Hommikune koosolek müüjatele. Kontorikoosolek: tõhusa pidamise saladused

Kuidas läbi viia planeerimise istungeid ja koosolekuid

Igakuiste planeerimiskoosolekute, iganädalaste koosolekute ja igapäevaste koosolekute süstemaatiline läbiviimine on müügiosakonna ja organisatsiooni kui terviku arengu olulisim tööriist. Ja iseareneva müügiosakonna lahutamatu osa – peale äriprotsesside kirjeldamist ja äri autopiloodile panemist.

Mis kasu on planeerimissessioonide ja koosolekute läbiviimisest?

? Juht osaleb operatiivjuhtimises. Ta on kursis kõigi organisatsiooni aktuaalsete sündmustega, on kursis oluliste sündmuste ja uuendustega.

? Juht saab probleemidest õigeaegselt teada müügiosakond ja kohandab lahendusvariante. Praktikas saab juht sageli probleemidest teadlikuks siis, kui need on juba hoo sisse saanud ja tõsise kahju tekitanud.

? Kõik töötajad seavad endale eesmärgid päevaks, nädalaks, kuuks. Eesmärkide täitmist jälgitakse. See takistab kõigil organisatsiooni töötajatel EI areneda. Igakuine edu on oluline.

? Iga töötaja saab teha ettepaneku arendada ettevõtet, suurendada müüki, parandada teenindust.

Töötajaid saab motiveerida uuendusi ja muudatusi välja pakkuma. Näiteks makske 30% kasumist (või potentsiaalsest kasumist) esimese rakendamise kuu eest – kui juhtkond peab uuendust oluliseks ja äratab selle ellu. Seda tehnoloogiat kasutades suutsid paljud suurettevõtted, näiteks IdeaStormi teenusega DeLL ja Sberbank teenida miljoneid lisakasumit, vähendada kulusid ja oluliselt parandada klienditeeninduse kvaliteeti.

Sberbankis soovitas inkasso eemaldada pärast inkassoid kontoris check-in, mis oli mõeldud sisemise inkassoraamatu täitmiseks. Nüüd saate seda täita kord nädalas. Seega säästsid tuhanded kollektsionäärid ühe reisi päevas, vähendades selle protseduuri kulusid. Uuenduslik kollektsionäär sai üle 300 000 rubla.

? Aruanded esitatakse õigeaegselt ettevõtte tegevuse kohta. Juht hoiab kätt pulsil: kontrollib müügimahte, uute klientide arvu, müügimahte uutele ja vanadele klientidele, reklaami- ja muude eelarvete väljatöötamist, raamatupidamisaruandeid; edendamine uute müügikanalite, uute toodete ja teenuste kaudu. Plus saab tagasisidet mis tahes näitajate suurenemise või vähenemise kohta. Näiteks miks langes müük eelmise kuuga võrreldes 11% või miks meelitasid nad sel kuul 28% rohkem uusi kliente?

See võimaldab:

Õigeaegselt tuvastada aktuaalsed probleemid ja visandada nende lahendamise plaan, määrata plaani elluviimise eest vastutajad ja kontrollpunkt(tähtaeg);

Kohandage kohe müügiplaane;

Tee kokkuvõtteid kuu, nädala tulemustest ja võrdle eelmiste perioodide tulemustega, analüüsi muutuste põhjuseid;

Koguge meeskond, premeerige võitjaid, korraldage motiveerivaid kohtumisi;

visandada strateegilised arendustegevused;

Tehke eelarve koostamine ja maksegraafik.

1. Hommikused koosolekud

Hommikused planeerimiskoosolekud on müügiosakonnas vajalikud: juhtidel on reeglina raskusi käimasaamisega ja tööle asumine võtab kaua aega. Esimesed poolteist kuni kaks tundi tööaega kuluvad hommikusetele vestlustele, suitsupausidele, teele ja kohvile ning meili kontrollimisele. Ja kaks tundi kaheksatunnises tööpäevas tähendab kolme kuud aastas, mil töötajad ei tööta, vaid saavad nende eest raha.

1. etapp. Kes viib läbi planeerimiskoosolekuid

Kaasata võib reeglina müügiosakonna juhataja, aga pea- või kommertsdirektori.

2. samm. Kui kaua hommikune koosolek kestab?

Planeerimiskoosoleku aeg peaks olema rangelt reguleeritud - 10–20 minutit, mitte rohkem. Sellest piisab juhtide "sisselülitamiseks" ja nende produktiivseks tööks seadistamiseks. Oluline on planeerimiskoosolekut mitte tund aega venitada. Taktikaliste küsimuste lahendamiseks on vaja korra nädalas läbi viia üldplaneeringu koosolek.

Kõik vastuväited juhtidelt, näiteks: „Mul pole praegu aega koosolekute planeerimiseks, töö põleb. Milleks aega raisata?" – tuleb viivitamatult peatada. Äriprotsesse korraldades vaatate teie ja teie töötajad erinevatelt positsioonidelt: juhid - positsioonilt "peame kliendi kiiremini sulgema", teie - süsteemi kellana tööle panemise positsioonilt. Pealegi ei põhjusta 15 minutit tõenäoliselt kliendi kaotust või tehingu ebaõnnestumist, eriti päeva alguses. Tähtis on hommikused koosolekud ellu viia rituaalina ja neid mitte kunagi vahele jätta. 21-30 päeva pärast harjuvad kõik sellega, et see on tööpäeva lahutamatu osa, ega saboteeri seda protsessi. Oluline on mitte lubada ühtegi päeva katkestust alates rakendamise esimesest päevast.

3. samm Milliseid küsimusi arutatakse hommikusel koosolekul?

