Millised on raamatupidamise põhidokumendid? Millised esmased raamatupidamisdokumendid on olemas: nimekiri

Dokumentatsioon, algdokumentide tähendus

Algdokumentide üksikasjad, dokumentide ühtlustamine ja standardimine

Raamatupidamisdokumentide liigid

Dokumentide registreerimise, vastuvõtmise, kontrollimise, menetlemise ja säilitamise kord

Dokumendivoo korraldus

1. Dokumentatsioon, algdokumentide tähendus

Arvestusobjektide täielikuks ja pidevaks kajastamiseks on vaja ennekõike iga äritehing kirjendada. Selleks on arvestusmeetodi esimene element dokumentatsioon. Dokumentatsioon- arvestusobjektide esmase kajastamise meetod, mis võimaldab neid pidevalt ja pidevalt jälgida.

Vastavalt määrustele raamatupidamise ja finantsaruanded Vene Föderatsioonis (kinnitatud Vene Föderatsiooni Rahandusministeeriumi 29. juuli 1998. a korraldusega nr 34-n) „tulevad kõik äritehingud dokumenteerida koos tõendavate dokumentidega. Need dokumendid on esmased raamatupidamisdokumendid, mille alusel raamatupidamist peetakse.

Ladina keelest documentum tõlgitud dokument tähendab tõendeid, tõendeid.

Raamatupidamise esmane dokument - kirjalik tõend, mis kinnitab äritehingu fakti või selle teostamise õigust.

Esmane raamatupidamine - on ühtne, aja jooksul korduv organiseeritud protsess teabe kogumiseks, mõõtmiseks, salvestamiseks, kogumiseks ja salvestamiseks. majanduslik tegevus.

Raamatupidamise esmaste dokumentide tähtsus ettevõtte finants- ja majandustegevuses:

Raamatupidamisandmete õigsuse aluseks ja kinnituseks on dokumendid.

Neid kasutatakse tegevuse juhtimiseks ja juhtimiseks.

Dokumentide alusel viiakse läbi arvestusobjektide monitooring.

Dokumentidel on juriidiline tähendus. Neid kasutatakse tõenditena kohtuvaidlustes.

Dokumentidel on kontrollväärtus.

1. Algdokumentide detailid, dokumentide ühtlustamine ja standardimine

Rekvisiidid ladina keelest requisitum tõlgituna tähendab nõutav, vajalik.

Rekvisiidid– dokumendis kajastatud majandustehingut iseloomustavad näitajad.

Üksikasjad on kohustuslikud ja valikulised.

Vastavalt föderaalseaduse artikli 9 lõikele 2 „On raamatupidamine» nr 402-FZ 06.12.2011 Esmase raamatupidamisdokumendi kohustuslikud andmed on:

1) dokumendi nimetus;

2) dokumendi koostamise kuupäev;

3) organisatsiooni nimi;

5) majanduselu fakti loomuliku ja (või) rahalise mõõdu suurus, näidates ära mõõtühikud;

6) majanduselu fakti toimumise eest vastutavate isikute ametikohtade nimed;

7) märgitud isikute isiklikud allkirjad perekonnanimede ja initsiaalidega.

Täiendavad üksikasjad pole juriidiliselt kinnitatud. Ettevõte ise kannab need soovi korral kõikidesse dokumentidesse, välja arvatud esmased raamatupidamisdokumendid. Raha. Täiendavad andmed võivad sisaldada: organisatsiooni aadressi ja telefoninumbrit, tehinguga seotud poolte perekonnanimesid jne.

Enne uue föderaalseaduse “Raamatupidamise kohta” nr 402-FZ jõustumist 6. detsembril 2011. aastal. (see seadus jõustus 1. jaanuaril 2013) suurt tähelepanu pööras tähelepanu esmaste raamatupidamisdokumentide ühtlustamisele ja standardiseerimisele. Dokumendid võeti arvestusse, kui need olid koostatud vastavalt raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtsete vormide albumites sisalduvale vormile. Need albumid töötas välja Venemaa riiklik statistikakomitee (praegu Rosstat) kokkuleppel Venemaa rahandusministeeriumiga. Kinnitati umbes 250 ühtset dokumendivormi.

Ühtsed dokumendid on standarddokumendid, mis on mõeldud homogeensete tehingute registreerimiseks erinevate omandivormide ja tegevusaladega organisatsioonides.

Lisaks töötasid valdkonnaministeeriumid välja ka ühtsed dokumendid oma tegevusala ettevõtete jaoks. Näiteks ministeerium põllumajandus Venemaa töötas välja ühtsed dokumendid põllumajandussaaduste, loomade, maa jne registreerimiseks.

Dokumentide standardimine on standarddokumentidele identsete standardsuuruste kehtestamine. Seda tehti paberikulu vähendamiseks ning dokumentide töötlemise ja säilitamise lihtsustamiseks.

Föderaalseaduse "Raamatupidamise kohta" nr 402-FZ jõustumisega 6. detsembril 2011. a. Ettevõtted on vabastatud riikliku statistikakomitee ja valdkonnaministeeriumide väljatöötatud ühtsete dokumentide kasutamise kohustusest. Vastavalt käesoleva seaduse § 9 lõikele 4 kinnitab algdokumentide vormid pearaamatupidaja (või raamatupidamise teostaja) ettepanekul ettevõtte juht. Dokumendivormide väljatöötamisel peab raamatupidaja kaasama kõik nõutavad andmed ja tegema need kompaktseks. Pearaamatupidajad esitavad reeglina kinnitamiseks ühtsed dokumentide vormid.

