Määrused planeerimiskoosolekute läbiviimiseks osakonnas töötajatega. Kuidas korraldada ja läbi viia tulemuslikku koosolekut: näpunäiteid juhile

Täna tahan rääkida konkreetsest juhtimisvahendist. See artikkel on vastus Kasahstanist pärit sõbra kirjale.

"Tere! Vajan abi nõuannete näol. Olin nõupidamisel ühe linnaosa akimiga (teie arvates kuberner). Tal on probleem. Seal on 2 varga asetäitjat, kes ei tööta (ja ei taha töötada). ja neil pole mõtet, slackerid, nad istuvad staatuse pärast) ja neid ei saa ka vallandada, sest nad kaitsevad neid Ja nad ei taha, et keegi nende tööd teeks lõksus Tahaksin teada, kuidas seda probleemi lahendada..."

Arvan, et seda probleemi ei seisa silmitsi mitte ainult Kasahstanis, vaid ka mitte ainult riigis valitsusasutused. Mõnikord istub selline sõber seltskonnas, temaga tundub kõik korras olevat, kuid tulemusi pole. Ja näib, et pole millegi üle kurta ja pole millegi pärast teda vallandada. Mida sel juhul teha?

Pakun välja lihtsa viisi – iganädalase planeerimiskoosoleku

• Planeerimiskoosolek ei tohiks olla pikk

Maksimaalne - 30-40 minutit.

• Planeerimiskoosolekul peetakse päevikut

See logi salvestab kõik, mida juhid kavatsevad nädala jooksul saavutada.

• Planeerimiskoosolek algab ettevõtte eesmärgi lugemisega.

See viitab Suurele Eesmärgile. Näiteks: "Õkas Venemaa annab väärilise panuse maailma tsivilisatsiooni." Pärast seda loetakse ette praegune eesmärk, näiteks: "Suurenda sel aastal sissetulekuid 5 korda."

• Pärast seda palub planeerimiskoosoleku juht osakonnajuhatajatel kordamööda rääkida, mida nad eelmisel nädalal eesmärgi saavutamiseks tegid.

Samas on koosoleku juhi põhiülesanne jälgida, et esineja ei “loksaks vett” ega lubaks lauseid nagu “Oleme müügiosakonna efektiivsust tõstnud 15%. Sel juhul küsib ta lihtsalt viisakalt, milliseid konkreetseid samme astuti ja mis oli tulemus.

Vastus võiks olla näiteks:

Viisime läbi koolituse müüjatele. saatis meie aadressile üle 500 kirja potentsiaalsed kliendid. Kokku saabus huvilistelt 118 kõnet ja väljastati 53 arvet kogusummas 3 miljonit 600 tuhat. Osakonna kogutulu ulatus sel nädalal 1,8 miljoni rublani. mis on 15% rohkem kui eelmisel nädalal.

See vastus on vastuvõetav. Koosoleku juht võib algatada teiste juhtide lühikese aplausi.

Kui juht üritab "vett valada" või "aiale varju heita", on juhi ülesanne tagada, et teised juhid seda näeksid. Näiteks sobiks järgmine lause: "See on olnud raske nädal, me oleme palju mõelnud..."

Kui sellised katsed jätkuvad, katkestab planeerimiskoosoleku juht kõneleja ja ütleb, et see on planeerimiskoosolek ja kui konkreetseid tulemusi pole, siis liigume järgmise lõigu juurde. Või võib ta paluda sekretäril ette lugeda viimase planeerimiskoosoleku märkmed ja seda, mida sellel nädalal selles osakonnas täpselt saavutada kavatseti.

Näiteks:

1. 1. Viige läbi küsitlus uue toote kohta 400 kliendiga. Tehtud? Ei.
   2. Väljastada arveid kogusummas 2 miljonit 800 tuhat rubla. Tehtud? Eksponeeritud 17 tuhande rubla eest. Viige läbi müüjate koolitus. Tehtud? Ei, me olime ülekoormatud.
   3. Ma näen, sellest piisab. Liigume edasi järgmise juurde.

