Koosoleku planeerimine. Kuidas korraldada tõhusaid koosolekuid, planeerimise istungeid ja infotunde

Kuidas läbi viia planeerimise istungeid ja koosolekuid

Igakuiste planeerimiskoosolekute, iganädalaste koosolekute ja igapäevaste koosolekute süstemaatiline läbiviimine on müügiosakonna ja organisatsiooni kui terviku arengu olulisim tööriist. Ja iseareneva müügiosakonna lahutamatu osa – peale äriprotsesside kirjeldamist ja äri autopiloodile panemist.

Mis kasu on planeerimissessioonide ja koosolekute läbiviimisest?

? Juht osaleb operatiivjuhtimises. Ta on kursis kõigi organisatsiooni aktuaalsete sündmustega, on kursis oluliste sündmuste ja uuendustega.

? Juht saab probleemidest õigeaegselt teada müügiosakond ja kohandab lahendusvariante. Praktikas saab juht sageli probleemidest teadlikuks siis, kui need on juba hoo sisse saanud ja tõsise kahju tekitanud.

? Kõik töötajad seavad endale eesmärgid päevaks, nädalaks, kuuks. Eesmärkide täitmist jälgitakse. See takistab kõigil organisatsiooni töötajatel EI areneda. Igakuine edu on oluline.

? Iga töötaja saab teha ettepaneku arendada ettevõtet, suurendada müüki, parandada teenindust.

Töötajaid saab motiveerida uuendusi ja muudatusi välja pakkuma. Näiteks makske 30% kasumist (või potentsiaalsest kasumist) esimese rakendamise kuu eest – kui juhtkond peab uuendust oluliseks ja äratab selle ellu. Seda tehnoloogiat kasutades suutsid paljud suurettevõtted, näiteks IdeaStormi teenusega DeLL ja Sberbank teenida miljoneid lisakasumit, vähendada kulusid ja oluliselt parandada klienditeeninduse kvaliteeti.

Sberbankis soovitas inkasso eemaldada pärast inkassoid kontoris check-in, mis oli mõeldud sisemise inkassoraamatu täitmiseks. Nüüd saate seda täita kord nädalas. Seega säästsid tuhanded kollektsionäärid ühe reisi päevas, vähendades selle protseduuri kulusid. Uuenduslik kollektsionäär sai üle 300 000 rubla.

? Aruanded esitatakse õigeaegselt ettevõtte tegevuse kohta. Juht hoiab kätt pulsil: kontrollib müügimahte, uute klientide arvu, müügimahte uutele ja vanadele klientidele, reklaami- ja muude eelarvete väljatöötamist, raamatupidamisaruandeid; edendamine uute müügikanalite, uute toodete ja teenuste kaudu. Plus saab tagasisidet mis tahes näitajate suurenemise või vähenemise kohta. Näiteks miks langes müük eelmise kuuga võrreldes 11% või miks meelitasid nad sel kuul 28% rohkem uusi kliente?

See võimaldab:

Õigeaegselt tuvastada aktuaalsed probleemid ja visandada nende lahendamise plaan, määrata plaani elluviimise eest vastutajad ja kontrollpunkt(tähtaeg);

Kohandage kohe müügiplaane;

Tee kokkuvõtteid kuu, nädala tulemustest ja võrdle eelmiste perioodide tulemustega, analüüsi muutuste põhjuseid;

Koguge meeskond, premeerige võitjaid, korraldage motiveerivaid kohtumisi;

visandada strateegilised arendustegevused;

Tehke eelarve koostamine ja maksegraafik.

1. Hommikused koosolekud

Hommikused planeerimiskoosolekud on müügiosakonnas vajalikud: juhtidel on reeglina raskusi käimasaamisega ja tööle asumine võtab kaua aega. Esimesed poolteist kuni kaks tundi tööaega kuluvad hommikusetele vestlustele, suitsupausidele, teele ja kohvile ning meili kontrollimisele. Ja kaks tundi kaheksatunnises tööpäevas tähendab kolme kuud aastas, mil töötajad ei tööta, vaid saavad nende eest raha.

1. etapp. Kes viib läbi planeerimiskoosolekuid

Kaasata võib reeglina müügiosakonna juhataja, aga pea- või kommertsdirektori.

2. samm. Kui kaua hommikune koosolek kestab?

Planeerimiskoosoleku aeg peaks olema rangelt reguleeritud - 10–20 minutit, mitte rohkem. Sellest piisab juhtide "sisselülitamiseks" ja nende produktiivseks tööks seadistamiseks. Oluline on planeerimiskoosolekut mitte tund aega venitada. Taktikaliste küsimuste lahendamiseks on vaja korra nädalas läbi viia üldplaneeringu koosolek.

Kõik vastuväited juhtidelt, näiteks: „Mul pole praegu aega koosolekute planeerimiseks, töö põleb. Milleks aega raisata?" – tuleb viivitamatult peatada. Äriprotsesse korraldades vaatate teie ja teie töötajad erinevatelt positsioonidelt: juhid - positsioonilt "peame kliendi kiiremini sulgema", teie - süsteemi kellana tööle panemise positsioonilt. Pealegi ei põhjusta 15 minutit tõenäoliselt kliendi kaotust või tehingu ebaõnnestumist, eriti päeva alguses. Tähtis on hommikused koosolekud ellu viia rituaalina ja neid mitte kunagi vahele jätta. 21-30 päeva pärast harjuvad kõik sellega, et see on tööpäeva lahutamatu osa, ega saboteeri seda protsessi. Oluline on mitte lubada ühtegi päeva katkestust alates rakendamise esimesest päevast.

