Tööaja planeerimise meetodid. Planeerige oma aega tõhusalt

Tuntud Saksa spetsialist juhtimisvaldkonnas L. Seiwert töötas välja teatud reeglid tööaja planeerimiseks:

1. Planeerige oma tööpäeva 60%, jätke 20% ettenägematute ülesannete täitmiseks ja 20% loominguline tegevus(näiteks professionaalne areng).

Dokumenteerige ja kontrollige hoolikalt ajakasutust, mis võimaldab teil sellest selge ettekujutuse, tuleviku vajaduse ja õige jaotuse kindlaksmääramise.

3. Eristada eelseisva perioodi ülesanded pika-, kesk- ja lühiajalisteks, seades tegevuste prioriteedi nende lahendamiseks.

4. Lõpeta alati järjekindlalt alustatu.

5. Tee paindlikke plaane.

6. Planeerige vastavalt meeskonna võimalustele arvutatud ülesannete tegelik maht.

7. Kasuta aja planeerimiseks spetsiaalseid blankette ja kaarte.

8. Kandke lahendamata ülesanded automaatselt järgmise perioodi plaanidesse.

9. Kajasta plaanides mitte ainult tegevusi ennast, vaid ka oodatavaid tulemusi.

10. Sea paika täpsed ajapiirangud ja varu selle või teise juhtumi jaoks täpselt nii palju aega, kui see tegelikult võtab.

11. Rakendada enesedistsipliini põhimõtet, määrates igat liiki tööde teostamiseks täpsed tähtajad.

12. Määrake juhtumite prioriteedid.

Nagu praktika näitab, on tööaja kaotuse peamised põhjused: 1) ebaselgus eesmärkide seadmisel ja prioriteetide seadmisel; 2) tööaja planeerimise puudumine või selle nõrk korraldus; 3) alluvate madal distsipliini tase; 4) nõrk juhtimine, suutmatus töötada alluvate, partnerite, külalistega.

Tööaja planeerimine on juhi üks peamisi ülesandeid, nagu ka organisatsiooni kui terviku tegevuse planeerimine. Meie riigis pole juhid veel õppinud sellega toime tulema ja pühendavad sellele protsessile 4 korda vähem aega kui Ameerika kolleegid. Nagu Lääne majandusteadlased märgivad, tuleb planeerimist alustada ülesannete selgest sõnastusest. Selleks koostatakse nimekiri juhtumitest ja võimalikest takistustest, mille ületamiseks on vaja eraldi aega. Selle loendi analüüs tulevikus võimaldab teil plaani kohandada ja ebaolulisi punkte kõrvaldada. Lisaks võimaldab ajaplaneerimine juhtkonnal oma ideid kriitiliselt reflekteerida ja leida tõhusaid viise oma otsused õigeaegselt, luues teatud ajareservi. Planeerimine võimaldab juhil keskenduda peamisele, võttes arvesse põhiprobleemide lahendamise ajastust ja aega.

dachas. Planeerimise tulemusena paraneb tööpäeva ülesehitus ja tekib ajakava koostamise võimalus.

Plaan näeb ette probleemide lahendamise ratsionaalses järjekorras. Eelkõige planeeritakse kindla tähtajaga tööd või kõige töömahukamat, aeganõudvamat tööd. Ebameeldivate asjade edasilükkamine on ebasoovitav, parem on teha need enne teisi. Edasi on plaanis rutiinne töö ja igapäevaste tööülesannete täitmine. Viimasena on kavas sekundaarsed ja episoodilised juhtumid, mis ei nõua palju aega (jooksva kirjavahetuse lugemine, töökohtadel ringikäimine). Peaasi - planeerimisprotsessis määratakse juhtumite lõpetamise täpne tähtaeg.

Juhtub aga nii, et eelseisvat planeeritud töömahtu ei jõuta sisse antud aega ja siis tuleb need hilisemale kuupäevale edasi lükata.

Planeerimise eelduseks on hoolikas aja dokumenteerimine ja kontroll selle kasutamise üle. Ajakasutusplaane on mitut tüüpi: pikaajaline, keskmise tähtajaga ja lühiajaline.

Pikaajaliste plaanide abil määratakse aastateks, mõnikord aastakümneteks kavandatud suurte elu* eesmärkide elluviimiseks vajaliku aja struktuur.

See võib olla hariduse, edutamise jms töö. Keskpika perioodi plaanid on aastaplaanid, milles on eraldatud aega suurte spetsiifiliste tootmisülesannete lahendamiseks.

Lühiajaline – sisaldab keskpika ja pikaajalisi plaane täpsustavate probleemide lahendamise aja jaotust. Nende hulka kuuluvad: kvartaalne, kuu, kümnepäevane, kord nädalas ja iga päev. Kuuplaanidega alustades käib ajaarvestus juba tundides. Lühiajaliste plaanide hulgas on kõige olulisem igapäevane. See hõlmab mitte rohkem kui tosinat probleemi, millest kolmandik on peamised, mida esmajärjekorras rakendatakse. Need asjad, nagu ka kõige ebameeldivamad, on tavaliselt planeeritud päeva esimesse poolde (hommikul). See võimaldab need õhtuks valmis saada. Päevaplaanis on homogeensed ülesanded koondatud plokki, mis säästab oluliselt aega ja võimaldab mitte hüpata ühelt ülesandelt teisele.

Arvestatakse päevakavas ja vaheaegades. Need määratakse inimese töötulemuste ja tööpäeva algusest möödunud aja järgi. Väsimus suureneb aja pikenedes tööpäeva algusest, loomulikult vähendab see juhi või spetsialisti tööviljakust.

