Kuidas õppida oma päeva planeerima. Korraldame asju vastavalt nende valmimisajale

Väga edukad inimesed ei kaldu lootma pimedale õnnele ja kiiretele tulemustele. Nende jaoks pole saavutused kunagi juhuse tulemus. Edule paneb aluse tõsine ettevalmistus, strateegiline põhjendus ja töötegevuse optimeerimine. Tänu integreeritud lähenemine on võimalik vähendada plaanide elluviimisele kuluvat aega. Juhin teie tähelepanu 8 võimalusele, kuidas edukad inimesed saavad oma päeva korraldada ja tootlikkust tõsta.

1. Lihtsusta oma elu

Barack Obama kannab alati sama firma halle või siniseid ülikondi, Mark Zuckerberg riietub hallides kampsunites ja teksades. Steve Jobs esines alati avalikkuse ees siniste teksade ja musta kaelusega. Kas saate aru, kuhu ma sellega lähen?

Edukad inimesed lihtsustavad oma garderoobi nii palju kui võimalik. Need vähendavad riiete valimiseks ja ostmiseks kuluvat pingutust. Ma ei ütle, et olge oma suhtes vastutustundetu välimus, piisab, kui leida paar ideaalset igapäevariietust, mida ei pea pärast iga kord tööle minekut triikima ja pesema.

Äriinimesed on juba ammu õppinud, et vähesed otsused elus on tõeliselt olulised. Nad ei muretse selle pärast, mida jõusaalis selga panna, mida hommikusöögiks süüa, ega seisa tunde supermarketites šampooniriiulite taga, lugedes hoolikalt etikette. Igapäevaseid pisiasju ära visates vabastad palju aega kasulike tegevuste jaoks.

2. Tutvustage igapäevast hommikurituaali

Hommikuste rituaalide olemasolu, mis on lihvitud automaatsuseni, - iseloomulik tunnus edukad inimesed. Igapäevased rutiinid, mida saab harjumusteks muuta, on mediteerimine, ärialase kirjanduse ja ajakirjade lugemine, liikumine, prioriteetide plaani koostamine, eesmärkide visualiseerimine ja loomulikult toitva hommikusöögi söömine.

Näiteks motivatsioonikõneleja Tony Robbins võtab külm dušš meeleolu tõstmiseks ja ajutegevuse aktiveerimiseks. Ta esineb ka spetsiaalselt hingamisharjutused joogast. Nagu kõneleja nendib, avardab see kompleks tema teadvust ja inspireerib teda uutele saavutustele.

Hommikuste rituaalide tõhususele pole täpset seletust. Mõned teadlased esitasid teooria, et korduvad tegevused võivad ületada hirmu uue päeva tundmatuse ees. Kuid see, et nad töötavad, on vaieldamatu fakt.

3. Valmista õhtul

Ärimehed ei oota oma päeva planeerimisega hommikuni. Nad on harjunud olema sündmustest vähemalt 8 tunni võrra ees. Edukad inimesed lülitavad õhtuti oma mobiilseadmed välja, mõtlevad, loevad ja koostavad tulevikuülesannete nimekirja.

Steve Jobs pani päevikusse kirja oma väikseimad teod, tegi ette tähtsad kõned, leppis kokku kohtumised ja kirjeldas paari sõnaga uusi ideid. Järgmisel hommikul ärkas ta selge arusaamaga optimaalsest toimingute järjestusest.

4. Mõtle strateegiliselt

Üks peamisi erinevusi eduka inimese ja keskmise inimese vahel on strateegilise mõtlemise oskus. Ärimehed ja loovisikud kulutavad lõviosa oma ajast ideede läbimõtlemisele. Jagatakse sihile viiv pikk tee väikesteks sammudeks, analüüsitakse oma tegevust ja püütakse ennustada, milleni see või teine ​​otsus viib.

Ajajuhtimise kohta pole vaja lugeda muljetavaldavaid köiteid, kulutage vaid 30 minutit päevas samm-sammult planeerimisele. Järk-järgult muutub see lähenemine harjumuseks, hakkate leidma õiget teed intuitiivsel tasandil.

