Tootmises KVSi siseauditi küsimused. Siseauditid

Juhtimissüsteemide kasutuselevõtt meie riigi ettevõtetes, sh QMS, EMS, HACCP põhimõtetel põhinevad juhtimissüsteemid, integreeritud juhtimissüsteemid ja muud, on lahutamatult seotud nende sise- ja väliskontrolli (auditi) vajadusega.

Auditite tulemuste põhjal tehakse kindlaks ennetavate ja korrigeerivate meetmete vajadus kvaliteedijuhtimissüsteemis, et parandada selle tõhusust.

Kvaliteedijuhtimissüsteemide auditeerimise juhised on esitatud standardis GOST R ISO 19011-2003 “Kvaliteedijuhtimissüsteemide ja/või keskkonnajuhtimissüsteemide auditi juhised”. Standard on peaaegu täielik identne tekst rahvusvahelise standardiga ISO 19011:2002 väikeste muudatustega. See annab juhised auditeerimise põhimõtete, auditiprogrammide juhtimise, sise- või välise QMS-auditite (QMS) läbiviimise ning audiitorite (ekspertide) pädevuse ja hinnangu kohta nende auditite läbiviimiseks. Standardi juhiseid ja soovitusi saab rakendada ka teist tüüpi auditite puhul, sh HACCP ja integreeritud juhtimissüsteemide põhimõtetel põhinevate juhtimissüsteemide auditite puhul.

Audit– süstemaatiline, sõltumatu ja dokumenteeritud protsess auditi tõendusmaterjali kogumiseks ja selle objektiivseks hindamiseks, et teha kindlaks, mil määral on kokkulepitud auditikriteeriumid täidetud.

Auditid viiakse läbi audiitorid(eksperdid) - sellel tegevusalal pädevad isikud. QMS-i auditid ja sertifitseerimine võivad hõlmata tehnilised eksperdid– st isikud, kellel on auditeeritava objektiga seoses eriteadmised või kogemused.

Auditi ulatus-- auditi sisu ja piirid. Auditi ulatus hõlmab tavaliselt asukohta, organisatsiooni struktuuri, tegevusi ja protsesse teatud aja jooksul.

Auditi objektid on tooted, protsessid ja QMS. Tooteid ja protsesse, olenevalt auditi eesmärkidest, võidakse kontrollida ka täieliku QMS-i auditi puudumisel, kuid need peavad vastama standardis GOST R ISO 9001 sisalduvatele nõuetele.

Toote audit on mõeldud konkreetse toote (toote) kvaliteedijuhtimismeetmete tõhususe määramiseks. Hinnatakse toote kvaliteedi vastavust kliendi nõuetele, tehnilisele ja regulatiivsele dokumentatsioonile. Seejuures arvestatakse toodete valmistamise ja katsetamise efektiivsust, kasutatavate dokumentide teostatavust ja omavahelist seotust. Tooteaudit on palju laiem kui tavapäraselt ettevõttes läbiviidav tootekvaliteedi kontroll. See hõlmab lisaks muudele tootekontrollidele sertifitseerimiseks kasutatavate kvaliteedijuhtimissüsteemi asjakohaste elementide ülevaatamist ja hindamist (“Protsessi planeerimine eluring tooted“, „Toodetega seotud nõuete määratlemine“, „Toodetega seotud nõuete analüüs“ jne).

Protsessi audit eesmärk on testida konkreetseid protsesse, et teha kindlaks nende vastavus kehtestatud nõuded ja nende tõhususe kindlaksmääramine. Sel juhul hinnatakse näiteks protsessi karakteristikute vastavust tegevus- ja metoodilistele juhistele, protsessi spetsifikatsioonidele, retseptidele, tehnilisele dokumentatsioonile ja tarbijanõuetele.

Siseauditite planeerimisel on vaja arvestada auditeeritavate protsesside staatust ja olulisust ning varasemate auditite tulemusi.

Kontrollitavatel protsessidel võib olla üks järgmistest olekutest.

• protsess on aruandeperioodil auditeeritud, vastab kehtestatud nõuetele ja on tõhus;
• protsess on aruandeperioodil auditeeritud, vastab kehtestatud nõuetele, kuid ei ole efektiivne;
• protsessi auditeeriti aruandeperioodil ja leiti, et see ei vasta kehtestatud nõuetele;
• protsessi ei auditeeritud aruandeperioodil (ebakindla tulemuslikkusega vastavuse tasemega protsess).

Protsessi olulisus määratakse lähtuvalt selle mõju määrast organisatsiooni kvaliteedieesmärkide saavutamisele vaadeldaval perioodil.

QMS audit mõeldud selle vastavuse GOST R ISO 9001 nõuetele ja tõhususe igakülgseks kontrollimiseks. See võimaldab teil hinnata organisatsiooni võimet toota stabiilse kvaliteediga tooteid ja parandada kvaliteeti vastavalt kindlaksmääratud nõuetele.

Kvaliteedijuhtimise auditit saab kasutada nii sise- kui ka väliseesmärkidel. Selle eesmärgid, eesmärgid ja protseduurid peavad olema kooskõlastatud selle tegevusvaldkonna rahvusvahelise praktikaga. ISO 9000 standardiseeria annab eriline tähendus audit kui juhtimismeetod ettevõtte kvaliteedipoliitika rakendamise tulemuslikkuse jälgimise ja kontrollimise tagamiseks. Lisaks on auditid osa vastavushindamistoimingutest kvaliteedijuhtimise sertifitseerimiseks, tarnijate hindamiseks ja kontrolli kontrollimiseks.

KVSi auditeid viivad läbi eksperdid (audiitorid) vastavate programmide ja auditiplaanide alusel.

Audiitorid peaksid juhinduma punktis Sec. 4 GOST R ISO 19011:

• eetiline käitumine on professionaalsuse alus;
• erapooletus - kohustus esitada tõesed ja täpsed aruanded;
• ametialane hoolsus - töökus ja oskus teha auditi läbiviimisel õigeid otsuseid;
• sõltumatus on auditi tulemuste põhjal tehtavate järelduste erapooletuse ja objektiivsuse aluseks;
• lähenemine, mis põhineb tõenditel, et mõistlik alus usaldusväärsete ja korratavate auditijärelduste tegemiseks on süstemaatiline auditiprotsess.

Nende põhimõtete rakendamine muudab auditi tõhusaks ja usaldusväärseks meetodiks juhtkonna kvaliteedipoliitika säilitamiseks.

On siseauditeid (esimese osapoole auditid) ja välisauditeid (teise ja kolmanda osapoole auditid).

Siseauditi teostavad selle organisatsiooni töötajad, kus kontrolli teostatakse. Selle rakendamise algataja on auditeeritav organisatsioon ise.

Teise osapoole poolt läbi viidud välisauditid viiakse läbi organisatsiooni tegevuse tulemustest huvitatud osapoolte algatusel. Need võivad olla näiteks tarbijad, kes soovivad kontrollida tarnija kvaliteedijuhtimissüsteemi oma audiitorite abiga, aga ka muud huvitatud osapooled.

kolmanda osapoole poolt läbi viidud välisauditid, viivad läbi välised sõltumatud organisatsioonid, et sertifitseerida kvaliteedijuhtimissüsteemi vastavust GOST R ISO 9001 nõuetele.

Põhjalik audit- samaaegselt läbi viidud kvaliteedijuhtimise ja keskkonnajuhtimise audit.

Ühine audit- auditeeritava organisatsiooni audit, mille viivad läbi samaaegselt kaks või enam organisatsiooni.

Auditi programm. Lähtudes organisatsiooni eesmärkidest kvaliteedijuhtimise valdkonnas ja kasutatavatest ressurssidest, teeb juhtkond otsuseid auditite objektide ja nende sisu kohta. Koostatud auditi programm, sealhulgas ühe või mitme auditi läbiviimine. Näiteks võib organisatsiooni auditiprogramm sisaldada mitmeid jooksval aastal läbiviidud QMS-i siseauditeid, sertifitseerimis- (registreerimis-)auditeid, aga ka kolmanda osapoolena QMS-i sertifitseerimisasutuse poolt läbi viidud kontrollauditeid. Programmi väljatöötamisel tuleks arvesse võtta auditeeritavate protsesside ja muude objektide staatust ja tähtsust ning varasemate auditite tulemusi.

Programmi koostamisel pööratakse erilist tähelepanu auditimeeskonna pädevusele. Audiitorite valik ja auditite läbiviimine peaksid tagama auditiprotsessi objektiivsuse ja erapooletuse. Audiitorid ei peaks oma kontrollima enda tööd. Kui auditimeeskonna audiitoritel puuduvad vajalikud teadmised ja kogemused, kaasatakse gruppi tehnilised eksperdid. Tehnilised eksperdid töötavad audiitorite juhtimisel ega ole auditimeeskonna liikmed.

