Какое должно быть штатное расписание. Подразделения в штатном расписании

Трудовой кодекс РФ не содержит точного определения понятия «штатное расписание».

В соответствии с ответом Федеральной службы по труду и занятости от 20 декабря 2012 года № ПГ/9496-6-1 штатное расписание признаётся нормативным актом локального уровня для организации и служит для отображения распределения трудовых обязанностей и условий оплаты труда сотрудников.

Работодатели имеют полномочия в области своей компетенции создавать локальные нормативные акты в сфере трудового права (ст. 8 Трудового кодекса РФ), к коим можно отнести и штатное расписание.

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена на государственном уровне (постановление Роскомстата от 06.04.2001 № 26). Сокращать данную форму нельзя, но можно вносить необходимые дополнения (постановление Госкомстата от 24.03.1999 № 20): добавлять строки, изменять ширину граф и т. д.

Название должностей, профессий, специальностей в трудовой договор или иную документацию кадровой службы должны быть записаны в строгом соответствии с их наименованием в штатном расписании (ст. 57 ТК РФ).

Утверждённый документ вводится в действия на основании приказа руководителя.

Нужно ли штатное расписание в ООО?

Штатное расписание в организации может служить следующим целям:

Структурирование имеющегося кадрового состава и его численности, а также проведение анализа объёмов выполненных работ, трудовых загрузок сотрудников, целесообразности имеющейся организации кадров и необходимости проведения комплектации новыми штатными единицами.
Подтверждение правильности осуществления налогообложения, начисления страховых взносов, проведения пенсионных отчислений и т. д. Штатное расписание может быть запрошено в ходе проведения выездных проверок ФНС или иных госорганов, хотя и не является документацией налогового учёта. Отсутствие штатного расписания может быть квалифицировано как нарушение положений трудового законодательства.
Подтверждение законного увольнения сотрудника или отказа в принятии на работу в связи с отсутствием указанной соискателем должности в штатном расписании в случае судебных разбирательств. Надлежащим образом составленный и оформленный документ может стать весомым аргументом в пользу доводов организации в случае трудовых споров.

Обязательно ли штатное расписание в ООО?

Штатное расписание относится к первичной учётной документации, и для него разработана и утверждена специальная форма - № Т-3. Такой документ может быть использован организациями, осуществляющими свою деятельность в РФ, независимо от их организационно-правовой формы (п. 2. постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Ранее это утверждение носило императивный характер, однако после вступления в законную силу ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ принимается, что формы первичной учётной документации утверждаются руководителем организации (п. 4 ст. 9 закона о бухучёте). Для негосударственных организаций допустимо использование собственных форм документов первичного учёта (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1).

Нигде в трудовом законодательстве нет прямого указания на необходимость составления штатного расписания работодателем. При этом в Трудовом кодексе чётко определено, что трудовые отношения возникают посредством заключения трудового договора (ст. 16 ГК РФ). Такой договор является соглашением между сторонами, подразумевающим выполнение нанятым сотрудником некой трудовой функции. Расшифровка понятия «трудовая функция» содержит указание на соответствие должности сотрудника штатному расписанию (ст. 15 ТК РФ).

Не допускается принятие лица на должность, не включённую в штатное расписание. Если в штатном расписании вообще отсутствует перечень должностей, это может повлечь определённые сложности при сокращении штата или численности сотрудников (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1). Также имеется вероятность привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

При необходимости должность в штатном расписании можно переименовать, воспользовавшись советами из статьи Порядок действий при переименовании должности в штатном расписании .

Заполнение утверждённой формы

Унифицированная форма № Т-3 может заполняться как вручную, так и с помощью технических средств. Код по ОКУД для этого документа - 0301017, что означает:

количество экземпляров - обычно 3 (помимо копий по требованию);
формат бланка - А4;
срок хранения - постоянно для места, где он был разработан и утверждён, в иных организациях - 3 года.

Заполнение формы по графам осуществляется в следующем порядке:

Наименование подразделений указывается по алфавитному порядку.
Кодирование для негосударственных предприятий необязательно и может быть разработано руководителем конкретной организации.
Указание должности осуществляется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий. В трудовом договоре, трудовой книжке и в штатном расписании наименование должности должно быть идентичным.
Указывается число штатных единиц. Если есть неполные штатные единицы, то они указываются в виде дроби (например, 0,4).
Оклад указывается в рублёвом эквиваленте или, в зависимости от системы оплаты труда, в принятых единицах измерения (коэффициенты, проценты и т. д.).
К надбавкам относятся различные дополнительные выплаты по закону или от работодателя, отражаемые в % или рублях.
В графе 9 указывается сумма данных из граф 5-8 - в рублёвом эквиваленте или в процентах.
В графу 10 вносятся примечания. В случае их отсутствия графа остаётся пустой.

