Ведем суммированный учет рабочего времени правильно. Учет рабочего времени: фиксируем, подсчитываем, оплачиваем Как ведется учет рабочего времени

У секретаря небольшой организации множество обязанностей: и чисто секретарская работа - отвечать на звонки, планировать встречи, регистрировать документы; и функции завхоза - закупать канцтовары; и работа кадровика - оформлять приемы на работу и увольнения. Кроме кадрового делопроизводства, секретарю поручают вести учет рабочего времени в организации. Разберемся, как наладить учет рабочего времени, узнаем, какие для этого приказы надо издать, а также поговорим о нюансах заполнения табеля рабочего времени - формы № Т-13.

ЗАЧЕМ НАДО ВЕСТИ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Рабочее время - это:

1) время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности;

2) иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, федеральными законами и иными нормативными актами РФ, относятся к рабочему времени.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (части первая, четвертая ст. 91 ТК РФ).

В Конвенциях МОТ рабочим обозначается время, в течение которого работник находится в распоряжении работодателя .

Зачем организации нужен учет рабочего времени? Разве недостаточно просто платить работникам их оклад без всяких табелей? Особенно в небольшой организации? Есть 5 основных причин.

1. Обязанность вести учет предусмотрена трудовым законодательством (часть четвертая ст. 91 ТК РФ). При проверке инспектор обязательно запросит табели учета рабочего времени, и, если их не будет, организацию ждет штраф до 50 тыс. рублей по ч. 1 ст. 5.27 КоАП.

2. Табели учета рабочего времени - первичные учетные документы, их запросит и налоговый инспектор для обоснования выплат и при проверке налогообложения. За их отсутствие могут привлечь к налоговой ответственности.

3. Хорошо, если все работники каждый день исправно приходят на работу и отрабатывают 8 часов. А если нет? Работники могут опаздывать, отпрашиваться, болеть, уходить в отпуск, уезжать в командировку, прогуливать, и оплата у них будет иная, чем оклад, или ее может не быть вовсе. Бухгалтерия может учесть все эти нюансы и рассчитать размер выплат, только если вы сообщите о них. Форма этого сообщения - табель учета рабочего времени.

4. Поддерживать дисциплину в организации также поможет табель. Ведь если работники знают, что их отсутствие отмечается и они могут быть уволены за прогул или при повторяющихся опозданиях, это очень дисциплинирует. За нарушение явки на работу могут лишить премии.

5. Учет рабочего времени помогает в экономических расчетах. Например, многие организации при расчете затрат считают, сколько рабочих часов затратили на ту или иную работу, чтобы выставить счет клиентам, в смету включить затраты на оплату труда. Исходя из этих расчетов нередко нормируют труд и рассчитывают численность работников.

Итак, все организации ведут учет рабочего времени либо чтобы избежать штрафов, либо чтобы дисциплинировать работников, либо чтобы учитывать затраты.

На практике выделяют три подхода к учету рабочего времени:

1. Некоторые организации требуют от работников, чтобы они приходили на работу точно в указанное в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) время и уходили ни на минуту раньше, и привлекают к ответственности за опоздание даже на 5 минут.

2. Другие организации отслеживают, чтобы работник отработал положенные 8 часов, и не столь важно, пришел он на 15 минут раньше или на 15 минут позже. Главное, чтобы он выполнил, что от него требуется, и в целом не нарушал трудовую дисциплину.

3. В третьих организациях вообще системы контроля и управления доступом (СКУД) или журналы учета рабочего времени существуют лишь формально. Главное для организаций - чтобы работники выполняли поставленные задачи.

Каждая организация сама выбирает подход к учету рабочего времени в зависимости от специфики деятельности. Например, кассиру или продавцу принципиально являться на работу точно в срок, ведь без них не функционирует магазин. А от творческих работников - дизайнеров, программистов, консультантов - работодатели нередко требуют лишь выполнить задание в срок.

Предположим, что ваш руководитель поручает вам вести табельный учет, чтобы не нарушать законодательство и чтобы работники в целом не нарушали дисциплину. Давайте рассмотрим, как это сделать без ошибок.

КАК НАЛАДИТЬ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ: ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Шаг 1. Назначить ответственного за табельный учет

Согласно постановлению Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление Госкомстата № 1) табель ведется уполномоченным лицом. Для назначения уполномоченного лица необходимо издать приказ. Специальной формы такого приказа не предусмотрено, поэтому предлагаем такой образец приказа, как в Примере 1.

Шаг 2. Определить форму для учета рабочего времени

Унифицированные формы для кадрового делопроизводства, в т.ч. для учета рабочего времени, утверждены Постановлением Госкомстата № 1.

Согласно п. 2 данного Постановления их применение носило обязательный характер.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Федеральный закон № 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам. Теперь согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации. Поэтому она вправе применять свои формы документов.