Tänapäeval on raamatupidamises olulisel kohal esmase dokumentatsiooni korrektne vormistamine. Seetõttu peab iga raamatupidaja teadma, kuidas õigesti koostada seda tüüpi dokumente. See artikkel on pühendatud sellele küsimusele.

Arvesse võetakse raamatupidamiskande tegemise ja registrisse kandmise aluseid algdokumendid. Neid raamatupidamises kasutatavaid dokumente käsitletakse juhtimisdokumentatsiooni süsteemi osana.

Raamatupidamises lubatakse dokumente esmase dokumentatsiooni registrisse kanda ainult siis, kui need on koostatud struktuuri järgi, mis paikneb teatud ühtseid vorme sisaldavates albumites. Need on spetsiaalselt loodud esmase dokumentatsiooni jaoks. Nendel vormidel leiate näidiskujunduse vajalikud dokumendid. See vorm on määratletud seadusega Venemaa Föderatsioon. Vorm kinnitati Venemaal rahandusministeeriumi korraldusega.

Need on klassifitseeritud vastavalt ülevenemaalisele juhtimisdokumentatsiooni klassifikatsioonile, lühend OKUD. Selle klassifikatsiooni järgi on igale esmasele dokumendile määratud OKUD-kood.

Raamatupidamisosakonnas on vajadusel olemas tüüpvorm sellise info töötlemiseks. Võimalik lisada täiendavaid ja uusi ridu. Need uued andmed, mis olid ette nähtud varem legaliseeritud kujul, tuleb jätta muutmata. Tehtud uued muudatused vormistatakse vastavalt kehtivale määrusele (korraldusele). Need muudatused raamatupidamisega seotud vormides, sularahatehingudära puutu.

Venemaa riikliku statistikakomitee poolt heaks kiidetud vormid sisaldavad teatud kodeeritud teabega tsoone. Need täidetakse täielikult kooskõlas Vene Föderatsioonis vastu võetud klassifikaatoritega. Tuleb meeles pidada, et arvutiseadmete abil andmete töötlemisel saadud teabe kokkuvõtmiseks ja klassifitseerimiseks kasutatakse koode, millel pole aktsepteeritud klassifikaatorile vastavaid linke (see kehtib veeru "Protseduuride tüüp" ja muu kohta). Need kinnitatakse rangelt kooskõlas valitud kodeerimissüsteemiga, mille see organisatsioon legaliseeris.

Lisaks kuulub raamatupidamisse ka raamatupidamisdokumentatsioon, mille ettevõte on iseseisvalt välja töötanud. Need on raamatupidamises spetsiaalsed vormid, millel on vajalikud andmed. Need on ette nähtud Venemaa seadusandlus. Raamatupidamine võimaldab iseseisvat arendamist, kuid ainult sellist teavet, mis ei sisalda albumites standardiseeritud näidiseid.

Tänapäeval on raamatupidamises esmaste andmete töötlemise kohustuslikud üksikasjad:

• dokumentatsiooni registreerimise kuupäev;
• nimi;
• Organisatsiooni nimi. Märgitakse organisatsioon, kelle nimel see teave koostati;
• asjaajamiskorra läbiviimise ja registreeringu õigsuse eest vastutanud isiku/isikute ametikoha nimetus;
• asjaajamiskorra sisu väljendub maksumuse näitamises, samuti loomulikus väljenduses;
• Kõikidel dokumendis märgitud isikutel peavad olema isiklikud allkirjad.

Kogu esmase dokumentatsiooni kvaliteetne, õigeaegne täitmine (ärge unustage neis täpsustatud andmete usaldusväärsust), samuti edasine ülekanne raamatupidamisosakonda tuleb läbi viia rangelt määratud aja jooksul. Seda tehakse kuupäeva kajastamiseks raamatupidamises. Need protseduurid vormistavad dokumendid koostanud ja allkirjastanud inimesed.

Peate teadma, et raamatupidamises saab nende inimeste nimekirja, kellel on algdokumendile allkirjaõigus, koostada ainult organisatsiooni juht (eelmisel kokkuleppel pearaamatupidajaga). Allkirjaõiguslike ametnike nimekirja saavad määrata ainult need inimesed. Dokumentatsioonile, millel teostatakse erinevaid fondidega seotud äritoiminguid, saavad allkirjastada ainult juhataja ja pearaamatupidaja. Lisaks ülalnimetatud isikutele on lubatud ka teiste isikute allkirjad. Tuleb meeles pidada, et need kõik peavad olema eelnevalt juhi ja pearaamatupidaja poolt kinnitatud.

Järelikult on raamatupidamises esmased dokumendid otseseks tõendiks järgmist tüüpi äriprotseduuride rakendamise kohta: sularaha väljastamine, kaupade eest tasumine ja muud. Need koostatakse vahetult menetluse ajal või pärast selle lõpetamist (kui seda ei ole võimalik menetluse ajal koostada).

Vastavalt olemasolevale klassifikatsioonile jagunevad raamatupidamise algdokumendid järgmisteks tüüpideks:

• raamatupidamise registreerimine;
• vabandav;
• organisatsiooniline ja administratiivne.

Vaatame kahte viimast rühma üksikasjalikumalt:

Esmase dokumentatsiooni nimekirja korrektseks pidamiseks raamatupidamisosakonnas töötati välja ja seejärel kinnitati kindel dokumendivoo ajakava. See määrab liikumise aja, ettevõttesisese esmase dokumentatsiooni ülekandmise korra ja selle edasise vastuvõtmise raamatupidamisosakonnas.

