lõpus peaksid olema seda kinnitavate töötajate viisad ja juhiabi allkiri.

Organisatsiooni juht töötab välja juhised, mille kinnitavad: jurist, personaliosakonna juhataja ja töökaitse. Pärast muudatuste ja täienduste tegemist kinnitab juhataja. Märgitakse tema ametikoht, perekonnanimi (selgitusega), kinnitamise kuupäev ja allkiri.

Tema allkiri kinnitab nõustumist muudatuste tegemisel tehtavate muudatustega ja käesoleva dokumendi seaduslikkust.

Järeldus

Juhatajaabi amet on väga mitmetahuline, vastutusrikas, eriline ametikoht. Ta allub otse ainult juhile ja peab laitmatult täitma kõiki tema juhiseid – tema töös peamine. Ta on suurendanud vastutust ebaausa suhtumise eest töösse. Sel juhul võivad tagajärjed põhjustada kahju tööandjale endale.

Assistendil peavad olema erilised isikuomadused: kohusetundlikkus oma ülesannete täitmisel, kohusetundlikkus, seltskondlikkus, nõudlikkus enda suhtes, suutma suhelda suure hulga inimestega. Tal peab olema teatud kaasasündinud karisma ja võlu.

Uurisime üksikasjalikult juhiste komponente, vastutusalasid, funktsioone ja nõudeid. Neid saab lisada ja täpsustada olenevalt organisatsiooni eripärast ja suurusest. Peaasi, et juhised tuleb koostada juhataja poolt ja kooskõlastada vastavate talitustega. Sellele ametikohale kandideerija peab sellega tutvuma isikliku allkirja all ja soovitav on see kätte saada.

Iga juht vajab äriassistenti, kes juhtimisel suur ettevõte, võib teda usaldada paljude oma ülesannete täitmisel. See peab olema vajalike teadmiste, oskuste ja kompetentsiga inimene, keda tuleb kõiges usaldada. Assistent - " parem käsi» juht, tingimata intelligentne, töökas, pädev, usaldusväärne abiline, kes juhi puudumisel suudab teda suuresti asendada. Ega asjata ei liigita kvalifikatsioonikataloog teda spetsialistiks – juhiks.

Administratiivtööks vajab ettevõtte juht sageli abilist. Sellise töötaja ametikohta nimetatakse tavaliselt "haldusassistentiks" või "isiklikuks assistendiks".

Assistendile võib määrata nii jooksvad kohustused juhile töö tegemiseks vajalike tehniliste tingimuste tagamisel (piletite broneerimine, ärikohtumiste, läbirääkimiste korraldamine jne), kui ka ülesanded väiksemate tootmisprobleemide lahendamiseks. Viimasel juhul tähendab see, et haldusassistent saab teatud määral mõjutada personali üldist tegevust ja jälgida talle pandud ülesande täitmist. Delegeeritud funktsioonid võivad hõlmata tehnilist laadi ülesannete täitmiseks vajalikke ülesandeid, mis nõuavad tegevuse sõltumatust ja pakkumist täielik vastutus tulemuste saamiseks (mis võivad hõlmata näiteks personali distsipliini jälgimist, raha kulutamist, teatud ürituste korraldamist jne), aga ka kaebuste läbivaatamist, lahendamist konfliktsituatsioonid või vastavate teenuste kaasamine (st koordineerimis- ja kommunikatsioonitöö ettevõttes).

Haldusassistent vastutab reeglina mitmesuguste finants- ja statistiliste aruannete koostamise, aruannete, korralduste eelnõude jms koostamise eest.

Teatud juhtudel võib administraatori assistent esindada juhi huve, rääkida tema nimel, pidada tehnilisi läbirääkimisi, mis ei nõua koheseid otsuseid, teatada nende tulemustest juhile, edastada personalile juhi üksikuid otsuseid, täita sekretäri ülesandeid. , jne.