Ю.Ю. Жижерина, независимый консультант по трудовому праву

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале

Тщательный учет отработанных часов - необходимая составляющая трудового процесса, от которой зависят многие факторы. Ведь от того насколько грамотно построен учет, зависит и рациональное распределение объема работы, и трудовая дисциплина, и финансовое положение как сотрудников, так и компании.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Зачем требуется?

При создании определенной должности работодатель руководствуется, прежде всего, объемом работы, который физически возможно выполнить за определенное время.

В частности, берется установленная норма труда, равная 40 часам в соответствии со ст.91 ТК РФ, сравнивается с квалификационным справочником, в котором приведен примерный перечень обязанностей и налагается на обязанности, закрепленные в должностной инструкции, составленной уже с учетом специфики предприятия.

То есть создается идеально сбалансированная инструкция по рациональному использованию рабочего времени по определенной должности.

Однако, к сожалению, при ее создании мало кто учитывает два важных нюанса:

• человеческий фактор;
• форс-мажорные обстоятельства.

То есть в инструкции не учитываются склонности к частым 5-минутным перерывам, возможным опозданиям на работу в связи с пробками на дорогах, использованием рабочего времени для решения личных проблем и многим другим факторам, которые неизбежно сказываются на объеме выполненных работ.

Стоит вспомнить и о внезапных производственных проблемах, допустим, авариях, задержкой доставки составляющих, не предоставлением нужной информации либо отсутствием сотрудников в связи с болезнью. Ведь данные факторы тоже замедляют процесс выполнения установленного объема работ, что, в свою очередь, приводит к дисбалансу между реальными затратами на оплату труда и выполненной работой.

Именно для этого и предусмотрен учет рабочего времени, который позволяет решить несколько задач одновременно.

При тщательном ведении учета отработанных часов:

• повышается трудовая дисциплина, и исключаются опоздания, игры и переписка за рабочим компьютером, а также частые перекуры и чаепития;
• повышается уровень и качество выполненных работ;
• снижаются затраты по оплате труда в связи с исключением периодов времени, которые входят в рабочую смену и в течение которых непосредственные обязанности не выполняются, даже если они вызваны технологическими сбоями по вине третьих лиц.

То есть работодатель платит только за те часы, на протяжении которых предприятие работает и, допустим, выдает продукцию, а не ждет комплектующих в связи с временным простоем либо отсутствием опоздавшего сотрудника.

Какими документами закрепляется?

Во исполнение норм законодательства о труде РФ на каждом предприятии независимо от формы собственности должен вестись тщательный учет отработанного времени, порядок установления которого закрепляется в следующих локальных актах:

• Правилах распорядка трудового дня;

В оговоренных актах указывается режим труда - в частности, нормы смен и времени отдыха, порядок их предоставления и интервал между ними, в общем.

Но более подробный учет, который ведется ежедневно, уже отражается в выходов, который предназначен для тщательного фиксирования отработанного времени с учетом всех нюансов, а именно:

• ночных смен;
• выходных;
• и иных периодов, из которых собственно трудовые будни и состоят.

Также учитывая, что некоторые предприятия используют упрощенные бланки учета либо свой собственный буквенный код на многих предприятиях издается еще и Положение, в котором все нюансы учета отработанных часов и отражаются с учетом специфики труда и иных составляющих.

Виды

В соответствии с нормами закона существует три вида учета отработанного времени, а именно:

• поденный;
• еженедельный;
• суммированный.

Каждый из видов используется в связи с особенностью производства на предприятии с целью максимально четкого ведения учета отработанного времени.

Поденный

К примеру, поденный учет используется в компаниях, график труда которых предусматривает одинаковую продолжительность смен ежедневно с целью фиксации фактически отработанного времени и во избежание переработок.

То есть сотрудникам не только устанавливаются одинаковые смены, но ведется контроль за тем, чтобы часы труда не превышали нормы, так как переработки приведут и к превышению фонда оплаты труда в виду оплаты сверхурочных часов, и нарушениям законодательства, в частности ст.91 ТК РФ.

Также поденный учет используется в отношении льготных категорий сотрудников, для которых в соответствии со ст.94 ТК РФ установлена индивидуальная протяженность дневной смены:

• — 5 часов для работников до 16 лет и 7 часов до 18 лет, если же они еще и в ВУЗе обучаются, то половину оговоренной нормы;
• для инвалидов в соответствии с программой реабилитации и рекомендованной нагрузкой;
• для работников творческих профессий, а также спортсменов.

В порядке ст. 92 ТК РФ для некоторых категорий тружеников может быть установлена сокращенная смена по их просьбе в виду личных обстоятельств или иных аспектов. И согласно норм, закрепленных в ст.173 ТК РФ сокращенный день могут иметь студенты, совмещающие трудовую занятость с обучением. Именно для этих категорий в виду их индивидуального графика и устанавливается поденный учет отработанного времени.

Еженедельный

Данный вид учета отработанных часов, как правило, устанавливается для сотрудников, протяженность смен которых в течение недели имеет разную продолжительность в виду некоторых особенностей.