Kõiki neid raamatupidajale laekunud dokumente tuleb kontrollida vastavalt järgmistele punktidele:

• aritmeetiline punkt. See tähendab summa arvutamist;
• semantilise sisu järgi. Dokumendis tuleks jälgida seost selle üksikute näitajate vahel. See ei tohiks sisaldada sisemisi vastuolusid;
• formaadi järgi. Kontrollitakse dokumendi õigsust ja täielikkust, samuti selles sisalduvate andmete täitmise õigsust.

Kui dokumendis leitakse parameetrite järgi ebakõlasid, tuleb need parandada. Isik, kes selle kujundas, peaks muutma. Mõnikord on vaja kogu dokument rekonstrueerida.

Alles pärast kontrollimist edastatakse dokumentatsioon raamatupidamisosakonda. Info nendelt kantakse üle raamatupidamisregistritesse. Dokument ise saab märgise, mis välistab selle taaskasutamise võimaluse. See märk võib tähistada raamatupidamisregistrisse kandmise ja kandmise kuupäeva.

Raamatupidamises on lubatud esmase dokumentatsiooni koostamine arvuti- või paberkandjal. Masina kandja kasutamisel tuleb teha paberile koopia.

Kogu teave arhiveeritakse ainult kronoloogiliselt. See on valmis, seejärel köidetud ja kaustadesse salvestatud. Selle protseduuriga kaasneb tunnistuse väljastamine. Arhiivihoones säilitamise ajal tuleb teavet kaitsta volitamata paranduste eest. Parandusprotsessi saab läbi viia ainult siis, kui põhjus on põhjendatud. Tehtud parandused kinnitatakse ametniku allkirjaga. Sisestada tuleb paranduse kuupäev.

Säilitusaeg

Esmase dokumentatsiooni säilitamine toimub teatud ajavahemikel, mis on ette nähtud Vene Föderatsiooni õigusaktides. Selle kohaselt peab organisatsioon säilitama kõiki esmaseid dokumente, samuti raamatupidamis- ja aruandlusregistreid vähemalt 5 aastat. Sel juhul tuleb maksude tasumiseks ja arvutamiseks vajalikku teavet säilitada 4 aastat. Samuti säilitatakse kahjumit tõendavaid dokumente kogu ettevõtte maksustatava kasumi varasemalt saadud kahju summa võrra vähendamise perioodi jooksul. Dokumentatsiooni, mis kajastab kõigi töötajate personali ja isiklikke kontosid, säilitatakse arhiivis 75 aastat.

Tuleb meeles pidada, et säilitustähtaeg hakkab kogunema dokumentatsiooni koostamise aastale järgneva aasta 1. jaanuarist.

Õigusaktid ei sätesta selgeid reegleid selliste dokumentide taastamise korra rakendamise kohta. See aspekt on oluline olukordades, kus midagi on kahjustatud või kadunud.

Teatud määrused sisaldama selgeid juhiseid esmase otstarbega raamatupidamisdokumentide säilitamisperioodide kohta. Kuid kaotuse korral läbiviidavat samm-sammulist protseduuri ei ole määratletud. Sellises olukorras on vaja korraldusega määrata komisjon, kes viib läbi uurimise, et selgitada välja dokumendi kahjustamise, kaotsimineku või terviklikkuse rikkumise põhjused. Uuringusse on võimalik kaasata uurimisasutuste esindajaid, turva- ja tuletõrje esindajaid. Sellele järgnevad taastamismeetmed.

Veaparandus

Rääkisime lühidalt vigade parandamisest ülaltoodud esmases dokumentatsioonis. Dokumentides ja raamatupidamisregistrites olemasolevate vigade parandamine on ette nähtud Venemaa õigusaktidega.

Nende seadusandlike normide kohaselt on panga- ja kassainfoga seotud dokumentides paranduste tegemine rangelt keelatud. Muudes olukordades tehakse parandused alles siis, kui kõigi asjaajamiskorras osalejatega on kokkulepe. See kokkulepe peab olema kinnitatud kõigi parandustöös osalejate allkirjadega. Märkige kindlasti ka kõigi paranduste tegemise kuupäev.

Pea meeles, et raamatupidamises tuleks parandamist vajavad dokumendid läbi kriipsutada õhukese ja selge joonega, et läbikriipsutatud paranduse algne sisu/tähendus jääks selgelt nähtavaks. Rekvisiitide lähedusse peaksite tegema märkuse "Uskuge parandatut". Pärast seda peab parandus olema kinnitatud paranduse teostanud ametniku allkirjaga. Dokumendis peavad olema märgitud tema initsiaalid ja perekonnanimi.

Ülaltoodud sätete tundmine aitab teil õigesti ja kiiresti koostada raamatupidamise esmase dokumentatsiooni.

Video "Mis on esmased raamatupidamisdokumendid"

Pärast salvestuse vaatamist saate teada, kuidas esitada esmaseid dokumente Venemaa maksuametile.

Esmane raamatupidamisdokumendid on olulised mitte ainult raamatupidamises, vaid ka maksuseadusandluses, eelkõige kohustuste ulatuse määramisel. Seetõttu on esmase dokumentatsiooni koostamise eest vastutavatel isikutel äärmiselt oluline teada kõiki raamatupidamise nüansse ja lisaks mõista nende klassifikatsiooni töö lihtsustamiseks.