Auditiprogrammi osaks on iga-aastane auditi ajakava ja iga auditi plaan. Aastaplaanis on märgitud: millist üksust ja millal kontrollida; kontrolli eesmärk ja ulatus; kasutatud reguleerivad dokumendid; juhised auditite kavandamiseks ja läbiviimiseks. Auditiplaani vorm on toodud lisas 10.

Iga audit sisaldab järgmisi etappe:

• auditi korraldamine;
• dokumendianalüüs;
• kohapealsete auditite ettevalmistamine ja läbiviimine;
• auditi aruande (akti) koostamine, kinnitamine ja jagamine;
• auditi lõpuleviimine ja selle tulemustel põhinevad tegevused.

Auditi läbiviimine. Iga auditi etapp sisaldab

toimingud, mis on näidatud joonisel fig. 9.1. Nende sisu on üksikasjalikult kirjeldatud standardis GOST R ISO 19011. Iga ploki sulgudes joonisel fig. 9.1 näitab käesoleva standardi punktide arvu, mis sisaldavad nõudeid auditi asjakohastele etappidele.

Riis. 9.1.

• Tähelepanu tuleks pöörata mõistete “siseaudit” ja “enesehindamine” erinevustele. Enesehindamine on põhjalik hindamine, mille viib tavaliselt läbi organisatsiooni juhtkond ise ja mille tulemuseks on arvamus või hinnang organisatsiooni tulemuslikkuse ja efektiivsuse ning kvaliteedijuhtimise küpsuse taseme kohta. Selle tulemusi saab organisatsioon kasutada oma tegevuse võrdlemiseks väliste organisatsioonide parimate saavutustega ja maailma kõrgeimate saavutustega vastavas valdkonnas. Siseauditeid kasutatakse selleks, et saada objektiivseid tõendeid selle kohta, et organisatsiooni kvaliteedijuhtimissüsteem on tõhus ja tõhus.

Juhtimissüsteemi siseaudit on üks juhtimissüsteemi võtmeprotsesse. Lääne ekspertide hinnangul, kui selline juhtimissüsteem protsesse nagu

Juhtimisvastutus;

Korrigeerivad ja ennetavad tegevused;

Siseauditid (ülevaatused);

Andmete analüüs;

Pidev täiustamine

on silutud ja juurutatud vastavalt standardi nõuetele, siis kõik muud kvaliteedijuhtimissüsteemi ja/või keskkonnajuhtimissüsteemi protsessid mitte ainult ei tööta, vaid neid täiustatakse ka pidevalt.

Siseauditi käigus kontrollitakse organisatsiooni juhtimissüsteemi tegevuste vastavust teatud dokumentide nõuetele. Veelgi enam, juhtimissüsteemi sertifitseerimiseks ettevalmistamise käigus viiakse läbi siseaudit standardi (näiteks ISO 9001, ISO 14001) ja muude ISO standardite (näiteks ISO 19011) nõuetele vastavuse tagamiseks. Samas alates juhtimissüsteemi sertifitseerimise hetkest viiakse läbi siseaudit juhtimissüsteemi kinnitatud dokumentide (Kvaliteedipoliitika ja eesmärgid, Kvaliteedikäsiraamat, dokumenteeritud protseduurid ja madalama taseme dokumendid) järgimiseks.

Juhtimissüsteemi siseaudit võimaldab lahendada järgmisi ülesandeid:

Juhtimissüsteemi tegevuste ja nende tulemuste vastavuse kinnitamine kehtestatud nõuetele;

Tuvastatud ebakõlade põhjuste analüüs ja kõrvaldamine;

Kvaliteediprobleemide tekkimise vältimine;

parandusmeetmete rakendamise kinnitus;

Toimiva juhtimissüsteemi efektiivsuse hindamine;

Töötajate arusaamise määramine juhtimissüsteemi dokumentidega kehtestatud eesmärkidest, eesmärkidest ja nõuetest;

Kvaliteedijuhtimissüsteemi ja/või keskkonnajuhtimissüsteemi kui terviku ja selle üksikute protsesside edasise täiustamise võimaluste kindlaksmääramine.

1.6.1. Siseauditi eelised ja puudused võrreldes välisauditiga

Siseauditi eelised välisauditiga võrreldes on järgmised:

siseaudiitorite teadmised oma ettevõtte spetsiifikast;

Auditeeritud osakondade töötajate eelarvamusliku suhtumise puudumine siseaudiitoritesse, keda ei tajuta ettevõtte kõrvalseisjatena;

Siseaudiitorite teadmised ettevõttes töötavatest konkreetsetest suhtluskanalitest;

siseaudiitorite teadmised mitteformaalsetest juhtidest, kelle teabest võib auditis kõige rohkem kasu olla;

Konfidentsiaalse teabe kasutamise võimalus auditiaruannetes;

Ajasurve puudumine siseauditi ajal, piirates auditeeritava objekti detailsema uurimise võimalust;

Siseaudiitorite töö sõltumatus auditeeritava üksuse töötajate töögraafikust;

Siseaudiitorite kasutamise võimalus ka eksperdina;

Suhteliselt madalad kulud siseauditi läbiviimiseks. Siseauditite puudused võrreldes välisaudititega on järgmised:

Järelduste objektiivsuse madalam tase kui välisauditi puhul, mis tuleneb siseaudiitorite võimalikust kallutatusest mõne ettevõtte töötaja suhtes;

Siseaudiitorite väiksem tööintensiivsus kui välisauditi ajal, tulenevalt leebematest ajaraamidest;

Siseaudiitorite kriitikat tajutakse valusamalt;

Siseaudiitorite kvalifikatsioonitase on tavaliselt madalam välisaudiitorite väljaõppe tasemest;

Siseauditi tulemusi võib pidada välisauditiga võrreldes vähem objektiivseks teabeks ettevõtte juhtimissüsteemi tõhususe ja tulemuslikkuse kohta;

Siseauditi tulemusi ei saa kasutada ettevõtte reklaamimiseks;

Siseauditi kulud määratakse vähem täpselt kui välisauditi kulud.

Juhtimissüsteemi siseauditi korralduslikud põhimõtted

Juhtimissüsteemi siseauditi korraldamisel tuleks lähtuda järgmisest seitsmest põhimõttest:

1. Ühtsuse põhimõte: iga konkreetne audit viiakse läbi ettevõtte juhtkonna poolt ametlikult kehtestatud ühtse korra järgi, mis tagab selle korrasoleku, ühemõttelisuse ja võrreldavuse;

2. Süstemaatiline põhimõte: juhtimissüsteemi erinevate protsesside (funktsioonide, tööde) spetsiifiliste auditite kavandamine ja läbiviimine tuleks läbi viia nende väljakujunenud struktuurset seost arvestades;

3. Dokumenteerimise põhimõte: iga audit dokumenteeritakse teatud viisil, et tagada auditeeritava objekti tegeliku seisukorra kohta teabe ohutus ja võrreldavus;

4. Ettevaatusprintsiip: iga audit on planeeritud ning auditeeritava üksuse personali teavitatakse eelnevalt auditi eesmärgist, mahust, ajast ja läbiviimise viisidest, et võimaldada auditiks võimalikult täielikku ettevalmistust välistada võimalus, et personal hoidub kõrvale kõigi nõutavate andmete esitamisest ja esitamisest;

5. Korrapärasuse põhimõte: auditid viiakse läbi kindlate ajavahemike järel, et ettevõtte juhtkond pidevalt analüüsiks ja hindaks kõiki juhtimissüsteemi ja ettevõtte allüksuste protsesse;

6. Sõltumatuse põhimõte: auditit läbi viivad isikud ei peaks kandma otsest vastutust auditeeritava töö eest ja sõltuma auditeeritava üksuse juhist, et välistada kallutatud audititulemuste võimalus;

7. Avatuse põhimõte: iga auditi tulemused peavad olema avatud.

1.6.3. Kvaliteedijuhtimissüsteemi ja/või keskkonnajuhtimissüsteemi siseauditi läbiviimine

Vaatleme tüüpilist kvaliteedijuhtimissüsteemi siseauditi läbiviimise protseduuri, mis on esitatud vooskeemi (plokkskeem) kujul joonisel fig. 1.4.

Joonisel fig. 1.4 ploki 2 kujul saab "auditi läbiviimise" protsessi omakorda kujutada plokkskeemina (vooskeemina), mis on esitatud joonisel fig. 1.5.