Tänaste plaanide kinnitamine ja eesmärkide seadmine. Lisaks antakse tööpäevik kõnede nimekirjaga ja aruanne eelmise päeva müügiplaani kohta. Lisaks annavad juhid aru eile endale seatud eesmärkide saavutamisest – nad vastavad küsimustele, mis eesmärgid täpselt olid, mis saavutati ja mis ei toiminud, millist abi on vaja. Iga juht seab jooksvaks päevaks eesmärgi – kõik need kantakse väikesesse tabelisse, kuhu pääsevad ligi kõik juhid ja osakonnajuhataja. Näidiseesmärgid: "ABC LLC kliendile surve avaldamine, kolme võtmekliendi maksete kinnitamine, kohtumine uue paljulubava kliendiga."

Eesmärgid võib jagada kolme kategooriasse:

1) päeva eesmärgid klientidele;

2) makseeesmärgid;

3) töö debitoorsete arvetega.

Samm 4. Täitke tabel(Tabel 5.12)

Tabel 5.12 Päevaplaan

Esimene ülesanne osakonnajuhataja – kontrolli aruandeid.

Teine ülesanne– sisestage juhtide seatud eesmärkide loend. On oluline, et nad seaksid oma eesmärgid.

5. samm Skype'i koosolekud

Kaasaegsed sidevahendid võimaldavad planeerimiskoosolekuid pidada eemalt, näiteks Skype’i vahendusel. Tegevjuht saab osaleda hommikusel koosolekul kõikjal maailmas ja määrata müügiosakonnale lisaülesandeid. Kui teie töötajad on igapäevaste koosolekutega harjunud, saate selle protsessi täielikult Skype'i režiimi üle viia. Põhimõtteliselt on see tehnoloogia rakendatav ka teistel planeerimiskoosolekutel, kui nende läbiviimiseks on väljakujunenud traditsioonid, pannakse kirja reeglid ning kõik töötajad teavad, millised dokumendid peavad planeerimiskoosolekule esitama ja millistele küsimustele tuleb vastata.

2. Kuidas iganädalasi koosolekuid läbi viia

1.2. Millal:

1.3. Kes viib läbi:

1.4. Kes on kohal:

1.5. Arutatud teemad:

1.6. Vajalikud dokumendid:

2. Menetlus.

2.1. Esiteks teeme teatavaks päevakorra.

2.2. Lühiaruanne nädala tulemustest.

2.4. Plaanide määratlemine ja kohandamine.

2.5. Konkreetsete eesmärkide määratlemine järgmine nädal.

2.6. Töötajate ettepanekute kuulamine.

2.7. Millised aruanded ja dokumendid paigutatakse juhi lauale.

3. Koosoleku protokoll.

(Täidab sekretär.)

3. Näide “Iganädalaste koosolekute eeskirjad”

1. Eesmärk, aeg, osalejad, dokumendid.

1.1 Eesmärk:

Analüüsida müügiplaanide täitmist kuu algusest ja oodatavat müüki lõpus;

Kontrollige varem määratud ülesannete täitmist, määrake uusi ülesandeid või ajastage olemasolevaid ümber;

Tuvastage praegused probleemid ja kirjutage need üles samm-sammult plaanid oma otsused, kirjutage lühikesed juhised, määrab planeeringu elluviimise eest vastutajad ja kontrollpunkti (tähtaeg);

Jälgige eelmise nädala ülesannete täitmist;

Teatage olulistest sündmustest ja uuendustest ettevõttes.

1.2 Kui see viiakse läbi:

Igal esmaspäeval kell 10.00-11.30.

1.3 Kes viib läbi:

Tegevdirektor või (kui puudub) tegevdirektor.

1.4 Kes on kohal:

Peadirektor (vajadusel).

Tegevdirektor (arendusjuht).

Finantsdirektor (pearaamatupidaja).

Müügijuhid.

Tehnoloog.

1.5 Arutatud probleemid:

Oluline on kirja panna arutlusel olevad standardprobleemid ja need alati läbi vaadata. Kõik küsimused võib jagada kahte kategooriasse:

Regulaarsed – need, mida arutatakse vastavalt määrustele;

Arenguküsimused - vastavalt koosoleku plaanile (päevakorrale).

Iga küsimus tuleb esile tõsta kindel aeg ja selle aja jooksul on aega otsuse väljatöötamiseks, tegevusplaani kirjutamiseks ja vastutaja määramiseks. Kuigi strateegilistel teemadel võib pikalt arutada. Sel juhul on peamine mitte unustada koosoleku eesmärke ja viia küsimus otsusele. See on palju parem kui tõstatada kümmekond küsimust ja mitte ühtegi neist loogilise järelduseni viia.

Koosolekul saab arutada nelja kuni kuut küsimust. Tajumiseks ja aktiivseks tööks raskem.

1.6 Nõutavad dokumendid:

Kõik aruanded esitatakse trükitud kujul ja salvestatakse elektrooniliselt ühiseks juurdepääsuks.

Raamatupidaja annab:

Müügiaruanne nädala ja kuu algusest.

Müügiosakonna juhataja:

Iga juhi müügiaruanne.

Päevik ülesannete ja tehtud otsuste salvestamiseks.

Enne koosolekut kontrollib tegevdirektor või ettevõtte juht nõutavate dokumentide olemasolu.

2. Menetlus.

2.1. Teatame päevakorra.

2.2. Lühiaruanne nädala tulemustest. Oluline on, et töötajad räägiksid saavutatud tulemustest, mitte sellest, mida nad eesmärgi saavutamiseks tegid. Aruannete koostamiseks kulub 5–15 minutit.

2.3. Projektide edenemise arutelu.

2.4. Aruannete analüüs osakondade kaupa, statistikaalaste plaanide määramine ja korrigeerimine.

2.5. Seadke järgmiseks nädalaks konkreetsed eesmärgid. Kirjutage see protokolli. Märkige vastutajad.

2.6. Kuulake töötajate ettepanekuid müügi, teenuse kvaliteedi jms suurendamiseks. Saate neid kõiki vastavalt koguda e-mail ettepanekute jaoks eraldi lahtrisse ja koosolekul kaaluda ainult neid, millel on tulevikku. Ülesannete, kohustuste ja tähtaegade sisestamine protokolli.