Tahan märkida, et sellisel planeerimiskoosolekul selgub ja tehakse nähtavaks ka kõikidele teistele juhtidele, kes saavutab tulemusi ja aitab ettevõttel reaalselt eesmärgi poole liikuda ning kes osavalt painduvat voolikut teeskleb ja kasulikke tegevusi imiteerib.

• Pärast seda, kui kõik on tulemused jaganud, seatakse eesmärk järgmine nädal kogu ettevõtte jaoks ja läbiviija saavutab selleks osalejate vahel kokkuleppe.

Koolitaja palub juhtidel kordamööda öelda, mida nad kavatsevad oma valdkonnas selle eesmärgi saavutamiseks teha ja see pannakse päevikusse kirja.

Juhid võivad paluda teistel juhtidel midagi täiendavat teha, kui nende osakonnad on omavahel seotud ja nad vajavad ühistegevust. Selles saavutatakse kokkulepe ja see kantakse päevikusse.

• Selle kõige peale küsib planeerimiskoosoleku juht, kas nad on valmis sel nädalal eesmärki tõeliselt saavutama ja teatab START!

See lihtne ja tõhus koosolekute planeerimise vorm võimaldab teil saavutada huvitavaid tulemusi. Juhid kas hakkavad tõeliselt tootma ja tulemusi saavutama või põgenevad erinevate ettekäänetega ettevõttest, tehes teed uutele juhtidele, kes tahavad tõesti meeskonda panustada, mitte ainult ei teeskle, et on kasulikud, olles kuulsuse ja au kiirtes. , ei saa tulu.

Noh, ja mis kõige tähtsam, see vorm võimaldab isegi väga produktiivsetel juhtidel saavutada veelgi rohkem, mida ma teile ausalt öeldes soovin.

ARTIKLID samal TEEMAL

Kuidas läbi viia planeerimise istungeid ja koosolekuid

Igakuiste planeerimiskoosolekute, iganädalaste koosolekute ja igapäevaste koosolekute süstemaatiline läbiviimine on müügiosakonna ja organisatsiooni kui terviku arengu olulisim tööriist. Ja iseareneva müügiosakonna lahutamatu osa – peale äriprotsesside kirjeldamist ja äri autopiloodile panemist.

Mis kasu on planeerimissessioonide ja koosolekute läbiviimisest?

? Juht osaleb operatiivjuhtimises. Ta on kursis kõigi organisatsiooni aktuaalsete sündmustega, on kursis oluliste sündmuste ja uuendustega.

? Juht saab probleemidest õigeaegselt teada müügiosakond ja kohandab lahendusvariante. Praktikas saab juht sageli probleemidest teadlikuks siis, kui need on juba hoo sisse saanud ja tõsise kahju tekitanud.

? Kõik töötajad seavad endale eesmärgid päevaks, nädalaks, kuuks. Eesmärkide täitmist jälgitakse. See takistab kõigil organisatsiooni töötajatel EI areneda. Igakuine edu on oluline.

? Iga töötaja saab teha ettepaneku arendada ettevõtet, suurendada müüki, parandada teenindust.

Töötajaid saab motiveerida uuendusi ja muudatusi välja pakkuma. Näiteks makske 30% kasumist (või potentsiaalsest kasumist) esimese rakendamise kuu eest – kui juhtkond peab uuendust oluliseks ja äratab selle ellu. Seda tehnoloogiat kasutades suutsid paljud suurettevõtted, näiteks IdeaStormi teenusega DeLL ja Sberbank teenida miljoneid lisakasumit, vähendada kulusid ja oluliselt parandada klienditeeninduse kvaliteeti.

Sberbankis soovitas inkasso eemaldada pärast inkassoid kontoris check-in, mis oli mõeldud sisemise inkassoraamatu täitmiseks. Nüüd saate seda täita kord nädalas. Seega säästsid tuhanded kollektsionäärid ühe reisi päevas, vähendades selle protseduuri kulusid. Uuenduslik kollektsionäär sai üle 300 000 rubla.