3. samm Milliseid küsimusi arutatakse hommikune planeerimiskoosolek

Tänaste plaanide kinnitamine ja eesmärkide seadmine. Lisaks antakse tööpäevik kõnede nimekirjaga ja aruanne eelmise päeva müügiplaani kohta. Lisaks annavad juhid aru eile endale seatud eesmärkide saavutamisest – nad vastavad küsimustele, mis eesmärgid täpselt olid, mis saavutati ja mis ei toiminud, millist abi on vaja. Iga juht seab jooksvaks päevaks eesmärgi – kõik need kantakse väikesesse tabelisse, kuhu pääsevad ligi kõik juhid ja osakonnajuhataja. Näidiseesmärgid: "ABC LLC kliendile surve avaldamine, kolme võtmekliendi maksete kinnitamine, kohtumine uue paljulubava kliendiga."

Eesmärgid võib jagada kolme kategooriasse:

1) eesmärgid klientidele selleks päevaks;

2) makseeesmärgid;

3) töö debitoorsete arvetega.

Samm 4. Täitke tabel(Tabel 5.12)

Tabel 5.12 Päevaplaan

Esimene ülesanne osakonnajuhataja – kontrolli aruandeid.

Teine ülesanne– sisestage juhtide seatud eesmärkide loend. On oluline, et nad seaksid oma eesmärgid.

5. samm Skype'i koosolekud

Kaasaegsed sidevahendid võimaldavad planeerimiskoosolekuid pidada eemalt, näiteks Skype’i vahendusel. Tegevjuht saab osaleda hommikusel koosolekul kõikjal maailmas ja määrata müügiosakonnale lisaülesandeid. Kui teie töötajad on igapäevaste koosolekutega harjunud, saate selle protsessi täielikult Skype'i režiimi üle viia. Põhimõtteliselt on see tehnoloogia rakendatav ka teistel planeerimiskoosolekutel, kui nende läbiviimiseks on väljakujunenud traditsioonid, pannakse kirja reeglid ning kõik töötajad teavad, millised dokumendid peavad planeerimiskoosolekule esitama ja millistele küsimustele tuleb vastata.

2. Kuidas iganädalasi koosolekuid läbi viia

1.2. Millal:

1.3. Kes viib läbi:

1.4. Kes on kohal:

1.5. Arutatud teemad:

1.6. Vajalikud dokumendid:

2. Menetlus.

2.1. Esiteks teeme teatavaks päevakorra.

2.2. Lühiaruanne nädala tulemustest.

2.4. Plaanide määratlemine ja kohandamine.

2.5. Konkreetsete eesmärkide määratlemine järgmine nädal.

2.6. Töötajate ettepanekute kuulamine.

2.7. Millised aruanded ja dokumendid paigutatakse juhi lauale.

3. Koosoleku protokoll.

(Täidab sekretär.)

3. Näide “Iganädalaste koosolekute eeskirjad”

1. Eesmärk, aeg, osalejad, dokumendid.

1.1 Eesmärk:

Analüüsida müügiplaanide täitmist kuu algusest ja oodatavat müüki lõpus;

Kontrollige varem määratud ülesannete täitmist, määrake uusi ülesandeid või ajastage olemasolevaid ümber;

Tuvastage praegused probleemid ja kirjutage need üles samm-sammult plaanid oma otsused, kirjutage lühikesed juhised, määrab planeeringu elluviimise eest vastutajad ja kontrollpunkti (tähtaeg);

Jälgige eelmise nädala ülesannete täitmist;

Teatage olulistest sündmustest ja uuendustest ettevõttes.

1.2 Kui see viiakse läbi:

Igal esmaspäeval kell 10.00-11.30.

1.3 Kes viib läbi:

Tegevdirektor või (kui puudub) tegevdirektor.

1.4 Kes on kohal:

Peadirektor (vajadusel).

Tegevdirektor (arendusjuht).

Finantsdirektor (pearaamatupidaja).

Müügijuhid.

Tehnoloog.

1.5 Arutatud probleemid:

Oluline on kirja panna arutlusel olevad standardprobleemid ja need alati läbi vaadata. Kõik küsimused võib jagada kahte kategooriasse:

Regulaarsed – need, mida arutatakse vastavalt määrustele;

Arenguküsimused - vastavalt koosoleku plaanile (päevakorrale).

Iga küsimus tuleb esile tõsta kindel aeg ja selle aja jooksul on aega otsuse väljatöötamiseks, tegevusplaani kirjutamiseks ja vastutaja määramiseks. Kuigi strateegilistel teemadel võib pikalt arutada. Sel juhul on peamine mitte unustada koosoleku eesmärke ja viia küsimus otsusele. See on palju parem kui tõstatada kümmekond küsimust ja mitte ühtegi neist loogilise järelduseni viia.

Koosolekul saab arutada nelja kuni kuut küsimust. Tajumiseks ja aktiivseks tööks raskem.

1.6 Nõutavad dokumendid:

Kõik aruanded esitatakse trükitud kujul ja salvestatakse elektrooniliselt ühiseks juurdepääsuks.

Raamatupidaja annab:

Müügiaruanne nädala ja kuu algusest.

Müügiosakonna juhataja:

Iga juhi müügiaruanne.