Küsitluse läbiviimisel peab audiitor saama esmase informatsiooni auditeeritava objekti kohta küsimustele vastuste näol. Küsitlust saab läbi viia küsimustiku kaudu või vestluse (intervjuu) käigus auditeeritava üksuse töötajatega. Sel juhul on audiitoril soovitatav kasutada vestluse korraldamiseks ja tehnikaks järgmisi kolmeteistkümne soovitust:

1. Vestluspartneri valik tuleks teha nende hulgast, kes teostavad otseselt auditeeritavat tegevust.

sissejuhatava koosoleku pidamine; auditi läbiviimine; lõpukoosoleku pidamine; auditi aruande koostamine; aruande esitamine kinnitamiseks; aruande lõpetamine;

aruande jagamine huvitatud isikutele; auditi tulemuste registreerimine; parandusmeetmete väljatöötamine; mittevastavuste põhjuste kõrvaldamine; ülevaatuse kontroll; parandusmeetmete registreerimine; huvirühmade teavitamine mittevastavuse kõrvaldamisest;

Riis. 1.4. Siseauditi vooskeemi (flowchart).

2. Vestlust kavandades on vajalik, et see puudutaks:

Üks töötaja (tema ülesanded ja volitused, haridustase ja erialane ettevalmistus);

Töötaja tehtud tegevus (selle dokumenteerimine, tööpraktika järgimine);

Töötaja töövahendid (seadmed, kontoritehnika, nende vastavus dokumenteeritud protseduuride või tööjuhendi nõuetele);

Töötaja töös kasutatavad materjalid (nende vastavus tehnilistele nõuetele, vastuvõetav kontrolli- ja katsestaatus).

Riis. 1.5. Kohapeal (organisatsioonis, teeninduses, töökojas, osakonnas) toimuva auditiprotsessi vooskeem (plokkskeem).

3. Vestluse teema ja järjekord tuleb töötajale eelnevalt teada anda.

4. Vestluseks tuleks eraldada piisavalt aega ning vestluse ajal tuleb võimalusel audiitorit ja vestluskaaslast kaitsta välise sekkumise eest.

5. Vestluse ajal võib audiitor vestluskaaslase peatada, kuid ainult siis, kui ta on selgelt teemast kõrvale kaldunud. Seda tuleb aga teha nii, et talle ei jääks muljet, et talle antav info on tühine.

6. Kui vestlust viivad läbi kaks (või enam) audiitorit korraga, siis küsimusi peaks esitama eelkõige üks neist, teine ​​aga märkmeid tegema (just vestluse ajal, mitte pärast seda).

Vestlustehnikate jaoks suur tähtsus Sellel on õige valik küsimuse sõnastamise viis. Tabelis 1.4 esitab audiitori praktikas tekkida võivate küsimuste tüübid ja näited nende sõnastamiseks (üht või teist tüüpi küsimuse valik sõltub vestluse konkreetsest eesmärgist ja olukorrast, milles see läbi viiakse);

58_SV. Ponomarjov, SV. Mištšenko, V.Ya. Belobragin jt "Tootekvaliteedi juhtimine"

Tabel 1.4

Peamised küsimuste tüübid, mis võivad siseauditi praktikas tekkida Küsimuse tüüp Definitsioon ja näited Suletud küsimus, millele oodatakse vastust vaid vormis “jah” või “ei” (“Kas kasutate seda dokumenti (meetodit) teie töös? kontrollivahendid) kas kasutate oma töös?”) Selgitav, täpsustamist, kinnitust vajav küsimus (“Kas sa saaksid selgitada, mida mõtled?”) Juhtiv (tagasi) Küsimus, mis viib vastuseni või sisaldab valmis vastust (“Kas sa arvad sina, et see nii on? Ilmselgelt teete analüüsi regulaarselt, kas pole?") Alternatiivne küsimus, mille vastus võib olla üks kahest vastandlikust variandist ("Kas selle lahknevuse põhjus on see või teine?") Jaatav Küsimus, mis sisaldab väidet ("Kas antud juhul oleks võinud olla teisiti?") Suhtlemist takistav Küsimus, mis loob suhtlusbarjääri ("Kas teid ei hoiatatud, et te seda ei tee? Kas ma ei öelnud teile, et see on see, mis leitakse siin?”) Isikustamine Küsimus, millele vastamine hõlmab hinnangut üksikisikute (isikute) tegevusele (“Kes on teie arvates selles lahknevuses süüdi?”) Tähelepanu!

Audiitori eelistatud küsimuste tüübid on avatud ja selgitavad. Küsimused, mida ei soovitata, on: suletud, juhtiv, alternatiivne, kinnitav ja komplitseeriv suhtlus. Isikupärastatav küsimus on vastuvõetamatu.

Tähelepanu!

Näide valest küsimusest: "Kas osakonnas on olemas vajalikud kontroll- ja mõõteseadmed?"

Näide headest küsimustest: „Kuidas määratakse instrumentatsiooni vajadus? Milline on seadmete nõutava täpsuse määramise protseduur? Kes vastutab seadmete õigeaegse kalibreerimise (taatlemise) protseduuri järgimise eest?

7. Vestluse ajal peaks audiitor meeles pidama, et vestluspartneri tõendeid võib pidada objektiivseks, kui seda toetavad asjakohased faktid. Vastasel juhul on need oma olemuselt subjektiivsed ja seetõttu ei saa audiitor neid analüüsiks ja hindamiseks kasutada.

8. Vestluse käigus tuleks esitada otseseid küsimusi, mis algavad sõnadega “mis”, “kes”, “kus”, “millal”, “kuidas” ja “miks”. Nõuetele vastavuse kohta tõendite saamiseks võib audiitor küsida ka: "Kas te saaksite mulle näidata...?"

Peatükk 1_Kvaliteedijuhtimissüsteemide kontroll 59

9. Vestluse ajal ei tohiks kasutada terminoloogiat, mis on vestluskaaslasele ebaselge.

10. Töökohal (“põllul”) peetav vestlus ei tohiks olla liiga pikk, et mitte tekitada vestluskaaslases närvilisust. Täpsemaid vestlusi on soovitav pidada kohtades (büroodes), kus miski ei tõmbaks tähelepanu vestluse teemalt kõrvale.

11. Vestluse käigus tuvastatud ebakõlad peaksid audiitoril kirja panema auditileht või märkmik, millel on hädavajalik viide normatiivdokumendi täitmata klauslile (jaotisele).

12. Vestluse lõpus peab audiitor võtma kokkuvõtte saadud teabest, sõnastama peamised (positiivsed ja negatiivsed) muljed ja tugipunktid. Aktsepteeritav on lubada intervjueeritaval tutvuda audiitori kommentaaridega auditiaruande kohta.

13. Vestluse käigus saadud teavet tuleks analüüsida, võrreldes seda selleteemalise teabega, mis on saadud vestlustest teiste töötajatega ja audiitori isiklikest tähelepanekutest.

1.6.5. Audiitori käitumise psühholoogia

Olenemata suhete olemusest auditeeritava üksuse kui terviku töötajate ja üksikute töötajatega ning tema tunnetest, peab audiitor nendega käituma nii, et see tagaks auditi edu. Audiitor peab olema valmis selleks, et auditeeritavas üksuses esinevad sisemised probleemid võivad põhjustada negatiivset suhtumist auditisse. Audiitor võib töö käigus kohata nii ilmselgelt vaenulikku suhtumist iseendasse kui ka auditeeritava destruktiivset käitumist. Ta ei pea mitte ainult selleks valmis olema, vaid omama ka meetodeid ja tehnikaid, mis võimaldavad tal sellist olukorda enda kasuks muuta.

Seoses eelnevaga võidakse anda siseaudiitorid järgmisi soovitusi tema käitumise psühholoogia kohta auditi ajal:

1. Esialgu peab audiitor olema pühendunud positiivsele audititulemusele. Iga kord auditit alustades peab audiitor lähtuma eeldusest, et tema ekspertiisi objekt on korraldatud ja toimib vastavalt sellele seatud nõuetele. See on sarnane süütuse presumptsiooniga, mis kriminaalõiguse praktikas viitab asjaolu tunnistamisele, et kahtlustatavat peetakse süütuks, kuni pole tõendatud vastupidist.

2. Kogu oma käitumisega peab audiitor näitama auditeeritava üksuse töötajatele, et näeb peamist ülesannet veenvate tõendite kogumises ja objektiivse järelduse esitamises auditeeritava objekti seisukorra kohta, mitte aga vastuolude tuvastamises.

See ametikoht aitab suurendada auditeeritava üksuse töötajate usaldust audiitori töö vastu ning tagab suurema avatuse talle auditeeritava objekti seisukorra kohta info esitamisel.