2.7 Müügiosakond:

Juhtide aruanne pannakse lauale.

Määratakse võimalus suurendada tarnemahtu konkreetsetele klientidele (kliendiarendus). Mida on vaja tarnete mahu suurendamiseks: installida tarkvara, koolitada müüjaid, pakkuda reklaamtooteid ja näidiseid.

Määratakse tarnete jätkamise võimalus kliendile, kes katkestas tellimise ettevõtte süül ( isiklik kontakt kommertsdirektor).

Tehnoloog:

3.1. Sekretär täidab standardvormi abil ja saadetakse kõigile osalejatele.

4. Kuidas igakuiseid koosolekuid läbi viia

1. Eesmärk, aeg, osalejad, dokumendid.

1.2. Millal:

1.3. Kes viib läbi:

1.4. Kes on kohal:

1.5. Vajalikud dokumendid:

2. Menetlus.

2.1. Teatame päevakorra.

2.2. Igakuine tulemuste aruanne. Iga osakonna jaoks.

2.3. Müügiplaanide elluviimise arutelu ja järgmise perioodi plaanide kinnitamine. Eelmisel kuul seatud eesmärkide ja nende elluviimise protsendi arutelu.

2.4. Järgmise kuu eelarve määratlemine, osapooltele maksete graafikud ja kord.

2.5. Võitjate autasustamine kuu tulemuste põhjal.

2.6. Motivatsioon: uute KPI-de, boonuste ja mittemateriaalse motivatsiooni arutelu.

2.7. Strateegilise arendustegevuse arendamine.

2.8. Turundus- ja reklaamitegevuse arendamine.

2.9. Kokkuvõte osakondade kaupa.

2.10. Kuulake töötajate soovitusi.

2.11. Millised aruanded ja dokumendid paigutatakse juhi lauale.

3. Koosoleku protokoll.

3.1. Täidab sekretär.

5. Näide "Igakuiste koosolekute eeskirjad"

1. Eesmärk, aeg, osalejad, dokumendid.

Igakuise koosoleku läbiviimise korra määrab ettevõtte peadirektor.

Sihtmärk:

Jälgige müügiplaanide täitmist.

Koos äri- ja tegevdirektoriga kinnitada uued müügiplaanid.

Premeerige võitjaid, korraldage motivatsioonikohtumisi, koondage meeskond.

Motivatsioon: tutvustage uusi KPI-sid, boonuseid ja mittemateriaalset motivatsiooni.

Kirjeldage strateegilisi arendustegevusi.

Eelarve koostamine, maksegraafik.

Kokkuvõtteid tehes.

Millal:

Kuu esimene teisipäev.

Kes viib läbi:

Tegevdirektor või (tema äraolekul) ettevõtte juht.

Kes on kohal:

Ettevõtte direktor.

Tegevdirektor (arendusjuht).

Finantsdirektor (pearaamatupidaja).

Müügijuhid.

Tehnoloog.

Logistikajuht.

Vajalikud dokumendid:

Kõik aruanded on esitatud trükitud kujul ja asuvad riigis elektroonilisel kujul jagatud juurdepääsul.

Raamatupidaja annab:

Igakuine müügiaruanne.

Müügiosakonna juhataja:

Iga juhi müügiaruanne (kuu kokkuvõte).

Igal osalejal on kaasas:

Iga osaleja küsimuste ja hetkeprobleemide loetelu;

Üks-kaks ideed, kuidas ettevõttes protsesse parandada, rohkem müüa ja teenindust parandada.

2. Menetlus.

1) Müügiplaanide elluviimise arutelu ja järgmise perioodi plaanide kinnitamine. Eelmisel kuul seatud eesmärkide ja nende elluviimise protsendi arutelu.

2) Järgmise kuu eelarve määratlemine, osapooltele maksete graafikud ja kord.

3) Võitjate autasustamine kuu tulemuste alusel.

4) Motivatsioon: uute KPI-de, boonuste ja mittemateriaalse motivatsiooni arutelu.

5) Strateegilise arengu meetmete väljatöötamine.

6) Turundus- ja reklaamitegevuse arendamine.

7) Osakondade kaupa kokkuvõte.

Ettevõtte direktor:

Käsitleb oma visiooni viimase kuu tulemustest lähtuvalt, järgmise kuu/kvartali arengut, ettevõtte arengusuunda ning annab edasi asutajate arvamuse. Arutab olulisi teemasid (tema arvates). Määrab ülesanded, nende täitmise tähtajad ja määrab vastutuse.

Finantsdirektor (pearaamatupidaja):

Lauale pannakse kokkuvõtlik aruanne igakuise müügimahu ja kasumi protsendi kohta; kuluaruanne, võlgnevuste aruanne ja saadaolevad arved+ võrdlus eelmise kuu võlaga.

Debitoorsed arved üle kolme kuu.

Milliseid meetmeid saab võtta kulude vähendamiseks.

Müügiosakond:

Tabelile pannakse kokkuvõtlik aruanne juhtidele, müügiaruanne, tegevusaruanne ja konversiooniandmed.

Määratakse uute müügikanalite arendamise võimalus.

Määratakse võimalus toota uusi tooteid vastavalt nõudlusele.

Klientide hankimise kanalid protsendina klientide müügimahust kanali kohta (15% – kontekstuaalne reklaam, 55% - külmkõned, 20% - taasaktiveerimine, 10% - soovitused).

Uute klientide arv kuus (aktiivne müügiosakond).

C-kategooriast B-sse ja B-st A-sse (kliendiosakond) liikunud arenenud klientide arv.

Püsiklientide ja A-, B- ja C-kategooria klientide arv (kliendiosakond).

Taasaktiveeritud klientide arv ja nende müügimaht kuus (aktiivne müügiosakond).

Konkurentide analüüs: hinnad, tooted, eripakkumised (pakkumised).