Допустим, если на предприятии установлен , особенностью которого является разная протяженность смен в разные дни недели, целесообразнее вести понедельный учет с целью корректировки продолжительности смен для соблюдения, установленной законом нормы.

Актуальным данный вид учета времени будет и при раздробленной смене в виду специфики производства, так как таким образом можно будет опять же отразить реально отработанные периоды времени, исключить переработки либо недоработки, а также соблюсти установленную норму.

Суммированный

Правила

Ведение табеля осуществляется ежедневно, невзирая на выбранный вид учета отработанных часов, в связи с тем, что даже при наличии четкого режима труда экстренные ситуации возникают постоянно.

К примеру, сотрудник может заболеть и не выйти на работу либо в компании возникнет аварийная ситуации и нужно будет привлечь сотрудников для ремонта после окончания смены. А так как заполнить все нюансы изменений режима невозможно, табель и ведется ежедневно.

Как правило, сей документ заполняется вручную с ежедневным внесением данных. Однако в некоторых учреждением, особенно при наличии большого штата, применяется электронная система учета с суммированием полученных данных по всему предприятию ответственным лицом и в оговоренные локальными актами сроки.

После заполнения табеля, данная форма подается в расчетный отдел для начисления оплаты в соответствии с отработанным временем.

При этом для повышенного контроля используется обе формы и бумажная и электронная. Ведь человек может ошибиться, а компьютер нет, и в тоже время, программа может дать сбой или не учесть некоторые периоды, данные о которых не были внесены заблаговременно.

Ответственные лица

Еще при оформлении должностной инструкции за каждым сотрудником закрепляются определенный круг обязанностей, в число которых могут входить как обязательные, так и дополнительные.

В частности, обязательные отражаются в договоре о сотрудничестве и в инструкции, а вот дополнительные могут быть вменены на основании распорядительных документов. Подобное же правило действует и в отношении ведения учета отработанных часов.

К примеру, при большом штате на предприятии изначально может быть введена штатная единица нормировщика либо табельщика, основной обязанностью которых и будет ведение табеля, а также осуществления контроля за правильностью отраженных данных.

Если же учреждение небольшое, обязанность по учету отработанных часов может быть возложена на ответственное лицо путем издания приказа.

Но независимо от того, кто заполняет табель и вносит количество отработанных часов, контроль за учетом возлагается еще на ряд лиц. В частности, ответственным за достоверность данных является кадровый работник, который издает , сверхурочных часах и иных периодах, и который обязан следить за отражением оговоренных данных в табеле.

И ответственность возлагается на начальника отдела, который табеля учета и подписывает, а значит тоже обязан контролировать количество отработанных часов.

Санкции за нарушения

Учитывая, что ведение учета отработанного времени является не правом, а обязанностью предприятия, лица, ответственные за его ведение, могут быть подвержены административной ответственности в случае, если учет не ведется либо внесенные данные не соответствуют действительности.

Так, на основании ст.5.27 КоАП РФ предприятие, нарушающее нормы ТК РФ, подлежит наказанию в виде штрафных санкций до 50 тысяч, и это только в первый раз. При повторном допущении нарушения, наказание ужесточается.

Осуществление учета рабочего времени сотрудников является не только сложной, но и важной задачей, которая позволяет разрешить множество проблем, от повышения дисциплины до увеличения прибыли. Именно поэтому к данному виду отчетности следует подходить с большой ответственностью.

В ч. 3 ст. 91 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Выполнение данной обязанности предполагает назначение полномочных представителей работодателя, которые должны вести учет рабочего времени каждого работника организации. Работодатель обязан обеспечить ежедневный учет рабочего времени каждого работника организации его полномочными представителями. Однако ежедневное ведение учета рабочего времени представителями работодателя не всегда означает, что данные такого учета будут иметь правовые последствия для определения вида рабочего времени работника. Например, работник может отработать 10 часов в день, но при этом у него не появится права на получение доплат за работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени. Такой вариант возможен при суммированном учете рабочего времени, при котором норма отработанных работником часов определяется по результатам календарного периода, превышающего одну неделю. Поэтому в течение следующей недели работник может проработать на два часа меньше, что позволяет при суммированном учете времени соблюдать нормальную продолжительность рабочего времени. Таким образом, вид учета рабочего времени непосредственно влияет на виды рабочего времени, применение учета рабочего времени позволяет выделить самостоятельный вид рабочего времени - часы, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени. По этой причине при ведении подсчета отработанных работником часов должен быть определен вид учета рабочего времени, который является элементом режима рабочего времени.

В связи с изложенным правовое понятие учета рабочего времени как элемента режима рабочего времени, может быть сведено к двум юридически значимым обстоятельствам. Во-первых, к определению вида учета рабочего времени. Во-вторых, к соблюдению установленного порядка учета рабочего времени. Поскольку учет рабочего времени является элементом режима рабочего времени, постольку вид рабочего времени определяется в порядке, установленном для режима рабочего времени.