3. Audiitor peab suutma veenda auditeeritava üksuse töötajaid, et auditi läbiviimine on üksusele kasulik. Audiitor peab tõestama, et iga auditi käigus avastatud mittevastavuse põhjuste kõrvaldamine aitab parandada auditeeritava üksuse tulemuslikkust. Mida edukamalt audiitor selle probleemi lahendab, seda tõhusam on tema suhtlus auditeeritava üksuse töötajatega.

4. Auditi objektiks on tegevused kvaliteedijuhtimissüsteemis, mitte neid teostavad töötajad. Audiitor otsib fakte, mitte ebakõlasid ja nende süüdlasi. Ta analüüsib ja hindab fakte, mitte töötajate isiklikke tugevaid ja nõrku külgi. Sellest lähtuvalt ei tohiks audiitor asuda arutlema ettevõtte teatud töötajate käitumise üle ega otsustama nende süü astet tuvastatud ebakõlades.

5. Audiitor peab olema hea kuulaja. See on tema üks olulisemaid oskusi, sest mitte ilmaasjata ei ütle idamaine tarkus: "Tõde ei peitu rääkija suus, vaid kuulaja kõrvus." Vestluskaaslast tähelepanelikult kuulates ei saa audiitor mitte ainult vajalikku teavet, vaid äratab ka vestluskaaslases usaldust, võidab ta enda poole. Sel juhul audiitor justkui "paljastab" vestluspartneri ja saab kõige olulisema teabe.

6. Suhtlemise ajal peaks audiitor keskenduma täielikult vestluspartneri ütlustele. Soovitav on teha kokkuvõte vestluspartneri pikad või eriti olulised avaldused, et saada tema kinnitust arusaamise õigsusest. See väldib vestluspartneri arusaamatustest tulenevaid arusaamatusi ja näitab, et tema öeldu pakub audiitorile huvi. Audiitor peab vestluskaaslasele toetust avaldama nii verbaalselt (kasutades näiteks julgustavaid väljendeid nagu: "Jah, ma mõistan sind") kui ka näoilmete ja žestide kaudu.

Audiitor ei peaks kartma vestluskaaslase vaikimist. Soovitav on anda vestluskaaslasele mõtlemisaega ja kasutada tekkivat pausi, et rõhutada huvi tema teabe vastu ja vajadust rohkem teada saada.

7. Audiitor peab suunama vestluse (küsitluse) eelnevalt läbimõeldud plaani järgi õiges suunas. Te ei tohiks lubada olukorda, mis võib teid segadusse ajada. Selleks on parem vestlust läbi viia spetsiaalselt, ilma kõrvalistest teemadest häirimata, ja vältida üldisi fraase. Aeg-ajalt on soovitatav teha lühikesi pause, mille jooksul saate rääkida mitteseotud asjadest.

8. Audiitor ei tohiks auditeeritava üksuse töötajatega suheldes lubada mingeid emotsioonipurskeid. Igas olukorras tuleks jääda rahulikuks ja asjalikuks, emotsioonidele järele andmata. Peate taluma oma vestluskaaslase vabandusi või kannatamatust. Ja veelgi enam, peaksite vältima omapoolset agressiivsust.

Te ei saa oma vestluskaaslasega avameelsesse ja ebaviisakasse vaidlusse astuda isegi siis, kui ta eksib selgelt ja jätkab oma vaatepunkti rõhutamist: psühholoogid tunnistavad, et emotsionaalne vaidlus ei veena kedagi, vaid ainult ärritab vaidlejaid ja viib nende suhtluse tupiktee.

9. Audiitor ei tohiks koondada auditeeritava töötajate tähelepanu

lahkarvamusi ainult auditi käigus avastatud negatiivsete aspektide osas. Soovitatav on märkida positiivseid aspekte, et mitte jätta testitavatelt stiimuleid oma töö parandamiseks.

10. Avastatud ebakõlade olulisuse hindamisel peaks audiitor kuulama spetsialistide arvamusi. Peaasi on lahknevus avastada, mitte määrata selle olulisust. Kahtlasel juhul tuleks tuvastatud lahknevus üles märkida, määramata selle olulisust.

11. Audiitor peaks auditeeritavate töötajatega suheldes looma hea tahte ja koostöö õhkkonna. Te ei tohiks kunagi näidata oma sõltumatust seoses töötajatega, mis võib põhjustada võõrandumist ja halba tahet. Vastupidi, on vaja igal võimalikul viisil edendada enda ja personali ühiste ametialaste huvide tekkimist ja süvenemist. Soovitatav on end vaimselt panna auditeeritava olukorda ja meeles pidada, et vähestele inimestele meeldib selles rollis olla.

12. Audiitor ei tohiks tahtlikult demonstreerida oma eruditsiooni ega uurida (kontrollida pädevust) vestluspartnerit. Vastuvõetamatu on hinnata vestluspartneri väiteid, näiteks: "See on ilmselge rumalus" või teha selliseid kategoorilisi väiteid: "Kõik teavad seda", "Ei, olukord on täiesti erinev."

Selline käitumine võib vestluspartneri "maha suruda" ja muuta ta "sulgemaks" audiitorile, kes "hankib" vajalikku teavet.

Eelistatav on audiitori leebem reaktsioon vestluspartneri ekslikele otsustele, näiteks: "Usun, et teie arusaam probleemist ei ole päris õige" või "Vaatame probleemi järgmiselt."

Kvaliteedijuhtimissüsteemide auditid

13. Audiitor peaks julgustama oma vestluskaaslasi leidma õigeid lahendusi. See saavutatakse tehtud vigade selgitamisega. Seega ei suurenda audiitor mitte ainult oma autoriteeti nende silmis, vaid kinnitab ka teesi, et audit on auditeeritavale üksusele kasulik. Kui audiitor ei suuda vaidlust vältida, peaks ta jääma rahulikuks ning demonstreerima professionaalseid teadmisi ja tõendeid oma otsuste kohta.

14 Audiitor peab tunnustama ja heaks kiitma kõike, mis on usaldusväärne. Kahtlused ja kahtlused ei tohiks olla ülimuslikud audiitori hinnangute objektiivsuse üle. Kõikidel juhtudel, kui audiitor on näiteks kindlaks teinud, et mitteametlikud protseduurid on tõhusad, tuleks need kinnitada ja soovitada nõuetekohaseks dokumenteerimiseks. Sel juhul on soovitav teha audiitori positiivne hinnang avalikult, näiteks lõppkoosolekul. Audiitor ei tohiks kiitusega koonerdada.

15. Audiitor peaks vältima kommentaaride ja hinnangute karmi tooni. Eelistatavad kommentaarid nagu: „Tutvusin hoolikalt kõigi teie esitatud projekteerimisdokumentidega, kuid ei leidnud neist dokumenti, mis kajastaks projekti kvaliteedi hindamise kriteeriume. Soovin, et need kriteeriumid töötataks välja ja dokumenteeritaks. Vältida tuleks sõnastust, mis muudab vestlust keerulisemaks. Näiteks “ma arvan...” asemel on soovitatav küsida: “Kas sa ei arva, et...” või “Nüüd ma lõpuks tõestan sulle...” asemel on parem öelda: "Nüüd võite olla veendunud, et..."

16.5 Audiitor peab auditeeritava üksuse töötajatega suheldes vältima kriitilisi kommentaare ja nõuandeid, mille elluviimine võib kaasa tuua tõsiseid muudatusi üksuse töös. Selliseid kommentaare ja nõuandeid saab osakonnajuhatajaga arutada lõpukoosolekul.

17. Audiitor peab olema valmis auditeeritava üksuse personali erinevateks nippideks, mis toovad kaasa ajakadu ja tähelepanu hajumist audiitori ees seisvate ülesannete lahendamisel. See võib väljenduda katses kaasata audiitorit vestlustesse abstraktsetel teemadel, sundida audiitorit ootama, kuni töötajad vestlusele või esitlusele saabuvad. vajalikud dokumendid, ilustama asjade seisu enne auditi algust jne.

18. Kui auditeeritava üksuse töötajate poolt on audiitori suhtes avatud vastuseisu või isiklik vaen, peab audiitor sellest teavitama peaaudiitorit või kvaliteediteenistuse juhti.

Pärast sellise teabe saamist peab peaaudiitor (kvaliteediteenistuse juht) rakendama meetmeid, et tagada auditi lõpetamine vähemalt teise audiitori poolt.

Kvaliteedijuhtimissüsteemi siseaudit viiakse läbi ettevõtetes, mille tegevus toimub vastavalt neis rakendatava kvaliteedijuhtimissüsteemi reeglitele. Sellest artiklist leiate teavet selliste auditite läbiviimise järjekorra kohta ja tutvuge ka audiitori poolt auditi käigus kasutatud töödokumentide loendiga.