Mõnikord võivad tema volitused olla oma olemuselt laiemad ja esindavad tegelikult esimest (madalamat) haldusjuhtimise taset.

I. Üldsätted

1. Haldusassistent kuulub spetsialistide kategooriasse.

ärisfäär.

3. Haldusassistent peab teadma:

3.1. Ettevõtte juhtimisstruktuur.

3.2. Ettevõtte sise- ja välispoliitika.

3.3. Kaasaegse kontori ülesehitus ja varustus.

3.4. Esinduspõhimõtted valitsusorganites ja organites kohalik omavalitsus, kolmandate osapoolte organisatsioonid.

3.5. Manustamise põhimõtted ja meetodid.

3.6. Kontori standardid.

3.7. Eetika ja esteetika alused.

3.8. Ärisuhtluse reeglid.

3.9. Kaasaegsete infotehnoloogiate abil süstematiseerimise, arvestuse ja dokumenteerimise kord.

3.10. Sisereeglid tööeeskirjad.

II. Töökohustused

Haldusassistent:

1. Planeerib juhi tööpäeva (koosolekud, kõned, vastuvõtt jne).

2. Pakub tehnilist tuge juhi tegevustele (transpordi, piletite tellimine, koosolekute, läbirääkimiste korraldamine jne)

3. Läheb juhi juhiste alusel lühiajalistele töölähetustele, et lahendada juhi poolt tuvastatud probleeme.

4. Käib juhiga koosolekutel, väljasõitudel jne kaasas.

5. Osaleb läbirääkimistel, ärikohtumistel, erivastuvõttudel; peab protokolle ja muid dokumente, mis dokumenteerivad koosolekute ja läbirääkimiste kulgu ja tulemusi.

6. Suhtleb ettevõtete, riigiasutuste ja kohalike omavalitsustega juhi poolt tuvastatud ja juhi vahetut osalust mitte eeldavate küsimuste lahendamiseks.

7. Juhi ülesandel kooskõlastab üksikküsimused struktuuriüksuste töötajatega, edastab neile juhi korraldused ja korraldused; kontrollib juhiste ja korralduste täitmist.

8. Kogub juhile vajalikke materjale ja informatsiooni, koostab analüütilisi, info-, teatme- ja muid materjale ning esitab need juhile.

9. Teostab bürootööd, võtab vastu juhatajale adresseeritud posti- ja telegraafisaadetisi, peab nende arvestust ja registreerimist ning annab üle juhatajale.

10. Lepib kokku aja juhatajaga ja korraldab külastajate vastuvõtu.

11. Saab juhataja nimel riigiorganitelt ja kohalikelt omavalitsustelt juhile vajalikke dokumente ja informatsiooni.

12. Täitma juhi ühekordseid korraldusi personali töö korraldamiseks juhi määratud suunas.

13. Täitma muid juhipoolseid korraldusi ametisuhete raames.

III. Õigused

Haldusassistendil on õigus:

1. Allkirjastage ja kinnitage oma pädevuse piires dokumendid.

2. Tutvuda dokumentidega, mis määratlevad tema õigused ja kohustused ametikohal, soorituse kvaliteedi hindamise kriteeriumid töökohustused.

3. Ettevõtte allüksuste juhtkonnalt ja spetsialistidelt nõuda oma ametiülesannete täitmiseks vajalikke andmeid ja dokumente.

4. Nõuda juhatajalt organisatsiooniliste ja tehniliste tingimuste tagamist ning ametiülesannete täitmiseks vajalike kehtestatud dokumentide koostamist.

IV. Vastutus

Haldusassistent vastutab:

1. Käesolevas ametijuhendis sätestatud tööülesannete mittenõuetekohase täitmise või täitmata jätmise eest - Vene Föderatsiooni kehtivate tööseadustega kehtestatud piirides.

2. Oma tegevuse käigus toimepandud süütegude eest - Vene Föderatsiooni kehtivate haldus-, kriminaal- ja tsiviilõigusaktidega kehtestatud piirides.