Существует три вида учета рабочего времени. В основе классификации учета рабочего времени по видам лежит календарный отрезок, используемый работодателем для определения последствий учета рабочего времени и вида рабочего времени. Таким образом, обстоятельством, определяющим вид учета рабочего времени, является календарный отрезок времени, который работодатель использует для подведения итогов учета рабочего времени и выявления правовых последствий такого учета.

Первым видом является поденный учет рабочего времени, он устанавливается, как правило, когда продолжительность рабочего времени не изменяется и составляет одинаковую величину в течение каждого дня рабочих недель трудовой деятельности. При поденном учете рабочего времени ведется не только ежедневный учет рабочего времени, но и каждый день определяются правовые последствия учета рабочего времени. К примеру, если работник при поденном учете отработал больше установленной для него нормы часов, появляется новый вид рабочего времени - часы, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени.

В связи с чем у работодателя возникает дополнительная обязанность по оплате этих часов в соответствии с законодательством и соглашением сторон. При этом дополнительная оплата по соглашению с работником в случаях, предусмотренных законодательством, может быть заменена предоставлением другого времени отдыха.

В ст. 94 ТК РФ определена продолжительность ежедневной работы (смены) для отдельных категорий работников. Для работников в возрасте от 15 до 16 лет продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать 5 часов, в возрасте от 16 до 18 лет - 7 часов. Учащиеся общеобразовательных учреждений, образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, совмещающие в течение учебного года работу с учебой, в возрасте от 14 до 16 лет могут трудиться ежедневно 2,5 часа, в возрасте от 16 до 18 лет - 3,5 часа. Продолжительность ежедневной работы (смены) инвалидов не должна превышать рекомендованную медицинским заключением. Для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, на которых установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, максимально допустимая продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать: 1) при 36-часовой неделе - 8 часов; 2) при 30-часовой рабочей неделе и менее - 6 часов. Работодатель обязан установить поденный учет рабочего времени перечисленным в законодательстве категориям работников, для которых определена продолжительность ежедневной работы (смены). Для указанных работников норма рабочих часов определена на каждый рабочий день (смену), следовательно, и правовые последствия учета рабочего времени должны быть определены ежедневно.

В ч. 3 ст. 94 ТК РФ говорится о том, что для творческих работников организаций кинематографии, теле - и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, средств массовой информации, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями, утвержденными Правительством РФ, продолжительность дневной работы (смены) может устанавливаться в соответствии с ними и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором либо трудовым договором. Определение для указанных работников законодательством или договором о труде ежедневной продолжительности работы (смены) обязывает работодателя ввести для них поденный учет рабочего времени. Поскольку в этом случае для них правовые последствия учета рабочего времени должны определяться каждый рабочий день (смену).

В связи с изложенным можно выделить следующие юридически значимые обстоятельства, характеризующие поденный учет рабочего времени. Во-первых, наличие обязанности работодателя установить данный вид учета рабочего времени работникам, которым законодательством, договорами о труде определена ежедневная продолжительность рабочего времени (смены). Другим работникам работодатель может устанавливать поденный учет рабочего времени по своему усмотрению. Во-вторых, данный вид учета рабочего времени характеризует ежедневный учет представителями работодателя отработанных работниками часов.

В-третьих, этот вид учета рабочего времени предполагает ежедневное определение правовых последствий учета рабочего времени, в частности количества подлежащих оплате часов, отработанных сверх нормальной продолжительности рабочего времени. Таким образом, дополнительный вид рабочего времени - часы, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени, при поденном учете рабочего времени могут появиться по окончании рабочего дня (смены).

Вторым видом является еженедельный учет рабочего времени. Еженедельный учет рабочего времени устанавливается в тех случаях, когда продолжительность работы в течение рабочих дней недели изменяется. При применении данного вида учета рабочего времени работодатель также обязан вести ежедневный учет отработанных каждым работником часов. Однако правовые последствия учета рабочего времени при применении данного вида определяются по истечении каждой календарной недели. В частности, по истечении каждой календарной недели определяется количество отработанных работником часов сверх нормальной для него продолжительности рабочего времени. Еженедельный учет рабочего времени устанавливается в порядке, предусмотренном для определения режима рабочего времени, так как он является его элементом. Рассматриваемый вид учета рабочего времени устанавливается по усмотрению работодателя за исключением работников, для которых работодатель в соответствии с действующим законодательством, договорами о труде обязан ввести поденный учет рабочего времени.

В связи с изложенным можно выделить следующие юридически значимые обстоятельства, характеризующие еженедельный учет рабочего времени. Во-первых, установление еженедельного учета рабочего времени по усмотрению работодателя с соблюдением требований действующего законодательства об обязательном введении поденного учета времени отдельных категорий работников.