QMS audit - eesmärgid ja teabeallikad

Kvaliteedijuhtimissüsteemi (QMS) audit on süstemaatiline protsess, mille käigus saadakse teavet kvaliteedijuhtimissüsteemi toimimise ja selle vastavuse kohta kehtivate standarditega kehtestatud kriteeriumidele.

QMS-i audit võib olla:

• väline - kontrolli viivad läbi kolmandate isikute spetsialiseeritud organisatsioonide töötajad;
• sisemine - auditi viivad läbi auditeeritava ettevõtte kvaliteediteenistuse töötajad (siseauditi talituse kohta leiate üksikasjad).

Kvaliteedijuhtimissüsteemi siseaudit viiakse läbi eesmärgiga:

• probleemide ja ebakõlade õigeaegne tuvastamine ettevõttes toimivas kvaliteedijuhtimissüsteemis;
• selliste ebakõlade põhjuste väljaselgitamine ja nende kõrvaldamise meetodite väljatöötamine;
• eelnevalt läbiviidud auditite tulemuste põhjal tehtud parandusmeetmete tulemuslikkuse kontrollimine;
• välisauditi ettevalmistamine ISO 9001 ja muudele standarditele vastavuse sertifikaadi saamiseks.

Sellise kontrolli ajal võivad teabeallikad olla:

• isiklikud vestlused ettevõtte auditeeritud allüksuste töötajatega;
• audiitorite sõltumatu vaatluse tulemused töötajate tegevuse, nende töökohtade seisundi, töötingimuste jms kohta;
• tarbijatelt tagasiside kaudu saadud teave;
• osakonna sisedokumendid (aruanded, lepingud, juhendid, arvestused, projekt- ja tehnoloogiline dokumentatsioon jne);
• varem koostatud aruanded läbiviidud auditite ja nende tulemuste põhjal tehtud kohanduste kohta.

KVSi siseauditi läbiviimise põhimõtted

Siseauditi läbiviimise põhimõtted on sätestatud standardis GOST R ISO 19011-2012. Need sisaldavad:

• erapooletus: audiitor peab objektiivselt hindama saadud teavet ja dokumente, koostama tõesed ja täpsed aruanded;
• konfidentsiaalsus: audiitor peab hoidma saadud teavet kolmandate isikute eest saladuses;
• ametialane hoolsus: audiitor peab olema hoolas, rakendama oma olemasolevaid erialaseid teadmisi seoses auditi objektiga;
• sõltumatus: audiitor peab sõltumatult langetama otsuseid temale saadava teabe põhjal ja mitte muutma neid huvitatud poolte välismõjude tõttu;
• tõenduspõhine lähenemine: auditi läbiviimise aja piiratud kestuse tõttu peab audiitor kasutama konkreetse teabe näidiseid, et saada teavet kvaliteedijuhtimissüsteemi kui terviku toimimise kohta;
• ausus: audiitori tegevus peab samaaegselt vastama kõigile ülaltoodud põhimõtetele.

Siseauditi läbiviimise kord

Siseauditi protseduur koosneb mitmest etapist järgmises järjekorras:

1. Auditi läbiviimiseks korralduse andmine (selles näidatakse infot auditeeritava üksuse ja auditimeeskonna koosseisu kohta).
2. Kontrolliplaani koostamine ja kinnitamine.
3. Auditirühma liikmete töötoa läbiviimine.
4. Auditi töödokumentatsiooni väljatöötamine.
5. Kontrollitava üksuse teatis eelseisvast ülevaatusest.
6. Eelkohtumise läbiviimine auditeeritava üksuse esindajatega.
7. Uurimine.
8. Lõplik kohtumine auditeeritava üksuse esindajatega.
9. Aruandlusdokumentatsiooni koostamine ja huvilistele jagamine.

Auditi programm

Siseauditi programm on dokument, mis sisaldab teavet auditite kohta, mis tuleb ettevõttes teatud aja (tavaliselt kuus kuud või aasta) jooksul läbi viia. Selle väljatöötamist teostab ettevõtte kvaliteediteenistuse esindaja, kellel on volitused oma osakondades kontrolle teha.

QMS-i siseauditi programm määrab:

• auditi eesmärgid;
• auditeeritavad protsessid (üksuse tegevusliigid);
• auditeeritud üksused;
• auditi kriteeriumid;
• sündmuse toimumise aeg (tavaliselt on märgitud kuu);
• Audiitori täisnimi.

Dokumendi kinnitab ettevõtte juht (tegevjuht, Peainsener jne.). Pärast seda koostab kvaliteediteenistuse juht konkreetsete auditite ajakava ja kooskõlastab need auditeeritavate osakondade juhtkonnaga.

Kvaliteedisüsteemi siseauditi plaani sisu ja näide

Auditirühma juht peab koostama auditiplaani ja jagama seda auditeeritava üksusega. See dokument sisaldab järgmist teavet:

• kontrolli eesmärk;
• auditi läbiviimise kriteeriumid, samuti kontrollitavate dokumentide loetelu;
• auditi valdkond (auditeeritav üksus, sealhulgas selles toimuvad organisatsioonilised ja funktsionaalsed protsessid);
• ülevaatuse kuupäeva ja koha märge;
• auditimeeskonna liikmete ja neid saatvate isikute rollid ja kohustused.

Dokumendi kinnitab ettevõtte juht, kelle osakondi kontrollitakse. Auditi käigus saab plaani korrigeerida auditirühma juht. Siseauditi plaani näide võib välja näha järgmine:

MA KINNITASIN

JSC "FTOROPLAST"

(allkiri) /Malchenkov E. A./

01.08.2018

Siseauditi plaan

Kontrollimise põhjus: 2018. aasta kvaliteedijuhtimissüsteemi siseauditi programm.

Kontrolli objekt: seire ja mõõtmiste ressursihaldus, metroloogiline tugi.

Auditeeritud divisjon: tööriista- ja hankepood.

Ülevaatuse aeg: 08.09.2018-08.10.2018.

Auditi kriteeriumid (dokumentide või nende osade määramine): punkt 7.1.5 GOST R ISO 9001-2012, STO SMK 7.021-2017.

Auditi eesmärk: kehtestatud nõuetele vastavuse kontrollimine ja hindamine.

Aruande esitamise kuupäev: 13.08.2018.

Ametnike nimekiri, kellele aruande koopiad esitada: QMS juhtkonna esindaja, tööriista- ja hanketsehhi juhataja.

Allkirjad:

(allkiri) /Yu. N. Evseeva / 01.08.2018

Audiitorid:

Ei tea oma õigusi?

(allkiri) /E. P. Artemov / 01.08.2018

(allkiri) /A. S. Klinkova / 01.08.2018

Kontrollnimekiri kui peamine audiitori tööriist

Audiitori peamine töödokument on kontrollnimekiri. Tegemist on eelnevalt koostatud süstemaatilise nimekirjaga küsimustest, mille vastused võimaldavad inspektoril saada täieliku ja ajakohast teavet KVSi toimimise kohta osakondades.

Olemasolevad standardid ei sisalda selle dokumendi jaoks konkreetset vormi, seega saab audiitor selle iseseisvalt koostada. Oluline on, et kontrollnimekirja vorm võimaldaks auditi käigus saadud informatsiooni sinna sisestada ja hilisemas analüüsis kasutada.

Selle dokumendi eesmärk on tuletada audiitorile meelde teavet, mida ta peab hankima, ja fakte, mida tuleb auditi käigus uurida. Lisaks võimaldab sellise lehe kasutamine audiitoril hinnata eelseisvate tööde mahtu, jaotada see aja peale õigesti ja viia läbi audit vastavalt etteantud tähtaegadele.

Eelnevalt koostatud kontrollnimekirjade kasutamine ei tohiks mõjutada auditi läbiviimist. Juhul, kui auditi käik muutub (näiteks kui selle läbiviimisel tuvastas audiitor uuritavaid fakte, mille kontrollimine ei olnud planeeritud), tuleb kontrollnimekirjades teha vastavad kohandused.

Tööpaberid ja märkmed tuleks säilitada kuni auditi lõpuni. Kui need sisaldavad konfidentsiaalset teavet, tuleb neile tagada asjakohane kaitse volitamata juurdepääsu eest.

Siseauditi tulemusel tuvastatud ebakõlade käsitlemine

Kõik kontrolli tulemusena tuvastatud mittevastavused tuleb dokumenteerida. See protseduur sisaldab:

• mittevastavuste tuvastamine, tuvastamine ja registreerimine;
• mittevastavuste klassifitseerimine nende olulisuse astme järgi;
• mittevastavuste protokollide koostamine.