? Aruanded esitatakse õigeaegselt ettevõtte tegevuse kohta. Juht hoiab kätt pulsil: kontrollib müügimahte, uute klientide arvu, müügimahte uutele ja vanadele klientidele, reklaami- ja muude eelarvete väljatöötamist, raamatupidamisaruandeid; edendamine uute müügikanalite, uute toodete ja teenuste kaudu. Plus saab tagasisidet mis tahes näitajate suurenemise või vähenemise kohta. Näiteks miks langes müük eelmise kuuga võrreldes 11% või miks meelitasid nad sel kuul 28% rohkem uusi kliente?

See võimaldab:

Õigeaegselt tuvastada aktuaalsed probleemid ja visandada nende lahendamise plaan, määrata plaani elluviimise eest vastutajad ja kontrollpunkt(tähtaeg);

Kohandage kohe müügiplaane;

Tee kokkuvõtteid kuu, nädala tulemustest ja võrdle eelmiste perioodide tulemustega, analüüsi muutuste põhjuseid;

Koguge meeskond, premeerige võitjaid, korraldage motiveerivaid kohtumisi;

visandada strateegilised arendustegevused;

Tehke eelarve koostamine ja maksegraafik.

1. Hommikused koosolekud

Hommikused planeerimiskoosolekud on müügiosakonnas vajalikud: juhtidel on reeglina raskusi käimasaamisega ja tööle asumine võtab kaua aega. Esimesed poolteist kuni kaks tundi tööaega kuluvad hommikustele vestlustele, suitsupausidele, teele-kohvile, kontrollimisele Meil. Ja kaks tundi kaheksatunnises tööpäevas tähendab kolme kuud aastas, mil töötajad ei tööta, vaid saavad nende eest raha.

1. etapp. Kes viib läbi planeerimiskoosolekuid

Kaasata võib reeglina müügiosakonna juhataja, aga pea- või kommertsdirektori.

2. samm. Kui kaua hommikune koosolek kestab?

Planeerimiskoosoleku aeg peaks olema rangelt reguleeritud - 10–20 minutit, mitte rohkem. Sellest piisab juhtide "sisselülitamiseks" ja nende produktiivseks tööks seadistamiseks. Oluline on planeerimiskoosolekut mitte tund aega venitada. Taktikaliste küsimuste lahendamiseks on vaja korra nädalas läbi viia üldplaneeringu koosolek.

Kõik vastuväited juhtidelt, näiteks: „Mul pole praegu aega koosolekute planeerimiseks, töö põleb. Milleks aega raisata?" – tuleb viivitamatult peatada. Äriprotsesse korraldades vaatate teie ja teie töötajad erinevatelt positsioonidelt: juhid - positsioonilt "peame kliendi kiiremini sulgema", teie - süsteemi kellana tööle panemise positsioonilt. Pealegi ei põhjusta 15 minutit tõenäoliselt kliendi kaotust või tehingu ebaõnnestumist, eriti päeva alguses. Tähtis on hommikused koosolekud rituaalina ellu viia ja neid mitte kunagi vahele jätta. 21-30 päeva pärast harjuvad kõik sellega, et see on tööpäeva lahutamatu osa, ega saboteeri seda protsessi. Oluline on mitte lubada ühtegi päeva katkestust alates rakendamise esimesest päevast.

3. samm Milliseid küsimusi arutatakse hommikune planeerimiskoosolek

Tänaste plaanide kinnitamine ja eesmärkide seadmine. Lisaks antakse tööpäevik kõnede nimekirjaga ja aruanne eelmise päeva müügiplaani kohta. Lisaks annavad juhid aru eile endale seatud eesmärkide saavutamisest – nad vastavad küsimustele, mis eesmärgid täpselt olid, mis saavutati ja mis ei toiminud, millist abi on vaja. Iga juht seab jooksvaks päevaks eesmärgi – kõik need kantakse väikesesse tabelisse, kuhu pääsevad ligi kõik juhid ja osakonnajuhataja. Näidiseesmärgid: "ABC LLC kliendile surve avaldamine, kolme võtmekliendi maksete kinnitamine, kohtumine uue paljulubava kliendiga."

Eesmärgid võib jagada kolme kategooriasse:

1) eesmärgid klientidele selleks päevaks;

2) makseeesmärgid;

3) töö debitoorsete arvetega.