Mis on raamatupidamise esmased dokumendid

Esmasteks dokumentideks loetakse neid, mis registreerivad teatud juba tehtud äritoimingud. Raamatupidamisse saate jätta kande ja sisestada selle registrisse ainult esmase raamatupidamise dokumentatsiooni olemasolul. Seda peetakse ettevõtte juhtimissüsteemi lahutamatuks osaks. Selle põhjal võime julgelt väita, et esmased dokumendid raamatupidamine- see on dokumentaalne tõend üksuse majandustegevusega seotud sooritatud tehingute kohta, mis tõid kaasa teatud majandusliku mõju.

Klassifikatsioon

Kõigile esmase teemaga seotud küsimust puudutavatele punktidele kehtivad 402-FZ sätted ja normid. Määruses on kirjas, et neid tõendeid on vaja maksuhalduriga suheldes kinnituseks arvutuste õigsuse kohta. See tähendab, et maksuametnikel ei ole maksubaasi määramise protsessi osas pretensioone.

Vastavalt kehtivatele eeskirjadele kuulub esmane dokumentatsioon kohustuslikule säilitamisele 4 aastat. Selle aja jooksul saavad maksuhaldurid igal ajal nõuda dokumente uurimiseks ja kontrollimiseks. Lisaks toimivad esmased dokumendid sageli kohtuvaidlustes tõenditena.

Väärib märkimist, et esmase dokumentatsiooni konkreetsed vormid ei ole seadusandlikul tasandil fikseeritud. Selles küsimuses on äriüksusel võimalus valida variant, mis rahuldab tema vajadusi ja on heaks abiks edasises töös.

Raamatupidamise esmased dokumendid: nimekiri

Tavaliselt, täielik nimekiri põhifunktsioone täitvad sertifikaadid jäävad muutumatuks ja kinnitatakse kõrgeimal tasemel. Praegu sisaldab see kategooria:

1. Kokkulepe. Need sätestavad tehingu täpsemad tingimused, poolte kohustused ja finantsküsimused. Üldjuhul on siin ära märgitud kõik tingimused, mis on ühel või teisel viisil tehinguga seotud. Pange tähele, et mõne operatsiooni puhul kirjalik vorm lepingut ei nõuta. Seega hetkest, kui ostja kätte saab müügitšekk, loetakse tehing sõlmituks.
2. Kontod. Seda tüüpi dokumentide abil kinnitab ostja oma valmisolekut müüja kaupade (teenuste) eest tasuda. Lisaks võivad arved sisaldada tehingu lisatingimusi ja kajastada konkreetseid hindu, mille müüja oma toodetele ja teenustele määrab. Kui ostja ei ole mingil põhjusel talle esitatud toote (teenusega) rahul, on tal õigus nõuda arve alusel oma raha tagasi.
3. Pakkimisnimekiri. See kuvab kõigi üleantavate kaupade või materjalide täieliku loendi. Arve tuleb koostada mitmes versioonis sõltuvalt tehingus osalejate arvust.
4. Vastuvõtmise ja üleandmise akt. See koostatakse teenuse osutamise tulemuste põhjal kinnitusena, et töö tulemus vastab eelnevalt märgitud kriteeriumidele ja on vastuvõtva poole poolt täielikult heaks kiidetud.
5. Palgalehed. Need kuvavad kõik palgaarvestusega seotud probleemid palgatud töötajatega. Lisaks tuleks siin kuvada kogu teave boonuste, lisatasude ja muude töötajate rahaliste stiimulite mehhanismide kohta.
6. Vastuvõtu- ja üleandmistunnistused nr OS-1. Seda tüüpi dokumentatsiooni kasutatakse põhivara sisendi või väljundiga seotud tegevuste registreerimiseks.
7. Sularaha dokumendid, mis sisaldavad sissetulevaid ja väljaminevaid kassaordereid ning lisaks kassaraamatut. Need sisaldavad teavet müügi osana tehtud finantstehingute kohta.

Klassifikatsioon

Raamatupidamise algdokumentide liigid on üsna mitmekesised ja sõltuvad eelkõige dokumendi konkreetsest kasutamise eesmärgist lähitulevikus. Kõige populaarsem klassifitseerimisfunktsioon on aga esmase dokumentatsiooni jagamine sise- ja väliseks.

Sisedokument on ettevõtte omand ja selle väljastab teatud küsimuste lahendamiseks. Selle koostavad ettevõtte spetsialistid ja see kehtib eranditult selle ettevõtte jurisdiktsioonis. Seega koosneb see kategooria nendest dokumentidest, mis on vajalikud ühe ettevõttesisese äritegevuse efektiivseks läbiviimiseks. Samas, kui dokument saabub ettevõttesse väljastpoolt või selle koostavad ettevõtte spetsialistid ja edastatakse seejärel teistele juriidilistele isikutele (maksuhaldur, kliendid jne), siis tunnistatakse see väliseks.

Sisedokumentidel on omakorda ka oma klassifitseerimistunnused, mis võimaldavad need rühmitada kolme kategooriasse:

1. Administratiivne (organisatsiooniline). Need näitavad teavet, mis tuleb ettevõtte töötajatele teada anda, struktuurijaotused ja filiaalid ja nende juhid. Nende abiga annab ettevõte teatud korraldusi, mida tuleb hoolikalt järgida. See rühm sisaldab mitmesuguseid tellimusi, juhiseid ja palju muud.
2. Täitja (vabandav), mis kuvavad esialgu teatud äritoimingute läbiviimist ja nende lõpetamist kinnitavaid fakte.
3. Raamatupidamisdokumendid. See kategooria on üldine ja on vajalik teistes paberites sisalduva teabe süstematiseerimiseks ja nende edasiseks kogumiseks ühte dokumenti.