Во-вторых, ведение ежедневного учета отработанных каждым работником часов полномочным представителем работодателя. В-третьих, определение правовых последствий учета рабочего времени по истечении каждой календарной недели. В частности, по истечении календарной недели может быть сделан вывод о наличии отработанных сверх нормальной продолжительности для работника часов, то есть о появлении дополнительного вида рабочего времени. Таким образом, дополнительный вид рабочего времени - часы, отработанные сверх нормальной для работника продолжительности рабочего времени, при еженедельном учете рабочего времени могут появиться по истечении календарной недели, отведенной для подведения итогов подсчета рабочего времени.

Третьим видом является суммированный учет рабочего времени, который одновременно может быть причислен к особому режиму рабочего времени. В ч. 1 ст. 104 ТК РФ говорится о том, что в организациях при выполнении отдельных видов работ, на которых по условиям труда не может быть соблюдена установленная для работников продолжительность рабочего времени ежедневно или еженедельно, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие) не превышала нормального числа рабочих часов. Но при этом расчетный период не может превышать одного года. Следовательно, суммированный учет рабочего времени может быть введен лишь при отсутствии у работодателя возможности ввести поденный или еженедельный учет рабочего времени ввиду специфики труда, не позволяющей соблюдать установленную законодательством норму часов в течение рабочего дня либо в течение рабочей недели. В связи с этим вводится иной учетный период рабочего времени. Однако в учетном периоде на каждую его неделю должно приходиться не более сорока часов рабочего времени. Превышение данного норматива по истечении расчетного периода означает появление дополнительного рабочего времени - часов, отработанных сверх нормальной продолжительности рабочего времени. Хотя и при суммированном учете рабочего времени полномочные представители работодателя обязаны вести ежедневный учет отработанных каждым работником часов. Но правовые последствия такого учета будут определены лишь по истечении расчетного периода.

При невозможности обеспечить соблюдение еженедельного норматива рабочего времени работодатель вправе ввести учетный период в один месяц. В отдельные дни и недели этого периода может быть допущена переработка установленной работнику нормы рабочих часов. Такая переработка компенсируется работнику предоставлением другого времени отдыха с тем, чтобы количество отработанных в течение месяца часов в расчете на каждую неделю этого периода не превышала установленной работнику нормы часов, при нормальной продолжительности рабочего времени - сорока часов в неделю. Превышение этой нормы по истечении месяца является работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени.

При отсутствии возможности обеспечить соблюдение нормы рабочего времени в течение месяца работодатель имеет право ввести учетный период в один квартал. В течение отдельных дней, недель и месяцев этого расчетного периода допускается переработка рабочих часов. Однако количество отработанных в квартале часов, приходящихся на каждую неделю этого периода, не должно превышать установленной работнику нормы, при нормальной продолжительности рабочего времени - сорока часов в неделю. То есть переработка в течение квартала компенсируется работнику предоставлением другого времени отдыха. По истечении квартала она становится новым видом рабочего времени - временем, отработанным сверх нормальной продолжительности рабочего времени, при нормальной продолжительности рабочего времени - более сорока часов, приходящихся на каждую неделю квартала.

При отсутствии возможности обеспечить соблюдение нормы рабочих часов в течение квартала работодатель вправе ввести учетный период в полгода либо в один год. Введение данного учетного периода означает, что в отдельные дни, недели, месяцы, кварталы учетного периода может быть допущена переработка установленной нормы рабочих часов, которая компенсируется предоставлением работнику другого времени отдыха в течение учетного периода. В связи с чем общее количество рабочих часов, приходящихся на каждую календарную неделю учетного периода, не должно превышать нормы рабочего времени, при нормальной продолжительности рабочего времени - сорока часов в неделю. Превышение этого норматива по истечении учетного периода влечет признание за работником права на получение компенсации за переработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени часы.

Применение суммированного учета рабочего времени предполагает использование установленных трудовым законодательством запретов, предусматривающих максимально возможные величины использования работника на работе в течение рабочего дня и рабочей недели. Исходя из принципа материальной аналогии, закрепленного в ч. 3 ст. 11 ГПК РФ, в качестве максимально возможных величин увеличения рабочего дня и рабочей недели работников с суммированным учетом рабочего времени необходимо использовать нормы, установленные в ч. 3 ст. 98 ТК РФ. Использование этой нормы позволяет сделать вывод, что работник не должен трудиться более 12 часов в день (смену) и более 56 часов в неделю.

В связи с изложенным можно выделить следующие юридически значимые обстоятельства, характеризующие суммированный учет рабочего времени. Во-первых, установление суммированного учета рабочего времени только при отсутствии у работодателя возможности соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени. Данное обстоятельство должно быть подтверждено указанием на специфику работы, которая предполагает наличие различной нагрузки у работников в течение недель, месяцев учетного периода. Например, увеличение нагрузки у водителей автобазы курортного города в летнее время.

Во-вторых, при введении суммированного учета рабочего времени должна быть обоснована продолжительность учетного периода. Более удлиненный учетный период должен вводиться только при отсутствии у работодателя возможности обеспечить соблюдение установленной нормы рабочих часов в более коротком учетном периоде. Например, при введении учетного периода в один квартал должно быть доказано отсутствие возможности обеспечить соблюдение нормы рабочего времени в течение месяца.