Samm 4. Täitke tabel(Tabel 5.12)

Tabel 5.12 Päevaplaan

Esimene ülesanne osakonnajuhataja – kontrolli aruandeid.

Teine ülesanne– sisestage juhtide seatud eesmärkide loend. On oluline, et nad seaksid oma eesmärgid.

5. samm Skype'i koosolekud

Kaasaegsed sidevahendid võimaldavad planeerimiskoosolekuid pidada eemalt, näiteks Skype’i vahendusel. Tegevjuht saab osaleda hommikusel koosolekul kõikjal maailmas ja määrata müügiosakonnale lisaülesandeid. Kui teie töötajad on igapäevaste koosolekutega harjunud, saate selle protsessi täielikult Skype'i režiimi üle viia. Põhimõtteliselt on see tehnoloogia rakendatav ka teistel planeerimiskoosolekutel, kui nende läbiviimiseks on väljakujunenud traditsioonid, pannakse kirja reeglid ning kõik töötajad teavad, millised dokumendid peavad planeerimiskoosolekule esitama ja millistele küsimustele tuleb vastata.

2. Kuidas iganädalasi koosolekuid läbi viia

1.2. Millal:

1.3. Kes viib läbi:

1.4. Kes on kohal:

1.5. Arutatud teemad:

1.6. Vajalikud dokumendid:

2. Menetlus.

2.1. Esiteks teeme teatavaks päevakorra.

2.2. Lühiaruanne nädala tulemustest.

2.4. Plaanide määratlemine ja kohandamine.

2.5. Konkreetsete eesmärkide seadmine järgmiseks nädalaks.

2.6. Kuulake töötajate soovitusi.

2.7. Millised aruanded ja dokumendid paigutatakse juhi lauale.

3. Koosoleku protokoll.

(Täidab sekretär.)

3. Näide “Iganädalaste koosolekute eeskirjad”

1. Eesmärk, aeg, osalejad, dokumendid.

1.1 Eesmärk:

Analüüsida müügiplaanide täitmist kuu algusest ja oodatavat müüki lõpus;

Kontrollige varem määratud ülesannete täitmist, määrake uusi ülesandeid või ajastage olemasolevaid ümber;

Tuvastage praegused probleemid ja kirjutage need üles samm-sammult plaanid oma otsused, kirjutage lühikesed juhised, määrab planeeringu elluviimise eest vastutajad ja kontrollpunkti (tähtaeg);

Jälgige eelmise nädala ülesannete täitmist;

Teatage olulistest sündmustest ja uuendustest ettevõttes.

1.2 Kui see viiakse läbi:

Igal esmaspäeval 10.00-11.30.

1.3 Kes viib läbi:

Tegevdirektor või (kui puudub) tegevdirektor.

1.4 Kes on kohal:

Peadirektor (vajadusel).

Tegevdirektor (arendusjuht).

Finantsdirektor (pearaamatupidaja).

Müügijuhid.

Tehnoloog.

1.5 Arutatud probleemid:

Oluline on kirja panna arutlusel olevad standardprobleemid ja need alati läbi vaadata. Kõik küsimused võib jagada kahte kategooriasse:

Regulaarsed – need, mida arutatakse vastavalt määrustele;

Arenguküsimused - vastavalt koosoleku plaanile (päevakorrale).

Iga küsimus tuleb esile tõsta kindel aeg ja selle aja jooksul on aega otsuse väljatöötamiseks, tegevusplaani kirjutamiseks ja vastutaja määramiseks. Kuigi strateegilistel teemadel võib pikalt arutada. Sel juhul on peamine mitte unustada koosoleku eesmärke ja viia küsimus otsusele. See on palju parem kui tõstatada kümmekond küsimust ja mitte ühtegi neist loogilise järelduseni viia.

Koosolekul saab arutada nelja kuni kuut küsimust. Tajumiseks ja aktiivseks tööks raskem.

1.6 Nõutavad dokumendid:

Kõik aruanded esitatakse trükitud kujul ja salvestatakse elektrooniliselt ühiseks juurdepääsuks.