Teatud asjaoludel võib dokumente ka kombineerida. IN seda rühma saame kaasata need paberid, mis võivad samaaegselt sisaldada organisatsioonilise ja toetava dokumentatsiooni põhijooni. Ilmekamad näited on siin erinevad kassaorderid, nõuded, eelaruandlus ja palju muud.

Raamatupidamisregistrid ja nende klassifikatsioon

Iga tehingu tegemisel koostatakse esmane dokumentatsioon. Niipea kui see on täielikult täidetud, tuleb kogu selles märgitud teave dubleerida vastavasse raamatupidamisregistrisse. Ja see on omamoodi kandja, mis kogub tehingu kohta põhiteavet. Registri olemusest lähtuvalt saab välja tuua mitu klassifitseerimiskriteeriumi. Näiteks vastavalt välimus registreid esitatakse kasutajatele raamatute, lihtsate lehtede ja registrikaartidena.

Registri pidamise mehhanismide põhjal võib eristada veel kolme rühma:

1. Kronoloogiline, kus kõik toimunud sündmused on näidatud rangelt ajakava järgides. See tähendab, et kõigepealt peate märkima need toimingud, mis toimusid varem ja nii edasi. Sellised registrid on kõige keerulisemad, kuna need sisaldavad tohutul hulgal teavet ja üsna sageli võib mõni toiming ära jätta.
2. süstemaatiline, millesse kantakse algselt vormile kõik tehingud majandusnäitajad. Seega kajastavad seda tüüpi registrid teostatud äritehingute majanduslikku mõju ning analüüsivad kulude ja tulude näitajaid. Kõige särav näide Süstemaatiline register on kassaraamat.
3. Kombineeritud, millel on nii süstemaatiliste kui ka kronoloogiliste registrite põhijooned.

Esmase dokumentatsiooni sisu

Paljudel kasutajatel on küsimusi selle kohta, mis on esmased raamatupidamisdokumendid ja millised nõuded neile kehtivad. Seadusandlikul tasandil on sätestatud mitu sätet, mis näevad ette, et põhipaari dokumentides peab olema teatud teave. Eelkõige peavad esmased dokumendid vastavalt föderaalseaduse-402 artikli 9 lõikele 2 sisaldama järgmist teavet:

• Dokumendi pealkiri;
• Valmistamise kuupäev;
• andmed nimetatud dokumendi koostaja kohta (ettevõtte täisnimi);
• käesoleva dokumendiga seotud majandustegevuse olemus;
• tehingu finantsarvutused;
• ametnike allkirjad, vastutav tehingu jaoks ja nende initsiaalid.

Raamatupidamise esmase dokumendi näidis

Dokumentide koostamise reeglid

Seadusandja kehtestab raamatupidamise esmaste dokumentide koostamiseks teatud reeglid. Seega on üheks põhinõudeks täpsus ning grammatiliste ja kirjavahemärkide ja kirjavigade puudumine. Kui maksuteenus tuvastab teatud puudused, peab rikkuja dokumendi uuesti koostama ja kui rikkumine kordub, võidakse teid karistada. Üldiselt peaksite selles küsimuses pöörama suurt tähelepanu järgmistele soovitustele:

1. Lubatud on kasutada pasta- ja tindipliiatseid, spetsiaalseid arvutitehnoloogia ja arvutid.
2. Koostamist saab alustada siis, kui on plaanis teostada teatud äritehinguid, mis vajavad kuvamist. Samas on erandolukordades täiesti võimalik ka pärast tehingu sooritamist dokument vormistada.
3. Kõik arvutusandmed tuleb näidata nii numbrilises kui ka kirjalikus vormis. Seega peaks iga numbri kõrval olema pealdis.
4. Äärmiselt oluline on täita kõik vormil märgitud andmed. Kui mingil põhjusel teavet pole, ei saa te tühja rida jätta. Sellesse peaks ilmuma kriips.

Kui te neid soovitusi ei järgi, võib teil tekkida suuri raskusi. Seega, kui maksuteenistus tuvastab auditi käigus dokumendi ebaõigeks, tekib kahtlus tehtud arvutuste õigsuses ja maksubaasi määramises.

Kui mingil põhjusel on vaja teatud kohandusi teha, ärge mingil juhul kasutage korrektoreid ja varjundeid, kuna need on vastuvõetamatud. Parandusi saab teha järgmistel viisidel:

1. Kontuuri korrigeerimine. Ebaõigete andmete esitamisel tuleb see läbi kriipsutada õhuke joon ja märkige selle kõrvale õiged andmed. Sel juhul peab iga sellise paranduse asemel olema joonealune märkus. "Õige usk" märkides ära paranduse tegemise kuupäeva ja paranduse teinud ametniku allkirja. Siiski märgime, et raha laekumist ja kulutamist tõendavate dokumentide puhul on see meetod sobimatu.
2. Täiendav sissekanne. Seda meetodit kasutatakse olukordades, kus tehingute koguväärtused sooritatakse oluliselt vähendatud näitajatega. Et dokumenti mitte uutmoodi vormistada, saab jooksval või järgmisel perioodil puuduolevate summade kohta teha täiendavaid kandeid.
3. Pööramine. Vale kirje parandatakse negatiivsete väärtuste abil. Kogu ebaõiget teavet korratakse punase tindiga ja selle kõrval on näidatud õiged kirjed.