В-третьих, при введении суммированного учета рабочего времени работодатель не может использовать труд работников более 12 часов в один день (смену) и более 56 часов в неделю. Нарушение данного норматива должно влечь предоставление работникам дополнительных компенсаций, предусмотренных за работу за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

В-четвертых, при введении суммированного учета рабочего времени работодатель обязан обеспечить ежедневный учет отработанных каждым работником часов. Поэтому и при суммированном учете рабочего времени полномочные представители работодателя должны иметь данные учета рабочего времени за каждый день учетного периода. Отсутствие таких данных является нарушением законодательства.

В-пятых, при использовании суммированного учета рабочего времени правовые последствия учета рабочего времени наступают по истечении установленного работодателем в соответствии с законодательством учетного периода. В частности, по окончании учетного периода может быть сделан вывод о наличии или отсутствии отработанных сверх нормальной продолжительности часов. Поэтому дополнительный вид рабочего времени - периоды, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени, при суммированном учете рабочего времени могут появиться только по окончании установленного работодателем в соответствии с законодательством учетного периода.

Обратим внимание на то обстоятельство, что при использовании любого вида учета рабочего времени работодатель обязан обеспечить ежедневный учет отработанного каждым работником времени. Однако правовые последствия при различных видах учета рабочего времени наступают в строго определенные сроки, которые отличаются друг от друга.

Учебник "Трудовое право России" Миронов В. И.

• Трудовое право

Установление порядка учета рабочего времени в первую очередь предполагает определение вида учета рабочего времени. Вид учета рабочего времени должен быть определен по правилам, установленным для режима рабочего времени, отсутствие надлежащим образом установленного вида учета рабочего времени позволяет применять поденный учет рабочего времени. Поденный учет рабочего времени наиболее полно отражает интересы работников, поскольку право на оплату дополнительных часов в этом случае возникает у работника по окончании каждого отработанного дня с превышением установленной нормы. При этом дальнейшие недоработки до нормы часов не имеют правового значения. При еженедельном, а тем более при суммированном учете рабочего времени действуют иные правила. В связи с чем при отсутствии установленного вида учета рабочего времени применяется поденный учет, отражающий интересы работников и не требующий обоснования невозможностью соблюдать установленную законодательством норму часов. Отсутствие указанной аргументации со стороны полномочных представителей работодателя означает применение в организации поденного учета рабочего времени.

Независимо от вида учета рабочего времени полночные представители работодателя обязаны обеспечить ежедневный учет отработанных каждым работником организации часов. Обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, закреплена в ч. 3 ст. 91 ТК РФ. Как уже неоднократно отмечалось, права и обязанности сторон трудового договора носят корреспондирующий характер. Поэтому указанной обязанности работодателя корреспондирует право каждого работника требовать ежедневного учета фактически им отработанных часов. Обязанность по доказыванию правильности учета рабочего времени работника лежит на работодателе.

По сложившейся практике учет отработанного работниками времени ведется путем составления табеля учета рабочего времени, который подписывается назначенным работодателем лицом. Как правило, табель учета рабочего времени представляется за подписью руководителя структурного подразделения. В большинстве случаев этот табель составляется формально для представления в бухгалтерию для начисления заработной платы. Нельзя не заметить, что составленный подобным образом табель учета рабочего времени не может быть указан в качестве допустимого доказательства, подтверждающего правильность учета рабочего времени. Учет рабочего времени состоит из обязанности работодателя обеспечить учет фактически отработанных часов и права работника требовать их учета и оплаты. Наличие взаимных прав и обязанностей по учету рабочего времени позволяет признать его сделкой между работодателем и работником. Для сделок между гражданами и юридическими лицами в ст. 161 ГК РФ, которая в рассматриваемой ситуации может быть применена по аналогии, установлена простая письменная форма. Кроме того, учет рабочего времени обеспечивает трудовой договор, то есть сделку, для которой установлена простая письменная форма. В связи с тем что учет рабочего времени призван обеспечивать письменную сделку, для него также применима только письменная форма. Соблюдение письменной формы учета рабочего времени означает, что не только полномочный представитель работодателя составил данные о рабочем времени работника, но и работник ознакомлен с этими данными и не оспаривает их. Такое ознакомление возможно исключительно в письменной форме. Отсутствие письменных доказательств при возникновении спора лишает права ссылаться на свидетельские показания для подтверждения данного обстоятельства. Поэтому данные учета рабочего времени должны быть подтверждены не только подписью полномочного представителя работодателя, но и работника.

В связи с изложенным выполнением работодателем обязанности по ведению учета рабочего времени следует считать не составление табеля учета рабочего времени полномочным представителем работодателя, а ведение журнала учета рабочего времени. Работник должен иметь свободный доступ к журналу учета рабочего времени, в нем следует фиксировать ежедневно отработанное время подписью полномочного представителя работодателя, например, непосредственного руководителя работника и самого работника.