Raamatupidaja annab:

Müügiaruanne nädala ja kuu algusest.

Müügiosakonna juhataja:

Iga juhi müügiaruanne.

Päevik ülesannete ja tehtud otsuste salvestamiseks.

Enne koosolekut kontrollib tegevdirektor või ettevõtte juht nõutavate dokumentide olemasolu.

2. Menetlus.

2.1. Teatame päevakorra.

2.2. Lühiaruanne nädala tulemustest. Oluline on, et töötajad räägiksid saavutatud tulemustest, mitte sellest, mida nad eesmärgi saavutamiseks tegid. Aruannete koostamiseks kulub 5–15 minutit.

2.3. Projektide edenemise arutelu.

2.4. Aruannete analüüs osakondade kaupa, statistikaalaste plaanide määramine ja korrigeerimine.

2.5. Seadke järgmiseks nädalaks konkreetsed eesmärgid. Kirjutage see protokolli. Märkige vastutajad.

2.6. Kuulake töötajate ettepanekuid müügi, teeninduse kvaliteedi jms suurendamiseks. Kõik need saate koguda e-posti teel eraldi ettepanekute lahtrisse ja koosolekul kaaluda ainult neid, millel on tulevikku. Ülesannete, kohustuste ja tähtaegade sisestamine protokolli.

2.7 Müügiosakond:

Juhtide aruanne pannakse lauale.

Määratakse võimalus suurendada tarnemahtu konkreetsetele klientidele (kliendiarendus). Mida on vaja tarnete mahu suurendamiseks: installida tarkvara, koolitada müüjaid, pakkuda reklaamtooteid ja näidiseid.

Määratakse tarnete jätkamise võimalus kliendile, kes katkestas tellimise ettevõtte süül ( isiklik kontakt kommertsdirektor).

Tehnoloog:

3.1. Sekretär täidab standardvormi abil ja saadetakse kõigile osalejatele.

4. Kuidas igakuiseid koosolekuid läbi viia

1. Eesmärk, aeg, osalejad, dokumendid.

1.2. Millal:

1.3. Kes viib läbi:

1.4. Kes on kohal:

1.5. Vajalikud dokumendid:

2. Menetlus.

2.1. Teatame päevakorra.

2.2. Igakuine tulemuste aruanne. Iga osakonna jaoks.

2.3. Müügiplaanide elluviimise arutelu ja järgmise perioodi plaanide kinnitamine. Eelmisel kuul seatud eesmärkide ja nende elluviimise protsendi arutelu.

2.4. Järgmise kuu eelarve määratlemine, osapooltele maksete graafikud ja kord.

2.5. Võitjate autasustamine kuu tulemuste põhjal.

2.6. Motivatsioon: uute KPI-de, boonuste ja mittemateriaalse motivatsiooni arutelu.

2.7. Strateegilise arendustegevuse arendamine.

2.8. Turundus- ja reklaamitegevuse arendamine.

2.9. Osakondade kaupa kokkuvõte.

2.10. Kuulake töötajate soovitusi.

2.11. Millised aruanded ja dokumendid paigutatakse juhi lauale.

3. Koosoleku protokoll.

3.1. Täidab sekretär.

5. Näide "Igakuiste koosolekute eeskirjad"

1. Eesmärk, aeg, osalejad, dokumendid.

Igakuise koosoleku läbiviimise korra määrab ettevõtte peadirektor.

Sihtmärk:

Jälgige müügiplaanide täitmist.

Koos äri- ja tegevdirektoriga kinnitada uued müügiplaanid.

Premeerige võitjaid, korraldage motivatsioonikohtumisi, koondage meeskond.

Motivatsioon: tutvustage uusi KPI-sid, boonuseid ja mittemateriaalset motivatsiooni.

Kirjeldage strateegilisi arendustegevusi.

Eelarve koostamine, maksegraafik.

Kokkuvõtteid tehes.

Millal:

Kuu esimene teisipäev.

Kes viib läbi:

Tegevdirektor või (tema äraolekul) ettevõtte juht.

Kes on kohal:

Ettevõtte direktor.