AT kaasaegne maailm päevaplaanide koostamisel võetakse arvesse individuaalsete biorütmide iseärasusi. Tööpäev tuleb planeerida nii, et kõige raskemad tunnid langeksid "tipptulemusele". See "lõokese" "tipp" on hommikul, "tuvid" on kõige aktiivsemad keset tööpäeva ja "öökullid" - õhtul.

Kõigi planeerimistehnikate ja -meetodite tundmine võimaldab teil ülesandeid õigesti jaotada sõltuvalt nende keerukusest, raskusastmest, vastutusest, pingest tööpäeva jooksul ja neid optimaalselt vahelduda.

Parim variant päevaplaani fikseerimiseks on selle kirjalik esitlus. See ei lase ignoreerida sinna pandud asju, koormab mälu, distsiplineerib, muudab töö fokusseeritumaks. Ka kirjalikult on lihtsam plaani täitmist analüüsida.

Planeeringu väljatöötamine (koostamine) toimub eelneval õhtul mitmes etapis: sõnastatakse ülesanded (kuu- või kümnepäevasest plaanist üle kantud, eelmise päeva plaanist üle kantud, tänaseni lahendamata), vajalikud töötunnid nende lahendamiseks määratakse kindlaks, jäetakse “aknad” vajadusel kiireloomuliste probleemide lahendamiseks, iga töötunni järel planeeritakse 5-10-minutilisi pause, tuuakse esile prioriteetsed ülesanded.

Juhataja tööplaan täpsustatakse hommikul koos sekretäriga, arvestades ootamatult tekkinud uusi asjaolusid. Üldjoontes peaks päevaplaan olema paindlik, samas peaks see selgelt kinni pidama inimeste (külastajate, koosolekute jms) kutsumisega seotud reeglitest.

Lühidad järeldused peatüki kohta

Tööaeg on tootmise kõige olulisem tegur, mille hoolikas kasutamine võib tohutult mõjuda. Kuid sellise suhtumise keskmesse tööaega on sügav uurimine selle kulude struktuur ja kasutamata reservide tuvastamine.

Tööajakulu analüüs viiakse läbi ajaarvestuse ja tööaja pildistamise abil, mida sageli nimetatakse ka ajadiagnostikaks, mis võimaldab tuvastada selle olulisi kadusid ja määrata võimalusi selle kasutamise parandamiseks.

Suur roll tööaja kasutamise parandamisel on selle planeerimisel, mis on juhi üks peamisi ülesandeid. Just tööaja planeerimine võimaldab juhil keskenduda peamisele, arvestades põhiülesannete lahendamise ajastust ja aega.

Teostajate ja juhtide tööaja normeerimine ja planeerimine tõstab oluliselt selle kasutamise efektiivsust ja parim viis mõjutab osakondade tegevuse lõpptulemusi.

SISSEJUHATUS

Enamiku kaasaegsete juhtide tööaeg on viimseni täis, tööpäev ei ole normeeritud ja ometi ei suudeta sageli kõiki planeeritud ülesandeid ettenähtud tähtajaks täita. Samal ajal kasvab abitustunne probleemide laviini ees, mis nõuavad kiiret sekkumist, ja tunne, et ajapuudus, nagu ka õhupuudus, viib selleni, et probleemid lihtsalt muserdavad inimese. Kõik see toob kaasa stressiseisundi, mis olukorda veelgi süvendab.

Selline olukord sisse kaasaegne ühiskond on laialt levinud ja mitte ainult juhtide seas. Kindlasti mäletab iga inimene palju juhtumeid, kui ta pidi ühe päeva jooksul lahendama palju probleeme, külastama paljusid kohti, samas kui ta ei suutnud otsustada, millises järjekorras oleks kõige parem seda kõike teha, ja arusaam, et seda pole võimalik kohe teha. ja kiiresti lahendada ajajaotuse probleem, et selle tõttu ei saa aega või jääb millestki olulisest ilma, see on väga masendav, ajab närvi, rikub tuju, mis lõppkokkuvõttes mõjutab negatiivselt su enesetunnet, sooritust ja vähendab tõenäosust et kõik selleks päevaks planeeritud saab teoks .

Sellises olukorras saab ainsaks lahenduseks olla ainult spetsiaalsete võtete ja meetodite kasutamine, millel on ajaplaneerimise üldnimetus. Sõna "ajajuhtimine" on tõlgitud inglise keelest kui "ajajuhtimine", kuid tuleb märkida, et aega ei saa juhtida. Tõepoolest, igal inimesel on rangelt määratletud aeg ja kõigi inimeste jaoks on see sama. Selle kogust või voolukiirust on võimatu kuidagi mõjutada. "Ajajuhtimine" on lihtsalt kõlav nimetus sellele, mis sisuliselt on enda, organisatsiooni, inimeste juhtimine, et kiirendada probleemide lahendamist, sündmuste elluviimist, tööde sooritamist, tegusid. See on kõige ratsionaalsema ajakasutuse juhtimine.

TÖÖAEG JA SELLE PLANEERIMINE

Juhataja töö bioloogiline rütm

Inimese päevane töövõime muutub tavaliselt füsioloogiliselt määratud M-kujulise kõvera järgi, millel on kaks selgelt piiritletud aktiivsuse tippu. Need piigid vastavad tipptulemusele ajavahemikus 10.00–12.00 ja 16.00–18.00. Minimaalne jõudlus langeb reeglina 14 tunnile ja 18 tunni pärast toimub äritegevuse langus.