Päevik ülesannete ja tehtud otsuste salvestamiseks.

Enne koosolekut kontrollib tegevdirektor või ettevõtte juht nõutavate dokumentide olemasolu.

2. Menetlus.

2.1. Teatame päevakorra.

2.2. Lühiaruanne nädala tulemustest. Oluline on, et töötajad räägiksid saavutatud tulemustest, mitte sellest, mida nad eesmärgi saavutamiseks tegid. Aruannete koostamiseks kulub 5–15 minutit.

2.3. Projektide edenemise arutelu.

2.4. Aruannete analüüs osakondade kaupa, statistikaalaste plaanide määramine ja korrigeerimine.

2.5. Seadke järgmiseks nädalaks konkreetsed eesmärgid. Kirjutage see protokolli. Märkige vastutajad.

2.6. Kuulake töötajate ettepanekuid müügi, teeninduse kvaliteedi jms suurendamiseks. Kõik need saate koguda e-posti teel eraldi ettepanekute lahtrisse ja koosolekul kaaluda ainult neid, millel on tulevikku. Ülesannete, kohustuste ja tähtaegade sisestamine protokolli.

2.7 Müügiosakond:

Juhtide aruanne pannakse lauale.

Määratakse võimalus suurendada tarnemahtu konkreetsetele klientidele (kliendiarendus). Mida on vaja tarnete mahu suurendamiseks: installida tarkvara, koolitada müüjaid, pakkuda reklaamtooteid ja näidiseid.

Määratakse tarnete jätkamise võimalus kliendile, kes katkestas tellimise ettevõtte süül ( isiklik kontakt kommertsdirektor).

Tehnoloog:

3.1. Sekretär täidab standardvormi abil ja saadetakse kõigile osalejatele.

4. Kuidas igakuiseid koosolekuid läbi viia

1. Eesmärk, aeg, osalejad, dokumendid.

1.2. Millal:

1.3. Kes viib läbi:

1.4. Kes on kohal:

1.5. Vajalikud dokumendid:

2. Menetlus.

2.1. Teatame päevakorra.

2.2. Igakuine tulemuste aruanne. Iga osakonna jaoks.

2.3. Müügiplaanide elluviimise arutelu ja järgmise perioodi plaanide kinnitamine. Eelmisel kuul seatud eesmärkide ja nende elluviimise protsendi arutelu.

2.4. Järgmise kuu eelarve määratlemine, osapooltele maksete graafikud ja kord.

2.5. Võitjate autasustamine kuu tulemuste põhjal.

2.6. Motivatsioon: uute KPI-de, boonuste ja mittemateriaalse motivatsiooni arutelu.

2.7. Strateegilise arendustegevuse arendamine.

2.8. Turundus- ja reklaamitegevuse arendamine.

2.9. Osakondade kaupa kokkuvõte.

2.10. Kuulake töötajate soovitusi.

2.11. Millised aruanded ja dokumendid paigutatakse juhi lauale.

3. Koosoleku protokoll.

3.1. Täidab sekretär.

5. Näide "Igakuiste koosolekute eeskirjad"

1. Eesmärk, aeg, osalejad, dokumendid.

Igakuise koosoleku läbiviimise korra määrab ettevõtte peadirektor.

Sihtmärk:

Jälgige müügiplaanide täitmist.

Koos äri- ja tegevdirektoriga kinnitada uued müügiplaanid.

Premeerige võitjaid, korraldage motivatsioonikohtumisi, koondage meeskond.

Motivatsioon: tutvustage uusi KPI-sid, boonuseid ja mittemateriaalset motivatsiooni.

Kirjeldage strateegilisi arendustegevusi.

Eelarve koostamine, maksegraafik.

Kokkuvõtteid tehes.

Millal:

Kuu esimene teisipäev.

Kes viib läbi:

Tegevdirektor või (tema äraolekul) ettevõtte juht.

Kes on kohal:

Ettevõtte direktor.

Tegevdirektor (arendusjuht).

Finantsdirektor (pearaamatupidaja).

Müügijuhid.

Tehnoloog.

Logistikajuht.

Vajalikud dokumendid:

Kõik aruanded on esitatud trükitud kujul ja asuvad riigis elektroonilisel kujul jagatud juurdepääsul.

Raamatupidaja annab:

Igakuine müügiaruanne.

Müügiosakonna juhataja:

Iga juhi müügiaruanne (kuu kokkuvõte).

Igal osalejal on kaasas:

Iga osaleja küsimuste ja hetkeprobleemide loetelu;

Üks-kaks ideed, kuidas ettevõttes protsesse parandada, rohkem müüa ja teenindust parandada.

2. Menetlus.

1) Müügiplaanide elluviimise arutelu ja järgmise perioodi plaanide kinnitamine. Eelmisel kuul seatud eesmärkide ja nende elluviimise protsendi arutelu.

2) Järgmise kuu eelarve määratlemine, osapooltele maksete graafikud ja kord.

3) Võitjate autasustamine kuu tulemuste alusel.

4) Motivatsioon: uute KPI-de, boonuste ja mittemateriaalse motivatsiooni arutelu.

5) Strateegilise arengu meetmete väljatöötamine.

6) Turundus- ja reklaamitegevuse arendamine.

7) Osakondade kaupa kokkuvõte.