Tegevdirektor (arendusjuht).

Finantsdirektor (pearaamatupidaja).

Müügijuhid.

Tehnoloog.

Logistikajuht.

Vajalikud dokumendid:

Kõik aruanded on esitatud trükitud kujul ja asuvad riigis elektroonilisel kujul jagatud juurdepääsul.

Raamatupidaja annab:

Igakuine müügiaruanne.

Müügiosakonna juhataja:

Iga juhi müügiaruanne (kuu kokkuvõte).

Igal osalejal on kaasas:

Iga osaleja küsimuste ja hetkeprobleemide loetelu;

Üks-kaks ideed, kuidas ettevõttes protsesse parandada, rohkem müüa ja teenindust parandada.

2. Menetlus.

1) Müügiplaanide elluviimise arutelu ja järgmise perioodi plaanide kinnitamine. Eelmisel kuul seatud eesmärkide ja nende elluviimise protsendi arutelu.

2) Järgmise kuu eelarve määratlemine, osapooltele maksete graafikud ja kord.

3) Võitjate autasustamine kuu tulemuste alusel.

4) Motivatsioon: uute KPI-de, boonuste ja mittemateriaalse motivatsiooni arutelu.

5) Strateegilise arengu meetmete väljatöötamine.

6) Turundus- ja reklaamitegevuse arendamine.

7) Osakondade kaupa kokkuvõtete tegemine.

Ettevõtte direktor:

Käsitleb oma nägemust viimase kuu tulemustest, järgmise kuu/kvartali arengust, ettevõtte arengusuunda ja annab edasi asutajate arvamuse. Arutab olulisi teemasid (tema arvates). Määrab ülesanded, nende täitmise tähtajad ja määrab vastutuse.

Finantsdirektor (pearaamatupidaja):

Lauale pannakse kokkuvõtlik aruanne igakuise müügimahu ja kasumi protsendi kohta; kuluaruanne, võlgnevuste aruanne ja saadaolevad arved+ võrdlus eelmise kuu võlaga.

Debitoorsed arved üle kolme kuu.

Milliseid meetmeid saab võtta kulude vähendamiseks.

Müügiosakond:

Tabelile pannakse kokkuvõtlik aruanne juhtidele, müügiaruanne, tegevusaruanne ja konversiooniandmed.

Määratakse uute müügikanalite arendamise võimalus.

Määratakse võimalus toota uusi tooteid vastavalt nõudlusele.

Klientide hankimise kanalid protsendina klientide müügimahust kanali kohta (15% – kontekstuaalne reklaam, 55% - külmkõned, 20% - taasaktiveerimine, 10% - soovitused).

Uute klientide arv kuus (aktiivne müügiosakond).

C-kategooriast B-sse ja B-st A-sse (kliendiosakond) liikunud arenenud klientide arv.

Püsiklientide ja A-, B- ja C-kategooria klientide arv (kliendiosakond).

Taasaktiveeritud klientide arv ja nende müügimaht kuus (aktiivne müügiosakond).

Konkurentide analüüs: hinnad, tooted, eripakkumised (pakkumised).

Milliseid tegevusi müügiosakonna arendamiseks läbi viidi: raamatud, koolitused, kursused jne Mida ellu viidi. Kuidas see müüki mõjutas?

Tehnoloog:

Selgitatakse eitava hinnangu põhjus, määratakse vastutav isik ja mõjutamise mõõt.

Igal osalejal on kaasas:

Küsimuste ja aktuaalsete probleemide loetelu;

Päevik ülesannete ja tehtud otsuste fikseerimiseks;

Üks-kaks ideed, kuidas ettevõttes protsesse parandada, rohkem müüa ja teenindust parandada.

Enne koosolekut kontrollib tegevdirektor või ettevõtte juht nõutavate dokumentide olemasolu.

3. Koosoleku protokoll.

3.1. Koosoleku protokolli täitmine. Täidab sekretär. Pärast koosolekut saadetakse protokoll kõigile osalejatele.

Koosoleku/planeerimiskoosoleku protokoll

nr 01M 02.02.2014, Peterburi