Milliseid tegevusi müügiosakonna arendamiseks läbi viidi: raamatud, koolitused, kursused jne Mida ellu viidi. Kuidas see müüki mõjutas?

Tehnoloog:

Selgitatakse eitava hinnangu põhjus, määratakse vastutav isik ja mõjutamise mõõt.

Igal osalejal on kaasas:

Küsimuste ja aktuaalsete probleemide loetelu;

Päevik ülesannete ja tehtud otsuste fikseerimiseks;

Üks-kaks ideed, kuidas ettevõttes protsesse parandada, rohkem müüa ja teenindust parandada.

Enne koosolekut kontrollib tegevdirektor või ettevõtte juht nõutavate dokumentide olemasolu.

3. Koosoleku protokoll.

3.1. Koosoleku protokolli täitmine. Täidab sekretär. Pärast koosolekut saadetakse protokoll kõigile osalejatele.

Koosoleku/planeerimiskoosoleku protokoll

nr 01M 02.02.2014, Peterburi

Raamatust Fast-management. Juhtimine on lihtne, kui tead, kuidas autor Nesterov Fedor Fedorovitš

Kuidas koosolekuid läbi viia erinevat tüüpi juhi tegevust suurim arv aega kulutavad koosolekud. Vaevalt on ühtegi teist tüüpi tegevust, mille puhul nii palju töötaja aega raisataks kui selle läbiviimisel

Raamatust Dream Team. Kuidas luua unistuste meeskonda autor Sinyakin Oleg

Koosolekute planeerimine mittemillestki Iganädalane koosolek esmaspäeviti kontoris Osalejad: müügidirektor, osakonnajuhatajad.Teised - vastavalt vajadusele.Igal esmaspäeval said müügiosakonna võtmejuhid kokku ja andsid aru tehtust ja tegemata jätmisest. vähe

Raamatust Juhtige inimesi teiega autor Novak David

Tähelepanekud on olulised. Juhina peate olema ettevaatlik, et inimesed ei ajaks edusamme tulemustega segamini. Viie naela kaotamine on hea, kuid tulemuste jälgimine ja nägemine on väga oluline, eriti kui see toob kaasa järgmise viie naela kaotamise,

Raamatust Infobusiness edasi täisvõimsus[Topeltmüük] autor Parabellum Andrei Aleksejevitš

Raamatust Juhi reeglid ja tabud autor Vlasova Nelly Makarovna

Kuidas muudatusi teha? Muutus on kõige püsivam nähtus ja just see koht, kus me kõige sagedamini oma lemmikrehale astume. Konarustest vabanemine on peaaegu võimatu, kuid ettevaatlikkus ja kavalus võivad lööke pehmendada. Võtke ennetavaid tablette nagu

Raamatust Reklaamiagentuur: kust alustada, kuidas edu saavutada autor Golovanov Vassili Anatolievitš

Küsimus 4. Kuidas ja kus intervjuusid läbi viia? Tegevuskava: valida äritegevuse ja müügi tegemise koht, viis ja tehnoloogia; otsustame, kas vajame kontorit (nüüd ja üldiselt); rendime bürood intervjuudeks, koolitusteks ja juhtide tööks (mitte

Raamatust MBA taskus: Praktiline juhend peamiste juhtimisoskuste arendamise kohta autor Pearson Barry

Raamatust Finantsjuhtimine on lihtne [ Põhikursus juhtidele ja alustavatele spetsialistidele] autor Gerasimenko Aleksei

Raamatust Turundus valitsusele ja avalikud organisatsioonid autor Kotler Philip

Raamatust Personali sertifitseerimine – tee vastastikuse mõistmiseni autor Brigitte Sivan Autori raamatust

Autori raamatust

Kuidas koosolekut läbi viia? Korrustel ringi kõndimine ja konflikt turvamehega võttis palju aega. Kella vaadates mõistsin, et mul pole aega kontorisse minna - koosoleku alguseni oli jäänud kaks minutit. Läksin otse koosolekuruumi, kus nad traditsiooniliselt peeti

« RAM“- iga päev toimuv lühike koosolek, mille eesmärk on kuulata aruandeid ülesannete täitmise kohta, püstitada uusi ülesandeid ja eelkõige kiiresti lahendada tekkinud probleeme. Minimaalne arutelu. Lisaks analüüsile ja tagasisidele täidab “RAM” ka “motivaatori” rolli, st häälestab töötajaid uueks päevaks nii, et nad ärkavad ja saavad energiat. Head tuju ja asusid oma kohustusi täitma.

1. "Operatiiv" toimub iga päev kell 9.30 Interneti või sisetelefoni kaudu. Kulutatud aeg ei tohiks ületada 15 minutit. Operatiivtoimingute läbiviimise eest vastutab ettevõtte tegevdirektor.

2. “Operatiivtöötajate” koosseis on juhid struktuurijaotused ja ettevõtte filiaalid.

3. „Tegevuskoosolekul“ ära tõsta arutlusele küsimusi, mida saab tööliselt lahendada, on lubatud selgitused, mitte arutelud.

4. Operatsioonil osalevad juhid ja spetsialistid peavad oma tööpäeva planeerima nii, et kohalolek oleks kohustuslik.

5. Kui keegi osalejatest ei saa objektiivsetel põhjustel “operatsioonile” tulla, on ta kohustatud sellest eelnevalt teavitama tegevdirektorit, samuti kirjalikult esitama määratud ülesannete täitmise aruande ja jooksvate probleemide loetelu.

« Planeerimiskoosolek"- pikem, 2 korda kuus toimuv koosolek, kus jälgitakse ja seatakse pikemaajalisi eesmärke, jälgitakse peamisi tulemusnäitajaid, sh rahalisi, tuuakse osakonnajuhatajate ette uued korraldused ja juhised ning tehakse otsuseid teatud ressursside jaotamise, praeguste prioriteetide seadmise kohta ning ka kokkuvõtteid möödunud perioodi tulemustest.