5. Töötage välja personaalne süsteem

Kui Bill Gates oli Microsofti esimees, võttis ta kaks korda aastas läbi nn järelemõtlemisnädala. Sel perioodil piiras ärimees kontakte kolleegidega, ei esinenud avalikel üritustel ja vältis igal võimalikul viisil ajakirjanduse tähelepanu. Gates pühendas oma puhkuse Microsofti teemal kirjutatud artiklite ja raamatute lugemisele, jälgis uuenduslike tehnoloogiatega seotud uudiseid ja teaduslikud saavutused selles piirkonnas. Ärimees seisis tagasi, et vaadata ettevõtte poliitikat väljastpoolt ja seada suunised edasiseks arenguks.

Keegi on kunagi öelnud, et kõik, mis pole planeeritud, jääb tegemata. Ja ma olen sellega täiesti nõus tark ütlus. Edukad inimesed mõnikord peatuvad, tõmbavad hinge ja mõtlevad oma prioriteedid omandatud kogemuste põhjal uuesti läbi. Võtke aega planeerimiseks.

6. Mõista oma tähtsust

Ärimehed on enamasti isekad. Nad mõistsid oma tähtsust ja oma projektide prioriteetsust. Kas olete kunagi kuulnud, et keegi ajas kontserni pea ümber (nüüd ma ei räägi tema naisest)? Edukas mees Harvadel juhtudel järgib ta teiste eeskuju; tema jaoks on esmatähtis oma arvamuse edastamine. Tervislik annus isekust võimaldab teil abstraheerida end nendest, kellele meeldib "sulle kaelas istuda".

Eesmärgipärase inimese ilmekas näide on Donald Trump. Tänu kompromissile ja pealehakkamisele sai ta noorimast pojast mitme miljoni dollari suuruse varanduse omanikuks. Tema revolutsioonilisi ideid naeruvääristati sageli; pidage meeles näiteks otsust loobuda ehituse riiklikust rahastamisest eraettevõtetelt raha saamiseks, mis oli 60ndate lõpul pretsedenditu. Samuti suutis magnaat võita konkurente ja võita Commodore’i hotelli taastamise hanke, haarates samal ajal kaasa maitsva tüki Manhattanist.

Donald Trump pole kunagi teiste inimeste huve enda huvidest kõrgemale seadnud. Kui ta esimese asjana täitis ümbritsevate jaoks käske, jääks ta oma päevade lõpuni enda juurde ja helistaks.

7. Keskendu sellele, mis on oluline

Oma raamatus The 7 Habits of Highly Effective People, Covey loob prioriteetse ruudu järgmiste kategooriatega:

• kiireloomulised ja olulised küsimused;
• olulised, kuid mitte kiireloomulised ülesanded;
• kiireloomulised, kuid ebaolulised eesmärgid;
• mittekiireloomulised ja ebaolulised asjad.

Enamik inimesi keskendub kiireloomulistele asjadele, kuid see pole õige lähenemine. Praegustest pisiasjadest segamise asemel on parem pöörata tähelepanu olulistele, kuid mitte kiireloomulistele ülesannetele. Tulemused ei ole kohesed, kuid pikemas perspektiivis on selline taktika viljakam.

8. Tee esmalt kõige raskemad asjad

Multitegumtöö kulutab teie füüsilisi ja emotsionaalseid ressursse. Võttes ette mitu projekti korraga, riskite päeva lõpuks mitte ühegi lõpetamisega või palju vigu. Edukad inimesed võtavad hommikul alati kõige raskemad ülesanded ette, suunates kõik oma jõupingutused tekkivate probleemide lahendamisele.

Haim Saban, tegevdirektor investeerimisfirma Saban Capital Group ärkab kell 5:45, joob tassi kohvi ja asub kohe asja kallale. Ta keskendub asjakohastele ja olulistele punktidele. Ärimees koostas optimaalse ajakava - 1 tund tööd ja 15 minutit puhkust.

Mõelge mõnda aega edukate inimeste elustiilile ja nende lähenemisele aja optimeerimisele. Uskuge mind, võimud teavad täpselt, mida nad teevad.

Aja planeerimine on väga oluline oskus. Mitte kaua aega tagasi tekkis terve distsipliin nimega ajajuhtimine, mille õpetajad õpetavad aega õigesti planeerima ja selgitavad, miks see vajalik on.

Kuidas oma päeva planeerida

Jagage paber neljaks osaks: "Tähtis ja kiireloomuline", "Oluline, kuid mitte kiireloomuline", "Ebaoluline ja kiireloomuline" ning "Ebaoluline ja mitte kiireloomuline". Sorteerige ja kirjutage nendesse jaotistesse oma igapäevased ülesanded.