3. Põhjustamise eest materiaalne kahju ettevõte - Vene Föderatsiooni kehtivate töö- ja tsiviilseadustega kehtestatud piirides.

Juhi assistent on ametikoht, mis esineb peaaegu kõigi Venemaa suur- või keskmise suurusega ettevõtete personalistruktuuris. Sageli peetakse sellel ametikohal töötavaid spetsialiste sekretärideks, kellel on väga piiratud hulk funktsioone ja vastutust. Kuid see on täiesti vale lähenemine kõnealuse ametikoha eripära mõistmiseks. Juhatajaabile võib anda kõige laiem valik volitusi. Nõuded tema kvalifikatsioonile ja pädevusele võivad olla väga kõrged. Millised on ametikoha eripärad? me räägime? Millised on tüüpilised juhiassistendi õigused ja kohustused Venemaa ettevõttes?

Positsiooni eripära

Mis ametikoht see on - "juhiabi"? Millised on sellise töötaja kohustused? Enamasti viitab ametikoht “juhiabi” sekretärile. Harvadel juhtudel tähistab see fraas asedirektori ametikohta - kuid see on reeglina väikeettevõtete jaoks tüüpiline. Enam-vähem suurtes ettevõtetes taanduvad juhi isikliku abistaja ülesanded peamiselt sekretäri funktsioonidele. Milline täpselt? Esiteks on see kontoritöö, töö kirjavahetusega, erinevate koosolekute ja muude ürituste korraldamisega seotud probleemide lahendamine, millega ettevõtte juht on otseselt seotud. Juhataja sekretäri (assistendi) tööülesannete hulka kuulub peaaegu alati ka kontoris telefonikõnedele vastamine.

Mõnel juhul eristatakse vastav positsioon mitut tüüpi. Seega sekretärid, kes eelkõige täidavad tehniline töö- telefonikõnede vastuvõtmist, kirjavahetuse töötlemist jne nimetatakse referentideks. Omakorda nimetatakse büroojuhtideks neid spetsialiste, kes vastutavad ürituste korraldamise ja kontoritöö eest. On seisukoht, et sellisel ametikohal nagu juhiabi eeldatakse, et kohustused ja volitused on laiemad kui tavaliste sekretäride ametikohtadel. Eelkõige võivad need väljenduda isikliku kohaloleku vajaduses üritustel, millest juht osa võtab - ettevõttepeod, äriläbirääkimised, puhkused. Sel juhul võib assistent vastutada juhi koostatud ettekannete või ülemuse üritusel osalemise mainekomponendi eest. Võib märkida, et tööraamatutes on juhiabi ametikoht kõige sagedamini tähistatud kui "sekretär".

Nõuded juhiabile

Vaatleme sellist aspekti kui tüüpilisi nõudeid "juhiabi" kandidaatidele. Tööülesanded, mida töötajalt vastaval ametikohal oodatakse, nõuavad teatud oskused ja kvalifikatsioon. Nende konkreetne nimekiri sõltub suuresti sekretäri töö spetsiifikast. Seega, kui juhiabi tegevus hakkab eelkõige vastama juhendaja ametikohale, siis nõuded sel juhul nii karmid ei ole: keskharidus, minimaalne töökogemus, põhioskused arvutiga töötamiseks ja kontoritehnika. Kui aga juhiabi pädevusse kuuluvad mõned juhtimisfunktsioonid, siis nõuete loetelu on sel juhul suurem ja töökohustusi haarab rohkem kõrge tase sekretäri kohale kandideerija kvalifikatsioon.