Kuid need on üldised tendentsid, mida täheldatakse enamuses, kuid iga inimene on individuaalne ja tal on oma M-kõver.

Lisaks on ammu teada, et peaaegu kõiki inimesi võib liigitada kas "lõokesteks" või "öökullideks". "Lõokesed" ärkavad hommikul vara, päeva esimesel poolel tunnevad nad end rõõmsameelse ja energilisena. Nende efektiivsus sellel ajaintervallil on kõrge, kuid õhtul see langeb, siis tekib unisus ja nad lähevad varakult magama. "Hommik on õhtust targem" on nende peamine moto.

"Öökullid" jäävad magama reeglina üsna hilja ja ärkavad muidugi hilja. Tõusevad vaevaliselt üles, sest hommikul tuleb sügav uni. "Öökullide" efektiivsus suureneb järk-järgult lõunast õhtuni.

Teadlased eristavad ka kolmandat tüüpi inimesi - need on arütmikud, kelle jõudlus on kogu päeva jooksul peaaegu sama. Sellesse tüüpi kuuluvad peamiselt füüsilise tööga tegelevad inimesed.

Individuaalne rütm võib oluliselt erineda tööpäeva algusest ja lõpust, kehtestatud lõunapausist tööl või ettevõttes. Seetõttu on vaja välja töötada personaalsete biorütmide uurimise programm, mis võimaldab teada saada, kuidas muutuvad töövõime, produktiivsus, tähelepanu päeva jooksul, nädalapäevade ja kuude lõikes. Lihtsaim viis on lisada need mõõtmised oma igapäevasesse ajakavasse. Kuidas ajastust läbi viia, kaalume hiljem. Pärast iganädalaste mõõtmiste tegemist koostage oma kõver M. Võrrelge individuaalseid tulemusi sõltuvusega, mida täheldatakse enamikul inimestel.

Saadud tulemused on väga olulised, kuna nüüd on võimalik kohaneda tootmise või ettevõtte töörežiimiga. Mõned juhid on kohandanud või kohandamas alluvate tööd oma bioloogilise rütmiga.

Laadimise ühtsus tundide kaupa. Teades üldiseid looduses liikumise seaduspärasusi, sh planeeritud ülesannete elluviimist, on soovitav töötada ühtlaselt. Siinkohal on paslik tuua analoogia auto liikumisega. Loomingulised või füüsilised jõupingutused on kõige tõhusamad, kui töötate päeval ilma "kiirenduse" ja "pidurdamiseta". Seetõttu on praktiline soovitus laadida tunnid võimalikult ühtlaselt.

Ajakava "konsolideerimine". Kui tööplaan on sõnastatud, siis võib-olla, aga suure tõenäosusega kindlasti, jääb osa juhtumeid, mis ajakavasse ei lähe. Nendel juhtudel on soovitatav ajakava "tihendada".

Soovitatav on kaaluda kahe või enama juhtumi kombineerimise võimalusi. Näiteks koristades, korda seades jne kuulake kursust võõrkeel. Kui aga teha iga päeva jooksul mitut asja korraga, siis varem või hiljem tuleb psühholoogiline väsimus peale. Seetõttu ei ole soovitatav seda tehnikat kuritarvitada.

Järgmise päeva ajakava koostamisel on soovitatav arvestada paljude ärimeeste, juhtide ja keskastmejuhtide kogunenud kogemustega. Näiteks ei saa te ajastada rohkem kui 3-4 koosolekut, maksimaalselt 10-15 telefonivestlust või 1-2 koosolekut või vestlusi mitte rohkem kui nelja alluvaga (iga vestluse jaoks 10-45 minutit).

Aja planeerimine

Ajajuhtimine kui ajajuhtimissüsteem sisaldab mitmeid elemente, mis kooskasutades võimaldavad oluliselt vähendada erinevate tootmisprotsesside läbiviimiseks kuluvat aega. Nendeks elementideks on tööaja kasutamise analüüs, eesmärkide seadmine, mida juht ajaplaneerimise käigus saavutada soovib, tööaja planeerimine, erinevate meetodite väljatöötamine ajaressursside ebaratsionaalse kasutamise põhjuste vastu võitlemiseks. Vaatamata sellisele küllaltki harmoonilisele ajajuhtimise süsteemile ei tasu seda siiski võtta aksioomina, sest iga inimene suudab ainukesena lahendada aja ratsionaalse kasutamise probleemi tema jaoks parimal võimalikul viisil ja seega ka kõige tõhusamalt. on isiklik ajaplaneerimine, mis on igaühel individuaalne. Üldjuhul saab aga ülaltoodud ajajuhtimise elemente rakendada.

Analüüs on protsess, mis võimaldab tuvastada ebaratsionaalset tööaja kasutamist, selle põhjuseid ning ka isoleerida kõigist peamistest põhjustest, mis ajakasutust kõige negatiivsemalt mõjutavad.

Eesmärkide seadmine on ajajuhtimise vajalik etapp, mille käigus tuleb vastata küsimusele, miks ajajuhtimist konkreetse inimese või konkreetse ettevõtte jaoks üldse vaja on. Eesmärkide seadmine aitab teil paremini navigeerida, milliseid ajahaldusmeetodeid tuleks kasutada ja milliseid mitte.

Planeerimine on protsess, mille käigus koostatakse teatud aja jooksul täitmist vajavate ülesannete nimekiri. Tööaja planeerimisel on teatud eripärad.