Ülesande täitmisel pühendage kogu oma aeg ainult sellele. Ärge proovige teha mitut asja korraga, muidu ei tule midagi välja või on töö kvaliteet halvem.

Ajaplaneerimises kehtib reegel: "Söö hommikusöögiks konn." See tähendab, et kõige olulisemad ja raskemad asjad tuleb ära teha hommikul, jätmata neid hilisemaks. Esiteks, sa ei pea terve päeva pinges ringi käima ja ootama raske töö. Ja teiseks ei teki olukorda, kus aeg hakkab otsa saama ja töö on veel tegemata.

Hoidke oma töölaud korras. Otsing vajalik paber võtavad palju aega.

Inimesed jagunevad “lõokesteks” ja “öökullideks”. Sõltuvalt teie biorütmidest planeerige keerukaid ülesandeid nii, et need toimuksid teie tegevuse tipus. See aitab säästa aega, kuna reaktsiooni- ja mõtteprotsessid on kiiremad ning tulemus on kvaliteetsem.

Ärge suruge ennast peale, kui teil on aega puhata, kasutage seda ära. Puhanud ja taastunud inimene suudab palju enamat.

Miks oma päeva planeerida

Kõige parem on teha päevaplaan paberil. Alati on teie silme ees selge ülesannete loend, mis ei lase teil tähelepanu hajuda. Samuti aitab see näha, mis asjad on tehtud, mis on jäänud ja kui palju aega on jäänud.

Vajalikud asjad kirja pannes ei pea enam kõike oma peas hoidma. Esiteks on see ebaefektiivne. Teiseks vabastab see teie pea vajadusest pidevalt ülesandele mõelda, et mitte unustada.

Lõpuks planeerivad kõik edukad inimesed oma päeva. See aitab neil edukamalt töötada ja rohkem saavutada.

Mitte ühtegi tubli töö osakond on võimatu ilma läbimõeldud organisatsioonita. Ainult sellest sõltub selle elluviimine kvaliteetselt ja kavandatud aja jooksul. Juhi põhiülesanne on eesmärgi püstitamine, organisatsiooniline toetamine selle elluviimisel, vastutuse korrektne jaotus töötajate vahel, järjepidevuse tagamine nende tegevuses, saavutatud tulemuste analüüs ja kontroll. See võimaldab tõhus juhtimine ja osakonna töö planeerimine.

Juhised

Mõtle see läbi tehnoloogiline protsess, mis on usaldatud teie osakonnale, jagage see mitmeks lihtsaks komponendiks, alamülesandeks. Otsustage igaühe jaoks täitjad, võttes samal ajal arvesse selliseid tegureid nagu iga töötaja kogemus ja kvalifikatsioon, iseloomuomadused ning iga alamülesande tähtsus ja prioriteet. Mõelge täitmise järjestusele, ajakavale ja selle punktidele, kus tulemusi tuleks analüüsida ja jälgida. Püüdke arvesse võtta kõiki tegureid, mis võivad mõjutada töö kvaliteeti ja ajastust, ning minimeerida nende mõju. Kaaluge varuvõimalusi, sealhulgas vahetatavuse probleeme.

Jagage vastutust. Püüdke mitte "tekki enda peale tõmmata" ja andke oma alluvatele võimalus end tõestada. Ärge unustage, et juhi peamine ülesanne on aktiivsus. Täpsustage iga töötaja volitused ja vastutusala, määrake igaühe jaoks volituste kogum, mis tal konkreetse tootmisülesande täitmise raames on.

Piirake iseseisvate otsuste langetamise õigust ainult nende töötajatega, kelle kvalifikatsioonile ja kogemustele saate absoluutselt loota. Igal juhul jäta endale alati õigus teha lõplik otsus. Tagada sisesuhtlus kõigi osakonna töörühmade vahel, määrata vastutavad juhid igas rühmas. Kes suudavad kõik probleemid omavahel ära lahendada. Leppige kokku, et kui tekivad arusaamatused ja konfliktid, teavitatakse teid sellest. Säilitage tasakaal koostöö ja konkurentsi vahel oma osakonnas. See on suurepärane mobiliseeriv tegur.