Строка «Итого» заполняется после занесения данных по графам и содержит сумму по вертикали по каждому столбцу.

Таким образом, на обязательность составления штатного расписания нет прямых отсылок в законодательстве, однако есть косвенные. Так, Трудовой кодекс при расшифровке многих терминов использует это определение (например, ст. 15 ТК РФ - разъяснение понятия «трудовая функция» и т. д.). Пояснительные письма и комментарии Роструда содержат рекомендации иметь такой документ в каждой фирме, независимо от её организационно-правовой формы. Отсутствие штатного расписания может рассматриваться как нарушение трудового законодательства РФ, в результате чего работодатель может быть привлечён к административному наказанию (например, решение Московского облсуда от 28.02.2012 по делу № 22А-191/12).

Важность составления штатного расписания у многих вызывает вопросы, часто ли нужно его составлять, как правильно оно заполняется и является ли этот кадровый документ обязательным, чтобы прояснить несколько моментов мы подробно их расскажем в данной статье.

Составление штатного расписания, для чего оно необходимо?

Штатное расписание - это кадровый документ, который нужен для организации штатной структуры. Этот документ в себе содержит перечень структурных подразделения предприятия, список должностей, название специальностей и профессий с обязательным указанием квалификации. Форма - унифицирована законом, оно помогает работодателям упорядочить и оптимизировать работу организации. Применение штатного расписания разрешает полностью видеть всю структуру предприятия, а так же ее подразделения.

Составление штатного расписания, является ли обязательным?

Этот кадровый документ лучше оформить, так как большое количество проверяющих органов находят его обязательным для каждой организации. К примеру, социальное страхование и налоговая инспекция всегда запрашивает этот кадровый документ при проведении проверок. Штатное расписание не являет собой документ налогового учета, однако работодателям необходимо его предоставить другим организациям во время проверок. Его отсутствие могут расценить как нарушение, за которое начисляется штрафная санкция в размере 50 тысяч рублей.

Как часто необходимо составлять штатное расписание?

Так как этот документ, является плановым, его целесообразно составлять раз в год или раз в полугодие. Это позволит регулировать число сотрудников предприятия и его состав. Однако необходимо утверждать этот кадровый документ на несколько лет, в том случае если предприятие не вводит новые должности.

Кто занимается разработкой и утверждением штатного расписания?

Руководитель предприятия может сам этим заняться, определив ответственные лица, которые окажут ему помощь, к примеру, главный бухгалтер, кадровые работники, сотрудники юридического или экономического отдела. Для того чтобы штатное расписание утвердить, руководитель подписывает специальное распоряжение или приказ. Реквизиты штатного расписания указываются в поле формы Т - 3.

Какие сроки хранения кадрового документа?

Штатное расписание имеет определенные сроки хранения. Кадровый документ должен сохраняться на протяжении 3х лет. Штатные расстановки, хранятся 75 лет, после составления нового.

Штатная расстановка

Некоторые предприятия ведут штатную расстановку, аналог штатного расписания. Он отражает имеющиеся вакантные места, а так же все сведения по замещению должностей. Штатная расстановка содержит табельные № сотрудников, информацию об различных изменениях в личном составе, сведения о категории работников и их стаже. Основой документа, является штатное расписание, в котором при необходимости добавляются дополнительные графы. Штатная расстановка не является обязательным документом, однако он очень удобен для крупных предприятий.

Правило составления штатного расписания

При заполнении "Шапки" указывается название предприятия в поле " Наименование", № документа, код ОКПО, дата составления, так же пишется дата вступления документа в силу в разделе " Штатное расписание на период". Имеется нумерация граф:

* 1 графа "Наименование". Указывается название структурного подразделения.
* 2 графа "Код". Указывается код подразделения, который присвоен руководителем предприятия.
* 3 графа. Указывается должность, класс, разряд сотрудника.
* 4 графа " Количество штатных единиц". Указывается число штатных единиц в соответствии с должностями.
* 5 графа "Тарифная ставка". Указывается оклад, % от выручки, тарифная сетка. Указывать сумму необходимо в рублях.
* 6,7,8 графа "Надбавки". Указываются мотивированные и компенсационные выплаты. Это доплаты, премии, надбавки.
* 9 графа. Указывается сумма общих граф 5 - 8. Суммируется оклад и надбавки, значение выводится в рублях.
* 10 графа. Указываем примечания, если их нет, графа остается пустой.