1. “Planeerimine” toimub kaks korda kuus (igal teisipäeval) kell 17:00, ajakulu ei tohiks ületada 1,5 tundi. Toimumiskoht määratakse kindlaks ja teatatakse enneaegselt. Planeerimiskoosolekute läbiviimise eest vastutab ettevõtte tegevdirektor.

2. “Planeerimiskoosolekul” osalevad ettevõtte struktuuriüksuste ja filiaalide juhid. Vajadusel saab “planeerimiskoosoleku” läbi viia laiendatud formaadis ning sinna kutsuda teisi ettevõtte töötajaid.

3. „Planeerimiskoosolekul“ ära tõsta arutlusele tööliselt lahendatavaid küsimusi, lubatud on täpsustused, mitte arutelud. Varasematel planeerimiskoosolekutel püstitatud ülesannete täitmise aruanded esitatakse vastuste vormis küsimustele: „Mis oli plaanis? Mida tehakse? Mis on tegemata ja miks? Milliseid täiendavaid samme on tulemuse saavutamiseks vaja teha? Enne planeerimiskoosoleku algust peab iga selle osaleja koostama lahendamist vajavate küsimuste nimekirja.

4. Tõhusa “planeerimiskoosoleku” tulemuseks on tehtud otsus. Kokkuvõtete tegemisel tuleb selgelt sõnastada, millised toimingud tuleb teha, nende tegemise tähtaeg ning samuti on nimetatud vastutavad isikud, kes konkreetse ülesande täitmist kontrollivad.

5. “Planeerimiskoosoleku” protokolli säilitab tegevdirektor, millest koopia antakse kõigile osalejatele 1 päeva jooksul.

6. “Planeerimiskoosolekul” osalevad juhid ja spetsialistid peavad oma tööpäeva planeerima nii, et nende osalemine oleks kohustuslik.

7. Kui keegi osalejatest ei saa objektiivsetel põhjustel "planeerimiskoosolekul" osaleda, on ta kohustatud sellest eelnevalt teatama tegevdirektorile, samuti esitama kirjaliku aruande talle pandud ülesannete täitmise kohta ja nimekirja. praegused küsimused.

Direktor ____________________________

(1 keskmine hääl: 5 5-st)

Koosoleku ajal peab juht oma alluvatele edastama kasulik informatsioon ja seada neile selged eesmärgid. Kui kõik on õigesti tehtud, suureneb tööjõu efektiivsus, vastasel juhul tuleks koosolekute läbiviimise kord uuesti läbi vaadata.

Kas peate sageli koosolekuid? Kas teie töötajad saavad neilt sageli midagi kasulikku? Kas nad mõistavad teie seatud eesmärke ja eesmärke?

Kas nende töö efektiivsus tõuseb pärast koosolekute planeerimist? Kas saate piisavat tagasisidet? Kui vastasite vähemalt ühele küsimusele eitavalt, peate õppima tõhusaid koosolekuid ja planeerimisseansse läbi viima, et raisata neile minimaalselt aega ja saada maksimaalset kasu.

Tõhus kohtumine

Koosolekute abil toimub suhtlus erinevate osakondade vahel ja osakondade endi sees, teostus tehtud otsused ning üksikute töötajate motivatsioon tööd teha suureneb. Kuid ainult tõhus koosolek võib neid probleeme lahendada, seega kontrollige ise, kas teie koosolekud vastavad järgmistele kriteeriumidele.

1. Vormingu vastavus. Koosolekuid on mitut tüüpi: koosolek, planeerimiskoosolek ja operatiivkoosolek. Igal neist kohtumistest on oma eesmärgid ja need kestavad vastavalt erinev aeg. Operatiivtöötaja on mõeldud just tekkinud probleemi lahendamiseks.

Tavaliselt kestab see 5-10 minutit ja toob kokku probleemiga otseselt seotud inimesed. Planeerimiskoosolek toimub tavaliselt iga päev hommikul ja kestab 25-30 minutit. Selle aja jooksul on juhil vaja paika panna päeva ülesanded, saada tagasisidet eelmise päeva tulemuste kohta ja vajadusel plaane korrigeerida.

Kohtumise eesmärk on leida lahendus globaalne probleem, looge oma turule uus pakkumine, arendage uus programm motivatsioon jne.

Tihti on koosolekud jagatud kahte etappi – esimene toimub õhtul, mille käigus seatakse kokku koosoleku eesmärgid ja visandatakse probleemid, mida arutatakse. Hommikul algab teine etapp, mis võib kesta kuni kaks tundi. Täisväärtuslik kohtumine on loovus selle puhtaimal kujul.

2. Ülesannete täpsustamine. Igal koosolekul peaksid olema selgelt määratletud eesmärgid, millest osalejatele eelnevalt teatatakse. Päevakorrast kõrvalekaldumine on äärmiselt ebasoovitav.

3. Ranged regulatsioonid. Koosolekul peab olema algus- ja lõppaeg, olenemata sellest, kas kõik kutsutud on kohal. Seadke selged ajapiirangud, näiteks lõpetage päevakorrapunkt 1 25 minutiga.

Varuge iga kõneleja jaoks kindel aeg – 5 minutist piisab, see õpetab inimesi asja juurde rääkima. Kui kuulete kõrvalisi vestlusi või kõrvalekaldeid teemast, lõpetage need katsed ja säästke oma aega.

4. Optimaalne koostis . Asjaomased inimesed peavad koosolekul kohal olema. Lihtsalt istuge ja kuulake, ärge kutsuge kedagi. Las igaüks tegeleb oma asjadega.

5. Sõna kõigile. Igal koosolekul osalejal peaks olema võimalus avaldada oma arvamus konkreetses küsimuses. Ärge sekkuge ja eriti ärge katkestage töötaja kõnet, isegi kui see läheb teie vaatenurga vastu. Kas vajate piisavat tagasisidet?