Analüüsige ja jälgige saadud tulemusi kehtestatud regulaarsuse ja sagedusega. Kasutage täielikult ära juhi tööriistu, mis võimaldavad teil tõsta alluvate vastutust ja tulemuslikkust. Motiveerida neid ja olla õiglane jaotades nii karistusi kui materiaalsed stiimulid.

Video teemal

Osta kalender või päevik (ülesannete planeerija). Veenduge, et teie kalendris oleks ruumi ülesannete ja ülesannete üleskirjutamiseks. Mõnel kalendril on päeva- või kuuplaneerijad. Lisaks saate lihtsalt oma sülearvutit kasutada. Valige teile kõige sobivam variant. Ükskõik, mille valite, peaks see valik teile kõigepealt mugav olema. Kuid te ei tohiks alustada päevikut kooli, töö, vaba aja ja muu jaoks - kõik peaks olema ühes kohas.

Sorteeri oma asjad. Elektroonilistel planeerijatel on funktsioon erinevate ülesannete sorteerimiseks. Näiteks tööga seotud ülesanded saab märkida punasega, õppimisega seotud ülesanded sinisega, mitmesugused majapidamistööd rohelisega ning roosaga puhkamiseks ja liikumiseks.

• Tööülesannete sellisel viisil korraldamine ja nende värvide sorteerimine aitab teil ülesandeid visualiseerida ja mõista, kui palju aega igale ülesannete kategooriale kulub. Näiteks võite märgata, et ajakava sisaldab tervet hunnikut "punaseid" ülesandeid (st töö) ja "rohelisi" ülesandeid (st kodutööd), kuid väga vähe "roosaid" ülesandeid (puhkus ja füüsiline harjutus). Kui märkate, et teil on treenimiseks vähe aega, võite olla motiveeritud proovima järgmistel päevadel selleks rohkem aega varuda.

Tere, sõbrad! Ekaterina Kalmykova on teiega. Mina ja ilmselt ka sina oleme sageli pidanud toime tulema olukordadega, kui sul pole aega millegi tegemiseks. Viige lubatud projekt lõpule, veetke perega aega, lõpetage mõned planeeritud asjad.

Ma arvan, et see juhtub seetõttu, et me ei tea, kuidas oma aega õigesti ja asjatundlikult korraldada, kuid see on meie elu väga oluline komponent.

Täna tahaksin rääkida sellest, kuidas planeerida oma päeva nii, et saaksid kõigega hakkama ja saaksid planeeritud ülesanded täita täpselt sel ajal, kui need planeerisid.

Miks me siis seda oskust vajame? Lõppude lõpuks pole see niikuinii halb. Arvate, et olete oma sõpradega kohtumise ümber ajanud järgmine nädal, ja mõned asjad homseks.

Mul polnud aega, mis sa siis teha saad?!

Ei, kõik pole nii lihtne, kui teile esmapilgul tundub. Paljud inimesed kannatavad suuresti just seetõttu, et suhtuvad aega nii hoolimatult.

Esiteks on nad pidevalt seisundis stress. Jah, jah, tundub, et stressil pole planeerimisega mingit pistmist, aga see pole nii! Fakt on see, et kui sa pidevalt midagi edasi lükkad, sest sul pole aega, muutuvad tegemata ülesanded tohutuks lumepalliks, mis lõpuks kogu oma raskusega sulle peale langeb ja päevast päeva kummitab. Just see hetk põhjustab stressi.

Teiseks ebaõnnestumised tööl. Kui sul ei õnnestu pidevalt üht või teist lõpetada tööülesanne, siis avaldab see teile kindlasti negatiivset mõju. Reeglina saavutavad sellised inimesed harva midagi nii tööl kui ka elus.

Kolmandaks perekondlikud probleemid. On neid, kes ei hooli tööst, ja on neid, kes seavad selle esiplaanile, unustades oma pere ja kellel pole aega nendega koos veeta. Ja sageli tekivad sellel alusel konfliktid ja tülid. Naine, nagu ka mees, vajab tähelepanu ja hoolt.

Kõigi ülaltoodud probleemide vältimiseks peate lihtsalt hakkama oma päeva planeerima.

Miks ma vajan planeerimist

Lubage mul jagada oma mõtteid selles küsimuses. Olen lihtsalt veendunud, et oma aega on vaja planeerida. Ma arvan, et see kehtib eriti kodus töötavate inimeste kohta. Kuna just kodus on palju segajaid, mis ei lase sul oma töö tegemisele keskenduda.