Ettevõtte direktor:

Käsitleb oma visiooni viimase kuu tulemustest lähtuvalt, järgmise kuu/kvartali arengut, ettevõtte arengusuunda ning annab edasi asutajate arvamuse. Arutab olulisi teemasid (tema arvates). Määrab ülesanded, nende täitmise tähtajad ja määrab vastutuse.

Finantsdirektor (pearaamatupidaja):

Lauale pannakse kokkuvõtlik aruanne igakuise müügimahu ja kasumi protsendi kohta; kuluaruanne, võlgnevuste aruanne ja saadaolevad arved+ võrdlus eelmise kuu võlaga.

Debitoorsed arved üle kolme kuu.

Milliseid meetmeid saab võtta kulude vähendamiseks.

Müügiosakond:

Tabelile pannakse kokkuvõtlik aruanne juhtidele, müügiaruanne, tegevusaruanne ja konversiooniandmed.

Määratakse uute müügikanalite arendamise võimalus.

Määratakse võimalus toota uusi tooteid vastavalt nõudlusele.

Klientide hankimise kanalid protsendina klientide müügimahust kanali kohta (15% – kontekstuaalne reklaam, 55% - külmkõned, 20% - taasaktiveerimine, 10% - soovitused).

Uute klientide arv kuus (aktiivne müügiosakond).

C-kategooriast B-sse ja B-st A-sse (kliendiosakond) liikunud arenenud klientide arv.

Püsiklientide ja A-, B- ja C-kategooria klientide arv (kliendiosakond).

Taasaktiveeritud klientide arv ja nende müügimaht kuus (aktiivne müügiosakond).

Konkurentide analüüs: hinnad, tooted, eripakkumised (pakkumised).

Milliseid tegevusi müügiosakonna arendamiseks läbi viidi: raamatud, koolitused, kursused jne Mida ellu viidi. Kuidas see müüki mõjutas?

Tehnoloog:

Selgitatakse eitava hinnangu põhjus, määratakse vastutav isik ja mõjutamise mõõt.

Igal osalejal on kaasas:

Küsimuste ja aktuaalsete probleemide loetelu;

Päevik ülesannete ja tehtud otsuste fikseerimiseks;

Üks-kaks ideed, kuidas ettevõttes protsesse parandada, rohkem müüa ja teenindust parandada.

Enne koosolekut kontrollib tegevdirektor või ettevõtte juht nõutavate dokumentide olemasolu.

3. Koosoleku protokoll.

3.1. Koosoleku protokolli täitmine. Täidab sekretär. Pärast koosolekut saadetakse protokoll kõigile osalejatele.

Koosoleku/planeerimiskoosoleku protokoll

nr 01M 02.02.2014, Peterburi

Raamatust Fast-management. Juhtimine on lihtne, kui tead, kuidas autor Nesterov Fedor Fedorovitš

Kuidas koosolekuid läbi viia erinevat tüüpi juhi tegevust suurim arv aega kulutavad koosolekud. Vaevalt on ühtegi teist tüüpi tegevust, mille puhul nii palju töötaja aega raisataks kui selle läbiviimisel

Raamatust Dream Team. Kuidas luua unistuste meeskonda autor Sinyakin Oleg

Koosolekute planeerimine mittemillestki Iganädalane koosolek esmaspäeviti kontoris Osalejad: müügidirektor, osakonnajuhatajad.Teised - vastavalt vajadusele.Igal esmaspäeval said müügiosakonna võtmejuhid kokku ja andsid aru tehtust ja tegemata jätmisest. vähe

Raamatust Juhtige inimesi teiega autor Novak David

Tähelepanekud on olulised. Juhina peate olema ettevaatlik, et inimesed ei ajaks edusamme tulemustega segamini. Viie naela kaotamine on hea, kuid tulemuste jälgimine ja nägemine on väga oluline, eriti kui see toob kaasa järgmise viie naela kaotamise,

Raamatust Infobusiness edasi täisvõimsus[Topeltmüük] autor Parabellum Andrei Aleksejevitš

Raamatust Juhi reeglid ja tabud autor Vlasova Nelly Makarovna

Kuidas muudatusi teha? Muutus on kõige püsivam nähtus ja just see koht, kus me kõige sagedamini oma lemmikrehale astume. Konarustest vabanemine on peaaegu võimatu, kuid ettevaatlikkus ja kavalus võivad lööke pehmendada. Võtke ennetavaid tablette nagu

Raamatust Reklaamiagentuur: kust alustada, kuidas edu saavutada autor Golovanov Vassili Anatolijevitš

Küsimus 4. Kuidas ja kus intervjuusid läbi viia? Tegevuskava: valida äritegevuse ja müügi tegemise koht, viis ja tehnoloogia; otsustame, kas vajame kontorit (nüüd ja üldiselt); rendime bürood intervjuudeks, koolitusteks ja juhtide tööks (mitte

Raamatust MBA taskus: Praktiline juhend peamiste juhtimisoskuste arendamise kohta autor Pearson Barry

Raamatust Finantsjuhtimine on lihtne [ Põhikursus juhtidele ja alustavatele spetsialistidele] autor Gerasimenko Aleksei

Raamatust Turundus valitsusele ja avalikud organisatsioonid autor Kotler Philip

Raamatust Personali sertifitseerimine – tee vastastikuse mõistmiseni autor Brigitte Sivan Autori raamatust

Autori raamatust

Kuidas koosolekut läbi viia? Korrustel ringi kõndimine ja konflikt turvamehega võttis palju aega. Kella vaadates mõistsin, et mul pole aega kontorisse minna - koosoleku alguseni oli jäänud kaks minutit. Läksin otse koosolekuruumi, kus nad traditsiooniliselt peeti

Koosoleku ajal peab juht oma alluvatele edastama kasulik informatsioon ja seada neile selged eesmärgid. Kui kõik on õigesti tehtud, suureneb tööjõu efektiivsus, vastasel juhul tuleks koosolekute läbiviimise kord uuesti läbi vaadata.