В строке "Итого" суммируются показатели по вертикали. Утверждает штатное расписание руководитель кадрового отдела или уполномоченное лицо. Главный бухгалтер так же подписывает кадровый документ. Печать ставить можно, однако она не обязательна.

Изменение штатного расписания

Существует 2 варианта, при которых штатное расписание требует изменений:

1. Разработка и утверждение нового штатного расписания. На основе действующего расписания разрабатывается новое с внесенными в него изменениями. Данные документ обретает силу действия с начала или с середины года.

2. В действующий кадровый документ вносятся изменения. Данные изменения штатного расписания происходят по соответственному приказу начальника. В приказе указываются основания, по которым вносятся изменения, а так же описываются внесенные изменения.

Если сокращается штат, когда вносятся изменения в штатное расписание?

Сокращение численности персонала, является основной причиной для изменений в кадровом документе. Сокращение численности предприятия предполагает исключение из документа отдельных штатных единиц. При увольнении работника нужно предупредить об этом за 2 месяца. Новое расписание вводится в действие по истечению этого времени.

Важность составления штатного расписания для предприятий, безусловно, имеется, оно помогает выполнять различные функции разной сложности, а так же оптимизирует деятельность предприятия в целом.

Штатное расписание является производственным документом, которое не создается на долгий промежуток времени. Перестановки в штате, уменьшение или увеличение зарплаты, а также прочие обстоятельства нуждаются в корректировке.

Внесение изменений в штатное расписание является обычной процедурой и его необходимо осуществлять, согласно предписаниям закона и правами трудящихся. Важные этапы данного процесса представлены в этой статье, они помогут не допустить ошибок в документации предприятия.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Основания и причины для внесения изменений

Принимая во внимание справочник по квалификациям должностей трудящихся, начальников и их подчиненных, за оформление расписания штата несет ответственность экономист по труду . Но не на всех объектах есть данный экономист и начальник самостоятельно принимает решение – кто станет выполнять эту работу.

Штатное расписание обычно составляют на основании производственных задач , а также объема работы. По этим данным набирают штат и рассчитывают основные средства, по которым определяется оклад в пределах законодательной нормы.

Но, организациям свойственно меняться, развиваться, а также преобразовываться. Перемены могут заключаться в увеличении обслуживающих зон, либо в корректировке видов деятельности. Из-за этих обстоятельств изменяется форма труда, а это значит, что трудящиеся могут быть как в излишке, так и в недостатке.

Помимо этого, внести корректировки в важную бумагу могут из-за изменения тарифных ставок . В Федеральный закон регулярно вносят корректировки минимального размера оплаты труда, и начальство организации, если позволяют средства, может поднять размер зарплаты в процентном соотношении к окладу.

Основанием же для перемен в штатном расписании способна выступить документация бухгалтерии.

Помимо этого, результаты, по которым выявлено уменьшение прибыльности или прекращение поставок, могут быть причиной, чтобы произвести сокращение некоторых работников. А, если администратор составит документ, в котором говориться о возрастающем объеме работы из-за введенных новшеств , то это будет причиной, чтобы набрать новых людей в штат.

Какие могут быть корректировки?

Внесение корректировок в расписание штата и их порядок зависят от того, насколько перемены будут глобальными. В основном изменения бывают следующими:

Как уведомлять работников?

Начальник организации должен сообщать своим подчиненным обо всех изменениях, которые происходят на объекте при условии, что они связаны с выполнением производственных заданий работников. Ознакомление должно происходить как при , так и в ходе деятельности.

Если меняется расписание штата, но оно не влияет на деятельность трудящихся, то начальник не обязан сообщать об этом своим сотрудникам. Это значит, что если руководство решило пополнить штат дополнительными должностями, то об этом знать подчиненным не обязательно.

Если же намечается сокращение, то об этом необходимо знать тем рабочим, которых решили уволить. Сообщается о сокращении уведомлением в виде приказа, который руководитель должен предоставить сотрудникам под роспись.