Milliseid planeerimisvahendeid ma kasutan? - Jah, ma ei kasuta midagi erilist. Lihtsalt päevik ja märkmik. Igaüks saab neid abivahendeid endale lubada. Vaatamata oma lihtsusele on need suureks abiks oma aja planeerimisel ja iga planeeritud ülesande täitmise jälgimisel.

Varem jätsin planeerimise hooletusse, kuid hiljem sain oma veast aru. Lõpetasin lihtsalt millegagi kursis olemise, mind segas pidevalt miski, unustasin, et olin eelmisel päeval plaaninud midagi teha jne. Üldiselt raiskasin oma aega kohatult. Aeg läks – asjad rippusid minu küljes nagu surnud raskused ja iga päevaga muutusid neid aina juurde. Ja ma ütlesin endale: "Lõpeta! Peame sellega midagi ette võtma."

Ja siis sattus mulle üks imeline raamat D. Allen "Asjade korda saatmine: stressivaba produktiivsuse kunst".

Ma räägin sellest üksikasjalikult järgmises artiklis. et mitte vahele jääda.

Seda raamatut saate osta aadressil see link ja see toimetatakse teile posti teel. Saate hankida raamatu digitaalse versiooni Siin .

Hakkasin ka päevikut pidama. Tavaline paberpäevik on minu jaoks palju mugavam kui kõik elektroonilised ekvivalendid. Tunnistan, proovisin palju, sealhulgas kuulsat Evernote'i, kuid see pole minu jaoks.

Nüüd on mul kõik kontrolli all, hakkasin oma aega produktiivsemalt kasutama ja kõik planeeritud ülesanded täitma sain. Selgus, et kõik polegi nii raske.

Miks see juhtub?

Teadust, mis tegeleb ajaressursside jaotusega, nimetatakse -. Ja reeglina pöörduvad inimesed, kes soovivad seda kunsti õppida, spetsialistide poole, kes aitavad raha eest.

Meiega on see lihtsam ja tasuta.

Kõigepealt peate kindlaks tegema, miks ülesannete jaotamine ebaõnnestub:

1. Inimlik vastutustundetus. Tema jaoks pole üldse oluline, mida tal täna on aega teha ja mida mitte.
2. Perfektsionism. Kui inimene tahab teha kõike korraga ja mis peamine – kvaliteetselt. Pühendades kogu aja ja energia ühele asjale, jäävad ülejäänud kinni.
3. Enda võimete ümberhindamine. Liiga palju on erinevaid ülesandeid, millega on raske toime tulla ja kõigega toime tulla.

Need on peamised põhjused, mis võivad takistada teil elamist elu täiel rinnal. Mida on selle probleemi lahendamiseks vaja?

Kuidas probleemi lahendada

Tegelikult on lahendus väga lihtne. Selleks, et tööl ei väsiks ja kodus kõigega kursis oleks, tuleb oma aega analüüsida ja seda õigesti planeerida.

Ma peatun sellel üksikasjalikumalt.

1.Koostage ülesannete nimekiri. Reeglina teen seda kas õhtul või hommikul. järgmine päev. Ma lihtsalt loetlesin, mida ma tegema pean.

2.Tehke ülesannete jaotus. Panen asjad tähtsuse järjekorda.

3.Tee ajakava, mis vastab äritegevusele.

See on kõik, teie päev on valmis!

Lisaksin veel ühe olulise punkti – enesedistsipliin. Lõppude lõpuks, ilma selleta, jääb isegi kõige paremini kirjutatud ajakava ainult paberile. Te ei saa oma nõrkustele järele anda ja asju hilisemaks lükata. Peate rangelt järgima ajakava ja siis märkate ka ise, kui tõhusalt ja produktiivselt teie päev möödub.

Lisaks päevikule võivad need teid aidata ka planeeritud ülesannete täitmisel. mobiiltelefon ja arvuti. Näiteks saate oma mobiiltelefonis luua mitmesuguseid meeldetuletusi, mis ei lase teil millegi peale lisaaega kulutada. Ja kui istute pidevalt arvuti või sülearvuti taga, saate kasutada mitmesuguseid elektroonilisi planeerijaid ( Evernote, Google Task, Todoist, Trello jne.)