Mittevastavuse protokollis märgitakse:

• selle avastamise aeg ja koht;
• mittevastavuse sisu ja olulisus;
• viide ettevõtte standardi või GOST-i konkreetse punkti rikkumisele, mis toimib auditi kriteeriumina.

Mittevastavusprotokoll on teabeallikas tuvastatud puuduste kõrvaldamiseks vajalike parandus- ja ennetusmeetmete edasiseks väljatöötamiseks.

Näited ebakõladest kvaliteedijuhtimise siseauditis

Siseauditi protsessi käigus tuvastatavate ebakõlade loetelu on ulatuslik, kuna ühegi organisatsioonis toimuva protsessi tunnused ei pruugi täielikult või osaliselt vastata standardis sätestatud kriteeriumidele.

Siin on loetelu peamistest kriteeriumidest ja kõige levinumatest vastuoludest nendega:

1. Juhtimiskohustused:

• juhtkond ei analüüsi QMS-i;
• Ettevõtte kvaliteedipoliitikat ja eesmärke ei juhita töötajate tähelepanu alla;
• Töötajatevahelise vastutuse jaotuse maatriks puudub.

• kvaliteedijuhend puudub;
• QMS protseduurid ei ole dokumenteeritud;
• kvaliteedi planeerimise menetlust ei viida läbi.

1. Dokumendihaldus:

• ei ole rakendatud dokumentatsioonihalduse korda;
• ei ole kehtestatud hallatavate dokumentide ja andmete loetelu;
• Dokumentide ja andmete muutmise protseduuri ei teostata.

1. Tarbijatele tarnitavate toodete haldamine:

• ei järgita tarbijatele tarnitavate toodete haldamise korda;
• selliste protseduuride puudumine ei ole motiveeritud.

1. Mittevastavate toodete haldamine:

• nõuetele mittevastavaid tooteid ei hallata;
• defektne isolaator puudub või asub vales kohas;
• isolaatoris asuvaid nõuetele mittevastavaid tooteid ei hallata.

1. Personalikoolitus:

• personali värbamise ja väljaõppe protseduurid ei ole dokumenteeritud;
• Personaliosakonna töödokumentatsioonis täienduskoolitust plaanis ei ole.

QMS siseauditi aruande sisu ja näide

Pärast siseauditi läbimist koostab auditirühma juht tehtud töö tulemuste kohta akti.

Auditiaruande koostamine tagab:

1. Kontrolli tulemuste nähtavus.
2. Võimalus teha kokkuvõte ja analüüsida kõigi kehtiva programmi kohaselt läbiviidud auditite tulemusi.
3. Parandusmeetmete ettevalmistamise ja rakendamise korra lihtsustamine.

Sellise aruande vorm ei ole kehtivate standarditega reguleeritud, seega võib see olenevalt ettevõttest erineda. Üldiselt võib aruanne välja näha selline:

MA KINNITASIN

QMS juhtkonna esindaja

JSC "FTOROPLAST"

(allkiri) /E. A. Malchenkov/

14.08.2018

Aruanne siseauditi tulemuste kohta

Registreerimisnumber 21 13.08.2018

Protsessi või tegevuse liigi nimetus: seire ja mõõtmiste ressursside juhtimine, metroloogiline tugi.

Auditeeritava divisjoni nimi: tööriista- ja hanketöökoda.

Auditi kuupäev: 08.09.2018-08.10.2018.

Auditi kriteeriumid (dokumendi või selle osade tähistus): punkt 7.1.5 GOST R ISO 9001-2012, STO SMK 7.021-2017.

Siseauditi eesmärk: kehtestatud nõuetele vastavuse kontrollimine ja hindamine.

Auditirühma juht: Evseeva Yu. N.

Audiitorid: Artemov E. P., Klinkova A. S.

Testi tulemused

Auditi ulatus: täielik.

Tuvastatud lahknevuste arv: 0

Järeldus auditi tulemuste põhjal

Kontrollitavate üksuste tegevus vastab kehtestatud nõuetele. Parandusmeetmeid pole vaja.

Auditirühma juht:

(allkiri) /Yu. N. Evseeva/)

Seega on siseauditid üks peamisi vahendeid kvaliteedijuhtimise tõhususe hindamiseks. Selliste auditite läbiviimine võimaldab juhtkonnal tuvastada olemasolevate standarditega määratud auditikriteeriumidele mittevastavust ning valmistuda tootmise sertifitseerimise raames läbiviidavaks välisauditiks. Audit viiakse läbi vastavalt olemasolevale auditiprogrammile auditimeeskonna juhi koostatud auditiplaani alusel. Kontrolli tulemuste põhjal koostatakse auditi akt, mis sisaldab teavet tuvastatud ebakõlade ja (kui neid on) soovitatud parandusmeetmete kohta nende kõrvaldamiseks.

Standardi dokumendid

Metallkonstruktsioonid

"TsNIIPSK im. Melnikov"

KORRALDUSSTANDARD

Kvaliteedijuhtimissüsteem
SISEAUDITID

PLANEERIMINE, TEOSTAMINE

STO SMK 27-2004

Moskva

2004

N.P JÄRGI NIMESE EHITUSMETALLKONSTRUKTSIOONIDE EHITUS- JA KONSTRUKTSIOONIDE TÖÖUURINGU- JA KONSTRUKTSIOONINSTITUUDI PUNASE BANNERI KESKORD. MELNIKOVA

KORRALDUSSTANDARD

Kvaliteedijuhtimissüsteem

SISEAUDITID

Planeerimine, teostamine

STO SMK 27-2004

Eessõna

1 VÄLJATÖÖTATUD JA TUTVUSTATUD JSC TsNIIPSK im. standardimisosakonna poolt. Melnikov"

2 VÕETUD JA JÕUSTUNUD alates kuupäevast, kui selle kinnitas CJSC TsNIIPSK im direktor. Melnikov" 20. veebruar 2004

3 TUTVUSTATUD esimest korda

4 Selle standardi arendamise, kinnitamise, kinnitamise, avaldamise (paljundamise), värskendamise (muutmise või läbivaatamise) ja tühistamise teostab ZAO TsNIIPSK im standardimisosakond. Melnikov"

Sissejuhatus

Käesolev standard on instituudis töötava kvaliteedijuhtimissüsteemi kohustuslik dokumenteeritud protseduur, mis vastab ISO 9000 standardiperekonna nõuetele, mudel GOST R ISO 9001-2001.

See standard töötati välja jaotise "Kvaliteedijuhised" - "Siseauditid" väljatöötamiseks vastavalt organisatsiooni standardite STO SMK 07-2004 "Organisatsioonistandardid" nõuetele. Väljatöötamise, ehitamise ja teostamise kord" ning STO SMK 28-2004 "Dokumendi- ja dokumendihaldus".

MA KINNITASIN

CJSC TsNIIPSK direktor

neid. Melnikov"

V.V. Larionov

"20" 02 2004. aasta

STO SMK 22-2004

STANDARDORGANISATSIOONID

Tutvustuse kuupäev 2004-02-20

1 kasutusala

See standard kehtestab kvaliteedijuhtimissüsteemi (QMS) siseauditite (ülevaatuste) läbiviimise korra ja toimingute järjestuse.

Standardi väljatöötamisel võeti arvesse rahvusvaheliste standardite perekonna ISO 9000 mudel 9001:2000, eelnõu ISO 19011:2002 ja ISO 10011-1/2/3-93 nõudeid.

See standard on mõeldud kasutamiseks instituudi siseauditite planeerimisel ja läbiviimisel ning on juhiseks siseauditeid teostavatele spetsialistidele ning on kohustuslik kõigile. struktuurijaotused ja instituudi teenused.

2 Normatiivviited

GOST R ISO 10011-1, 2, 3-93 Kvaliteedisüsteemide kontrollimise juhised.

Osa 1. Kontrollimine.

Osa 2. Ekspertaudiitorite kvalifikatsioonikriteeriumid

Osa 3. Kontrolliprogrammi juhtimine

MA NII 19011 (esimene trükk 2002-10-01)

GOST R ISO 9000-2001 Kvaliteedijuhtimissüsteemid. Põhialused ja sõnavara

GOST R ISO 9001-2001 Kvaliteedijuhtimissüsteemid. Nõuded

STO SMK 01-2004 kvaliteedijuhend

STO SMK 04-2004 Toodete seire ja mõõtmine

STO SMK 07-2004 Organisatsioonistandardid. Arendamise, ehitamise ja projekteerimise kord

STO SMK 28-2004 Dokumentatsioon ja dokumendihaldus.