6. Arvestuse pidamine. Päevakord ei ole ainus kohustuslik koosoleku dokument. Protokoll, kus on kirjas kõik põhipunktid, tähtsuse järjekorras sõna võtnud töötajad, nende arvamus konkreetses küsimuses ja mis kõige tähtsam, koosoleku tulemused, on väga kasulik paber.

Kindlasti saatke koosolekul osalejatele uudiskiri, et neil oleks see alati käepärast võimalike punktide selgitamiseks. See muudab määratud ülesannete täitmise jälgimise ja saadud tulemuste analüüsimise mugavamaks. See on skeem "ülesanne - tulemused - kontroll - ülesanne", mis võimaldab teil koosolekuid kõige tõhusamaks ja kokkuvõtlikumaks muuta.

7. Koosoleku planeerimine. Iga töötaja peaks teadma, millal teda järgmine kord koosolekuruumi kutsutakse. Äkilisus on halb abiline koosolekute korraldamisel, osalejatel pole aega valmistuda või nad ei tule kontorist puudumise tõttu üldse kohale.

Kui mõni probleem tekkis ootamatult ja otsustasite selle lahendamiseks kokku kutsuda töörühma, valmistuge vastusteks "Ma ei tea", "Ma pean kontrollima" ja "Ma annan teile hiljem aruande".

Kuidas tõhusat koosolekut ette valmistada ja läbi viia?

Tõhusaks kohtumiseks peate esmalt selleks valmistuma. Enne koosoleku algust peaks juht selgitama järgmisi küsimusi:

milliseid eesmärke koosolek taotleb ja milliseid ülesandeid lahendab.
milline on koosoleku formaat, millised on koosolekul osalejate rollid. Töötajate rollid on ette määratud: peab olema esimees ja sekretär. Samuti määratleda täpne aeg koosoleku algus ja lõpp.
milline on koosoleku ülesehitus? Tüüpiline struktuur näeb välja selline:
tervitused;
koosoleku eesmärkide, eesmärkide ja vormi väljakuulutamine;
olemasolevate probleemide arutelu ja analüüs;
esinejatelt tagasiside saamine;
tulemuste analüüs ja lähituleviku ülesannete püstitamine;
kokkuvõtteid tehes.
millised on koosoleku reeglid? Määrake iga päevakorrapunktiga töötamise täpne aeg, kui koosolek võtab kaua aega, eraldage vaheaeg.
milliseid dokumente vaja läheb. Valmistage ette kogu vajalik teave, mis osalejatele huvi pakub, saatke materjalid välja, et neid eelnevalt uuritaks.
Kas koosolek on vajalik? Enne koosolekukutse saatmist kontrollige, kas see on tõesti vajalik.

Vasta enda jaoks neile küsimustele:

Kas seatud ülesanded tuleb täna lahendada?
Mida peaksid osalejad koosolekult kaasa võtma?
Kuidas peaks nende töö pärast kohtumist muutuma?
Kas kogu vajalik teave on kogutud? Kas saate mõnele küsimusele vastuse "ei tea"?
Kas on veel mõni viis probleemi lahendamiseks ilma koosolekut pidamata?

Pea meeles umbes lihtsad reeglid läbiviimine tõhusad kohtumised, hoidke publiku tähelepanu peal peamine eesmärk, andke arutelule positiivne või neutraalne toon ja julgustage neid oma arvamust avaldama.

Siis saate oma töötajate efektiivsuse tõusu ja samal ajal vähendate ajaraiskamist.

Klientidega töötades näen, et peaaegu iga juht (üks, viis või 100 tema alluvat inimest - vahet pole!) peab hommikul planeerimiskoosoleku või viieminutilise koosoleku ja peaaegu kõik teevad seda ebaefektiivselt. Kuidas ma sellest aru saan? See on väga lihtne: kõik juhid ei ole ühel või teisel viisil hommikuse koosoleku tulemustega rahul. Minu artikkel selle parandamise kohta ja lisatud ka teie abistamiseks (juurdepääsu saamiseks peate) .

1. samm. Väljendage hommikuse planeerimiskoosoleku tõhususe diagnostikat

Palun märkige väite kõrval olev ruut, kui nõustute väitega:

Töötajad hilinevad regulaarselt hommikustele planeerimiskoosolekutele või lähevad sinna vastumeelselt
Iga päev on hommikusel koosolekul erinev kestus
Hommikused koosolekud kestavad üle 15 minuti
Töötajad lahkuvad koosolekult närvilise, mureliku või rahulolematuna
Olete kaldunud uskuma, et hommikused planeerimiskoosolekud on kasutud - järk-järgult ei näe te nendel mõtet
Tööpäeva jooksul segavad sind pidevalt töötajad, nendega tuleb arutada erinevaid probleeme
Terve päeva pead pea igale töötajale ühte ja sama asja selgitama.
Töötajad ei mäleta, mida te neile hommikusel koosolekul rääkisite
Vaatamata sellele, et ülesanne oli püstitatud hommikul, jääb see sageli õhtuks täitmata
Iga päev teevad teie töötajad samu vigu

Kui olete vähemalt ühe üksuse kontrollinud, peate oma käitumisviisi uuesti läbi vaatama hommikused koosolekud, olenevalt teie eesmärkidest.

2. samm. Määrake hommikuse planeerimiskoosoleku eesmärk.

Nagu iga tegevuse puhul, pead sa enda jaoks selgelt määratlema: milliseid tulemusi soovid hommikuste planeerimiskoosolekute pidamisega saavutada? Ja püstitatud eesmärkidest lähtuvalt sõnastada tegevuskava.

Valige loendist teid huvitavad eesmärgid:

Töötajate motivatsioon

Kõik ülalloetletud eesmärgid peavad olema teie töös meeskonnaga olemas, kuid mitte kõiki neid ei pea endale seadma hommikust koosolekut pidades.