Ajakaotuse põhjuste käsitlemise meetodite väljatöötamine eeldab, et eelanalüüsi käigus tehti need põhjused kindlaks ja need on vaja kõrvaldada. Tüüpiliste põhjuste puhul on nendega toimetulemiseks erinevaid tüüpilisi viise, kuid tuleb meeles pidada, et iga konkreetne juhtum on individuaalne ja iga põhjuse puhul on vaja individuaalset lähenemist.

Ajajuhtimine on terviklik struktuur ja seda tuleks rakendada ilma ühtki selle elementi välistamata. Ajajuhtimise kasutamine eeldab, et inimene on selle kasutamisel loov.

Ajapuuduse põhjused

Saab eristada suur hulk mitmesugused tegurid, mis põhjustavad aja raiskamist. Mõned neist teguritest tulenevad juhi kirjaoskamatust tegevusest, mõned ilmnevad temast sõltumatult ja mõned on otseselt seotud juhi isiksusega, kuid juhil on võime enamikku neist mõjutada või vähemalt vähendada ajakaotust, mis on tingitud juhi kirjaoskamatust. nende tegurite mõju. Vaatleme neid tegurite rühmi.

1. Põhjused, mis on juhi kirjaoskamatu tegevuse tagajärg. Need sisaldavad:

1) Plaaniväline töö. See on mitte ainult juhi enda, vaid ka elustiili tulemus üldine stiil selle organisatsiooni elu. Plaaniväline töö toob kaasa pidevaid katkestusi erinevate osakondade, osakondade ja üksikute töötajate edasiseks tööks vajalike erinevate "selgituste", selgituste tegemiseks. Samas ei haju mitte ainult need, kes infot taotlevad, vaid ka need, kelle poole info saamiseks pöördutakse.

2) Organisatsioonis halvasti korraldatud infovahetus. Teavet edastades on iga inimene alati kindel, et selle saaja on täielikult teadlik ja mõistab selle tähendust, kuid see ei ole alati nii. Igaühel on oma tajupiirid, mis võivad saadavat infot moonutada. Mitte kõik kaasaegsed juhid pole seda probleemi enda ja oma töötajate jaoks lahendanud ning võtnud kasutusele ühtse teabe vastuvõtmise ja edastamise süsteemi oma ettevõtetes. Paljudes organisatsioonides toimub osakondadevaheline teabevahetus telefoni katki, sageli mitteametliku suhtluse käigus. Teine näide infoedastusstandardite puudumisest on ühtse standardi puudumine kliendile telefoni teel organisatsiooni asukoha selgitamiseks – "igaüks selgitab, kuidas oskab".

3) tööde selge jaotuse puudumine nende tähtsuse järgi. See viib sageli selleni, et juht teeb esmalt asju, millel pole tegelikult suurt tähtsust. Samal ajal kulutavad nad palju aega, mis on vajalik tõeliselt oluliste probleemide lahendamiseks.

4) ülesannete täitmine, mida alluvad saaksid hästi täita. Enamasti täidab juht selliseid ülesandeid, kui ta ei usalda oma alluvaid, uskudes, et nad saavad selle ülesandega sama hästi hakkama kui tema ise, see tähendab, et me räägime usalduse puudumisest organisatsiooni õige kvalifikatsiooni suhtes. töötajad. Näitena võib tuua klientide vastuvõtmise juhi poolt, mitte ühelegi töötajale volituste andmine klientidega töötamiseks, posti isiklik analüüs, mitte aga sekretäri ülesanne sissetuleva kirjavahetuse sorteerimiseks.

5) Nõrk töömotivatsioon. Nõrk töömotivatsioon toob kaasa madala tööviljakuse, in rohkem see ei puuduta organisatsiooni juhti, vaid tema alluvaid, kuid see probleem võib ettevõttes tekkida ja madal tööviljakus toob kaasa ajapuuduse.

2. Põhjused, mis ei sõltu juhist. Võtke arvesse järgmisi tegureid:

1) Töö kirjavahetusega. Uuringud näitavad, et juht kulutab 20-30% oma ajast kirjavahetuse sõelumisele, vaadates läbi kuni 100 dokumenti päevas, millest vaid 30 on reaalselt vaja. Hinnanguliselt ulatub ärikirjavahetuses mittevajaliku teabe hulk 15-20% ja kõigi kanalite kaudu sisemistest teabeallikatest 30% ja välistest allikatest 40%.

2) Suur hulk rutiinseid, sageli kiireloomulisi juhtumeid, mille kallal töötamine võtab palju aega. Näideteks on sellised juhtumid nagu ruumide projekteerimine, kus tehakse remonti, mööbli valik, vajadus isiklikult kontrollida organisatsiooni tegevuse erinevaid parameetreid, sageli on selle põhjuseks alluvate ebakompetentsus või soovimatus võtta vastutust. nad ise pöörduvad juhi poole "abipalvetega".

3) "Ajavargad". "Ajavargad" on ettenägematud juhtumid, millest enamik nõuab kiiret lahendust ja mida ei saa alluvatele delegeerida. Kõik see võtab palju aega ja tõmbab tähelepanu tõeliselt olulistelt asjadelt kõrvale. Seal on palju mitmesugused"ajavargad":

a) telefonikõned

b) meid külastavad inimesed;

c) probleemid arvutiseadmetega;

d) kolleegide poolt pealesunnitud töökorralduse muutmine;

e) organisatsioonilise planeerimise puudumine;

e) võimetus kuulata teisi inimesi;

g) ebarahuldav organisatsiooniline struktuur;

h) vigade parandamine, mida oleks saanud vältida;

i) otsustusvõimetus äriküsimustes;

j) halvasti organiseeritud ja koordineeritud koosolekud;

k) segavad tegurid töökohal;

l) liigne kontoribürokraatia;

m) asjatud arutelud enda ja teiste töö üle;

3. Otseselt juhi isiksusega seotud põhjused. Võtke arvesse järgmisi tegureid:

1) Pidev kiirustamine. Pideva kiirustamise seisundis ei ole juhil aega keskenduda ülesandele, mida ta parasjagu täidab. Ta järgib seda teed, mis esmalt pähe tuli, selle asemel, et mõelda muudele, võib-olla ratsionaalsematele viisidele selle probleemi lahendamiseks.