Tüüpiline oskuste kogum, mis juhiassistendil enamasti peaks olema, on: tavaliste võõrkeelte oskus, populaarsete keelte tundmine. arvutiprogrammid dokumentide, piltide, esitlustega töötamiseks. Juhiassistendi kvalifikatsiooninõuete oluline aspekt on isikuomadused. Nende hulka kuuluvad viisakus, tähelepanelikkus, hea tahe, vastutustunne ja valmisolek uute probleemide lahendamiseks. Paljude organisatsioonide juhiabi kohale kandideerija eelistatud vanusevahemik on 18-35 eluaastat. Kuid loomulikult on ettevõtteid, kes hindavad eriti töötaja kogemust ja palkavad seetõttu meelsasti palju vanemaid inimesi.

Paljud ettevõtted eelistavad samal ajal värvata spetsialiste, kellel pole palju kogemusi, tööks, mis hõlmab juhiabile omaste funktsioonide täitmist. Selle põhjuseks võib olla selle ärisegmendi eripära, milles ettevõte tegutseb. Mõnel juhul on parem koolitada töötaja töötama ettevõttes, mis suhteliselt nullist avas esimese Venemaa nutitelefonide ja tahvelarvutite mikroprotsessorite tootmise, sukeldudes sellise kõrgtehnoloogilise äri kõigisse vajalikesse nüanssidesse. segment, kui püüda kogenud inimesele selgitada, et vanad ülesannete lahendamise meetodid mõnel juhul ei tööta.

Põhilised kohustused

Vaatleme üksikasjalikumalt vastutust, mis sellist juhiabi ametikohta iseloomustavad. Eespool märkisime, et need taanduvad suuresti sekretärifunktsioonidele. Kuid see ei ole alati nii. Tihti juhtub, et ettevõtte juhiabi, eriti kui räägime suurest organisatsioonist, on seotud võtmetähtsusega juhtimisotsuste tegemisega. Ta saab olla kaasas läbirääkimistel, milles ülemus osaleb – ja mitte ainult tehnilises aspektis, vaid ka osaleda asjakohastes dialoogides, avaldada arvamust ja nõu.

Paljudel juhtudel võib juht delegeerida mõned oma funktsioonid oma assistendile – näiteks teavitada ettevõtte meeskonda mis tahes olulistest asjadest. juhtimisotsused. Loomulikult teeb töötaja kõnealusel ametikohal sageli tööd, mis on seotud oma ülemuse tegevuse mugavuse tagamisega – oma kontoris optimaalse mikrokliima tagamise osas on alati nii-öelda värske tee, et põhiline juhi poolt kasutatav varustus on stabiilne.toimiv.

Töörežiim

Seega teame nüüd, millised on töökohustused, mis sellist juhiabi ametikohta iseloomustavad. Meie järgmiseks ülesandeks on uurida töötaja töörežiimi eripärasid vastaval ametikohal. Loomulikult täidab assistent üldjuhul oma tööülesandeid tööseadustikuga kehtestatud graafiku alusel ehk 8-tunnise tööpäeva raames 5 päeva nädalas. Kuid praktikas on võimalikud olulised kõrvalekalded vastavast režiimist. Sarnased stsenaariumid võivad olla tüüpilised sellistele ametikohtadele nagu lisakohustustega juhiassistent.

Fakt on see, et sellel ametikohal töötav spetsialist saab olla seotud mitte ainult oma ettevõtte asjadega, vaid ka probleemide lahendamisega, mis pole otseselt seotud ettevõttesisese tegevusega. Seega saab vastavate volitustega assistendi saata töölähetustele, seminaridele ja konverentsidele. Samuti saab töötaja täita teatud vahenduskohustusi oma juhendaja ja teistes organisatsioonides töötavate juhtide vahel – näiteks dokumendivoo või ühisprojektide elluviimise osas. Loomulikult võib selliste probleemide lahendamise töögraafik olla kaugel sellest, mis on ette nähtud tööseadustikuga. Tegelikult muutub see ebaregulaarseks, sageli kauemaks kui tavaline 8 tundi.