Näiteks võite kogemuste vahetamise ja koolituse läbi viia iganädalaselt ja mitte hommikuti, vaid selleks spetsiaalselt määratud ajal ning siis kogutakse kokku ja arutatakse kõik probleemid ja küsimused.

Samal ajal peate mõistma, et kui te ei sea endale eesmärgiks oma töötajaid hommikul motiveerida, siis pole teil vaja mingeid saavutusi oodata - neid ei juhtu :)

Nüüd üksikasjalikumalt selle kohta, kuidas iga eesmärki saavutada.

Päeva/nädala ülesannete/fookuse planeerimine ja seadmine

Päevas ei tohiks olla rohkem kui kolm ülesannet ja üks fookus. Ideaalne variant- seda siis, kui te seda välja ei ütle, vaid iga töötaja ütleb iseseisvalt, mida ta päeva lõpuks saavutab ja millele täna keskendub.

Eesmärgid peavad olema saavutatavad, konkreetsed ja mõõdetavad, see tähendab numbrites! Seadke eesmärgid SMART-meetodi abil(saate lugeda, mis meetod see on .

Kõik inimesed tajuvad teabe visuaalset esitust paremini, seetõttu on parem kirjutada peamised ülesanded tahvlile ja rõhutada vestluse ajal päeva fookust (selle sõna otseses mõttes).

Kui ülesanded paneb paika juht, siis on parem, kui töötaja kirjutab oma ülesanded ka päevikusse kirja.

Tööprobleemide kogumine, töötajate tagasiside

Oluline on üles ehitada suhtlust kahes suunas: mitte ainult ei räägi sina juhina neile, millised probleemid viimase päeva jooksul tekkisid, vaid nad peavad harjuma ka rääkima oma tööprotsessi käigus tekkinud raskustest. Sageli peavad töötajad oma probleeme tähtsusetuks, arutavad neid ainult omavahel ega räägi neid juhtkonnale.

Vajalik on luua usaldusväli, seetõttu võtab juht esiteks aktiivsuse soodustamiseks alati vastu kõik töötajate poolt välja öeldud probleemid (isegi kui need on tema arvates väikesed ja tähtsusetud). Teiseks otsi alati süüdlast, mitte süüdlast. Kolmandaks määrata probleemi lahendamise eest vastutaja ja määrata selle kõrvaldamise tähtaeg ning tehtud töö tulemuste põhjal teavitada, et probleem on lahendatud.

Kogemuste vahetus, töötajate koolitus

Samuti saate läbi viia minikoolitusi: vaadata üle või korrata töötajatega standardseid kõneskripte, toote eeliseid, vastuseid vastuväidetele, ettevõtte jooksvaid tutvustusi jne. Treenides pole te ainuke, kes räägib, kaasake oma töötajad protsessi pidevalt.

Õpetage neile iga päev midagi uut ja kasulikku. Arendage alati oma töötajaid!

Suurenenud meeskonnavaim

Esiteks kasuta suhtlemisel sõnu nagu “meie”, “meie meeskond”.

Helistage ettevõtte uudiseid, organisatsioonisiseseid probleeme ja organisatsiooni õnnestumisi (isegi väikeseid) viimase päeva jooksul. Isegi kui teie ettevõttel on ettevõtte e-kiri, ei loe kõik seda, nii et põhilised ja huvitavad uudised võivad kuulutada. Isegi kui uudised pole head, saate meeskonnana koos mõelda, mida antud olukorras ette võtta.

Ärge unustage avaldada pidulikku ja olulised kuupäevad töötajatele (töötajate endi, nende laste sünnipäevad, ettevõttes töötamise aastapäev, konkurssidel osalemine jne)

Töötajate motivatsioon

Selleks, et anda meeskonnale positiivne hoiak kogu eelseisvaks päevaks, on vaja:

leida midagi, mille eest kedagi meeskonnast kiita (parim müügi, kvaliteedi vms osas; tänulikkus kliendi poolt; lahendus keerulisele või ebastandardsele probleemile jne);
päevaülesannete seadmisel selgitage, kuidas lõpetamine mõjutab positiivselt ühised eesmärgid ettevõtted, s.o. on vaja näidata, et iga töötaja on oluline;
kasuta tegudele julgustavaid sõnu: “Teeme ära!”, “Näita, milleks oled võimeline!” jne.
kasutage sõnu, mis näitavad teie usku neisse: "Me saame", "Me teeme", "Me tõestame", "Ma olen kindel" jne.

Ärge kunagi noomige töötajat hommikusel koosolekul, nagu ärge kunagi väljendage rahulolematust kogu meeskonnaga – hommikul ainult positiivseid asju!

Samm 3. Planeerimiskoosoleku reglemendi koostamine.

Olenevalt sellest, millise hommikuse planeerimiskoosoleku olete endale seadnud, peate koostama selle rakendamise eeskirjad. Parim on see välja printida ja oma hommikuses koosolekuruumis riputada.

Määruses tuleb määratleda planeerimiskoosoleku algus- ja lõpuaeg. See ei tohiks olla pikem kui 15 minutit, et teabe tajumise tase oleks maksimaalne. Samuti on vaja koostada elluviimise plaan, s.o. sellest, millest räägite. Soovitused plaani koostamiseks:

Pidage meeles, et peate oma planeerimiskoosolekut positiivselt alustama ja lõpetama. Seetõttu alustage planeerimiskoosolekut tervitamisega, tõstke esile mõned viimase päeva saavutused (üksik töötaja või kogu meeskond). Ja lõpetage õnnitluste ja soovidega Head päeva, tegudele julgustav fraas.
Pärast tervitamist saab raporteerida eelmise päeva töö tulemustest ja nende põhjal seada jooksva päeva eesmärgid.
Minikoolitus või kogemuste vahetus, mis on mõeldud selleks, et aidata saavutada päevaks seatud eesmärke, tuleb läbi viia kohe pärast nimetatud ülesandeid.
Töötajatelt on kindlasti vaja tagasisidet saada – seda on soovitav teha koosoleku lõpupoole, kuna aruteluks on võimalik paika panna vaid standardne aeg ja tagada, et planeerimiskoosolek ei veniks, on vajalik selle protsessi kontrollimiseks. Kui näete, et arutlusele tõstatatud probleem on keeruline ja selle lahendamiseks kulub rohkem kui 2 minutit, planeerige sellel teemal eraldi kohtumine või määrake selle lahendamise eest vastutaja.