Kas peate sageli koosolekuid? Kas teie töötajad saavad neilt sageli midagi kasulikku? Kas nad mõistavad teie seatud eesmärke ja eesmärke?

Kas nende töö efektiivsus tõuseb pärast koosolekute planeerimist? Kas saate piisavat tagasisidet? Kui vastasite vähemalt ühele küsimusele eitavalt, peate õppima tõhusaid koosolekuid ja planeerimisseansse läbi viima, et raisata neile minimaalselt aega ja saada maksimaalset kasu.

Tõhus kohtumine

Koosolekute abil toimub suhtlus erinevate osakondade vahel ja osakondade endi sees, teostus tehtud otsused ning üksikute töötajate motivatsioon tööd teha suureneb. Aga ainult tõhus kohtumine võib neid probleeme lahendada, seega kontrollige ise, kas teie koosolekud vastavad järgmistele kriteeriumidele.

1. Vormingu vastavus. Koosolekuid on mitut tüüpi: koosolek, planeerimiskoosolek ja operatiivkoosolek. Igal neist kohtumistest on oma eesmärgid ja need kestavad vastavalt erinev aeg. Operatiivtöötaja on mõeldud just tekkinud probleemi lahendamiseks.

Tavaliselt kestab see 5-10 minutit ja toob kokku probleemiga otseselt seotud inimesed. Planeerimiskoosolek toimub tavaliselt iga päev hommikul ja kestab 25-30 minutit. Selle aja jooksul on juhil vaja paika panna päeva ülesanded, saada tagasisidet eelmise päeva tulemuste kohta ja vajadusel plaane korrigeerida.

Kohtumise eesmärk on leida lahendus globaalne probleem, looge oma turule uus pakkumine, arendage uus programm motivatsioon jne.

Tihti on koosolekud jagatud kahte etappi – esimene toimub õhtul, mille käigus seatakse kokku koosoleku eesmärgid ja visandatakse probleemid, mida arutatakse. Hommikul algab teine etapp, mis võib kesta kuni kaks tundi. Täisväärtuslik kohtumine on loovus selle puhtaimal kujul.

2. Ülesannete täpsustamine. Igal koosolekul peaksid olema selgelt määratletud eesmärgid, millest osalejatele eelnevalt teatatakse. Päevakorrast kõrvalekaldumine on äärmiselt ebasoovitav.

3. Ranged regulatsioonid. Koosolekul peab olema algus- ja lõppaeg, olenemata sellest, kas kõik kutsutud on kohal. Seadke selged ajapiirangud, näiteks lõpetage päevakorrapunkt 1 25 minutiga.

Määrake igale kõnelejale teatud aeg – 5 minutist piisab, see õpetab inimesi asja juurde rääkima. Kui kuulete kõrvalisi vestlusi või kõrvalekaldeid teemast, lõpetage need katsed ja säästke oma aega.

4. Optimaalne koostis . Asjaomased inimesed peavad koosolekul kohal olema. Lihtsalt istuge ja kuulake, ärge kutsuge kedagi. Las igaüks tegeleb oma asjadega.

5. Sõna kõigile. Igal koosolekul osalejal peaks olema võimalus avaldada oma arvamus konkreetses küsimuses. Ärge sekkuge ja eriti ärge katkestage töötaja kõnet, isegi kui see läheb teie vaatenurga vastu. Kas vajate piisavat tagasisidet?

6. Arvestuse pidamine. Päevakord ei ole ainus kohustuslik koosoleku dokument. Protokoll, kus on kirjas kõik põhipunktid, tähtsuse järjekorras sõna võtnud töötajad, nende arvamus konkreetses küsimuses ja mis kõige tähtsam, koosoleku tulemused, on väga kasulik paber.

Kindlasti saatke koosolekul osalejatele uudiskiri, et neil oleks see alati käepärast võimalike punktide selgitamiseks. See muudab määratud ülesannete täitmise jälgimise ja saadud tulemuste analüüsimise mugavamaks. See on skeem "ülesanne - tulemused - kontroll - ülesanne", mis võimaldab teil koosolekuid kõige tõhusamaks ja kokkuvõtlikumaks muuta.

7. Koosoleku planeerimine. Iga töötaja peaks teadma, millal teda järgmine kord koosolekuruumi kutsutakse. Äkilisus on halb abiline koosolekute korraldamisel, osalejatel pole aega valmistuda või nad ei tule kontorist puudumise tõttu üldse kohale.

Kui mõni probleem tekkis ootamatult ja otsustasite selle lahendamiseks kokku kutsuda töörühma, valmistuge vastusteks "Ma ei tea", "Ma pean kontrollima" ja "Ma annan teile hiljem aruande".

Kuidas tõhusat koosolekut ette valmistada ja läbi viia?