Естественно, что об изменениях в зарплате подчиненные также должны знать. В курс дела вводятся те граждане, чью зарплату затронут перемены. Ознакомление необходимо проводить согласно 74 статье ТК .

Как часто можно менять штатное расписание?

В законодательстве не прописано ограничений по количеству возможных изменений в штатном расписании. Это означает, что начальник организации имеет право вносить корректировки в документ, сколько захочет. Но, при этом он должен действовать, согласно процессу, допустимому на уровне законодательства.

Если предполагаются перемены в размере зарплаты, либо в названии должности, то сообщать об этом необходимо в двухмесячный срок.

В середине же года расписание штата необходимо менять в двух случаях:

Формирование нового расписания штата.

Старое расписание берут за основу и формируют другое , внося некоторые корректировки. Начинают работу по данному документу с середины года, либо с его начала.

В расписание штата вносятся поправки.

Корректировки вносятся, когда посчитает необходимым так сделать руководитель . В документе будут прописаны причины, из-за которых пришлось скорректировать документ. Помимо этого фиксируются внесенные изменения.

Могут ли уволить в связи с изменением штатного расписания?

Когда вносятся корректировки в штатное расписание, руководитель имеет право уволить нескольких сотрудников, и такой вариант предусмотрен законом (пункт 2 статья 81 ТК) . Инструкция формирует порядок этого процесса.

Штатное расписание - важный кадровый документ. В этой статье рассмотрены вопросы, связанные с составлением, утверждением и использованием штатного расписания.

Обязаны или не обязаны работодатели иметь штатное расписание?

Штатное расписание упоминается только в ст. 57 ТК РФ. Согласно этой статье в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.

Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных данным работодателем с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.

Кроме того, ст. 57 ТК РФ ни в каких случаях не обязывает работодателей - физических лиц иметь штатное расписание, даже если они являются, например, индивидуальными предпринимателями. Ведь в ней прямо и недвусмысленно говорится о “штатном расписании организации”.

Если спросят…

Отметим, что чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания (даже в тех случаях, когда оно по смыслу ст. 57 ТК РФ и не требуется) как нарушение трудового законодательства и оштрафовать работодателя по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Иногда в трудовые договоры с работниками вносятся указания на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий в соответствующей организации, отсутствует.

Можно ли говорить, что одно из существенных условий трудового договора - условие о трудовой функции - не согласовано сторонами? На наш взгляд, нельзя.

Штатное расписание утверждается локальным нормативным актом организации. Следовательно, его наличие или отсутствие и содержание зависят от волеизъявления только работодателя. Обязанность составить и утвердить штатное расписание лежит только на работодателе.

Однако наличие или отсутствие штатного расписания, а также его несоответствие трудовому договору, который заключается по взаимному соглашению работодателя и работника, не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. Невыполнение работодателем своей обязанности по составлению и утверждению штатного расписания не влияет на условия заключенного работодателем и работником трудового договора.

Таким образом, трудовой договор, в котором указана определенная должность, специальность или профессия, не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание. Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную таким трудовым договором (т.е. работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии).

Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся в организации штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (ст. 8 ТК РФ), по крайней мере, в отношении данного работника. Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.

Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.

Штатное расписание является локальным нормативным актом работодателя (ст. 8 ТК РФ). Трудовым законодательством не предусмотрено, что штатное расписание утверждается с учетом мнения представительного органа работников.

Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание (например, приказом или распоряжением руководителя организации), самостоятельно решает вопросы его изменения и дополнения.

Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Форма штатного расписания - унифицированная форма № Т-3 “Штатное расписание” - утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. Обычно работодатели применяют эту форму.

Некоторые эксперты в области трудового законодательства считают, что применение именно данной формы строго обязательно для работодателей, а “всякое своеволие” в данном вопросе может грозить организации неисчислимыми бедами.

Тезис об обязательности унифицированной формы № Т-3 “Штатное расписание” родился на основании ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Согласно этой статье первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона “О бухгалтерском учете”.

Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 “О первичных учетных документах” разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России (в настоящее время - Федеральная служба государственной статистики).

Отсюда делается вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.

Однако здесь упускается из виду самое главное - Госкомстат России был уполномочен Правительством РФ утверждать унифицированные формы первичных документов. А что такое первичный документ?

