Приход и уход сотрудников: как приучить персонал к дисциплине. Приход и уход сотрудников: как приучить персонал к дисциплине В журнал включены дополнительные материалы

Придерживаться трудового распорядка дня – одна из обязанностей сотрудников. Но к сожалению, не всегда это условие ими выполняется. Сотрудники опаздывают, уходят с работы раньше положенного, покидают свои рабочие места на протяжении дня. Поэтому многие руководители устанавливают системы .

Какие есть системы контроля прихода и ухода сотрудников?

Биометрические системы
Самыми популярными являются биометрические системы. Они не только фиксируют время прихода и ухода сотрудников, но и повышают уровень безопасности компании. Ведь без отпечатка пальца никто из посторонних не попадет внутрь. Поэтому их очень часто можно увидеть в крупных учреждениях или в организациях с повышенным уровнем безопасности.

Но у биометрических систем есть недостаток. Они отмечают время только фактического прихода на работу. Но не каждый сотрудник, придя на работу, сразу бросается в бой. Некоторые любят выпить кофе, поболтать с коллегами и только потом приступить к выполнению своих задач. Это значит, что работа начинается у них с опозданием на полчаса-час.

Программы учета рабочего времени
Большую часть рабочего времени сотрудники проводят за компьютером. Поэтому идеальным инструментом для контроля офисного персонала является .

Программу устанавливают на компьютеры персонала и она фиксирует время начала и окончания работы; используемые ресурсы (сайты, файлы, приложения).

Как это происходит и что это дает руководителю, рассмотрим на примере Yaware.TimeTracker .

Что можно узнать с помощью программы учета рабочего времени?

1. Частоту опозданий

Чтобы вести контроль опозданий, установите в настройках Yaware.TimeTracker время начала рабочего дня. Теперь, если сотрудник начнет работу позже указанного времени – система зафиксирует это и составит “Отчет по опозданиям”.

С его помощью вы можете узнать систематичность нарушений. Просто выберите имя сотрудника и сгруппируйте данные за месяц.

2. Систематичность раннего ухода

О раннем уходе с работы так же легко узнать, как и об опозданиях. В настройках установите время окончания работы. Если сотрудник завершит её раньше –- это будет указанно в отчете “Ушел раньше положенного”.

3. Причины опоздания или ухода раньше положенного

Бывает так, что сотрудники опаздывают или уходят раньше с работы в связи с выполнением рабочих заданий. Например, встреча с клиентом, отправка посылки, покупка авиабилетов.

Если вы включите в настройках офлайн-активность, то сотрудник сможет объяснить причину своего опоздания или раннего ухода. Если он опоздал, то после включения компьютера система выдаст запрос, в котором сотрудник сможет указать причину

и прокомментировать её

Если же сотрудник ушел раньше положенного, то форма запроса появится на следующий день, после включения компьютера.

С помощью программы учета рабочего времени вы не просто знаете, когда сотрудники пришли и ушли, а когда они приступили непосредственно к работе. Это делает её эффективным инструментом контроля прихода и ухода сотрудников в офис.

Попробуйте бесплатную версию Yaware.TimeTracker и убедитесь в этом на практике.

Компания «СОТОПС» предлагает автоматизированные системы учета рабочего времени. Это современные технологии, повышающие продуктивность работы любого бизнеса.

Программа автоматизированной системы учета рабочего времени позволит повысить эффективность работы сотрудников и, соответственно, оплаты труда. На сегодняшний день это единственная недорогая возможность для выполнения поставленных целей.

Процесс учета рабочего времени достаточно трудоёмок. Автоматизация этого процесса и соответствующая компьютерная программа учёта рабочего времени позволят освободить бухгалтера, а то и нескольких сотрудников-экономистов от монотонной работы и исключить влияние человеческого фактора.

Следует обязать всех сотрудников регистрировать время своего ухода/прихода на рабочее место с помощью выданных бесконтактных карт доступа. Для беспрекословного выполнения этих требований нужно оповестить всех работников организации, что заработная плата будет начисляться, исходя из данных системы. При входе на территорию предприятия или в отдел сотрудник подносит карту к считывателю, происходит его идентификация и фиксируется время прихода.

Существует несколько вариантов комплектования такой системы, которые выбираются в зависимости от бюджета и трудности монтажных работ. Помимо монтажа оборудования автоматизированной системы учета рабочего времени, необходима установка специального программного обеспечения, которое позволит построить каждому сотруднику собственный график работы.