В этом случае соблюдается письменная форма сделки по учету рабочего времени, данные такого учета становятся допустимым доказательством для подтверждения правильности учета рабочего времени каждого работника. Уже отмечалось, что табель учета рабочего времени, составленный полномочным представителем работодателя, при возникновении спора о правильности данных о рабочем времени работника не должен признаваться допустимым доказательством. Но при этом работник, его представители в лице профсоюза, действующего в организации, могут самостоятельно вести учет рабочего времени. Работник имеет право на учет фактически отработанных им часов. Данное право может быть реализовано путем предъявления требований к работодателю об организации надлежащего учета рабочего времени, а также посредством самостоятельной фиксации отработанных часов. Для ведения учета отработанных им часов работник может обратиться в профсоюз, членом которого он является. Данные учета рабочего времени самим работником, а также профсоюзом, как его полномочным представителем, являются допустимыми доказательствами при ведении спора о количестве фактически отработанных работником часов. В связи с чем при наличии табеля учета рабочего времени, составленного полномочным представителем работодателя, и данных учета рабочего времени, представленных работником и профсоюзом, в качестве допустимого доказательства следует использовать только представленные работником и профсоюзом документы.

При поденном учете рабочего времени его данные могут сверяться работником, профсоюзом и полномочным представителем работодателя ежедневно. Срок для оспаривания отказа работодателя по оплате часов, отработанных сверх нормальной продолжительности, следует исчислять с момента выплаты первой заработной платы после предоставления сведений о переработке часов, поскольку именно в этом момент работник должен узнать о нарушении своего права на оплату дополнительной работы.

При еженедельном учете рабочего времени его данные могут стать предметом обсуждения между работником, профсоюзом и полномочным представителем работодателя по окончании календарной недели. Срок для оспаривания решения работодателя по поводу учета рабочего времени и в этом случае необходимо исчислять с момента выплаты первой заработной платы после предоставления работодателю сведений о количестве переработанных сверх норматива часов.

При суммированном учете рабочего времени его данные могут стать предметом рассмотрения работника, профсоюза, представителя работодателя по окончании учетного периода. Если учетный период установлен в один месяц, они могут сверяться по окончании каждого месяца. Срок для оспаривания решения работодателя по поводу представленных работником, его представителем данных учета рабочего времени начинает свое течение также после первой выплаты работнику заработной платы. При учетном периоде в один месяц этот срок необходимо исчислять со следующего после предоставления сведений о переработке часов месяца, так как именно при выплате заработной платы в следующем за учетным периодом месяце работник должен узнать о нарушении своего права на получение компенсации за дополнительно отработанное время.

Соблюдение установленного порядка ведения учета рабочего времени является одним из обстоятельств, доказанность которого позволяет признать рабочее время правовым понятием. Отсутствие надлежащего учета рабочего времени является нарушением законодательства о рабочем времени. Ответственность за данное нарушение должны нести работодатель, его полномочные представители, на которых возложена обязанность обеспечить учет фактически отработанного каждым работником времени.

Соблюдение порядка учета рабочего времени предполагает доказанность следующих юридически значимых обстоятельств. Во-первых, определения вида учета рабочего времени. Если отсутствует изданный в соответствии с законодательством приказ полномочного представителя работодателя о виде учета рабочего времени, то применяется поденный учет рабочего времени.

Во-вторых, соблюдение порядка учета рабочего времени предполагает обеспечение ежедневного учета фактически отработанных каждым работником часов. Данное обстоятельство подтверждается письменными документами об учете рабочего времени, составленными полномочными представителями работодателя по согласованию с работником, либо документами об учете рабочего времени, подготовленными работником и его полномочными представителями.

В-третьих, соблюдение порядка учета рабочего времени предполагает предоставление работнику в установленные сроки компенсаций за часы, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени. Указанные компенсации предоставляются работнику после предоставления сведений о количестве отработанного сверх нормальной продолжительности времени. Отказ работодателя от их предоставления в установленные законодательством сроки также является нарушением порядка учета рабочего времени, поскольку соблюдение этого порядка носит не формальный характер и предполагает наступление определенных правовых последствий, в частности компенсации отработанных сверх нормальной продолжительности часов.

Учебник "Трудовое право России" Миронов В. И.

• Трудовое право

Учет рабочего времени - это мониторинг деятельности работников, отражающий выбранный на предприятии трудовой порядок. Его осуществляют, зафиксировав данные, касающиеся условий труда, количества фактически отработанных часов всего структурного подразделения или всей организации.