Vaatame, milline võiks välja näha juhiabi ametijuhend. Vastava dokumendi ülesehitus algab reeglina üldsätetest. Need võivad näidata, et juhiabi kuulub spetsialistide kategooriasse. Seega saab ettevõte juba kohaliku õigusallika tasandil fikseerida asjaolu, et kõnealusel ametikohal olev isik ei ole juht (mitte direktori asetäitja). Tõenäoliselt - sekretär või näiteks juhi isiklik assistent, kellel on täiendavad kohustused.

Assistendi ametijuhend: üldsätted

Ametijuhendi “Üldsätted” võivad sisaldada ka spetsialisti kvalifikatsiooninõudeid kajastavat keelt. Näiteks, et juhiabil peab olema erialane haridus ja teatav töökogemus. Mõnikord on ametijuhendi samas osas määratud tegevusvaldkond, milles inimesel on soovitav tegevuste läbiviimise kogemust.

„Üldsätted” märgivad põhipädevused töötaja. Neid saab väljendada nõuetes teadmistele ettevõtte juhtimisstruktuurist, sise- ja välispoliitika tööd andev ettevõte, ettevõtte ja ametiasutuste ja muude organisatsioonide vahelise suhtluse põhimõtted, kontoritööd iseloomustavad standardid, reeglid ärisuhtlus, samuti ettevõttesisesed tööeeskirjad.

Assistendi töökohustused

Juhendi järgmine oluline jaotis on "Töökohustused". Millised on selle eripärad? IN see jaotis Peamiselt fikseeritakse juhiabi funktsionaalsed kohustused. Need võivad olla: ülemuse tööpäeva planeerimine (kohtumiste, kõnede, intervjuude osas), juhi töö tehnilise toe korraldamine (transpordi tellimise, ärikohtumiste korraldamise osas), töölähetustel osalemine, äriläbirääkimised, protokollide ja muude dokumentide pidamine, ettevõtte juhtide ja ettevõtte muude struktuuride vahelise suhtluse tagamine, riigiasutustega suhtlemise pidamine.

Assistendi õigused

Ametijuhend sisaldab alati õigusi, mis juhiabil on. Ametikoha spetsiifikast tulenevaid kohustusi täiendavad alati ka vastavad eelistused. Niisiis, millised õigused on töötajal kõnealusel ametikohal? Huvitaval kombel on ettevõtte juhi assistendi kohustused nendega üsnagi korrelatsioonis. Näiteks tekib teatud dokumentide allkirjastamise ja kinnitamise õigus seoses vajadusega perioodiliselt selliste allikatega töötada. Näide teise töötaja õigusest vastav positsioon— nõuda vahetu juhtkonna, aga ka ettevõtte teiste spetsialistide käest dokumentidesse lisamiseks vajalikku teavet. Juhiabil on ka õigus nõuda ülemuselt mugavate töötingimuste tagamist. Inimese tööülesannete hulka võib kuuluda perioodiline dokumentide saatmine ja vastuvõtmine – need protseduurid tuleb läbi viia erinevate tehnilisi vahendeid. Sekretäril on õigus eeldada täielikku juurdepääsu sellele.

Assistendi vastutus

Niisiis oleme uurinud, millised on juhiabi kohustused ja milline võib olla tema õiguste ulatus. Kuid enamikus kõnealuse profiili spetsialistide ametijuhendites on veel üks jaotis - "Vastutus". Milline sõnastus võib selles esineda? Juhi assistent vastutab enamasti: ebaõige täitmine kõnealuses juhises sätestatud kohustused, kuid Vene Föderatsiooni töökoodeksis sätestatud piirides; süütegusid, mille ta toime pani oma tegevuse käigus – jällegi piires Venemaa seadusandlus; ettevõttele kahju tekitamise eest - Vene Föderatsiooni töö- ja tsiviilkoodeksis ning muudes õigusallikates kehtestatud piirides.