Первичным документом может признаваться только документ, который оформляет какую-либо хозяйственную операцию организации, подлежащую отражению в бухгалтерском учете.

Но ведь штатным расписанием не оформляются никакие хозяйственные операции организации. На основании штатного расписания не осуществляются какие-либо бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).

Следовательно, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.

Унифицированная форма № Т-3 “Штатное расписание” может рассматриваться только как рекомендательная.

Неприменение унифицированной формы штатного расписания не является нарушением трудового законодательства или законодательства о бухгалтерском учете.

Для тех работодателей, которые применяют унифицированную форму штатного расписания, мы приводим пример ее заполнения (см. ниже).

При заполнении унифицированной формы штатного расписания могут возникать вопросы относительно порядка заполнения графы 4, в которой указывается количество штатных единиц. В том случае, если организацией предусматривается содержание неполной штатной единицы, при заполнении графы 4 количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Очень часто работодатели сталкиваются с трудностями при заполнении граф 5-9, в которых отражается заработная плата работника. Попробуем в них разобраться.

Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указывать проценты или коэффициенты.

Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов.

Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности “северного” стажа. Поэтому при заполнении унифицированной формы штатного расписания в графах 6 - 8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате.

Иные стимулирующие выплаты, кроме надбавок, в унифицированной форме штатного расписания не показываются. То есть, нет необходимости отражать в унифицированной форме штатного расписания премии и иные стимулирующие выплаты, не являющиеся надбавками.

Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Тем более что официального определения надбавки в трудовом законодательстве России нет.

Подсчет итога по графам 5-9 возможен только тогда, когда тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.

Если в соответствующих графах кроме рублей используются проценты и коэффициенты, а в организации используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то вывести итог по графам 5 - 9 унифицированной формы штатного расписания не представляется возможным.

Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании организации, устанавливаются работодателем самостоятельно.

Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ). Квалификационные справочники утверждаются в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании организации (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей, на наш взгляд, должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения. Трудовое законодательство России содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.

Штатное расписание – документ, фиксирующий численность штатного состава организации с распределением единиц по должностям и структурным подразделениям. Стандартное содержание данного документа включает также информацию о должностных окладах, надбавках и месячном фонде оплата труда на предприятии.

Расписание упорядочивает кадровую структуру фирмы, помогает планировать затраты на оплату труда, организовывать работу службы персонала. При необходимости оно служит доказательством правомерности отказа в трудоустройстве (причина - отсутствие свободных ставок). Но чаще оно используется для обоснования законности увольнений в связи с сокращением численности или штатных единиц. В случае претензий со стороны сокращённых организация может защитить свои интересы, предъявив в суде, трудовой инспекции штатное расписание работников. На основании этого документа работодатель подтверждает невозможность предоставить увольняемому сотруднику другую должность.

Порядок формирования штатного расписания

Федеральная служба госстатистики РФ предписывает предприятиям всех форм собственности разрабатывать и принимать в кадровое делопроизводство штатное расписание (постановление №1 от 15.01.2004 г.) Занимается разработкой и актуализацией штатной структуры работник, имеющий данную обязанность в должностной инструкции. При необходимости директор может возложить такую обязанность на кадровика или бухгалтера, а также взять эту работу на себя (по приказу).

Обычно штатное расписание составляется на год вперёд, а с момента утверждения директорским приказом оно становится локальным нормативным актом, на основе которого выстраивается кадровое делопроизводства на предприятии. Оформление новых сотрудников, внутренние переводы должны осуществляться в соответствии с имеющимися в «штатке» единицами. Так, наименования должностей и структурных подразделений в трудовой договор, приказ о приёме на работу должны вноситься так, как они зафиксированы в штатном расписании.

По мере надобности в «штатке» допускаются корректировки. Если они существенны, руководство может принять решение о формировании нового расписания. При незначительных изменениях, а также при их отсутствии переутверждать документ с началом следующего календарного года нет необходимости.

Как оформить штатное расписание

Для оформления кадровой структуры предусмотрена унифицированная форма Т-3, утверждённая Роскомстатом (скачать бланк штатного расписания можно ). Предприятие вправе разработать собственную форму, но она должна содержать обязательные поля:

наименование структурных подразделений;
перечень должностей в каждом отделе;
число единиц, открытых в штате по каждой специальности;
должностные оклады;
надбавки к окладу;
общее количество штатных единиц;
сумма ФОТ за месяц.