3 Mõisted ja määratlused, lühendid

Selles standardis ja siseauditite läbiviimisel kehtivad järgmised terminid ja määratlused:

3.1 Siseauditi(kontroll): Süstemaatiline, sõltumatu ja dokumenteeritud protsess kvaliteetsete tegevuste ja tulemuste kavandatud tegevustele vastavuse ning tegevuste elluviimise tulemuslikkuse ja sihtotstarbelise sobivuse kindlakstegemiseks.

3.2 audiitor: Direktoraadi volitatud instituudi spetsialist, kellel on siseauditi läbiviimise pädevus.

3.3 Auditirühma juht: Seda auditit juhtima instituudi direktoraadi poolt määratud siseauditi rühma spetsialist.

3.4 protseduur: Teatud viis toimingu või protsessi läbiviimiseks.

Protseduur võib olla dokumenteeritud või dokumentideta.

3.5 sissekanne: Dokument, mis sisaldab saavutatud tulemusi või tõendeid tehtud tegevuste kohta.

3.6 soovitus: Ettepanek, mille eesmärk on kõrvaldada tuvastatud mittevastavus ja/või selle põhjused ilma kvaliteedijuhtimissüsteemi toimimist kahjustamata. Tegevuste arendamine on soovitav, kuid mitte kohustuslik.

3.7 hälve: Kehtestatud nõuete täitmata jätmine.

3.8 kommentaar: Tuvastatud kõrvalekalle kvaliteedijuhtimissüsteemi toimimises, mis vähendab selle tõhusust.

3.9 lahknevus: Identifitseeritud kõrvalekalle ehk kvaliteedikriteeriumidel põhineva ühe või mitme kvaliteeditunnuse, punkti ja kvaliteedisüsteemi elementide alapunkti puudumine või nende kõrvalekalle standardis kehtestatud nõuetest.

3.10 vaatlus kvaliteedikontrolli ajal: Auditi käigus tehtud ja objektiivsetel tõenditel põhinev faktiväide.

Lühendid:

QMS on oma nime saanud TsNIIPSK Instituudi kvaliteedijuhtimissüsteem. Melnikova

OPR on nimelise TsNIIPSK juhtkonna vastutav esindaja. Melnikova kvaliteedijuhtimise eest, direktori asetäitja

OS - standardimisosakond

GMK - kvaliteedijuhtimisgrupp

RK - kvaliteedijuhend

STO - organisatsiooni standard TsNIIPSK im. Melnikova

4 Üldsätted

4.1 Kvaliteedijuhtimissüsteemi siseauditeid viiakse läbi järgmiste eesmärkidega:

KVSi efektiivsuse hindamine ning selle täiustamise võimaluste ja viiside väljaselgitamine;

Kvaliteedijuhtimissüsteemi (protseduurid, protsessid, tooted) vastuolude tuvastamine kehtestatud nõuetega;

Kõigi tuvastatud ebakõlade põhjuste kindlaksmääramine (peamine, täiendav, seotud);

Parandusmeetmete tulemuslikkuse kontrollimine ja hindamine eelnevate auditite tulemuste põhjal;

Osakondade auditeeritavate tegevuste täiustamine.

4.2 QMS-i audit peaks olema:

Planeeritud ja järjepidev;

töötajatele arusaadav;

Terviklik ja ammendav, s.o. auditiplaan peaks hõlmama kõiki kvaliteedijuhtimissüsteemiga seotud tegevusi;

Korratakse vähemalt kord aastas, kuid see sõltub töö keerukusest ja leitud ebakõlade arvust;

Objektiivne ja mõistlik;

Varustatud aruandlussüsteemi ja parandusmeetmetega koos nende toimingute rakendamise kontrollimisega.

4.3 Auditeid võivad läbi viia nii OS-i osakonna kvaliteedijuhtimisgrupi töötajad kui ka instituudi eriväljaõppe saanud töötajad.

4.4 Auditirühma peavad kuuluma spetsialistid, kes vastavad järgmistele nõuetele:

On kõrgharidusühes töövaldkonnas;

Oskab inimestega suhelda, kehtestada isiklikud kontaktid, kuula oma vestluskaaslast, kontrolli ennast;

Teadma kvaliteedijuhtimise dokumente, organisatsiooni reguleerivaid dokumente, siseauditi läbiviimise meetodeid;

Oskab töötada dokumentidega, väljendada oma mõtteid suuliselt ja kirjalikult.

4.5 Auditite läbiviimise kutseoskuste pidevaks täiendamiseks ja täiendamiseks läbivad moodustatud audiitorite gruppi (22. jaanuari 2001. a korraldus nr 7) kuuluvad spetsialistid kvaliteedijuhtimise erikursused ning õpivad iseseisvalt ka kvaliteedijuhtimise regulatiivset ja metoodilist dokumentatsiooni. süsteem.

4.6 Auditi tulemused on peamised sisendandmed juhtkonna poolt kvaliteedijuhtimissüsteemi analüüsimisel.

5 Siseauditite planeerimine

5.1 Auditiobjektid

5.1.1 Siseauditi peamised objektid on:

Instituut QMS protsessid;

Töö kvaliteet (tooted);

KVSi toimimine instituudis.

5.1.2 Protsesside seisukorra audit määrab kindlaks protsesside stabiilse täitmise võimekuse kindlaksmääratud kvaliteedinõuetele, samuti arendatud protsesside valideerimise.

5.1.3 Töö (toodete) kvaliteediaudit on ette nähtud nende toodete kvaliteedinõuete täitmise taseme kindlaksmääramiseks, mis on kehtestatud nendele toodetele kehtivate lepingute (lepingute), standardite ja muude regulatiivsete dokumentidega.

Töö (toodete) kvaliteedi audit võib olla protsessiauditi lahutamatu osa.

5.1.4 KVSi toimimise kontrollimisel kontrollitakse KVSi dokumentatsiooni ja selles sätestatud nõuete tegelikku täitmist.

5.1.5 QMS-i dokumentatsiooni kontrollimine põhineb järgmistel valdkondadel:

Kontrollitakse dokumentatsiooni vastavust RoK-s, organisatsiooni standardites - STO (STP) ja muudes dokumentides sätestatud nõuetele, samuti selle vastavust kvaliteedipoliitika eesmärkidele;

Kontrollitakse dokumendihaldusprotseduure kinnitamiseks, juurutamiseks, muutmiseks, aegunud ja tühistatud dokumentatsiooni eemaldamiseks;

Kontrollitakse dokumentatsiooni enda kvaliteeti selle ligipääsetavuse ja nõuete õigsuse, esituse selguse, kättesaadavuse osas täielik komplekt joonised, tabelid, rakendused jne;

Kontrollitakse dokumentatsiooni olemasolu ja seisukorda töökohtadel;

Kontrollitakse kvaliteedidokumente (STO SMK 28-2004).

5.2 Auditite planeerimine

5.2.1 Siseauditeid (ülevaatusi) viiakse läbi:

Vastavalt instituudi kinnitatud plaanile - plaaniline audit;

Instituudi juhtkonna korraldusel - plaaniväline audit;

Põhineb klientide nõudmistel;

Enne välisauditi läbiviimist kolmanda osapoole poolt kvaliteedijuhtimise sertifitseerimise eesmärgil.

5.2.2 Kvaliteedisüsteemi siseauditite läbiviimise aastaplaan töötab standardimisosakonna poolt välja aasta alguses ( I ruutmeetrit). Kava kooskõlastab ODP ja kinnitab instituudi direktor. Plaani vorm on toodud lisas .

5.2.3 Plaani koostamisel peate arvestama:

Protsesside tähtsus ja olek;

Kvaliteedijuhtimise dokumentides sisalduvate GOST R ISO 9001-2001 nõuete täitmise määr;

KVSi seisukorra analüüsi tulemused;

Varem läbiviidud siseauditite tulemused;

Väliste auditite tulemused.

5.2.4 Planeerimata auditite alused on järgmised:

Kommentaaride või kaebuste ilmumine (arvu suurenemine) toodetud toodete kohta;

Muutused instituudi organisatsioonilises struktuuris;

Kliendi nõue;

Muudatused QMS dokumentatsioonis;

Muutused majanduslikes või sotsiaalsetes tingimustes jne.

6 Töö järjekord siseauditi läbiviimisel

6.1 Standardiosakond teeb vastavalt siseauditi plaanile OPR-le ettepaneku rühma koosseisu ja auditigrupi juhi kohta.

Kontrollitavate üksuste spetsialiste rühmaliikmete hulka ei arvata. Auditimeeskond peab koosnema vähemalt kahest inimesest.