Esmase aruande saab koostada nii kirjalikul kui ka elektroonilisel kujul. IN Hiljuti paljud ettevõtted dubleerivad teavet ja loovad nii paber- kui ka elektroonilisi versioone. Esimesi kasutatakse hiljem sisehuvides, kuid nõudmisel esitatakse föderaalsele maksuteenistusele kontrollimiseks elektroonilised koopiad.

Järeldusi võib teha mitu. Riik ei kinnita esmase dokumentatsiooni kohustuslikke vorme, mis annab ettevõtjale õiguse enesemääramine dokumendivorm, mida edaspidi praktikas kasutatakse. Kohe pärast dokumendi registreerimist tuleb kõik sellelt andmed kanda raamatupidamisregistrisse.

Aga peaaegu iga ettevõtlustegevus kaasas arvestatav hulk erinevaid dokumente. Tekib mõistlik küsimus, millised on esmased dokumendid?

Põhiandmed

Esmased arvestusvahendid Esimene asteüksikute äritegevuse üldistused, mis iseloomustavad organisatsiooni põhiprotsesse.

Arvestusobjektidena kajastatakse:

• tootmisprotsessi tooraine hankimine;
• ostma materiaalsed ressursid ja nende hilisemad kulud;
• tootmistegevuse kulud;
• valmistatud toodete ja lõpetamata toodangu liikumine;
• valmistoodete maht;
• toodete saatmine ja müük;
• arveldustehingud tarnijate, klientide ja ostjatega;
• aruandlus pankadele, asutajatele ja finantsasutustele;
• muud.

Kõigi nende toimingutega on kaasas dokumentatsioon. Teave äriprotsesside ja sellega seotud nüansside kohta kuvatakse esmases dokumentatsioonis.

Põhimõisted

Esmase dokumendi definitsioon on dokument, mis hõlmab esialgset teavet tegevuse tulemuste kohta.

Esmane dokument on kirjalik tõend äritehingu teostamise kohta. See dokument koostatakse tehingu tegemise ajal või kohe pärast selle sooritamist.

See tähendab, et esmaseks peetakse raamatupidamisdokumente, mis kinnitavad majandustehingu fakti. Kõik esmastes dokumentides sisalduvad andmed on vajalikud raamatupidamises kuvamiseks.

Selle kogumiseks ja süstematiseerimiseks kasutatakse raamatupidamisregistreid. Need sisaldavad andmeid kõigi organisatsioonis tehtud äritehingute kohta.

Teatud perioodi möödudes viiakse info raamatupidamisregistritest grupeeritud kujul üle raamatupidamisaruannetesse.

Peamised esmaste dokumentide tüübid on:

• rahakorraldused;
• / jne.

Need dokumendid sisaldavad teavet tehtud äritehingu kohta. Mõnel juhul lisatakse vormidesse ka esmaste dokumentide vormid range aruandlus.

Esmane dokumentatsioon jaguneb lähtuvalt tehingute liigist põhivara, töötasu, sularahatehingute, sularaha jms arvestuspaberiteks.

See väärib erilist tähelepanu. Tegelikult on see dokument vaevalt esmane, kuna see ei kirjelda konkreetset äritehingut, olles esmase dokumendi lisa.

Vajadus arve järele tekib käibemaksu kogumise käigus. Kuid samal ajal peate esitama arve või akti.

Samal ajal Maksukood mainib arvet otseses seoses esmaste dokumentidega.

Millised on nende funktsioonid

Esmase dokumendi põhieesmärk on kinnitada sooritatud äritehingu õiguslikku kehtivust.

Samas kehtestatakse toimingute teostamise eest osadele teostajatele vastutus tehtud toimingute eest.

Esmane dokument salvestab kogu vajaliku teabe konkreetse äritehingu kohta ning dokumendi olemasolu fakt kinnitab toimingu sooritamist.

See tähendab, et esmased dokumendid salvestavad andmeid kogu organisatsiooni äritegevuse kohta. Esmast dokumentatsiooni säilitatakse nii ettevõtte isiklike vajaduste rahuldamiseks kui ka reguleerivatele asutustele esitamiseks.

Raamatupidamine toimub esmaste dokumentide alusel. Dokumentides olemasolevate andmete alusel koostatakse finants- ja maksuaruandlus.

Praegune reguleeriv raamistik

Esmaste raamatupidamisdokumentide põhireeglid on määratletud 6. detsembri 2011. aasta föderaalseaduses nr 402 "Raamatupidamise kohta".

Kuid kuigi mõnede ühtsete vormide kasutamist ei peeta kohustuslikuks, ei takista miski nende kasutamist.

Otsuse selles küsimuses teeb majandusüksuse juht. Just tema kinnitab raamatupidamise eest vastutava isiku ettepanekul esmaste dokumentide vormid.

Vormil asub kood paremas ülanurgas. Kui äritoiming sooritatakse mitte tüüpvormi, vaid iseseisvalt välja töötatud vormi abil, siis pole koodi registreerimine vajalik.

Vastavalt selle sätte punktile 19 ei ole paranduste, plekkide ja kustutamiste esinemine ega parandusvahendite kasutamine pangadokumentides, kassakviitungites/kululehtedes, lisatud kviitungites ja neid asendavates dokumentides lubatud.

Vea avastamisel panga- ja sularaha dokumendid ei saa täitmiseks vastu võtta. Need tuleb põhinõudeid arvesse võttes ümber koostada.