2) Pidevad täiustused kodus. Pidev kodu täiustamine tekitab nõiaringi, kui inimesel pole selleks aega tööaeg teha oma äri ja lahendada kõik probleemid, mille tulemusena on ta sunnitud neid lahendama kodus oma vaba aja, puhkuse ja isikliku elu arvelt. Inimesel puudub võimalus täielikult elada, lõõgastuda ja selle tulemusena väheneb tema töövõime, mis toob kaasa vigu ja taas vajaduse kodus viimistleda. See nõiaring on ebaõigesti korraldatud tööaja tagajärg ja sellest võib olla väga raske lahti saada.

3) Rahulikkus. Rahulikkus on tööpäeva halva korralduse tagajärg, see sõltub ka inimese impulsiivsusest ja omadustest. Kiusaval inimesel on raske valida, kumba ette võtta, ta “tormab” sageli kahe võrdselt kiireloomulise ja sama kaua otsustava juhtumi vahel, ta ei saa valida, kumba ette võtta, ja seetõttu on aeg. raisatud.

Aja planeerimine

Peamine meetod, mis aitab tööaega efektiivselt kasutada, on aja planeerimine. Planeerimine on aja struktureerimine selle kõige säästlikumaks kasutamiseks juhi või organisatsiooni ees seisvate eesmärkide ja eesmärkide saavutamiseks. Planeerimine võib olla pika-, keskmise- ja lühiajaline.

Peamine eelis, mis töö ajaplaneerimisega saavutatakse, on ajakasutamine. Kogemused näitavad, et planeerimisele kuluva aja suurendamine aitab lõpuks kokku hoida kogu aega.

Ilmselgelt ei saa planeerimisele kuluv aeg lõputult suureneda, on optimum, mille järel muutub planeerimisaja edasine suurendamine ebaefektiivseks. Planeerimisele ei tohiks kulutada rohkem kui 1% kogu planeerimisajast.

Planeerimine toimub alati eesmärkidest lähtuvalt. Iga planeerimise aluseks on pikaajaline eesmärk või pikaajalised eesmärgid. Pikaajalistest eesmärkidest lähtuvalt seatakse kesk- ja lühiajalised eesmärgid. See toimub järgmiselt: lähtuvalt elueesmärgist või organisatsiooni missioonist eristatakse mitmeid alaeesmärke, mille saavutamine peaks kaasa aitama elu põhieesmärgi saavutamisele. Need on pikaajalised eesmärgid. Igaüks neist eesmärkidest identifitseerib rea, eelistatavalt ajutisi alaeesmärke (mis tuleks ellu viia lähiaastatel), mille saavutamine peaks aitama kaasa pikaajaliste eesmärkide saavutamisele. Samamoodi jagatakse aasta eesmärkide põhjal kuu, kümnendi, päeva eesmärgid. Järgmisena analüüsitakse isiku või organisatsiooni tugevaid ja nõrku külgi, mis võivad olla eesmärkide saavutamisel olulised. Seda tehakse julgustamiseks tugevused ja töötage nõrkade kallal. See analüüs on keskmise ja lühiajalise planeerimise aluseks.

Planeerimisprotsess ise seisneb selles, et tulemused sõnastatakse ja nende saavutamiseks määratakse tähtajad. Tulemused peavad vastama eesmärkidele. Sel juhul on soovitav järgida mõningaid planeerimisreegleid.

1. Planeerimine tuleks teha kirjalikult. Selleks, et plaan ei oleks pelgalt päevaga täitmist vajavate ülesannete loetelu, tasub sellest teha ka motiveeriv tööriist – keskenduda tulemusele. See on üks tugevamaid motivaatoreid.

2. Arvesse tuleks võtta varasema tööaja kasutamise analüüsi tulemusi. Antud analüüsi käigus selguvad sellele juhile omased vead oma tööaja planeerimisel ja viisid nende vigade tagajärgede neutraliseerimiseks.

3. Sa ei tohiks planeerida tervet oma tööpäeva. Arvatakse, et te ei tohiks planeerida rohkem kui 60% oma ajast ja jätta 40% planeerimata: 20% ettenägematust ajast ja 20% spontaansest ajast.

4. Juhtumite elluviimiseks ja probleemide lahendamiseks on vaja kehtestada selged tähtajad, mis ei võimaldaks pooleliolevat lõpetada ja pooleliolevat lahendada planeerimata ajal. Kui need juhtumid ja probleemid lahendataks ettenähtud ajal. Praktika näitab, et igale ettevõtmisele kulub täpselt nii palju aega, kui seda on, seetõttu tuleks paika panna selged ajaraamid, mis võimaldaksid vajaliku ära teha ja samas ei ületaks sooritamiseks kuluvat aega.