Программное Обеспечение такого типа позволяет учитывать:

• ♦ Многосменные и скользящие графики;
• ♦ Уважительные причины неявки на работу, если они подтверждены справками;
• ♦ Сверхурочные работы;
• ♦ Графики отпусков;
• ♦ NEW! Баланс отработанного времени. Использование баланса позволит вести учет рабочего времени без жесткой привязки к графику работы, допуская отклонения в окончании и начале рабочего дня, лишь бы в целом за учетный период сотрудник отработал положенное время. Нулевой или положительный баланс означает, что сотрудник отработал положенную норму времени за период. Отрицательный баланс показывает, что у сотрудника есть недоработка (неотработанные опоздания или ранние уходы).

На базе учета рабочего времени и индивидуального графика можно автоматизировать заполнение стандартных форм Т12 и Т13 и сформировать табель учета рабочего времени , который отражает только реальное кол-во часов, которое сотрудник находился на работе. Дополнительный программный модуль позволит интегрировать данные СКД с бухгалтерским программным обеспечением от 1С (для получения данных об отработанном времени и расчета заработной платы ).

При организации системы регистрации возможны несколько вариантов, отличающихся составом используемого оборудования:

Бюджетный вариант1 с минимальным набором оборудования без использования преграждающих устройств (замков и турникетов) экономически очень выгоден.

Для эффективной работы такой автоматизированной системы учета необходим жесткий контроль за соблюдением правил прихода и ухода с работы. При входе сотрудник обязан поднести карту к считывателю, который зафиксирует время прихода. На выходе он должен поднести карту к считывателю, который так же зафиксирует данное действие. Для визуальной наглядности рядом ставится устройство, отображающее текущее время.

В данной системе не используются автоматические преграждающие устройства, поэтому недобросовестные работники могут при входе зарегистрировать свой приход, а затем уйти по своим личным делам (соответственно этот промежуток времени будет учтен как рабочий).

Считыватель на вход стоит перед дверью, проход человека возможен только при правильной идентификации: в этом случае контроллер открывает замок двери. Для выхода также необходимо поднести карту к считывателю - только после этого произойдет разблокировка двери. Такая система может не только вести учет отработанных часов, но и контролировать доступ в помещение.

Еще можно рассмотреть вариант системы учета рабочего времени с использованием турникета:

Современный турникет однозначно определяет факт прохода и его направление, поэтому исключены факты подмены и передачи карт между персоналом. Если сотрудник уже вошел, пройти по его карте еще раз невозможно.

Внедрение системы учета рабочего времени позволяет повысить эффективность работы организации, ввести систему санкций за опоздания и несвоевременный уход с рабочего места. Повышение уровня трудовой дисциплины позволит быстро окупить затраты на ее установку.

Сотрудники всегда изобретательны, когда дело касается нарушения дисциплины. Если приход на работу контролирует вахтер или охранник, он довольно быстро становится товарищем, прикрывающим опоздания. Если на входе стоит турникет – коллеги всегда выручат и проведут карточкой, когда надо.

Биометрические системы усложнили это жульничество. Но даже здесь персонал извернулся: сотрудники просто не начинают работу вовремя. Сначала проводят утренние ритуалы вроде кофе, болтовни на кухне, изучения новостных лент в соц. сетях. А уже потом – через час, полтора – можно приступить к работе.

Решение проблемы

Программа для контроля прихода сотрудников на работу, установленная на компьютеры персонала, будет четко фиксировать кто и когда начинает работу. С её помощью вы будете в курсе не только когда сотрудники приходят в офис, но и через сколько приступают непосредственно к работе.

Как именно это происходит? Мы расскажем вам на примере .

Программа для контроля прихода сотрудников на работу Yaware.TimeTracker

Программа Yaware.TimeTracker фиксирует, когда сотрудник включил компьютер и начал работу. Кроме того, она реагирует на активные действия за компьютером.

Это значит, что если сотрудник запустил компьютер, а сам ушел болтаться по офису, программа отобразит это в отчете «Обзор»:

На нём видно, что сотрудник включил компьютер в 8:51. Но непосредственно к работе приступил уже в 10:00. Целый час потрачен неизвестно на что.

Кроме этого Yaware.TimeTracker фиксирует и опоздания сотрудников. Достаточно указать в настройках программы время начала рабочего дня и все, кто приступил к работе позже, отобразятся в отчете “По опозданиям”:

Задавая фильтры по датам сотрудникам и отделам, вы сможете проанализировать, кто из сотрудников как часто опаздывает и сделать соответствующие выводы о дисциплине каждого из подчиненных.

Но это еще не все

Кроме опозданий программа фиксирует, кто из персонала покинул офис раньше окончания рабочего дня. Информация об этом отображается в отчете “Ушел раньше положенного”:

Как и в отчете “По опозданиям”, в нем можно проанализировать систематичность нарушений, установив фильтры.