Oluline on, et valesti vormistatud või rikutud sularahadokumente ei saaks hävitada. Need tuleb läbi kriipsutada ja seejärel lisada nende väljastamise päeva kassaaruandele (registrile).

Tekkivad nüansid

Algdokumentide koostamise ja menetlemise käigus kerkib esile palju erinevaid nüansse. Peamiste hulgas võib märkida järgmist:

Mis on kahepoolne dokument

Mõnel juhul on esmase dokumentatsiooni koostamisel lubatud kasutada kahepoolset esmast dokumenti. See on universaalse ülekandedokumendi (UDD) vorm.

Video: põhidokumendid

UPD vorm on toimiv arve vorm, millele on lisatud esmase dokumentatsiooni olulised näitajad.

UPD olek "1" võimaldab selle dokumendiga asendada mitte ainult arve, vaid ka dokumendi või arve.

Samas kasutatakse UTD-d samaaegselt kasumi maksustamise protsessis kulude arvestusel ja kajastamisel. UPD staatusega “2” asendab ainult akti või arve.

UPD ühendab endas arve ja äritehingu sooritamist kinnitava esmase dokumendi elemendid. Õigusaktid ei keela ühe paberkandja mõlemale poolele arvete või saatelehtede väljastamist.

Kas ma pean sellele templi panema?

Pitserid ei kuulu esmaste dokumentide kohustuslike andmete hulka. Föderaalseaduse nr 402 artikli 9 2. osas seda ei mainita.

Seetõttu on vaja templi panna, kui organisatsioon kasutab oma dokumenti, mis nõuab pitserit.

Kuid samal ajal on kohustuslik kinnitada pitseriga need dokumendid, mille puhul on pitseri olemasolu seadusega ette nähtud. Näiteks hõlmavad need arveid ja.

Samuti võib pitsati vajaduse määrata organisatsiooni raamatupidamispoliitikaga või poolte kokkuleppel.

Kes vastutab nende ohutuse eest?

Raamatupidamise föderaalseaduse artikkel 17 kohustab organisatsioone säilitama esmaseid dokumente, raamatupidamisregistreid ja finantsaruandeid kindlaksmääratud aja jooksul.

Vastavalt standarditele valitsusorganisatsioon arhiividokumentide puhul ei tohi see periood olla lühem kui viis aastat. Säilitamise ajal tuleb tagada kaitse volitamata muudatuste eest.

Kõik parandused peavad olema põhjendatud ja nõuetekohaselt kinnitatud. Raamatupidamisregistrite ja raamatupidamisaruannete sisu on ärisaladus.

Selle avalikustamise eest vastutavad isikud, kellel on juurdepääs teabele, vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktide normidele. Esmased on esialgu salvestatud raamatupidamisdokumendid kinnistes kabinettides organisatsiooni pearaamatupidaja järelevalve all.

Nõuetekohaselt töödeldud dokumendid edastatakse säilitamiseks arhiivi. Ettevõtte omanik vastutab otseselt nende ohutuse eest.

Esmaste raamatupidamisdokumentide olemasolu on mis tahes organisatsiooni tegevuse lahutamatu osa.

Ilma nendeta on ettevõtte normaalne eksisteerimine praktiliselt võimatu. Seetõttu on nii oluline teada ja järgida esmaste dokumentide vormistamise ja menetlemise korda.

Iga ettevõte peaks kasutama standardvormid kajastama äritehingute fakte. Mõelgem, millised raamatupidamise esmaste dokumentide ühtsed vormid kinnitab valitsus. SisuOlulised aspektid Milliseid raamatupidamise algdokumentide vorme kasutatakse (loetelu)? Mis on nende säilivusaeg...

IN föderaalseadus 402-FZ “Raamatupidamise kohta” kirjeldab kõiki raamatupidamis- ja esmaseid dokumente. Neid on vaja peamiselt maksustamise eesmärgil – dokumentidena, mis kinnitavad Sinu tehtud kulutusi ja maksubaasi määramise õigsust.

Esmased dokumendid tuleb säilitada 4 aastat. Selle aja jooksul võib maksuamet paluda neil igal ajal teid või teie vastaspooli kontrollida. "Esmane" kasutatakse ka kohtuvaidlustes vastaspooltega vaidlustes.

Raamatupidamise esmased dokumendid koostatakse majandustehingute tegemise ajal ja näitavad nende täitmist. Konkreetse tehinguga kaasnevate dokumentide loetelu võib olenevalt tehingu liigist erineda. Kõikide vajalike esmaste dokumentide koostamise teostab tavaliselt tarnija. Erilist tähelepanu tuleks pöörata nendele dokumentidele, mis tekivad tehingute käigus, kus olete ostja, sest need on teie kulutused ja seetõttu olete seadusetähe täitmisest rohkem huvitatud kui teie tarnija.

Esmaste dokumentide eraldamine ärietappide kaupa

Kõik tehingud võib jagada kolme etappi:

1. etapp. Nõustute tehingutingimustega

Tulemuseks on:

• leping;
• arve tasumiseks.

2. etapp. Tehingu eest tasumine toimub

Kinnitage makse:

väljavõte arvelduskontolt, kui tasuti pangaülekandega või vastuvõtmisega või maksesüsteemide kaudu, kus raha kantakse teie arvelduskontolt;

• sularaha laekumised, kviitungid kviitungite eest sularaha orderid, ranged aruandlusvormid - kui tasuti sularahas. Enamikul juhtudel kasutavad teie töötajad seda makseviisi, kui nad võtavad kontole raha. Organisatsioonidevahelised arveldused on harva sularaha vormis.