Tõhusaks kohtumiseks peate esmalt selleks valmistuma. Enne koosoleku algust peaks juht selgitama järgmisi küsimusi:

milliseid eesmärke koosolek taotleb ja milliseid ülesandeid lahendab.
milline on koosoleku formaat, millised on koosolekul osalejate rollid. Töötajate rollid on ette määratud: peab olema esimees ja sekretär. Samuti määratleda täpne aeg koosoleku algus ja lõpp.
milline on koosoleku ülesehitus? Tüüpiline struktuur näeb välja selline:
tervitused;
koosoleku eesmärkide, eesmärkide ja vormi väljakuulutamine;
olemasolevate probleemide arutelu ja analüüs;
esinejatelt tagasiside saamine;
tulemuste analüüs ja lähituleviku ülesannete püstitamine;
kokkuvõtteid tehes.
millised on koosoleku reeglid? Määrake iga päevakorrapunktiga töötamise täpne aeg, kui koosolek võtab kaua aega, eraldage vaheaeg.
milliseid dokumente vaja läheb. Valmistage ette kogu vajalik teave, mis osalejatele huvi pakub, saatke materjalid välja, et neid eelnevalt uuritaks.
Kas koosolek on vajalik? Enne koosolekukutse saatmist kontrollige, kas see on tõesti vajalik.

Vasta enda jaoks neile küsimustele:

Kas seatud ülesanded tuleb täna lahendada?
Mida peaksid osalejad koosolekult kaasa võtma?
Kuidas peaks nende töö pärast kohtumist muutuma?
Kas kogu vajalik teave on kogutud? Kas saate mõnele küsimusele vastuse "ei tea"?
Kas on veel mõni viis probleemi lahendamiseks ilma koosolekut pidamata?

Pea meeles umbes lihtsad reeglid viia läbi tõhusaid koosolekuid, hoida publiku tähelepanu peal peamine eesmärk, andke arutelule positiivne või neutraalne toon ja julgustage neid oma arvamust avaldama.

Siis saate oma töötajate efektiivsuse tõusu ja samal ajal vähendate ajaraiskamist.

Korraldage ja viige planeerimiskoosolek võimalikult tõhusalt läbi.

Leidke arutluseks püstitatud probleemile lahendus või määrake suund olukorra arenguks konstruktiivses suunas.

Huvitav on korraldada planeerimiskoosolek, et osalejatel ei jääks aega haigutamiseks ega tunneks, et nad on aega raisanud.

Tegevuskava

1. Tutvu kavandatava planeerimiskoosoleku korraldamise meetodiga.

2. Valmista end ette, valmista ette vajalikke materjale ja kutsuda osalejaid.

3. Korraldage planeerimiskoosolek.

4. Tehke kokkuvõte planeerimiskoosoleku tulemustest ja tutvustage nendega kõiki osalejaid.

Kuidas korraldada planeerimiskoosolekut

Esiteks, planeerimiskoosoleku läbiviimiseks on vaja planeerimiskoosoleku küsimust või teemat. Milline tööülesanne kas sa tahad otsustada? Milline positiivne mõju organisatsiooni tööle on planeerimiskoosolekul. Viige planeerimiskoosolekul osalejad selle probleemiga eelnevalt kurssi. Nii hoiad planeerimiskoosolekul aega kokku ja arutelus osalejad võivad tulla juba varakult huvitavaid ideid seoses teie küsimusega.

Teiseks– need on inimesed, kes osalevad planeerimiskoosolekul. Millise profiiliga spetsialiste ja millise tasemega juhte või millise liini töötajaid on vaja, et püstitatud küsimusele vastus leida?

Kolmandaks– planeerimiskoosoleku toimumise koht. On oluline, et see oleks eraldi ruum või isegi spetsiaalne koosolekuruum. Seal, kus kõigile jätkub ruumi, ei saa kõrvalised isikud (planeerimiskoosolekul mitteosalevad töötajad) teid häirida ja telefonid ei helise.

Neljandaks– planeerimiskoosoleku toimumise aeg. Soovitav on, et see oleks mugav kõigile osalejatele või püsiv. Näiteks igapäevased planeerimiskoosolekud toimuvad iga päev täpselt kell 8:30. Igal juhul peate planeerimiskoosoleku aja valimisel keskenduma selle kõige olulisematele osalejatele. Ja määrake see ette mitmeks tunniks või õigemini päevaks.

Viiendaks– planeerimiskoosoleku reglement. Oluline on mitte ainult planeerimiskoosoleku õigeaegne alustamine, vaid ka õigeaegne lõpetamine. Määrake eelnevalt küsimuste arutamise järjekord ja igale osalejale eraldatav aeg. Piirake seda, see muudab aruanded kokkuvõtlikuks ja võimalikult informatiivseks. Näiteks üks kõne ei ületa 10 minutit.

Kuues- improviseeritud materjalid. Minimaalne nõutav Need on pastakad ja paber kõigile osalejatele. Hoolitse selle eest ise, et sa ei peaks raiskama aruteluaega otsides, millele ja millele kirjutada. Samuti võib vaja minna: pabertahvel, projektor, ekraan, sülearvuti, printer. Kõik seadmed tuleb eelnevalt ette valmistada ja testida.

Seitsmes– planeerimiskoosoleku juht või sekretär, kes fikseerib teie küsimuse arutelu protsessi ja tulemused.

Planeerimiskoosolekute vormid

1. Kokkuvõtete tegemine, info planeerimise koosolek.

Selliseid planeerimiskoosolekuid saab korraldada iga nädal nädala alguses teie organisatsiooni kõikide osakondade juhtidele.