5. Juhtumite ümberjaotamise küsimuse lahendamiseks tuleks juhtumid jagada vastavalt nende kiireloomulisusele ja tähtsusele. Samal ajal peaks juht asuma kohe tegelema kõige pakilisemate ja olulisemate ülesannetega. Olulisi, kuid mitte kiireloomulisi asju saab edasi lükata, ülejäänud 2 juhtumikategooriat (mitte olulised, kuid kiireloomulised ja ebaolulised ja mittekiireloomulised) tuleks otsustamiseks üle anda alluvatele. Mittekiireloomulised ülesanded tuleks reastada nende jaoks kuluva aja järgi ja vaba aja ilmumisel võib hakata seda nimekirja lühendama – selleks on soovitatav see alati käepärast hoida.

6. Plaanid tuleks regulaarselt üle vaadata, sest pidevalt muutuvat keskkonda silmas pidades võib selguda, et mõned organisatsiooni juhtkonna ja juhi plaanid ei vasta enam organisatsiooni eesmärkidele ning vajavad vastavalt korrigeerimist.

7. Plaanid peavad olema realistlikud ja kooskõlastatud ning kooskõlastatud mitte ainult omavahel, vaid ka kolleegide, alluvate jm. kõrge tase juhendid.

KOKKUVÕTE

Käesolevas töös uuriti üht tänapäevaste juhtide aktuaalset probleemi: tööaja efektiivset planeerimist ja kasutamist.

Infoajastul on üha raskem kõigega kursis olla ja see on iga juhi jaoks väga oluline. Tänapäeval muutub aja hind rahast väärtuslikumaks. Juhtida organisatsiooni või väikest osakonda või lihtsalt töötada, täites juhiseid ja samal ajal täielikult perele ja puhkusele pühendada on iga juhi ülesanne.

Nii et ma tahan teha kõike: teha tööd ja magada ning vestelda pere ja sõpradega. Kui meil on kiire, sebimine, siis aeg lendab märkamatult, mistõttu on vaja seda õigesti planeerida ja kasutada. Lõppude lõpuks on aeg meie elu pöördumatu ressurss. Kuid kahjuks ei taha paljud, saades aru, et aega pole piisavalt, midagi muuta.

Omal ajal ütles Nietzsche, et "inimest, kes ei saa isiklikult iseendale kulutada rohkem kui 16 tundi päevas, tuleks nimetada orjaks".

Aeg on konkreetne ressurss, mis on pöördumatu. See kaob, seega on selle tõhus kasutamine asjakohane, eriti tänapäeva elutempo juures.

Sellel probleemil on suur praktiline tähtsus nii juhtide kui ka iga inimese jaoks.

BIBLIOGRAAFIA

1. Arhangelsky G. Aja korraldus: isiklikust efektiivsusest ettevõtte arenguni. – M.: AiST-M, 2003. – 455 lk.

2. Vesnin V. R. Juhtimise alused. - M.: "Eliit-2000", 2001. - 472 lk.

3. Vikhansky O. S., Naumov A. I. Juhtimine. - M.: Gardariki, 2003. 528 lk.

4. Gamidullaev B.N. Aja säästmine ja selle hindamise näitajad ettevõtte juhtimise protsessides. - Penza, 2000. - 253 lk.

5. Gerchikova I. N. Juhtimine. - M .: UNITI, Pangad ja börsid, 1994. 480 s.

6. Zavelsky M.G. Majandusteadus ja töösotsioloogia. – M.: Logos, 2001. – 208 lk.

7. Richard L. Daft. Juhtimine. - Peterburi: Peeter, 2001. - 832 lk.

8. Travin V.V., Djatlov V.A. Ettevõtte personalijuhtimine: Õp.-praktika. toetust. - M.: Delo, 2002. - 272 lk.

Kõrgete töötulemuste saavutamise ja kulude vähendamise määrab õige planeerimine ja tööaja korraldust. Planeerimine hõlmab aga tervet rida tegureid. Ja igaüks neist on väga oluline. Seetõttu ei saa te ühest teise arvelt ilma jääda.

Tööandja peab teadma, kuidas aega planeerida ja jälgida ning seda igapäevatoimingutes kasutada. Need hõlmavad normatiivseid reegleid ning teaduslikke ja psühholoogilisi meetodeid.

Tööaja planeerimise olemus

Tööaja planeerimist kasutatakse kõige tõhusamate töötulemuste saavutamiseks. See sisaldab mitmeid olulisi aspekte:

• Töötegevuse õiguslik regulatsioon. See on algus tööpäev, selle lõpp ja töötajate söögivaheajad;
• Tootmisülesannete täitmise järjekord;
• Iga töötaja tööalase aktiivsuse kõrgete tulemuste ja meeskonna loomise stimuleerimine ettevõtte töö parandamiseks;
• Sünnitustulemuste analüüs ja üldistamine. See peaks olema nii igapäevane analüüs kui ka perioodilised sündmused. Need võimaldavad teil välja selgitada olemasolevad probleemid ja leida viise nende lahendamiseks.

Nende punktide järgimine tõstab töötajate tootlikkust.

Milline kohalik normatiivakt kehtestab organisatsioonis tööaja?

Režiimi reguleerivad Vene Föderatsiooni töökoodeksi normid koos selle raamatupidamise ja planeerimisega. Iga ettevõte ja eelarveasutus koostab sisemise akti nimega "sisereeglid". töögraafik". Sellega kehtestatakse järgmised sätted:

• Tööperioodi kestus nädalas;
• Igapäevase töö kestus;
• Töötegevuse alguse, töö lõpetamise ja vaheaegade hetk;
• Vahetuste arv ühel päeval, samuti ajakava, mille järgi need vahetused seatakse.