Kuigi see tundub lihtne, on ajakavast kinnipidamine tegelikult üsna keeruline, nii et andke endale stiimuleid. Siis on graafikuga lihtsam ja edaspidi võid soovi korral sellest sootuks loobuda, sest õpid ilma planeeritud asjadega hakkama saama.

Põhiküsimus õige jaotus aeg on see, et inimene ei tea, mida esiplaanile panna. Kui õpite seda tegema, muutub teie elu palju lihtsamaks.

Ärge unustage oma päeva planeerida nii, et teil oleks alati aega pere jaoks. Lõppude lõpuks on see elus kõige tähtsam!

Nüüd teate, kuidas oma aega hallata, et kõik tehtud saaks.

Edu sulle!

Lugupidamisega Jekaterina Kalmykova

Kes meist poleks mõelnud, mis on suurim väärtus? Üsna sageli lähevad arvamused selles küsimuses lahku. Mõned usuvad, et see on teave, teised usuvad, et on aeg. Kuigi kaasaegne ühiskond on piisavalt võimalusi aja kokkuhoiuks, aga millegipärast lihtsalt napib aega. Ja kohe tulevad pähe mõtted: “Miks tehnoloogiline progress teeb julma nalja?”, “Kuidas on aega kõike teha ja hästi teha?”, “Kuidas jagada ja planeerida oma päeva, et vähemalt osaliselt leevendada ise?" Kõik on väga lihtne. Peate lihtsalt õppima, kuidas oma aega õigesti planeerida.

Reeglid, mida järgida, kui tahad kõike teha

Kõigega kursis hoidmiseks ja lõõgastumiseks peaksite:

• töötada välja konkreetne plaan;
• seada tähtsuse järjekorda väiksema tähtsusega asjad, jätmata neid hilisemaks;
• mitte kulutada tööaeg raisatud mittevajalikele asjadele;
• iga päev analüüsida täidetud ülesandeid;
• olenevalt tähtsusest jaotage prioriteedid õigesti;
• korda hoidma;
• arendada tahtejõudu uute harjumuste järgimiseks.

Kuidas õppida oma päeva planeerima: juhi aja planeerimise etapid

Tundub, et tööaega pole võimalik õigesti jaotada ja igapäevaste tööde järjekorda määrata. eritööjõud Kuid mitte igaüks ei saa seda teha. Kui pähe tulevad mõtted, kuidas teha olulisi asju õigel ajal ja mitte väsida, on oluline õppida aega õigesti planeerima ja juhtima. Korralikult koostatud päevakava mängib siin olulist rolli.

Ärge unustage sellist olulist tegurit nagu piiratud aeg. Aega ei saa peatada, muuta ega tagasi saata, mis tähendab, et sama kehtib ka töö, äri ja meie elu kohta üldiselt.

Tööaja planeerimisel on järgmised etapid:

• distsipliini arendamine (oma päeva kontrollima õppimine on eduka juhi jaoks oluline ülesanne);
• asjade tähtsuse astme määramine (päevas on lubatud planeerida mitte rohkem kui 3 kiireloomulist asja);
• ülesannete ratsionaalne jaotamine olulisteks, kiireloomulisteks, lihtsateks, lihtsateks, ebaolulisteks;
• samm-sammult tööplaani koostamine;
• vabaneda lihtsatest, väikestest, kergetest ülesannetest, mille täitmine võtab vähem kui 10 minutit (järgmiste päevade mahalaadimine);
• juhi keeldumine aega "varastavatest" tegevustest (teleseriaalide vaatamine, paljude tundide veetmine suhtlusvõrgustikes, sõpradega hängimine);
• iga asja kindlaksmääramine majas ja tööl selle koht;
• tööprügist vabanemine (10 minutist päevas piisab dokumentide sorteerimiseks ja ebavajalike asjade äraviskamiseks);
• vaba aja veetmiseks hobi valimine.

Sõprade mitte kaotamiseks ja õige aja säästmiseks peate järgima reeglit: külastage 2 korda nädalas sotsiaalvõrgustike lehti, eraldage nädalavahetused sõpradega kohtumiseks, planeerige isiklikud kohtumised ette, vähendage "tühja" telefoni aega. vestlused kuni 15 minutit päevas.