Miks on selliseid planeerimiskoosolekuid vaja?

2. Planeerimiskoosolek - jooksvate ülesannete jaotamine.

Tavaliselt toimub iga tööpäeva alguses. Formaat on ilmne – juht annab oma alluvatele päevaülesanded. Samuti pole vaja aega venitada - kõik said ülesande kätte ja läksid seda täitma.

3. Planeeritav koosolek tõstatatud probleemi arutamiseks.

Sõnastad eelnevalt oma küsimuse, mis on sinu jaoks sõnastatud elu ise ja hetkeolukord teie turul.Öelge planeerimiskoosoleku eesmärk ja saatke see teave osalejatele. Paluge neil (vajadusel) selles küsimuses valmistuda. Tehke eelnevalt kindlaks planeerimiskoosoleku reeglid ja sekretär. Planeerimiskoosoleku tulemused saadetakse kõigile osalejatele. Sellise planeerimiskoosoleku aeg ei ületa kahte tundi. Kuid on olukordi, kus on vaja rohkem aega. Sel juhul planeerige organiseeritud 15-20-minutilised pausid tee ja lihtsalt lõõgastumise jaoks. (Valmista ka tee ja maiustused ette!)

4. Loomingulise planeerimise koosolek.

Soovid treeneritööks
1) Loovusressursi arendamine kasvuks (eneseareng, professionaalne kasv, ettevõtluse arendamine)
2) Lahendus sisemised konfliktid, kriisidest üle saamine, kasutades loovuse ressurssi

Nüüd loetleme kvaliteetse planeerimise koosoleku läbiviimiseks vajalikud sammud.
Enne planeerimiskoosolekut määrab juht isiku (sekretäri), kes fikseerib osalejate plaanid. Ja ta toob teda kursis, annab talle selle artikli lugeda, et sekretär mõistaks kõiki planeerimiskoosolekute läbiviimise nüansse. Ülejäänud planeerimiskoosolekul osalejad EI pea seda artiklit lugema. Sekretär teeb tabeli, kuhu sisestab kõik planeerimiskoosolekul osalejad:
Nr, Foto, Perenimi Eesnimi, Tel., E-post, ametikoht, Järgmise nädala tööülesanne ja tähtajad, Eelmise nädala ülesanne, Märkused: Märkused planeerimiskoosolekul osalemise, eelmise nädala ülesannete täitmise jms kohta.

Sekretär peab planeerimiskoosoleku helisalvestama ja pärast planeerimiskoosolekut vestluse transkribeerima, et salvestada kõik inimeste poolt kavandatu, et seejärel saata see info läbiviijatele. see tegevus.

Seejärel teatab juht planeerimiskoosolekul planeerimiskoosoleku algusest, tervitab kokkutulnuid, tutvustab osalejaid üksteisele (kui on uusi planeerimiskoosolekul osalejaid) ja ütleb ettevõtte eesmärgid pikemaks, lühiajaliseks. , ajavahemikuks kuni järgmise planeerimiskoosolekuni:

Alustame oma planeerimiskoosolekut. Tervitan kõiki! Meie globaalsed eesmärgid: tõusta oma valdkonnas esikohale, selleks on meil vaja, et meie arengustatistika oleks konkurentide omast kõrgem. Meie eesmärk on aasta lõpuks avada veel 200 restorani. Meie nädala eesmärk on müüa 30 frantsiisi. Nüüd tutvustan meie sekretäri: See on Anna Ivanova. See on väga kasulik inimene meie kõigi jaoks paneb ta kirja asjad, mida plaanime planeerimiskoosolekul teha, et me neid ei unustaks ja saadab selle meile meili planeerimiskoosoleku stenogramm. Anna, see on Vladimir Petrov, ostuosakonna juhataja. See on personaliteenistuse juht Julia Sidorova. See on Marya Ivanovna, pearaamatupidaja. Jne.

Seejärel hoiatab juht, et kõne ajal tuleb ärakirja jaoks öelda perekonnanimi, eesnimi ja ametikoht, et teised lugedes aru saaksid, kes rääkis.
- Planeerimiskoosolekul, et saaksime mugavalt lugeda ärakirja, mille Anna meile saadab, palun enne sõnavõttu öelda oma perekonna- ja eesnimi ning seisukoht.

Ja seejärel jälgige selle reegli täitmist. Näiteks keegi ütleb:
- Ma arvan, et me ei saa seda teha.
Juht segab vahele ja ütleb sõbralikult:
- Palun tutvustage ennast ja nimetage oma ametikoht.
- Hankeosakonna juhataja Vladimir Petrov. Noh, ma arvan, et me ei saa seda sel nädalal osta, kuna peame kuulutama välja hanke ja see võtab aega 2 nädalat.

Sel ajal peaks sekretär mõtlema olevikuvormis, suutma keskenduda toimuvale, meeles pidama ja märkmeid tegema, kes seda või teist fraasi ütleb, näiteks kui juht unustas end tutvustada paluda. Seejärel rekonstrueerib ta andmed heli abil, teeb ärakirja ja saadab selle osalejatele. Piirab, mida igaüks peaks tegema, ja saadab välja isiklikud ülesanded. Seejärel helistab ta inimestele ja tuletab meelde, et saatis meili teel ülesanded täitmiseks ning veendub, et tema kiri on kätte saadud.