Seega ei tohiks töötähtaja planeerimine ja arvestus olla vastuolus seadusega. See dokument toimib reeglina tööandja ja töötajate vahelise kollektiivlepingu lisana.

Mis määrab organisatsioonis tööaja?

Tööaja planeerimise põhireeglid on kirjas artiklites ja Töökoodeks RF. Seaduse normide kohaselt ei tohi tööperiood nädalas ületada 40 tundi, seega saab töötaja töötada 8 tundi päevas. Mõnel juhul ületab personali töö kestus näidatud väärtusi. Kõigil selliste ülemääraste juhtudel on juht kohustatud selle aja lisatasu maksma.

Kes peab organisatsioonis tööaja tabeleid?

Seda dokumenti kasutatakse esmaseks raamatupidamiseks. See kajastab iga töötaja tegelikku igapäevaselt töötatud perioodi. Aruandekaardil on teave haiguslehel viibimise, töölähetuste jms kohta. Selle tunniplaani pidamine on määratud personaliosakonna või raamatupidamisosakonna töötajale. Osadel eelarvelistel asutustel või ettevõtetel selliseid osakondi pole, kuid arvestust on vaja pidada. Seetõttu on juhil õigus panna arvestuse pidamise kohustus igale teisele töötajale. Sageli peab arvestust ametnik või büroo juhataja. Selline praktika on riigieelarvelistes asutustes väga levinud.

Kas organisatsioonil on tööajaarvestuse pidamine kohustuslik?

Tööaja arvestus on töötatud perioodi kohta teabe kogumise põhiallikas. Ilma selleta on võimatu õigesti arvutada palgad maksma preemiaid, maksma haigusleht või hüvitada kulud, mis on tehtud seoses töölähetuses viibimisega. Näiteks lisatasude hulka ei kuulu töövõimetusperiood, kuna töötaja ei täida oma tööfunktsioonid. Kuid ilma tööajaleheta on võimatu kindlaks teha, mitu päeva töötaja haiguslehel oli ja kui palju tegelikult töötas. Seetõttu on vajalik tööajaarvestuse pidamine kõigis eelarvelistes asutustes ja ettevõtetes, kus on piisavalt personali. Samal ajal kehtestab ajalehe organisatsioonis säilitamise aja ettevõtte juht. Reeglina säilitatakse ajalehti 50 aastat.

Juhataja tööaja planeerimine

Juht on kohustatud teostama üldist kontrolli ja töökorraldust kogu meeskonna üle. Seetõttu sõltub kõigi töötajate töö tulemus suuresti tema tegevuse tulemuslikkusest. Juhil on soovitatav seada personalile lühi- ja pikaajalised eesmärgid. Seda tuleks teha hommikuste koosolekute ajal. Pärast tööpäeva lõppu tuleb pidada õhtune koosolek, kus arutada jooksvaid probleeme ja võtta vastu töötajate aruandeid tehtud töö kohta. Selline töökorraldus on väga tõhus. See on tüüpiline eelarveasutused, kuid on asjakohane ka äriettevõtete jaoks.

90% inimeste jaoks on töövoog kaootiline. Näib, et graafiku või plaani järgi töötades ei ole neil ikka veel aega kõige tähtsama asjaga tegelemiseks ja seetõttu jäävad nad rahulolematuks. Võitluses tõhusa tegevuse ja eesmärkide saavutamise eest saab aidata ainult tööaja ratsionaalne kasutamine ja kuidas täpselt, räägime selles artiklis.

Prioriteetide teadvustamine ja mõistmine

Töös on oluline ennekõike tulemus: lahendatud probleem ja eesmärk saavutatud. Kuid selle saavutamiseks on oluline luua töövoog, eraldades aega vääramatu jõu jaoks, mis kõigil on. Selleks on vaja oma ellu juurutada ratsionaalne tööaja planeerimine.

Aja planeerimine

Paljud tööandjad ja ettevõtete omanikud rakendavad süsteemi, et muuta oma personali töö tõhusamaks. Selle kasutamisel on järgmised eelised:

• Säästate töötajate aega ja vaeva.
• Töötajate stressi minimeerimine ja stressitaluvuse taseme tõstmine vääramatu jõu tõttu valmisoleku tõttu.
• Suurendab eneseorganiseerumist ja isiklikku vastutust.
• Iga töötaja ja organisatsiooni tulemuslikkuse suurendamine.
• Soodsat õhkkonda kollektiivis tänu korralikult planeeritud tööprotsessile.

Ajajuhtimise aluseks on. Enne tööaja korraldamist tuleb otsustada, mis on hetkel tõeliselt oluline ja mida tuleks enne ära teha. Kuid ärge unustage teiseseid ülesandeid ja pisiasju, mis mõjutavad tulemust.

Enne tööaja korraldamist tuleb otsustada, mis on hetkel tõeliselt oluline ja mida tuleks enne ära teha.

Tänu õige valik prioriteedid, suudab inimene nii tööl kui ka elus oma eesmärgi kiiremini ja lihtsamini saavutada, kulutades aega, vaeva ja raha sellele, mida ta tegelikult vajab.

Ajajuhtimise põhitõed juurutanud organisatsioonil ei teki probleeme töötajate efektiivsusega, mille tulemusena on see miinimumtasemel ning projektide elluviimine ja strateegiliste eesmärkide saavutamine toimub kiiremini ning piiratud rahalise kahjuga.

Vahendid ja meetodid

Alustada ajajuhtimise juurutamist, mille tulemusena kasutab töötaja või kogu organisatsioon tööaega ratsionaalselt, tuleneb meetodite valikust ja.