Как видите, программа для контроля прихода на работу поможет отследить не только опоздания персонала, но и когда сотрудники приступают непосредственно к выполнению своих обязанностей.

Кроме этого, вы также сможете контролировать, кто из персонала уходит с работы раньше установленного времени.

У вас есть возможность убедиться в эффективности Yaware.TimeTracker бесплатно. Заполните короткую форму регистрации и

Задачи повышения трудовой дисциплины и производительности труда актуальны для большинства предприятий и организаций.

Любое предприятие хотело бы платить сотрудникам за реально отработанное время, а не за опоздания, самовольные отлучки и преждевременные уходы с работы.

Учет рабочего времени, как правило, организуется на базе турникетов, установленных на проходной предприятия.

Если рабочие места сотрудников достаточно удалены от проходной, оптимальным будет решение на базе нового специального терминала учета рабочего времени и контроля трудовой дисциплины PERCo-CR01 (LICON) . Он устанавливается в отведенном для контроля месте и подключается к компьютерной сети предприятия (сети Ethernet).

LICON идеально подойдет и в том случае, когда компания небольшая (занимает несколько помещений на этаже) и не имеет входа, оборудованного турникетом.

В терминал LICON встроены два считывателя бесконтактных карт для регистрации прихода и ухода сотрудников. Места для предъявления карт обозначены пиктограммами. Сотрудники получают бесконтактные карты доступа, которые предъявляют на терминале LICON, приходя на работу и уходя с нее.

На лицевой панели терминала расположен цветной ЖК-дисплей, отображающий время прихода/ухода сотрудников.

Терминал LICON имеет энергонезависимую память, которая хранит данные о 5000 сотрудниках и список из 125000 событий (предъявлений карт). Он может работать автономно, связь с контроллером требуется только для скачивания списка событий, чтобы в программном обеспечении создать необходимые отчеты.

Эффект от внедрения

Автоматическая регистрация прихода и ухода сотрудников позволяет вести учет реально отработанного сотрудниками времени, а введение соответствующих административных мер позволит существенно сократить потери рабочего времени.

В таблице приведен пример расчета экономического эффекта от внедрения системы учета рабочего времени PERCo для организации с численностью сотрудников 100 человек, работающих 22 дня в месяц по 8 часов в день.

Стоимость комплекта оборудования для организации учета рабочего времен для приведенной в пример компании составляет ориентировочно 26 400 рублей:

• 12000 рублей - стоимость одного терминала LICON
• 12000 рублей - стоимость специального комплекта программного обеспечения, обслуживающего все установленные на предприятии терминалы LICON
• 2400 рублей - стоимость монтажа (20% от стоимости оборудования)

Расчет показывает, что затраты на установку системы окупаются меньше, чем за полмесяца и затем система начинает приносить прибыль. Более того, точный учет отработанного сотрудниками времени делает работу компании более прозрачной и управляемой.

Принцип работы

LICON может работать и как самостоятельное устройство и в составе системы контроля доступа PERCo-S-20 .

В обоих случаях для контроля трудовой дисциплины и учета рабочего времени используется Базовое ПО PERCo-SN01 системы PERCo-S-20, а также модули ПО «Дисциплинарные отчеты» PERCo-SM05 и Учет рабочего времени PERCo-SM07 . ПО на основе данных, полученных от терминала LICON, формирует отчеты об опозданиях, прогулах, преждевременных уходах и создает табель отработанного времени.

На экране LICON в ожидании предъявлении карт индицируется текущее время и направления «вход» и «выход». С помощью ПО можно поменять направления входа/выхода и изменить текст сообщений на экране.

При предъявлении карты на ЖК-дисплее отражаются факт и время события, ФИО владельца или номер карты. Нарушения (опоздания, преждевременные уходы, ошибки, например, попытка снова зарегистрировать «вход» вместо «выхода».) выделяются цветом и сопровождаются звуковым сигналом. Если сотрудник пытается предъявить карту за отсутствующего коллегу терминалу LICON на входе в цех, не предъявив ее на проходной, на дисплее появляется сообщение о нарушении зоны. LICON не регистрирует такое предъявлении, если ему с помощью ПО заданы соответствующие правила работы.

На входе в офис устанавливается терминал учета рабочего времени и контроля дисциплины труда PERCo-CR01 (LICON). Он подключается к компьютерной сети предприятия (сети Ethernet).

На компьютер руководителя устанавливается модуль ПО «Дисциплинарные отчеты», на компьютер ответственного сотрудника устанавливается модуль ПО «Учет рабочего времени».