Kokkuvõte

Niisiis oleme uurinud sellise juhiabi ametikoha eripära, kohustusi ja nõudeid, mis seda ametikohta ettevõtte personalistruktuuris iseloomustavad. Vastavat tööd tegev spetsialist täidab enamasti sekretäri ülesandeid, kuid võib olla oluliselt laiemate volitustega. Harvadel juhtudel vastab „juhiabi” mõiste asedirektori ametikohale, kuid see on tüüpiline peamiselt väikeettevõtetele.

Sõna „juhiabi” „klassikalises” tõlgenduses võib vastaval ametikohal oleva inimese töö olla lähedane assistendi, ametniku või näiteks büroojuhi funktsioonidele. IN tööraamat juhiabi kirjutatakse tõenäoliselt kui "sekretär" või "assistent", kuigi palju sõltub loomulikult konkreetses organisatsioonis vastuvõetud ettevõtte standarditest.

Vajadus kutsuda tööle kõnealuse profiili spetsialiste iseloomustab enamiku Venemaa ettevõtete juhtide tegevust. Tõhus töö tippjuht sõltub sellest, kui hästi tema assistent tema probleeme lahendab – praktilise ettevõttejuhtimise seisukohalt pealtnäha teisejärgulised, kuid tegelikult organisatsiooni jaoks äärmiselt olulised. Sekretäri töö on meeskonna kommunikatsioonistruktuuris kõige olulisem, mida juhib ettevõtte juht.

Pange tähele, et paljud ettevõtted kasutavad korraga mitme abidirektori ametisse nimetamist. Kuid igaühe staatus ja volitused võivad erineda. Üks spetsialist võib vastutada sekretärifunktsioonide eest, teine ​​võib olla büroojuhataja ja kolmas olla juhatajaga üritustel kaasas. Samas saavad personalijuhid praktiseerida töötajate vahetatavust vastavate tegevusvaldkondade piires.

I.Üldsätted.

Käesolevas ametijuhendis on määratletud juhi isikliku abistaja, edaspidi “Ettevõte”, õigused, kohustused ja vastutus.

II.Õigused

Isiklikul abistajal on õigus:

1. Esindada Seltsi suhetes teiste organisatsioonidega, esindada Seltsi huve kolmandatest isikutest organisatsioonides juhtkonnaga kohtumiste ja telefoniühenduste korraldamisel.

2. Taotlege ja saage vajalikke materjale, dokumente, teavet teiste osakondade töötajatelt ettevõtte juhtkonna ja vahetu juhi korralduste täitmiseks.

3. Ametlike kohustuste piires allkirjastavad ja kinnitavad dokumendid, nimelt: kaaskirjad väljaminevate fakside, päringute jaoks; ühekordsete piletite taotlusi administratiivhoonesse sisenemiseks.

4. Iseseisvalt pidada kirjavahetust / läbirääkimisi väliste organisatsioonidega jooksvate küsimuste lahendamisega seotud küsimustes, mis ei nõua kõrgema juhtkonna otsust ja teiste töötajate nõusolekut, nimelt selgitavat laadi - tööga seotud jooksvate küsimuste lahendamiseks. juhtimise või korralduste täitmise ajakava, mis ei too kaasa kohustusi.

IV.Vastutus

Juhtkonna isiklik assistent vastutab:

1. Käesolevaga ettenähtud ametikohustuste mittenõuetekohase täitmise või täitmata jätmise eest Töö kirjeldus, - Vene Föderatsiooni kehtivate tööseadusandlusega määratud piirides.

2. Oma tegevuse käigus toimepandud süütegude eest - Vene Föderatsiooni kehtivate haldus-, kriminaal- ja tsiviilõigusaktidega määratud piirides.

3. Materiaalse kahju tekitamise eest - Vene Föderatsiooni kehtivate töö- ja tsiviilseadustega määratud piirides.

Ühiskonna töötaja

________________/____________/

Personaliosakonna juhataja

___________________/_________/

staabiülem

___________________/_________/

Teave ärivõrgustiku RB.RU veebisaidilt