Kuidas koostada tööplaani

Viljakas planeerimine on võimalik, kui järgite järgmist tööjada:

1. Määrake eesmärgid ja eesmärgid, mille alusel tööplaan välja töötada. See võib olla lühiajaline (nädal) või pikaajaline (kuu, kvartal, aasta).

Tähelepanu: Edukale juhile Te ei saa plaanist sammugi kõrvale kalduda. Saate selles teha kohandusi, näiteks vahetada ülesandeid, tähtsate koosolekute päevi, planeerida sündmusi teisele ajale, kuid mitte mingil juhul ei tohiks te neid radikaalselt muuta.

1. Jaotage ülesanded ja määrake nende täitmise tähtajad. Oluline on õppida esmalt täitma ülesandeid, mille ajaline raamistik on piiratud ja mis nõuavad palju pingutust. Seejärel saate planeerida keskmise tähtajaga ülesandeid ja töid, mis nõuavad standardfunktsioone. Väheväärtuslikud tööd tuleks teha viimasena.

1. Täitmise eelõhtul tekkinud kiireloomuliste asjade kohustuslik märkimine päevikusse või kalendrisse (võimaldab juhil kõigega õigel ajal hakkama saada, olulisi punkte vahele jätmata).

1. Kõigi ülesannete analüüs, ülesannete loetelu vähendamine (võimaluse piires).

Oma päeva mahalaadimiseks on oluline:

1. Järgige ülesannete täitmise piirangut: mitte rohkem kui 3 kiireloomulist, kokku mitte rohkem kui 10 päevas.
2. Planeerimisel järgige teostust keerulised ülesanded enamas hea aeg, soovitavalt päeva esimesel poolel, kopsud – töövahetuse lõpus.
3. Ära teosta järgmine töö eelnevat täitmata (oluline on ülesandeid samm-sammult planeerida, täites eelnevalt kokkulepituid).
4. Ärge jätke ülesandeid tegemata, ärge lükake neid järgmisele tööpäevale.
5. Kui on veel täitmata ülesandeid, on soovitatav teha nende kohta märge oluliste tööülesannete kalendrisse, kuhu need eriti ära märgid. Kui sama ülesanne “elab” stabiilselt päevikus mitu päeva järjest, tasub mõelda, kuidas sellest keelduda või lihtsalt teisele täitjale üle anda.

Ratsionaalse planeerimise saladused

Saate oma päeva õigesti planeerida järgmiselt:

• tööplaani hindamine, tööülesannete kohandamine, päevakava loomine;
• ülesannete täitmise jälgimine, mitme ülesande samaaegse täitmise välistamine (vastasel juhul on madala tootlikkuse oht);
• alustatud ülesannete täitmine;
• kõrvaldada takistused, mis takistavad juhil määratud ülesannete täitmist, hajutavad tähelepanu ja mõjutavad plaane;
• vahelduv töö puhkusega;
• ajaplaneerimise analüüs;
• oma töötulemuste pidevat parandamist.

Juhi aja säästmise saladused

1. Oluline on kombineerida sarnaseid ülesandeid, näiteks kombineerida läbirääkimisi, sorteerida kirjavahetust, vastata meilidele.
2. Sama oluline on rahuliku keskkonna loomine. See on vajalik selleks, et miski ei segaks teid teie töölt.
3. Tööaja piiramine aitab vältida ärikohtumiste ebaproduktiivseid tulemusi.
4. Prioriteedi seadmise oskus on asjaajamise ratsionaalsuse ja järjepidevuse oluline näitaja, mis mõjutab seatud eesmärkide saavutamist.
5. Erakordselt oluliste asjade tegemine võimaldab juhil saavutada oma töös kõrgeid tulemusi.
6. Tööülesannete jaotamine töötajate vahel aitab säästa oluliselt aega.
7. Samm-sammuline töö pole vähem oluline. Palju lihtsam on oma eesmärgi poole liikuda, kui ronid mööda redelit, alustades väikestest asjadest ja jõudes kõrgele.
8. Oluliste ülesannete päeviku pidamine aitab kõrvaldada osade ülesannete kattumist teistega ja ülesannete kuhjumist kuu lõpus.
9. Parem on teha olulisi otsuseid hommikul. Nii saad luua edutunde kogu oma tööpäeva jooksul.
10. Plaanide ja ajakavade koostamisel on oluline arvestada tõeline tase töövõime, kuna just tema mõjutab töö lõpptulemust.