Документ датируется дважды: датой составления и утверждения (они могут совпадать). Также указывается период действия штатного расписания, например, с 1 января 2015 г. по 31 декабря 2015 г., хотя срок окончания устанавливать не обязательно.

Рассмотрим порядок составления штатного расписания:

Наименование фирмы в соответствии с регистрационными документами.
Название документа, даты создания и подписания.
Графа №1 – наименование подразделений. Перечень и названия структурных отделений частные фирмы могут вводить по своему усмотрению. Государственные компании и предприятия с особыми условиями труда должны руководствоваться отраслевыми и общероссийскими нормативными документами - классификаторами и справочниками. Это требование обусловлено наличием льгот и гарантий для отдельных категорий работников. Названия в форме Т-3 пишутся в именительном падеже.
Графа №2 – код подразделения, который присваивается каждому из отделений для удобства построения иерархии и применения цифровых обозначений в документах.
Графа №3 – должность (профессия, разрядность) – на основе государственной классификации ОКПДТР. Должности указываются в порядке убывания (от высшего звена к низшему).
Графа №4 – количество штатных единиц, предусмотренных по каждой должности, определяется исходя из потребностей организации. Могут быть указаны неполные ставки (0,5; 0,75).
Графа №5 – оклад или тарифная ставка, установленная для конкретной должности, в рублях. Допустимо указывать не конкретную величину, а диапазон оклада для дифференциации оплаты труда работников, занимающих одну должность, но имеющих разную квалификацию.
Графы 6 – 8 используются для указания надбавок к окладу, в рублях.
Графа №9 – общая сумма месячной оплаты по должности.
В графу №10 в качестве примечания вносится информация по наличию вакантных должностей.

Если на предприятии не используются схемы начисления заработной платы на основе оклада, то в «денежные» графы вписываются единицы, применяемые для расчёта выплат, например, проценты.

В форму штатного расписания могут вноситься дополнения (дополнительные поля), но сокращать обязательные графы в унифицированном бланке нельзя: невостребованные столбцы просто не заполняются.

«Штатка» может состоять из нескольких листов. В этом случае документ сшивается, листы нумеруются, а на оборотной стороне сшива оформляется заверительная надпись с подписью директора и печатью. На самом бланке печать организации не нужна, а подписи руководителя, главного бухгалтера, начальников подразделений проставляются на последнем листе в предусмотренном для этого поле. При необходимости ответственные лица могут расписаться на каждой странице, тогда каждая из них должна быть дополнена соответствующей строкой.

Составить штатное расписание можно на основе образца, представленного на нашем сайте.

Внесение изменений в штатное расписание

По мере необходимости в структуру компании могут вноситься различные изменения: открываться и упраздняться подразделения, вводиться новые должности, увеличиваться оклады и т.д. Все эти изменения обязательно должны быть зафиксированы в штатном расписании организации. Сделать это можно двумя способами:

Формированием и утверждением новой «штатки».
Созданием приказа о внесении поправок в документ.

Во втором случае приказ должен содержать причину корректив:

реорганизация компании;
оптимизация кадровой структуры;
расширение или сокращение производства;
изменения в законодательстве и т.д.

За изменением штатного расписания следует внесение новых записей в кадровую документацию: трудовые книжки работников, личные карточки (с письменного согласия персонала).

В ряде случаев требуется подписание дополнительного соглашения к трудовому контракту, например, при изменении окладной части заработной платы. О таких событиях работники уведомляются за 2 месяца, а остальные изменения в штатном расписании доводятся до персонала по факту их утверждения.

Штатная расстановка

Для оперативного управления персоналом на многих, особенно крупных, предприятиях в обороте имеется документ под названием «штатная расстановка». Это то же штатное расписание, но составленное в свободной форме и содержащее данные, необходимые работодателю для удобства кадровой работы, например:

фамилии работников, занимающих конкретные должности;
оклады и надбавки по каждому сотруднику (в штатном расписании может быть прописана «вилка» окладов, а в расстановке это конкретизируется);
табельные номера;
стаж работы;
важные сведения о сотрудниках;
наличие свободные ставок и любая другая информация, необходимая службе персонала.

Штатный список отличается от расписания динамичностью своего содержания: изменения в него вносятся в текущем режиме, без приказа и утверждения руководителем.