Hommikuse planeerimiskoosoleku läbiviimise reglemendi mall:

Hommikuse koosoleku ajakava täitmise näidis(juurdepääsu saamiseks kõigile tasuta lisamaterjalid vajalik):

Soovitan planeerimiskoosoleku reglemendi mall mitmes eksemplaris välja printida ja igapäevase ettevalmistuse käigus teha sinna märkmeid selle kohta, mida soovite otse öelda.

4. samm. Hommikuseks planeerimiskoosolekuks valmistumine.

Hea ettevalmistus on 90% õnnestumisest, seetõttu tuleb nagu iga sündmuse puhul valmistuda ka hommikuseks planeerimiskoosolekuks.

Parem on seda teha eelmisel õhtul ja teha seda kindlasti kirjalikult!

Ülesanded püstitad lähtuvalt sellest, millised igakuised eesmärgid oled endale seadnud ja millises nende elluviimise etapis oled, aga ka sellest, millised need tööpäeva jooksul on.

Pane kirja iga rakendusplaani punkti kohta, mida ütled: meenuta päeva õnnestumisi ja ette tulnud raskusi, uudiseid ja sündmusi; mõelge läbi ja valmistage ette minikoolitus.

Esialgu võib ettevalmistamine võtta üsna palju aega, kuid järk-järgult tuleks seda vähendada maksimaalselt 10 minutini.

5. samm. Planeerimiskoosoleku läbiviimine.

Võtke trükitud reeglid kätte, naeratage ja vaadake reegleid ning alustage koosolekut. Samal ajal ärge unustage oma kella jälgida, et kohtumine ei kestaks üle 15 minuti.

Protsessi käigus pange enda jaoks tähele töötajate reaktsioon igale eeskirjade punktile, et analüüsida, milline teave oli huvitav ja mis mitte. Kui miski ei pakkunud huvi või ei toonud teile oodatud tulemust (reaktsiooni), siis peate mõtlema, kui oluline see teave on, kas seda saab eemaldada või kuidas muuta selle esitlust, et suurendada töötajate huvi.

Teie jaoks peaks teie koosolekute tõhususe peamiseks kriteeriumiks loomulikult olema jõudluse tase, müük ja teenuse kvaliteet. Kui dünaamika on positiivne, siis teete kõik õigesti, vastasel juhul oleme alati valmis teiega individuaalselt koostööd tegema!

Kuula artiklit:

Enamik müügijuhte oskab hästi suhelda ja müüa, kuid paraku pole stabiilsus, tööplaani järgimine, tehtud jõupingutuste analüüs ja analüüs. tugev külg. Kui juhil on sel kuul palju tellimusi, siis ta paratamatult lõdvestub: hakkab vähem külmkõnesid tegema ja lõpetab töötamise “magavate” klientidega.

Planeerimiskoosolekutel saab müügiosakonna juhataja märgata juhi töös tekkivat langust ja juhtida töötaja tähelepanu sellele, et tema töölt kõrvale hiilimist on märgatud ja kontrolli alla saadud. Loomulikult seisavad juhid planeerimiskoosolekul osalemisele igal võimalikul viisil vastu, viidates asjaolule, et neil pole absoluutselt aega ja praegu on tehing põlemas. Peate mõistma, et juht on see, kes rakendab funktsiooni planeerimiskoosolekute kaudu haldusjuhtimine ning korraldab süsteemset meeskonnatööd, ilma majanduslangusteta ja kiirustades.

Kuidas planeerimiskoosolekut kõige tõhusamalt korraldada ja läbi viia?

Aeg

Planeerimiskoosolekud tuleks pidada hommikul. Kui tööpäev algab planeerimiskoosolekuga, ei hiline juhid enam tööle, lisaks annab planeerimiskoosolek tasu päevase töö eest.

Aruandlus

Juhid peaksid planeerimiskoosolekule kaasa võtma oma eelmise päeva aruanded: kõnede ja koosolekute logi ning müügiaruande. Esimene dokument näitab, kuidas juht kasutas tööaeg, teiseks – milliseid tulemusi ta saavutas. Tihti saab juba planeerimiskoosoleku ettevalmistamise etapis juhile selgeks, et ta kulutas oma jõupingutused vales suunas ja tema töö tulemuslikkus oleks võinud olla suurem. Teine dokument, mille juht planeerimiskoosolekuks koostab, on planeeritud kõnede ja koosolekute nimekiri. See on tähtis! Esiteks tähendab valmis nimekiri seda, et juht saab asuda tööle kohe peale planeerimiskoosoleku lõppemist ning teiseks saab juht seda nimekirja kohendada ja prioriteete esile tõsta.

määrused

Ühest küljest ei tohiks planeerimiskoosolek kujuneda mitmetunniseks koosolekuks, teisalt ei too tulemust ka ametlik viieminutiline koosolek. Kell korralik korraldus Poole tunniga on täiesti võimalik. Planeerimiskoosoleku alguses kontrollib juht töötajate aruandeid ja kui plaan ei ole täidetud (läbi kõnede, koosolekute või müügi), selgitab ta välja põhjuse: viga, hooletus või objektiivsed asjaolud. Iga töötaja tööle antakse objektiivne hinnang. See võib olla lihtne suuline märkus või kiitus, peaasi, et müügijuhid tunneksid pidevalt juhipoolset kontrolli – sel juhul hakkavad nad palju paremini töötama.