3. etapp. Kaupade või teenuste kättesaamine

Kindlasti tuleb kinnitada, et kaup on tegelikult kätte saadud ja teenust osutatud. Ilma selleta ei luba maksuamet kulutatud raha maksu vähendada. Kinnitage kättesaamine:

• saateleht - kaubale;
• müügikviitung - tavaliselt väljastatakse koos kassakviitungiga või kui toodet müüb üksikettevõtja;
• tõend tehtud tööde/teenuste kohta.

Kohustuslikud esmased dokumendid

Vaatamata tehingute varieeruvusele on olemas loetelu kohustuslikest dokumentidest, mis koostatakse igat tüüpi tehingute jaoks:

• leping;
• Kontrollima;
• ranged aruandlusvormid, kassaaparaat, müügitšekk;
• arve;
• tehtud tööde (teostatud teenuste) tõend.

Kokkulepe

Tehingu sooritamisel sõlmitakse kliendiga leping, milles on täpsustatud kõik eelseisvate äritehingute detailid: makseprotseduurid, kauba kohaletoimetamine, tööde teostamise tähtajad või teenuste osutamise tingimused.

Leping reguleerib poolte õigusi ja kohustusi. Ideaalis peaks iga tehinguga kaasnema eraldi leping kaupade tarnimiseks või teenuste osutamiseks. Pikaajalise koostöö ja sarnaste toimingute läbiviimisega saab aga sõlmida ühe üldlepingu. Leping on koostatud kahes eksemplaris, millel on kummagi poole pitsat ja allkirjad.

Mõned tehingud ei nõua kirjalikku lepingut. Näiteks müügileping sõlmitakse hetkest, kui ostja saab sularaha või müügitšeki.

Arve tasumiseks

Arve on leping, mille alusel tarnija määrab oma kaupade või teenuste hinna.

Ostja nõustub lepingu tingimustega vastava makse sooritamisega. Maksearve vorm ei ole rangelt reguleeritud, seega on igal ettevõttel õigus välja töötada selle dokumendi oma vorm. Arvel saate määrata tehingu tingimused: tingimused, ettemaksu teatamine, tasumise ja tarne kord jne.

Vastavalt artiklile 9-FZ “Raamatupidamine” ei ole selle dokumendi jaoks vaja direktori või pearaamatupidaja allkirja ega pitserit. Kuid neid ei tohiks tähelepanuta jätta, et vältida vastaspoolte ja riigi küsimusi. Arve ei võimalda esitada tarnijale nõudmisi – see fikseerib vaid toote või teenuse hinna. Samas jääb ostjale õigus nõuda tarnija alusetu rikastumise korral raha tagasi.

Maksedokumendid: sularaha kviitungid, ranged aruandlusvormid (SSR)

See esmaste dokumentide rühm võimaldab teil kinnitada ostetud kauba või teenuse eest tasumise fakti.

Maksedokumendid hõlmavad müügi- ja kassakviitungeid, raamatupidamisaruandeid, maksetaotlusi ja tellimusi. Ostja saab tellimuse pangast kätte ülekandega tasudes. Kassatšekk või kauba ostja saab tarnijalt sularahas tasumisel.

Veoseleht või müügikviitung

Müügikviitungid, nagu eespool öeldud, väljastatakse siis, kui müüakse kaupu eraisikutele või eraisikud ise.

Arveid kasutavad eelkõige juriidilised isikud kaupade või laoartiklite väljastamise/müügi ning nende edasise kliendipoolse kättesaamise registreerimiseks.

Arve tuleb koostada kahes eksemplaris. Esimene jääb tarnijale kauba üleandmise fakti kinnitava dokumendina ja teine ​​eksemplar antakse üle ostjale.

Arvel olevad andmed peavad ühtima arvel olevate numbritega.

Kauba vabastamise eest vastutav volitatud isik peab kandma arvele oma allkirja ja organisatsiooni pitserit. Kauba vastuvõtja on kohustatud seda ka saatelehel allkirjastama ja pitseriga kinnitama. Faksiallkirja kasutamine on lubatud, kuid see tuleb lepingusse fikseerida.

Sertifikaat osutatud teenuste kohta (tehtud töö)

on kahepoolne esmane dokument, mis kinnitab tehingu fakti, teenuste või tööde maksumust ja ajastust.

Akti väljastab töövõtja oma kliendile teenuse osutamise või tehtud töö tulemuste alusel. See esmane dokument kinnitab osutatavate teenuste (tehtud tööde) vastavust sõlmitud lepingu tingimustele.

Arve

Arve on dokument, mis on vajalik üksnes käibemaksu liikumise kontrollimiseks. Arved väljastatakse tavaliselt koos saatelehtede või aktidega. Ettemaksude kohta on arved.

See esmane dokument on rangelt reguleeritud. Ta sisaldab:

• teave rahasummade kohta;
• tekstuuri osa.

Esitatud käibemaksusummade mahaarvamiseks võtmise aluseks on arve. Kõik käibemaksu tasuvad ettevõtted on kohustatud selle välja kirjutama.

Viimasel ajal on populaarseks muutunud universaalne ülekandedokument (UPD). See dokument asendab paari arve + arve või tegu + arve.

Tehke äri mugavas veebiteenuses palkade arvutamiseks ja aruannete saatmiseks föderaalsele maksuteenistusele, pensionifondile ja sotsiaalkindlustusfondile. Teenus genereerib automaatselt esmased dokumendid ja UPD.