6.2 Standardiosakond koostab koos rühmajuhiga auditi ülesande. Ülesande kinnitab ODP. Ülesande vorm on toodud lisas .

6.3 Vastavalt kinnitatud Ülesandele viib audiitor läbi auditi, järgides RC auditeeritavaid osasid ja selles määratud dokumentatsiooni.

6.4 Auditi tulemuste põhjal täidab audiitor mittevastavuse protokollid või märkused tuvastatud kõrvalekallete kohta. Mittevastavuse protokolli ja kommentaaride protokolli vorm on toodud lisades Ja vastavalt.

6.5 Kontrollitava osakonna juhataja kirjutab alla mittevastavuse protokollidele ja märkustele, märkides neis iga kindlaksmääratud kõrvalekalde korral parandustoimingud ja selle rakendamise tähtaja.

6.6 Vastuolude ja kommentaaride protokollid registreeritakse protokolli salvestuslehel, mis salvestatakse OS-i osakonnas koos protokollidega kausta. Mittevastavuse protokollide salvestamise lehe vorm, kommentaarid on toodud lisas .

6.7 Järgmise plaanilise või plaanivälise auditi läbiviimisel selles osakonnas analüüsib audiitor mittevastavuse protokollides ja varasemate auditite kommentaarides toodud parandusmeetmete rakendamist. Audiitor ja osakonnajuhataja täidavad mittevastavuse dokumentatsiooni, varasemate auditite kommentaarid, täites parandusmeetmete rakendamise veerud.

Kui parandustoiminguid ei tehta õigeaegselt, teavitab audiitor sellest juhtimisosakonda ja OS-i juhti, kes rakendavad asjakohaseid meetmeid.

6.8 Revisjonirühma juht koostab auditi kohta akti. Aruande kiidab heaks ODA. Aruande vorm on toodud lisas .

Aruanne peab sisaldama:

auditi kuupäev;

Auditi objektid (protsessid, töö kvaliteet, QMS dokumentatsioon);

Auditi tulemused (tuvastatud kõrvalekallete loetelu: ebakõlad, kommentaarid, soovitused);

Järeldus GOST R ISO 9001-2001 nõuetele vastavuse või mittevastavuse taseme, testitud protsesside tõhususe ja tulemuslikkuse kohta;

Parendusettepanekud, kui neid tehti auditi tulemusena;

Järeldus kordusauditi vajaduse kohta.

6.9 Auditiaruanded vaadatakse läbi ja analüüsitakse standardimisosakonnas.

KVSi seisukorra analüüsi tulemusi ja ettepanekuid selle parandamiseks arutatakse kohtumisel instituudi direktori ja osakonnajuhatajatega.

Nende tulemuste põhjal moodustatakse instituudi juhtkonna majandusaasta aruande osa "Finants- ja majandustegevusest".

6.10 Auditi kohta käivaid materjale (aruanne, ülesanne, protokollid, arvestusleht) säilitatakse standardimisosakonnas vähemalt viis aastat.

7 Vastutus

7.1 Instituudi siseauditite (ülevaatuste) planeerimise, korraldamise ja lõppdokumenteerimise eest vastutab standardimisosakonna juhataja. Kontroll auditite läbiviimise üle, metoodilise abi osutamine ja kogu auditiprotsessi koordineerimine on usaldatud RPO-le.

7.2 Audiitor vastutab auditite käigus tuvastatud ebakõlade ja kommentaaride kõrvaldamiseks tehtud parandusmeetmete fikseerimise ja rakendamise jälgimise eest, samuti auditi läbiviimise eest rangelt kooskõlas kinnitatud ülesandega.

7.3 Instituudi kõikide osakondade juhatajad vastutavad:

Auditi korraldamise ja toetamise eest oma osakonnas;

Audiitorile kõigi vajalike andmete esitamise eest kooskõlas kinnitatud ülesandega;

Sõbraliku suhtumise eest audiitoritesse ja abistamise eest nende töös;

Parandusmeetmete tõhus ja õigeaegne rakendamine.

Lisa A

(nõutud)

QMS siseauditi plaani vorm

MA KINNITASIN

CJSC TsNIIPSK direktor

neid. Melnikov"

V.V. Larionov

"________"___________ 200__g.

PLAAN
instituudi kvaliteedijuhtimissüsteemi siseauditite läbiviimine 200__.

asetäitja instituudi direktor,

süsteemi eest vastutav

kvaliteedijuhtimine A.A. Moltšanov

Standardiosakonna juhataja S.I. Bochkova

Lisa B

(nõutud)

Kvaliteedisüsteemi siseauditi läbiviimise ülesande vorm

MA KINNITASIN

asetäitja AS "TSNIIPSK" direktor

neid. Melnikova", vastutav

kvaliteedijuhtimissüsteemi jaoks

A.A. Moltšanov

“____” _________________ 200 __ g.

Ülesanne kvaliteedijuhtimissüsteemi siseauditi läbiviimiseks

1 Auditi alus ____________________________________________________________

(plaan, telli)

2 Auditirühma juht ________________________________________________________

(Täisnimi)

Algus standardimisosakond _________________________

Lisa B

(nõutud)

Mittevastavuse protokolli vorm

Lisa D

(nõutud)

Kommentaaride protokolli vorm

Märksõnad:Kvaliteedijuhtimissüsteem, siseaudit, planeerimine, tööde järjekord, vastutus

3. Normatiivviited

ISO 9000:2005 – „Kvaliteedijuhtimissüsteemid. Põhialused ja sõnavara."

ISO 9001:2008 – „Kvaliteedijuhtimissüsteem. Nõuded".

ISO 19011:2002 – “Kvaliteedi- ja/või keskkonnajuhtimissüsteemide auditi juhised”.

4. Mõisted, lühendid ja sümbolid

Tingimused ja määratlused:

Audit (verification) on süstemaatiline, sõltumatu ja dokumenteeritud protsess auditi tõendusmaterjali hankimiseks ja selle objektiivseks hindamiseks, et teha kindlaks kokkulepitud kriteeriumide (ISO 9000:2005) täitmise aste.

Audiitor on isik, kes demonstreerib isikuomadused ja auditi läbiviimiseks vajalik pädevus (ISO 9000:2005).

Audiitorite rühm - üks või mitu audiitorit, kes viivad auditi läbi tehniliste spetsialistide abiga (vajadusel).

Kasutatud lühendid:

DP – dokumenteeritud protseduur

QMS – kvaliteedijuhtimissüsteem

Legend:

Hargnemis-/liitmisprotsessi toimingud

5. Protsessi kirjeldus

5.1 Põhialused

Kvaliteedijuhtimise audit KPMS-is viiakse läbi eesmärgiga:

• määrata kindlaks KVSi vastavustase ISO 9001:2008 standardi nõuetele;
• määrata KMSi vastavuse tase sisemiste normatiivdokumentide nõuetele.

Audit võib toimuda plaaniliselt (auditi aastaplaani alusel) ja plaanivälise (tellimuse alusel). peadirektor).

Plaaniliste auditite sagedus peaks olema vähemalt kord kuue kuu jooksul.

Kvaliteediametnik vastutab auditite korraldamise eest.

Auditite läbiviimise eest vastutab juhtivaudiitor.

Siseauditi aastaplaan töötatakse välja ja kinnitatakse hiljemalt 20. detsembriks. Siseauditi aastaplaani töötab välja kvaliteedijuht. Kvaliteedisüsteemi siseauditite kavandamisel nähakse ette kohustuslik audit iga osakonna, iga protsessi ja ISO 9001:2008 nõuete kohta.

Enne iga auditi algust koostatakse auditi ajakava. Ajakava koostatakse nädal enne auditi kuupäeva.

Siseauditite läbiviimiseks määratakse ettevõtte töötajate hulgast juhtivaudiitor, audiitorid ja tehnilised spetsialistid. Juhtaudiitori ja audiitorite kandidatuurid määrab kvaliteedivolinik. Juhtaudiitori ja audiitorite ametisse nimetamine toimub peadirektori korraldusega personal. Tellimuses võib olla märgitud kohtumise kestus. Kui tähtaega ei ole määratud, loetakse juhtivaudiitor (audiitorid) määratuks tähtajatuks ja kaotavad oma audiitori staatuse ainult peadirektori korralduse alusel uue juhtivaudiitori (audiitori) määramiseks. või ettevõttest vallandamisel.

Juhtaudiitori soovitusel määratakse igale auditile (vajadusel) tehnilised spetsialistid. Tehniliste spetsialistide määramine toimub organisatsiooni siseauditi läbiviimise korraldusel.

Auditite ajakava koostamisel peaks audiitorite ja tehniliste spetsialistide jaotus kontrolliobjektide vahel välistama võimaluse, et nad kontrollivad üksusi, kus audiitorid ja tehnilised spetsialistid töötavad.