Виды учета рабочего времени:

• Поденный учет рабочего времени оправдан, когда есть возможность точно определить, сколько часов трудящийся отработал за «отчетный» день. Это удобно, когда рабочий день нормальный (к примеру, 8 часов). Важно помнить, если организация практикует ежедневный подсчет отработанных часов- вся деятельность выше законной нормы признается как сверхурочная. Она должна компенсироваться в денежном эквиваленте.
• Недельный учет применим, когда в организации установлена нормальная продолжительность времени для работы в пределах одной недели. В такой ситуации допустимо отработать больше часов в один из дней, а в другой - меньше.
• Суммированный учет допустим, если в организации (характер деятельности) невозможно установить еженедельный или поденный учет. За «основу» берется более длительный отрезок времени - от 1 месяца до 1 календарного года. Такой тип подсчета часов необходим, если трудно отследить общую сумму отработанных часов за «контрольные» сутки. К примеру, ваш сотрудник исполняет обязанности, выезжая на вахту. При этом общее количество часов не должно превысить установленной нормы в эквиваленте 40 часов за всю отчетную неделю. Суммированный учет не ограничивает работодателя в установке продолжительности смены. Обычно она составляет от 8 до 12 часов на каждую смену.

Чтобы закрепить режим учета отработанного времени, издается приказ о рабочем времени на предприятии, где указывается, для какой категории трудящихся вводится оптимальный учет труда.

Читайте также:

Приказ о рабочем времени

Приказ о рабочем времени может отражать инициативу руководителя сдвинуть начало и конец рабочего дня, время на законный перерыв. Могут быть и другие предпосылки для изменения рабочего времени. Документ должен содержать основные разделы, которые помогут в дальнейшем правильно вести учет рабочего времени:

• Данные об отмене старого рабочего режима.
• Причины и полное обоснование нововведения - обязательно указать было ли достигнуто соглашение двух сторон.
• Подробное описание нового рабочего времени (с указанием типа учета рабочего времени для сотрудников).
• Срок, на который вводится новый режим работы.

В приказе должна содержаться информация о возложении на ответственное лицо обязанности уведомить о нововведение всех работников.

Важно помнить, что уведомить работников о новом режиме нужно не позже 2 месяце до его введения.

Читайте также:

Формы учета рабочего времеии

Табель учета рабочего времени позволит в полной мере отображать сведения о занятости сотрудников на работе. Разработаны , . Для бюджетный учреждений существует . В унифицированной форме при помощи специальных обозначений фиксируются данные, касающиеся работника - количество часов, пребывание в отпуске, командировке, выходные и праздничные дни.

Это главный документ на предприятии, где отражаются все сведения об отработанных часах трудящихся и фиксируются их отсутствия по различным причинам. В нем систематизируются данные по каждому работнику, на его основании производится начисление заработной платы.

Правильность составления и ведения табеля проверяется и контролирующими органами, в частности, территориальными подразделениями Роструда. В связи с этим любому работодателю нужно правильно заполнять табель.

Положение о табельном учете рабочего времени

Положение о табельном учете рабочего времени - не обязательный для предприятия ЛНА. Образцы положения о табельном учете можно найти в интернете, но лучше разработать его самостоятельно, прежде всего несколько раз обдумав целесообразность этого документа. Обычно нюансы ведения учета закреплены Правилами внутреннего трудового распорядка.

График учета рабочего времени

Параллельно с ведением табеля работодатель может использовать и другие формы. А в некоторых случаях это становится просто необходимым. График учета составляют, когда продолжительность времени работы превышает нормальную. Унифицированной формы графика не существует, каждый работодатель разрабатывает собственную.

Читайте также:

График рабочего времени на 2018 год информирует:

• о норме рабочего времени;
• количестве выходных и рабочих дней;
• границах и длительности рабочего дня;
• сочетании рабочих периодов и периодов отдыха.

Читайте также:

Электронный табель учета рабочего времени

Автоматическая система учета рабочего времени фиксирует время прихода сотрудника на место выполнения трудовых обязанностей и уходом с него. Программа учитывает отработанные персоналом часы, количество выходных дней, время пребывания в отпуске, командировке или отсутствия на работе по болезни.

Наличие электронной программы не освобождает работодателя от обязанности вести табель по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13. Таким образом, внедряя электронную систему контроля за временем работы, работодатель должен наряду с ней вести и обязательную табельную форму такого контроля.

Пример электронного табеля учета рабочего времени

Любая из электронных способов фиксации времени труда позволяет ежедневно в течение дня вести учет продолжительности работы каждого сотрудник по самым различным параметрам:

• опоздания,
• переработки,
• текущее местонахождение (перемещение) внутри офиса.

Эти данные можно получать в виде готовых отчетов и графиков электронной программы. Более того, поступление такой информации возможно даже в онлайн-режиме на монитор соответствующей службы.

Читайте также:

Программное обеспечение позволяет получать сводные отчеты и графики о фактически отработанном времени и отклонениях от заданных для каждой категории работников нормативов:

• продолжительность рабочего дня, рабочей недели,
• минимального перерыва между сменами,
• перекуров,
• кофе-пауз,
• обедов,
• выходов ранее графика и вне графика и т. п.

А в некоторых случаях - и с возможностью создания соответствующих комментариев к отчету.