Seejärel annab juht kordamööda sõna igale planeerimiskoosolekul osalejale, et igaüks väljendaks MIDA TÄPSELT on pärast viimast planeerimiskoosolekut tehtud, milliseid konkreetseid tulemusi saavutati, mitte aga seda, mida ta tegi või miks midagi ei läinud. tema heaks treenima. Juht jälgib hoolikalt, et osalejad oma tegevuse konkreetseid tulemusi uduseks ei jätaks. Näiteks Vladimir Petrov ütleb:
- Valmistasin sel nädalal hankedokumentatsiooni ette.
Juhendaja:
- mis täpselt tehtud on?
- Koostasin pakkujale 25-punktilised nõuded ja leppisin finantsosakonnaga kokku summas, millega oleks meil kasulik see seade soetada. Jne…

Seejärel küsib juht kõnelejalt, mida ta kavatseb üldiselt teha ja mida ta kavatseb teha enne järgmist koosolekut. Ta küsib iga ülesande ajastuse ja selle kohta, mida ta ülesande edukaks sooritamiseks vajab. Ja ka planeerimiskoosoleku juht tagab osalejate plaanide vastavuse ühine eesmärk. Enne kõnet saate koostada kaheksa veeruga tabeli, kuhu juht paneb märgid “+” ja “-” märkide kujul: Perekonnanimi Eesnimi, kohalolek planeerimiskoosolekul, pikaajaline plaan, tähtaeg , nädalaplaan, tähtaeg, üldeesmärgi täitmine, märkmed (märkida, mida alluv ülesande täitmiseks vajab ja muud hinded)
Juhendaja:
- Vladimir, räägi meile oma praegustest ülesannetest ja plaanidest.
- Kavatsen korraldada hanke, et soetada vajalik tehnika 10-20% soodsamalt.
- Kui kaua teil selle hanke läbiviimine aega võtab?
- Hanke läbiviimiseks kulub mul 2 nädalat.
- Olgu, mida kavatsete sel nädalal enne järgmist planeerimiskoosolekut teha?
- Pean saatma hankel osalemise nõuded seadmeid tarnivatele ettevõtetele.
- Mitmele ettevõttele kavatsete need nõuded saata?
- Noh, ma arvan, et seal on 10 ettevõtet.
- Hästi. On sul veel midagi lisada, kas plaanid sel nädalal veel midagi ette võtta? (või piirduge sõnadega: "Kas see on kõik?", "Kas olete lõpetanud?", "Kas teil on veel midagi lisada?")

Seejärel tänab juht eelmist osalejat ja annab sõna järgmisele. Ja see toimib sama skeemi järgi, ainsa eesmärgiga ammutada inimestelt KONKREETSUS.
Mida nad eelmisel nädalal tegid?
Mida nad täpsemalt järgmisel nädalal teha plaanivad?
Vajalik konkreetsed NUMBRID ja TÄHTAJAD, et järgmisel planeerimiskoosolekul oleks selgelt näha, kas inimene on endale seatud ülesande täitnud.
Ja mittevastavuse korral ärge mingil juhul vabandusi kuulake, peate lihtsalt küsima:
- Anna, mida hankeosakond kavatses sel nädalal teha?
- Saatke kümne ettevõtte nõuded pakkumisel osalemiseks.
- Tehtud?
- Ei.
- Kui kaua teil selle lõpetamiseks kulub?
- Veel üks nädal.
- Hästi.

Ja kui inimene heidab "Varju aiale", põikleb kõrvale, ei räägi üksikasjalikult, mida ta eelmisel nädalal tegi, siis me ei anna talle võimalust järgmise nädala plaane avaldada, sest ta pole veel saavutanud seda, mida ta seadis. Sel nädalal ütleb juht lihtsalt:
- See on selge. Hankeosakonna kavandatud ülesanded jäid täitmata. Ärme raiska aega ja liigume edasi personaliteenuse juurde. Annan sõna Julia Sidorovale.
- Julia Sidorova, personaliosakonna juhataja. Sel nädalal küsitlesime müügijuhi ametikohale 150 kandidaati, kellest 15 jõudis katseaeg, …

Nii viiakse läbi planeerimiskoosolek ja jälgitakse ülesannete täitmist.

Milleni viib järjepidevuse puudumine planeerimiskoosolekute läbiviimisel?
Inimesed on heitunud, nad mõistavad, et nad ei saa midagi teha, ja nad saavad "hambaid rääkida" ja keegi ei avasta nende tegevusetust.

Seetõttu on meie ülesanne, et kõik planeerimiskoosolekul osalejad näeksid selgelt neid, kes tegutsevad, ja selgelt mitteaktiivseid. Ja jõudeolevatel töötajatel on väga ebamugav ja nad kas parandavad ennast ja löövad töösse või lahkuvad ise meeskonnast, sest inimesed ei saa olla kohas, kus neil ei ole mugav, ja nad saavad olla mugavad ainult siis, kui nad kas annavad tulemusi või varjata nende ebaefektiivsust. Seetõttu on vaja tulemusi või nende puudumist pidevalt päevavalgele tuua.
Premeeri töötajaid tulemuste, hea statistika, aga mitte sõnade eest. Julgustage inimesi avalikult – muutke pühendunud, LOJALISED töötajad tugevamaks, arendage neid, koolitage ja andke neile rohkem volitusi. Leidke produktiivsemaid inimesi ja muutke oma inimesed produktiivsemaks. Hoia emotsionaalne foon meeskonnas positiivsel tasemel ning tööviljakus tõuseb märgatavalt.