Сотрудники, приходя на работу и уходя с нее, предъявляют карты терминалу LICON. Данные о времени входа/выхода запоминаются и передаются в программное обеспечение. Постоянная работа компьютера не требуется, все события остаются в памяти терминала и могут быть переданы в ПО позже. На основе данных о приходах/уходах могут быть получены необходимые отчеты о нарушениях дисциплины труда, а также сформирован табель рабочего времени сотрудников. Отчет может быть сформирован на любом компьютере с установленным программным обеспечением.

Пример применения на среднем предприятии

Компания, численностью более 100 человек, как правило, занимает этаж или несколько этажей в бизнес-центре. В большинстве своем компании имеют не один вход на территорию. У каждого входа устанавливаются терминалы LICON.

Терминалы LICON подключается к сети Ethernet. На компьютер руководителя устанавливается модуль ПО «Дисциплинарные отчеты», на компьютер ответственного сотрудника устанавливается модуль ПО «Учет рабочего времени».

Сотрудники, приходя на работу и уходя с нее, предъявляют карты терминалам LICON. Данные о времени входа/выхода запоминаются и передаются в программное обеспечение.

На основе данных о приходах/уходах могут быть получены необходимые отчеты о нарушениях дисциплины труда, а также сформирован табель рабочего времени сотрудников.

Отчет может быть сформирован на любом компьютере с установленным программным обеспечением. При необходимости можно разграничить права доступа пользователей, и каждый руководитель будет строить отчеты только по своему подразделению.

Пример применения на крупном предприятии

На проходной промышленного предприятия, как правило, установлены турникеты, которые могут применяться не только для контроля доступа на предприятие, но и для учета рабочего времени.

Почти всегда рабочие места в цехах удалены от проходной, кроме того, рабочим требуется время на смену одежды. Поэтому, целесообразно считать началом/окончанием рабочего времени приход на рабочее место, а не проход через проходную. Терминалы PERCo-CR01 (LICON) устанавливаются в цехах и подключаются к сети Ethernet. ПО устанавливается на ПК руководителей и ответственных сотрудников.

Сотрудники, приходя на работу и уходя с нее, предъявляют карты сначала на проходной, а затем при входе в цех терминалам LICON. Уходя с работы, сотрудники предъявляют карту терминалу, а потом на проходной. При нарушении последовательности на ЖК-дисплее терминала высвечивается информация об ошибке, предупреждающая о нарушении зональности. Данные о времени входа/выхода запоминаются и передаются в ПО, где на их основе будет учитываться отработанное сотрудниками время и формироваться отчеты о нарушениях дисциплины труда.

Ведение контроля рабочего времени возможно только при организации точного учета прихода и ухода сотрудников. Такой контроль может быть организован с помощью журналов, карт или отпечатков пальцев.

При уходе и приходе сотрудник должен предъявить свой идентификатор считывающему устройству, которое зафиксирует время и ФИО работника. Такая система учета позволит фиксировать все перемещения сотрудника, факты прогулов, опозданий и ранних уходов.

В автоматизированных системах учета можно фиксировать больничные, прогулы и затем получать данные с любой глубиной выборки: за месяц, за год или за произвольный период.

Бумажные журналы или карточные системы позволяют вести учет прихода и учета сотрудников, но они не могут подтвердить, что именно этот человек прошел через проходную. Карты могут передаваться, сотрудники могут отмечать сразу несколько карт, а подделать роспись вообще не составляет проблем. Этого недостатка лишены биометрические системы.

Достаточно просто приложить палец к сканеру, как в базе появляется запись с фактом отметки сотрудника. При этом достоверно известно, что это именно тот сотрудник, который отметился. Ведь отпечаток пальца невозможно передать или отметится за другого человека.

Учет прихода и ухода сотрудников

По данным автоматизированной системы учетчик (табельщик или бухгалтер) может начислять заработную плату, учитывать отработанные часы или смены. При этом возможно использование как заложенных в систему отчетов, так и формирование каких-то других, на основе данных системы.

Наличие полноценного учета приходов и уходов со стороны руководства позволит держать дисциплину в организации на должном уровне, что, с вою очередь, прямо влияет на экономическую составляющую деятельности. Используя автоматизированный учет прихода руководство получает возможность оперативно влиять на персонал, затрачивая при этом минимальное количество времени.

Мы предлагаем простую и не требующую обслуживания систему учета рабочего времени по отпечаткам пальцев . Наша система поможем Вам в кратчайшее время начать учитывать все опоздания и прогулы и не тратить лишние деньги на монтаж и обслуживание.