Tööaja planeerimine

Peaaegu iga ettevõtja on sellest tööriistast kuulnud, kuid mitte igaüks ei planeeri oma aega õigesti. Selle tulemusena kaotatakse aega ja töö tulemus on ebarahuldav. Aja planeerimiseks on lihtsaid, kuid tõhusaid viise.

Oluline on planeerida oma tööpäev õhtusse, võttes kokku möödunud päeva tulemused ja koostada järgmise päeva plaan, võttes arvesse vääramatut jõudu. Seda saate teha märkmikus, isikliku arvuti või nutitelefoni tabelis, kasutades Google'i või meilikalendrit. On oluline, et näeksite oma silmaga, mida peate tegema ja milleks ei jõudnud. Valik “hoia kõike meeles” ei sobi – on liiga suur oht jääda vahele mõnest olulisest koosolekust või kiireloomulisest asjast.

Oluline on planeerida oma tööpäev õhtusse, võttes kokku möödunud päeva tulemused ja koostada järgmise päeva plaan, võttes arvesse vääramatut jõudu.

Planeerimine on inimeste ajajuhtimise tööriist nr 1. Tõepoolest, tänu sellele meetodile tõuseb efektiivsus juba esimestel päevadel vähemalt 25%, mida on tõestanud uuringud.

Likvideerige ajaraiskajad

Igal inimesel elus ja tööl on need harjumused või pidev mõju väljastpoolt, mis võtab palju kasulikku aega. See on umbes tüdruksõbra või poiss-sõbraga telefonis rääkimine, sagedased kohvi- või suitsetamispausid, võrgumängud või kolleegidega lobisemine. Näib, et see on süütu lõbu, kuid peaksite teadma, et just tema võtab palju väärtuslikku aega ega lase teil oma plaani õigeaegselt täita.

Oluline on avastada, näiteks paberile kirja panna, päeva jooksul kulutavad asjatu ajakulu ja neist ükshaaval lahti saada.

Prioriteetide seadmine

seda võtmehetk tööaja planeerimine. Suurepärane vahend selle rakendamiseks on. Veel 4 ruuduks jagatud lihtsa ruudu abil saab inimene 10–15 minutiga kindlaks teha, mis on tema jaoks tõeliselt oluline, jaotades ülesanded 4 punkti:

• Kiireloomuline ja oluline.
• Pole kiireloomuline ja oluline.
• Kiireloomuline ja ebaoluline.
• Pole kiireloomuline ega oluline.

Kõik ülesanded on päeva jooksul teie silme ees, prioriteediks. See võimaldab teil täita kiireloomulisi ja olulisi asju, ilma et teid segaks vähem prioriteetsed ülesanded.

Pareto seadus 80/20

See tähendab, et 20% teie pingutustest toob 80% teie tulemustest. Nõutav alates kogukaalülesanded, et filtreerida välja ebatõhusad ja mittevajalikud, et koondada oma jõupingutused 20%-le plaani tõeliselt tõhusatest ja tõhusatest punktidest.

Motivatsioon

Motivatsioon on iga töö juures väga oluline. Päeva eesmärke seades pead mõistma, mida selle tulemusel saad. Sisemine motivatsioon on tugevaim hoob teie eesmärkide saavutamiseks.

Tööaja planeerimiseks on palju tööriistu ja meetodeid. Oleme selles artiklis käsitlenud kõige olulisemaid. Kuid olenemata sellest, milliseid meetodeid kasutatakse, on hädavajalik, et tööpäeva lõpus on vaja teha kokkuvõte, tuvastada nõrkused ja selgelt sõnastada järgmise päeva plaan, võttes arvesse konkreetse päeva tulemust.

Aja tasakaal töötaja kohta

puudused teenindussektoris; töötajate suunamine tööajal spordi- ja muudel üritustel osalemiseks; jalutuskäigud ja seisakud.
Tuleb märkida, et töölt puudumise tõttu kaotatud tööaja arv on praegu tööaja bilansis ebaolulisel kohal - suurema osa tööaja kadumisest põhjustavad seisakud, mis on tingitud puudujääkidest tootmise ja tööjõu korralduses: vähesus. tööst; materjalide, toorainete, tööriistade puudumine; seadmete talitlushäired; tõsteautode ootamine jne.
Lisaks seisakutele võivad tekkida ka ebaproduktiivsed tööaja kulud: materjalide, toorainete ja tööriistade järele kõndimine; abielu kinnitamine tööde tegemine, mis ei ole ette nähtud ülesannete ja tehnoloogiaga.
Nende negatiivsete nähtuste kõrvaldamiseks peab ettevõtte juhtkond ja kõik selle lülid tingimata välja selgitama tööaja kaotuse absoluutse ja suhtelise suuruse, nende muutumise suundumused, kahjude põhjused ja struktuuri, töötama välja tegevuskava, mis sisaldab ettepanekuid, mille eesmärk on tööaja kasutamise parandamine.
Tööaja kao vähendamisest tulenev töötajate arvu kokkuhoid arvutatakse järgmise valemiga:

kus Er - töötajate arvu kokkuhoid,%; В6, Вп - tööaja kaotus baas- ja planeerimisperioodil,%.
Kui ühe töötaja aastane tööaja fond baasperioodil (Fb) oli oletame 228 päeva ja planeerimisperioodil (Fp) - 232 päeva, siis planeerimisperioodi aastatoodangu kasv (Pp) võib määratakse järgmise valemiga: